Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило,
межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом,
печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из
знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его
подписания, например, N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква
"р", например, N 153-р.
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер"
межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего
края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и
выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на
вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не
ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и
печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и
постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской
Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации
постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в
разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не
нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений
(распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило,
подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не
имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению)
Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно
делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и
состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации",
инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской
Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации"
печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова
"Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового
поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой
строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства
Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений)
Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах
бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов
постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления
(распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен
оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента
Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого
экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней
его части.
Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации
упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или
Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на
соответствующий официальный источник их опубликования, например:
"(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации
влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты
Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения
включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде
самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации
исполнения федерального закона или акта Президента Российской
Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон
или акт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации
употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в
проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.),
которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта
Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются
к данному проекту акта.
Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в
Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в
котором указывается основание внесения проекта акта, а также
содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или
отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо
подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти
или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом,
вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном
Регламентом Правительства Российской Федерации.
Образцы прилагаются.
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
/ | 24 пт
\/
от "__" ________ г. N ____
/ | 24 пт
\/
МОСКВА
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти
/ | 24 - 36 пт
\/
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации" Правительство
Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти.
...
(Далее текст не приводится)
/ |
36 пт |
\/
Председатель Правительства Российской Федерации И. Фамилия
Образец оформления проекта постановления Правительства
Российской Федерации
Проект
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
/ |24 пт
\/
от "__" ________ г. N ____
/| 24 пт
\/
МОСКВА
/| 24 - 36 пт
\/
Утвердить прилагаемые технические требования к организации
взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота
с системами электронного документооборота федеральных органов
исполнительной власти.
/ |
36 пт |
\/
Председатель Правительства
Российской Федерации И. Фамилия
Образец оформления проекта распоряжения Правительства
Российской Федерации
Приложение N 15
к п. 3.3.5.2
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ)
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на
основании поручений руководителя федерального органа исполнительной
власти, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит подразделение
государственной службы и кадров на основании соответствующих
представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) по основной деятельности федерального органа
исполнительной власти и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят
проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов
(распоряжений) осуществляет Служба делопроизводства.
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются
исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а
также руководителем Службы делопроизводства и юридической службы.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при
согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному
согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на
подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с
распределением обязанностей.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа
установленной формы и представляются на подпись при необходимости со
справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование
предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего
подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его
подписания.
Приказы регистрируются в Службе делопроизводства по порядку
номеров в пределах календарного года; приказы по основной
деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются
отдельно.
Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба
делопроизводства заверяет печатью Службы делопроизводства и направляет
адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и
подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также
исполнителю и в службу делопроизводства.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Государственный
герб Российской Федерации; наименование федерального органа
исполнительной власти; вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата;
регистрационный номер; место составления (издания) документа;
наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного
лица; визы.
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать
содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О повышении доступности бесплатной медицинской помощи
населению Российской Федерации
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы
текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового
поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ
издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа, наименование органа,
издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к
тексту.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю,
которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с
указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера
могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей
указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о
должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...".
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится
приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель
готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа
приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального
органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его
замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких
приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный
приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не
допускается.
Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти
печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным
образом;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи;
регистрационный номер
документа, составленного совместно двумя и более органами
власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу
каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе.
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти
располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы прилагаются.
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
ПРИКАЗ
_____________________ N ___________
Москва
Об Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры
Российской Федерации
В целях совершенствования документационного обеспечения и
организации работы с документами в Министерстве культуры Российской
Федерации приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Министерстве культуры Российской Федерации.
2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 29.06.2001
N 701 "Об Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате
Министерства культуры Российской Федерации" признать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Министр Подпись А.А. Авдеев
Образец оформления приказа федерального органа
исполнительной власти
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________________ N ___________
Москва
О создании рабочей группы по определению приоритетных
направлений государственной поддержки создания
национальных фильмов
В целях формирования приоритетных направлений производства
отечественных фильмов:
1. Образовать рабочую группу Министерства культуры Российской
Федерации для определения приоритетных направлений государственной
поддержки производства национальных фильмов, претендующих на
государственную поддержку (далее - Рабочая группа).
2. Утвердить состав Рабочей группы: ...
(Далее текст не приводится)
Министр Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления распоряжения федерального органа
исполнительной власти
Приложение N 16
к п. 3.3.5.4
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)
Протокол составляется на основании записей, произведенных во
время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут
издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход
обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии
председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на
заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание
(совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в
вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся
неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители
разных органов власти и организаций, указывается место работы и
должность каждого лица. Многострочные наименования должностей
присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их
значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.
Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются
от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст
протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в
последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст
выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола
вносится полностью в той формулировке, которая была принята на
заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ...,
против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной
части указываются инициалы и фамилии председательствующего
(председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших
лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются
наименования должностей присутствующих, а справа от наименования
должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут
указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации И.О. Фамилия
Заместители руководителя Росархива И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в
соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с
предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и
подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не
более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных
лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются
через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов:
протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных,
экспертных советов и др. органов.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие
порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в
заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях
(совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого
вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в
пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться
буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в
федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки;
указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель
подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов
заверяются печатью Службы делопроизводства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются
печатью Службы делопроизводства.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или
стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти -
указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования
органа власти;
вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем
бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается
прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и
выравнивается по центру);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита
двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через
один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания - указывается (при
необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте;
печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид
заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по
центру;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым
способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего
реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может
включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образцы прилагаются.
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ПРОТОКОЛ
заседания Научного Совета
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Москва
__________________________ N _________
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
---------------
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ...
Доклад заместителя Руководителя ...
2. О ..........................................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
ПРОТОКОЛ
совещания у Руководителя Федерального архивного агентства
И.О. ФАМИЛИЯ
----------------------------------------------------------------------
Москва
__________________________ N _________
Присутствовали:
---------------
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы и
Фамилии в
алфавитном
порядке
----------------------------------------------------------------------
I. О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
ВНИИДАД
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению ...
2. Директору ВНИИДАД ...
II. О введении мер по ...
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению ...
Руководитель Росархива И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
2Приложение N 17
2к п. 3.3.5.5
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО Директору ВНИИДАД
(РОСАРХИВ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ М.В. Ларину
ул. Ильинка, д. 12, г. Москва, 103132
тел. 606-35-31; тел./факс 606-55-87;
e-mail:rosarchiv@archives.ru;
http://www.rusarchives.ru
_____________________ N _____________
На N ____________ от ________________
Уважаемый Михаил Васильевич!
Направляем замечания РГАНТД на план-проспект научного доклада
"База данных как объект архивного хранения".
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
В.П. Тарасов
Образец оформления служебного письма
Приложение N 18
к п. 3.5.1
Наименование федерального органа
исполнительной власти
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ N ______
____________________
(место составления)
На _____________ год
------------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание |
| дела | (тома, частей) | дел (томов, | дела (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей по перечню | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела | | | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении
--------------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | |--------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|------------------------------------------------------------------------------|
| Постоянного | | | |
|------------------------------------------------------------------------------|
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
|------------------------------------------------------------------------------|
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|------------------------------------------------------------------------------|
| ИТОГО: | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ.
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти
Приложение N 19
к п. 3.5.1
Наименование федерального органа
исполнительной власти
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
________ N ________ Наименование должности
___________________ руководителя федерального
(место составления) органа исполнительной власти
На ____________ год Подпись Расшифровка
подписи
Дата
------------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание |
| дела | (тома, частей) | дел (томов, | дела (тома, части) | |
| | | частей) | и N статей по перечню | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела | | | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы ДОТ федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК федерального архива
от ___________ N ______ от _______________ N ___________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в федеральном органе исполнительной власти
--------------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | |--------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|------------------------------------------------------------------------------|
| Постоянного | | | |
|------------------------------------------------------------------------------|
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
|------------------------------------------------------------------------------|
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
|------------------------------------------------------------------------------|
| ИТОГО: | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма номенклатуры дел федерального органа
исполнительной власти
Приложение N 20
к п. 3.5.1
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО
ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти
составляется по установленной форме (приложение N 12).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода)
структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код
структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в
разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное
содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых
видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела
указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности. Не рекомендуется
употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные
материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные
обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности
документов (протоколы, приказы и др.); название федерального органа
исполнительной власти или структурного подразделения (автор
документа); название организации, которой будут адресованы или от
которой будут получены документы (адресат или корреспондент
документа); краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; дата
(период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки,
аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с
однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается
их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние 1 0 не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с
документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской
Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных
административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название, например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения.
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных
документов при реконструкции технических объектов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты), например:
Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе
автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о
переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче
дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и
др.
Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти
возникают новые документированные участки работы, на них формируются
соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для
вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая
запись о количестве заведенных дел (томов).
