его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции
первым. Решение, принятое по такому письму, должно быть согласовано
между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае
возникновения противоречий окончательное решение принимает лицо,
давшее поручение.
5.12. Категорически запрещается:
направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или
организациям, действия которых обжалуются;
передавать обращения из одного структурного подразделения в
другое, минуя отдел писем.
5.13. При рассмотрении обращения гражданину должно быть
обеспечено право лично изложить доводы лицу, рассматривающему его
обращение, ознакомиться с материалами проведенной проверки,
представить дополнительные материалы или ходатайствовать об их
истребовании органом, рассматривающим жалобу, получить письменный или
устный ответ о принятых решениях.
5.14. По обращениям, принятым к производству Министерством,
окончательные ответы готовятся самостоятельными структурными
подразделениями и подписываются его руководителем или заместителем
руководителя. На повторное обращение гражданина ответ подписывает
руководитель структурного подразделения, если ранее ответ направлялся
за подписью его заместителя.
Если ранее ответ направлялся за подписью руководителя
структурного подразделения, то на повторное обращение ответ
подписывает курирующий соответствующее структурное подразделение
заместитель Министра.
5.15. За подписью заместителя Министра или Министра готовятся
ответы по обращениям на действия руководителей структурных
подразделений центрального аппарата Министерства, если они ранее
принимали решение по жалобе. В отдельных случаях руководитель
подразделения может дать повторный ответ.
5.16. За подписью заместителя Министра или Министра готовятся
ответы по обращениям "особого контроля" органам, взявшим обращение на
контроль. Ответы по таким обращениям могут быть подписаны
руководителем департамента, если ранее он не принимал по ним решение.
5.17. По обращениям, направленным для рассмотрения в
территориальные органы и учреждения Министерства, ответы подписывают
соответственно их руководители.
5.18. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке,
подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по
вопросам, относящимся к компетенции Министерства, недопустим.
Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки
заявителю ответа о принятом решении.
К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие
оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению, лишенные
какого-либо смысла и анонимные, т.е. не содержащие подписи автора,
сведений о его фамилии, имени, отчестве, а также данных о месте его
жительства, работы или учебы.
5.19. Личный прием граждан в приемной Министерства организуют и
проводят начальник отдела писем, его заместитель, специалисты
приемной. В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя
принимает руководитель Департамента делопроизводства или его
заместитель.
5.20. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции
Министерства, при наличии у них ответов руководителей территориальных
органов и учреждений Министерства проводится специалистами и
руководителями структурных подразделений.
Заместители Министра принимают граждан при наличии у них
аргументированных возражений на решение руководителя структурного
подразделения Министерства.
В отдельных случаях, по спорным и важным вопросам с жалобами на
решения заместителей Министра, граждан принимает лично Министр юстиции
Российской Федерации.
5.21. Организацию приема посетителей специалистами и
руководителями структурных подразделений Министерства осуществляют
начальник, его заместитель и специалисты отдела писем и приема
граждан. Организацию приема посетителей Министром юстиции Российской
Федерации или его заместителями осуществляет руководитель Департамента
управления.
Запись на прием к Министру юстиции Российской Федерации или его
заместителям производится в рабочем порядке по мере необходимости.
Прием назначается на удобное время, с учетом рабочего плана
руководителей.
5.22. В соответствии с графиком, утвержденным заместителем
Министра юстиции Российской Федерации, курирующим Департамент
делопроизводства, прием населения ведут руководители структурных
подразделений, их заместители, наиболее квалифицированные специалисты.
Запись к ним на прием осуществляют специалисты отдела писем, учитывая
при этом специализацию и компетенцию представителей структурных
подразделений Министерства.
5.23. Не позднее чем за сутки до приема посетителя Министром
юстиции Российской Федерации или его заместителем руководитель
структурного подразделения представляет в Департамент управления
вместе с производством краткую обзорную справку о ходе и результатах
рассмотрения жалобы.
5.24. Иногородние посетители во всех случаях принимаются в
Министерстве в день их обращения.