Приложение N 21
к п. 3.5.2
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
При формировании дел в структурных подразделениях федерального
органа исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему
содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого
документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих
основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный
(документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не
более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна
превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2"
и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела:
а) протоколы и решения коллегии;
б) документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как
и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела,
систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в
отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в
соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме,
перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по
другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам
работы федерального органа исполнительной власти, его подразделений
или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и
исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным
вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в
дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел
федерального органа исполнительной власти, отдельно от документов на
бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного
компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в архив федерального органа
исполнительной власти или на уничтожение хранятся по месту их
формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого
исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы
с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической
сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники,
ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как
правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство).
Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают
сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к
ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения
документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для
этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы
обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного
света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются
вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На
корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный
заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на
полке.
Дела документального фонда федерального органа исполнительной
власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически,
как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится
проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления
фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по
номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при
перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного
подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации
и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его
структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел
с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется
путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки
фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное
расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет
ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело
заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней
указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи,
кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для
расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения
подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на
основании их письменных запросов с разрешения руководителя
федерального органа исполнительной власти или его заместителя,
курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на
текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются
сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за
формирование и хранение дел, а на их место вкладывается
лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан
документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле
заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение N 22
к п. 3.5.3
______________________________________________________________________
(Наименование федерального органа исполнительной власти)
______________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N ___________
________________________________________________________________
------------------------------------------------------------------------------------
| N п/п | Индекс дела | Заголовок | Крайние | Количество | Срок | Примечание |
| | | дела | даты | листов | хранения | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | (сноска 1) | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела | | | | | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено ____________________________ дел с N __________
(цифрами и прописью)
по N __________________, в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО (сноска 2)
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от _________ N _____
Дата
Передал __________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и (сноска 3)
прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _____________________________ дел и ___________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника
архива федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи
Дата
Сноска 1 - Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Сноска 2 - При наличии ЭК структурного подразделения.
Снока 3 - Передаются вместе с делами канцелярии.
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного
подразделения
Приложение N 23
к п. 3.5.3
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В федеральном органе исполнительной власти в каждом структурном
подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно
под методическим руководством архива федерального органа
исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив
федерального органа.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный
перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный
для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет
собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной
нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела
временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи дел федерального органа
исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по
которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий
федеральный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной
форме (приложение 4) и представляются в архив федерального органа не
позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений)
наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило
их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в
течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано
(преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое
наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет
следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество
формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений
установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу,
вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений
устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В
этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а
наименования всех остальных томов, если они помещены на одной
странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование
многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок
дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после
номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется
интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о
наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется
итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество
дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а
также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и
пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с
указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы
делопроизводства и утверждается руководителем структурного
подразделения. При наличии в структурном подразделении федерального
органа ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в
двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив
федерального органа исполнительной власти, а второй остается в
качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При
наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех
экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для
рассмотрения и согласования.
Приложение N 24
к п. 3.5.3
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами,
разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный
лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно
печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на
всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального
органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного
подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок
дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения
дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела,
оформляются следующим образом:
наименование федерального органа исполнительной власти -
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках
после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за
который готовятся дела, федеральный орган исполнительной власти был
переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового
фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое
наименование;
наименование структурного подразделения - записывается его
название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое
обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из
нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество
томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на
последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел,
согласованной с ЭПК федерального архива (в необходимых случаях в
заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.).
Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать
содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды
имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если
наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов
("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.),
составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле
документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно
общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения
сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,
а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются
крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело
включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за
крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом
запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не
указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и
отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку,
то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.),
датой начала дела является дата подписания или утверждения самого
раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения)
самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата
утверждения (если они утверждаются) или составления первого и
последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о
приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти
лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата
документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника
кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата
поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а
датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего
документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа -
заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится
на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его
со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в
перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с
указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней
документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху
или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения
пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и
номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти
чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных
описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до
этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования федерального архива, в который будут передаваться дела,
кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти
по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и
управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела
могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью
лица, ответственного за ведение делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом
виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела
изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы
нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке
номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу
листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются
отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу,
поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также
нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную
нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в
деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается
и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого
формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист,
сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как
один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,
выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на
обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во
внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах
делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий
согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как
один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте
указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в
заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы
(вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ
нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы
(чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в
конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело
нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной
наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела
составляется новая заверительная надпись, при этом старая
заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся
также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при
подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним
употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами
и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются
особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.)