5.25. Если во время приема невозможно решить поставленные
вопросы, от посетителя принимается заявление, которое после
соответствующего оформления передается в отдел писем для регистрации и
направления по принадлежности.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию
Министерства, ему разъясняется его право обратиться в соответствующие
органы.
5.26. Жалобы и заявления граждан с личного приема, поступающие на
рассмотрение в самостоятельные структурные подразделения центрального
аппарата, должны быть взяты ими на контроль.
5.27. На отдел писем возлагается контроль за организацией работы
с обращениями граждан в структурных подразделениях центрального
аппарата Министерства.
Структурные подразделения Министерства обязаны своевременно
информировать отдел писем о завершении работы с обращениями граждан,
поступившими с личного приема или с резолюцией руководителей
Министерства, а также о передаче письма в другое подразделение.
Специалист отдела писем на основании этой информации делает
соответствующие отметки в алфавитной карточке.
5.28. Отдел писем организует работу справочной службы,
информирующей обратившегося туда гражданина о ходе и результатах
рассмотрения его обращения.
5.29. В структурных подразделениях Министерства регулярно
проводится работа по анализу обращений граждан. Отдел писем совместно
с руководителями структурных подразделений Министерства планирует
подготовку тематических обзоров писем и контролирует выполнение этих
планов структурными подразделениями. Обзоры писем подписываются
руководителями структурных подразделений и докладываются заместителю
Министра по направлению деятельности, который определяет круг лиц,
подлежащих ознакомлению с ними.
На основании информации, полученной от руководителей структурных
подразделений центрального аппарата Министерства юстиции Российской
Федерации, руководителей федеральных управлений Министерства юстиции
Российской Федерации, руководителей территориальных органов
Министерства юстиции Российской Федерации, отдел писем готовит но
итогам полугодия служебную записку о характере обращений граждан в
Министерство в его подведомственные органы.
Ответственность за достоверность представляемой информации в
рамках своей компетенции несут руководители структурных подразделений.
5.30. Обращения граждан, поступившие почтой, отдел обработки
документов Департамента делопроизводства после проставления штампа с
указанием даты поступления в тот же день передает в отдел писем и
приема граждан Департамента делопроизводства.
5.31. Специалист отдела писем после ознакомления и проверки
обращения по картотеке производит его регистрацию.
5.32. На обращение, поступившее впервые, заводится алфавитная
учетная карточка (Приложение 15). На алфавитной карточке проставляется
регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и
его адрес; краткое содержание обращения; дата поступления в
Министерство; индекс структурного подразделения Министерства или
наименование ведомства, куда обращение направлено для разрешения.
Регистрационный номер состоит из цифр порядкового номера и двух
последних цифр года поступления (например: 29-01).
5.33. Алфавитная учетная карточка хранится в картотеке отдела
писем и приема граждан Департамента делопроизводства. На ней
регистрируются все последующие обращения в Министерство одного и того
же лица под номером первичного заявления.
Алфавитная учетная карточка приемной хранится в картотеке
приемной, содержит информацию о ходе рассмотрения заявления, принятого
во время приема, служит источником оперативной информации.
5.34. На обращение, поступившее впервые, отделом писем и приема
граждан заводится производство (Приложение 16) с тем же номером, что и
алфавитная учетная карточка, кроме того на производстве проставляется
цифра, обозначающая индекс структурного подразделения, куда
направляется заявление, и фамилия заявителя. В производство
подшиваются все документы и материалы, отражающие ход рассмотрения
данного обращения и принятую но нему решения. Все последующие
обращения, касающиеся деятельности того же подразделения, подшиваются
в это же производство в хронологическом порядке.
5.35. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает
руководитель Департамента или начальник отдела по работе с обращениями
граждан, если таковой имеется в структурном подразделении, который
делает отметку в производстве "в наряд".
5.36. Законченные производства по обращениям хранятся в
структурных подразделениях, принимавших решения по жалобам и
заявлениям, в течение 5 лет, по истечении срока хранения сдаются в
архив центрального аппарата Министерства для уничтожения.
5.37. На каждое поступившее обращение отделом писем и приема
граждан заводится статистическая карточка, которая вместе с
производством направляется в структурное подразделение. Специалистом,
рассматривающим обращение гражданина, на ней делаются соответствующие
отметки, отражающие ход рассмотрения обращения. Статистическая
карточка хранится в картотеке структурного подразделения и
используется в аналитической работе и при обобщении обращений.
5.38. Если обращение гражданина берется на особый контроль, кроме
статистической карточки, на которой проставляется пометка "особый
контроль", заводится в двух экземплярах контрольная карточка
(Приложение 17). Один экземпляр карточки направляется на исполнение
вместе с производством и возвращается из структурного подразделения в
отдел писем с копиями ответов контролирующей организации и заявителю.
5.39. Исходящий регистрационный номер при переписке по обращениям
граждан присваивается непосредственно в структурном подразделении
Министерства.
Например: N 06-16-4203-01,
где 06 - индекс структурного подразделения;
16 - номер номенклатурного дела по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан в соответствующем структурном подразделении;
4203-01 - номер, присвоенный при централизованной регистрации в
отделе писем.
5.40. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и
жалоб.
Предложения - это обращения граждан, направленные на улучшение
деятельности государственных органов, субъектов хозяйствования,
финансовых структур, общественных организаций.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных
интересов граждан.
Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных
интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями
государственных органов, владельцев частных предприятий, должностных
лиц и общественных организаций.
5.41. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу:
- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по
первоначальному обращению;
- если со времени подачи первого обращения истек установленный
законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по
разным вопросам, а также многократные по одному и тому же вопросу, по
которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими
компетентными органами.
5.42. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и
поступившие в Министерство или обращения этого же лица с одинаковым
текстом.
5.43. Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня
дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не
подлежат и списываются в наряд с согласия руководителя структурного
подразделения или начальника (заместителя) отдела писем. Если они
поступили из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата
Правительства Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации и не взяты ими на контроль,
заявителю направляется повторный ответ.
5.44. Все дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения
регистрируются под одним и тем же номером, что и первоначально
поступившие обращения. При этом в алфавитной и статистической
карточках после проставления присвоенного номера отмечаются даты
поступления обращения.
5.45. Справочно-информационное обслуживание внешних
корреспондентов, обращающихся в Министерство, осуществляется отделом
писем и приема граждан.
6. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
6.1. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, определен постановлением
Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.
6.2. К служебной информации ограниченного распространения
относится несекретная информация, касающаяся деятельности Министерства
юстиции Российской Федерации, ограничение на распространение которой
диктуется служебной необходимостью.
6.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
6.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной
информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную
ответственность за обоснованность принятого решения.
6.5. Служебная информация ограниченного распространения без
санкции руководителя структурного подразделения Министерства не
подлежит разглашению (распространению).
6.6. За разглашение служебной информации ограниченного
распространения, а также нарушение порядка обращения с документами,
содержащими такую информацию, государственный служащий может быть
привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством
ответственности.
6.7. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения.
6.7.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного
пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, определяются исполнителем и должностным
лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом
верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе
издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким
документам.
6.7.2 Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в
Министерство и содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, осуществляются Департаментом делопроизводства, а в
структурных подразделениях - работниками, ответственными за прием и
учет несекретной документации.
6.7.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа
каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество
отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату
печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с
черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику,
осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим
работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются отдельно от несекретной документации. К
регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,
заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения
соответствующего руководителя. Учет копий документов ведется по
каждому экземпляру отдельно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках,
хранилищах).
6.7.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для
служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель
рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров
отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем
и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
6.7.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного
пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
несекретного делопроизводства. При этом на обложке дел, в которое
помещены такие документы, также проставляются пометка "Для служебного
пользования".
6.7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного
пользования", утративших свое практическое назначение и не имеющих
исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом
делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
6.7.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного
пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения
соответствующего руководителя.