и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст,
порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой
данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами
ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов
дела (приложение N 27).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные
дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более
быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо
документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения,
относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело
переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то
составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний
край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе
по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов
дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и
прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и
количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении
документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во
внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие
акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и
при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и
по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а
листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на
документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается
полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в
дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах,
размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком
порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется
правильность их формирования, оформления, металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные
экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой
научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных
документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие
документы большого формата), в целях их сохранности и удобства
пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых
твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных
футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку
(коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с
различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые
дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с
истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном
порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах,
должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами,
изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры,
соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет)
сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для
обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется
бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и
последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски
тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей,
мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному
оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких
обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы
дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты
обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления
архивного шифра, количества листов в деле).
Документы федерального органа исполнительной власти являются
федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности
в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат
обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как
часть Архивного фонда Российской Федерации.
Приложение N 25
к п. 3.5.3
код федерального архива _________
код федерального органа
исполнительной власти _________
-----------------------------
________________________________________ |Ф. N ____________________ |
| |
________________________________________ |Оп. N ___________________ |
| |
________________________________________ |Д. N ____________________ |
-----------------------------
______________________________________________________________________
(Наименование федерального архива)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(Наименование федерального органа исполнительной власти и структурного
подразделения)
ДЕЛО N ________ ТОМ N _________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(Заголовок дела)
______________________________________________________________________
(Крайние даты)
На ___________ лист
Хранить _________________
-----------------------
|Ф. N ______________ |
| |
|Оп. N _____________ |
| |
|Д. N ______________ |
-----------------------
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения
Приложение N 26
к п. 3.5.3
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ______________________________________________;
пропущенные номера листов ____________________________________________
+ листов внутренней описи ____________________________________________
----------------------------------------------------------------------
| Особенности физического состояния и формирования | Номера листов |
| дела | |
|--------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 |
|--------------------------------------------------------------------|
| | |
----------------------------------------------------------------------
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 27
к п. 3.5.3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________
--------------------------------------------------------------------------
| N п/п | Индекс | Дата | Заголовок | Номера листов | Примечание |
| | документа | документа | документа | дела | |
|------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
Итого _______________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _____________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение N 28
к п. 3.5.4
Наименование федерального
органа исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя федерального органа
______________ N ___________ исполнительной власти
____________________________
(место составления) Подпись Расшифровка
о выделении к уничтожению подписи
документов, не подлежащих Дата
хранению
На основании _________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
______________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N
________________________
(название фонда)
--------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Количество | Сроки | Примечание |
| п/п | дела или | дела или | описей | по | дел | хранения | |
| | групповой | крайние | | номенклатуре | | дела | |
| | заголовок | даты дел | | или | | и номера | |
| | дел | | | N дела по | | статей по | |
| | | | | описи | | перечню | |
|------------------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|------------------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | | |
|------------------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | | |
|------------------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | | |
|------------------------------------------------------------------------------------------|
| | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------
Итого ______________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК
_________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________________ N ___________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ________ N ___________
Документы в количестве __________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________________ кг сданы в _____________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N __________
Наименование должности работника
федерального органа исполнительной
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение N 29
к п. 3.8.1
Журнал учета печатей и штампов
-------------------------------------------------------------------------------------
| N | Оттиск | Наименование | Дата | Предприятие- | Кому выдана |
| п/п | печати | печати | получения | изготовитель, | (должность, |
| | (штампа) | (штампа) | печати | дата и N | подразделение) |
| | | | (штампа) от | сопроводительного | |
| | | | изготовителя | документа | |
|-----------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
| Роспись | Дата возврата | Роспись | Дата уничтожения | Дата, |
| работника | печати | работника | печати | номер акта |
|-----------------------------------------------------------------------|
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
-------------------------------------------------------------------------
Приложение N 30
к п. 3.8.2
ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Журнал учета поступления бланков
-----------------------------------------------------------------------------------------------
| Наименование | Дата | Дата и N | Наименование | Кол-во | Серия и номера |
| вида | поступления | сопроводительного | организации - | экз. | гербовых бланков |
| | бланка | документа | поставщика | бланков | |
| | | | бланков | | |
|---------------------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
----------------------------------------------------------------------------------
| Наименование | Кол-во | Серия и | Наименование | Расписка в | Примечания |
| вида гербового | экз. | номера | подразделения, | получении | |
| бланка | бланков | гербовых | Ф.И.О. | | |
| | | бланков | получателя | | |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
----------------------------------------------------------------------------------
|