6.7.8. При смене работника, ответственного за учет документов с
пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи
этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
6.7.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для
служебного пользования" проводится не реже одного раза в год
комиссиями, назначаемыми приказом Минюста России за подписью
заместителя Министра, курирующего Департамент делопроизводства. В
состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные
за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество
изданий, дел и материалов с пометкой "Для служебного пользования",
проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
6.7.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения
этой информации, ставится в известность заместитель Министра,
курирующий Департамент делопроизводства, и назначается комиссия для
расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты
расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для
служебного пользования" составляется акт, на основании которого
делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные
дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в
архив для включения в дело фонда.
6.7.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на
документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются
соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти
документы (издания) направлялись.
7. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
7.1. Машинописные работы.
7.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ
осуществляется в отделе информационного обеспечения Департамента
делопроизводства.
Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной
и машинописной техники в одном-двух экземплярах на бланках
установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с
требованиями ГОСТа Р 6.30-97 к порядку оформления документов.
В структурных подразделениях Министерства с соблюдением
установленных настоящей Инструкцией правил печатаются небольшие по
объему (до 2-3-х страниц) материалы.
7.1.2. В печать принимаются только служебные документы и
материалы, непосредственно связанные с деятельностью Министерства.
Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию
не подлежат.
7.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан
разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной
стороне листа с использованием контрастных носителей (чернил, пасты)
синего, фиолетового или черного цвета.
Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке
особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий,
специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных
слов и географических названий. Допускаются только общепринятые
сокращения слов.
Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или
исполненные карандашом, с вклейками из газет и журналов, нечеткие
ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются
исполнителю на доработку.
7.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке),
на которой должны быть указаны наименование структурного
подразделения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.
Поступивший материал регистрируется в специальном журнале
(Приложение 18). Там же делается отметка о выполненной работе.
Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с
рукописью.
7.1.5. Печатание документов и материалов производится в порядке
их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и
материалы за подписью руководства Министерства, к совещанию у Министра
и его заместителей, заседаниям коллегии Министерства, проекты приказов
и распоряжений.
Срочность исполнения документов определяется руководителем
Департамента делопроизводства.
7.1.6. Текст печатается, как правило, на одной стороне листа,
через полтора интервала (при необходимости дополнительного
редактирования - через два интервала) с соблюдением правил орфографии
и пунктуации. Корректорские работы при печатании не производятся.
Вторая и последующие страницы документа нумеруются. Номер
проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без
знаков препинания.
Перепечатывание исправленных документов производится с учетом
степени срочности.
На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа
отпечатанного документа проставляется количество экземпляров, фамилия
и номер телефона исполнителя, инициалы машинистки и дата исполнения.
При распечатке материала с использованием ПЭВМ в нижней левой
части первого листа документа дополнительно указывается наименование
его файла.
При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в
подразделении он может быть переписан на дискету заказчика. В
магнитной памяти ЭВМ записанные тексты хранятся в течение двух
месяцев.
7.1.7. Секретные документы печатаются в соответствии с
требованиями Временной инструкции по ведению секретною
делопроизводства в Минюсте России.
При печатании документов с ограничительной пометкой "Для
служебного пользования" на обороте последнего листа каждого экземпляра
документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия
исполнителя, инициалы машинистки, регистрационный номер и дата
печатания документа.
Использованные при печатании документов бланки строгой отчетности
и имеющие номера учитываются в отдельной графе журнала учета
машинописных работ, в которой указываются помер бланка и фамилия
исполнителя.
Отпечатанные документы передаются исполнителю вместе с черновиком
под расписку в журнале.
7.1.8. Прием документов на печатание прекращается за час до
окончания рабочего дня, за исключением, поступающих от руководства
Министерства и срочных.
7.2. Копировально - множительные работы.
7.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится
в отделе информационного обеспечения Департамента делопроизводства.
Размножению подлежат документы и материалы только служебного
характера, непосредственно связанные с деятельностью Министерства.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к
деятельности Министерства ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10-15
страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при
наличии копировальной техники) с соблюдением правил, установленных
настоящей Инструкцией.
7.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ
является заполненный бланк заказа установленной формы (Приложение 19).
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности
количества производимых с них копий принимается руководителями
департаментов (управлений, самостоятельных отделов) и их
заместителями. Подписанный ими заказ на производство множительных
работ визируется в Департаменте делопроизводства начальником отдела
информационного обеспечения или его непосредственными руководителями.
7.2.3. Копирование документов производится в порядке их
поступления и в соответствии с графиком работы копировально -
множительного подразделения.
В первоочередном порядке размножаются материалы, поступающие от
Министра, его заместителей и срочные. Срочность определяется
руководителем Департамента делопроизводства.
7.2.4. Документы информационного, справочного и методического
характера; значительные по объему; внутриведомственная переписка;
массовый тираж и материалы, предназначенные для формирования
номенклатурных дел, размножаются, как правило, на обеих сторонах
листа, с уменьшением текста или в виде брошюр (для изготовления брошюр
в автоматическом режиме объем документа не должен превышать 45 - 50
страниц текста на бумаге формата А4). Копирование материалов на одной
стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях
действительной служебной необходимости.
7.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и
разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и
скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и
раскрепляются.
Материалы, подготовленные для ксерокопирования без соблюдения
данных требований, возвращаются исполнителю на доработку.
7.2.6. Не подлежат размножению используемые Министерством юстиции
официальные бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации.
Не производится ксерокопирование книг, различных справочников,
кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных
копий. а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан),
с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.
7.2.7. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ
регистрируются в специальном журнале (Приложение 20). Изготовленные
копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в
журнале.
Заказы на производимые работы хранятся в Департаменте
делопроизводства в течение года.
7.2.8. Официальные бланки Минюста России с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации, установленной формы
журналы учета, значительные по объему материалы, предназначенные к
изданию большими тиражами, а также бланки, таблицы, описи, реестры и
т.д., используемые в структурных подразделениях Министерства и годовая
потребность в которых превышает 1,5 тыс. экз., изготавливаются в
типографии.
Заказы на выполнение типографских работ оформляются в структурных
подразделениях, визируются в Департаменте делопроизводства и
направляются в Департамент материально-технического обеспечения.
Департамент материально-технического обеспечения ежегодно формирует
единый заказ на производство и обеспечение подразделений Министерства
необходимым количеством расходных материалов.
7.2.9. Документы, содержащие секретные сведения, ксерокопируются
в соответствии с требованиями Временной инструкции по ведению
секретного делопроизводства в Министерстве юстиции Российской
Федерации.
Материалы ограниченного распространения с пометкой "Для
служебного пользования" тиражируются на основании отдельно оформленных
заказов с письменного разрешения руководителя структурного
подразделения Министерства и с отметкой на оригинале документа о
количестве снятых с него копий.
7.2.10. Порядок использования имеющейся в структурных
подразделениях Министерства копировально-множительной техники
устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в
настоящей Инструкции.
7.2.11. Отдел информационного обеспечения Департамента
делопроизводства ведет учет выполненных работ по копированию
документов, использования расходных материалов и комплектующих к
оргтехнике.
8. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ
И БЛАНКОВ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
8.1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
8.1.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в Министерстве используются печати с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее -
гербовые печати).
8.1.2. Порядок изготовления, использования, учета и хранения
гербовых печатей регламентируется ГОСТом Р 51511-99 (Приложение 21 ).
Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и
штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию
на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей
для качественного изготовления данного вида продукции.
8.1.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном
количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости
изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр
юстиции Российской Федерации. Заявка на изготовление гербовой печати и
ее эскиз оформляются Департаментом делопроизводства и передаются в
Департамент материально - технического обеспечения, который размещает
заказ в типографии.
В Министерстве используется гербовая печать в двух экземплярах.
Первый из них закрепляется за руководителем Департамента
делопроизводства, второй - за руководителем Финансово - экономического
департамента.
Передача гербовых печатей посторонним лицам и вынос их за пределы
здания не допускается.
Департаменту государственной службы и кадров изготавливается
малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных
удостоверений и специальных пропусков.
8.1.4. В Министерстве гербовой печатью заверяются подписи на
документах Министра, заместителей Министра, руководителя
финансово-экономического департамента, его заместителя, главного
бухгалтера и руководителя Департамента материально-технического
обеспечения, а также других должностных лиц, которым доверенностью или
приказом Минюста России представлены соответствующие полномочия.
Гербовой печатью удостоверяются:
все виды договоров и соглашений, заключаемых Минюстом России с
другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в
пределах и порядке осуществления возложенных на Министерство функций и
задач;
финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России,
Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки,
приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению
Министерства, акты о выполненных работах и предоставленных услугах,
акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи
товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;
характеристики сотрудников, представления и удостоверения о
награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные
справки - о прохождении государственной службы, архивные, льготные и
другие;
другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их
подлинности.
Заверение документов финансово-экономической и хозяйственной
деятельности, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства
Министерства, не гербовыми печатями не допускается.
8.1.5. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен
захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего
документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск
должен захватывать часть фамилии подписавшего.
8.1.6. Необходимость изготовления штампа с факсимильным
воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерация
определяется непосредственно Министром юстиции Российской Федерации.
Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа
является руководитель Департамента делопроизводства.
Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции
Российской Федерации используется по его прямому указанию при
подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов,
где требуется подпись Министра юстиции Российской Федерации и в
случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре
адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных
документов не допускается.
8.1.7. Для структурных подразделений Министерства в зависимости
от целевого назначения изготавливаются круглые мастичные печати и
штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо
изображения Государственного герба Российской Федерации размещается
название конкретного департамента (управления, самостоятельного
отдела). Данными печатями удостоверяются подписи руководителей
подразделений на внутренних материалах (когда в этом есть
необходимость), на различных справках и документах, не требующих
особого удостоверения подлинности и носящих, как правило, справочный
характер, а также на экземплярах размноженных распорядительных
документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководства
Министерства.
Для опечатывания пакетов, бандеролей, заверения различного рода
справок изготавливаются круглые мастичные печати "Для пакетов", "Для
справок", "Для пропусков" и т.д. В зависимости от потребностей они
могут быть номерными.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и
исполнении документов, а также других отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные штампы.
8.1.8. Изготовление всех печатей и штампов осуществляется
централизованно через Департамент материально-технического
обеспечения.
Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати
(штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и
визируются в Департаменте делопроизводства на предмет проверки
соответствия эскизов требованиям ГОСТа.
Департамент материально-технического обеспечения размещает заказы
и получает изготовленные в типографии печати (штампы), которые
передает в Департамент делопроизводства.
Департамент делопроизводства ведет общий учет имеющихся в
Министерстве и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале
с проставлением их оттисков (Приложение 22).
В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в
журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку сотрудникам,
персонально ответственным за их использование и хранение.
На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка "Для
служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и
опечатываются.
8.1.9. Гербовые печати хранятся на уровне секретных документов.
Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых
шкафах (ящиках).
Ответственность за надежность хранения, а равно законность
использования:
гербовых печатей возлагается на руководителей Департамента
делопроизводства и Финансово-экономического департамента;
малой гербовой выжимной металлической печати - на руководителя
Департамента государственной службы и кадров;
других не гербовых печатей и штампов - на руководителей
подразделений и исполнителей.
8.1.10. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и
устаревшие печати и штампы возвращаются в Департамент делопроизводства
для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в
журнале учета.
8.1.11. Наличие гербовых и не гербовых печатей и штампов,
правильность их использования и надежность хранения в структурных
подразделениях Министерства ежегодно проверяется Департаментом
делопроизводства.
8.1.12. Территориальные органы Министерства юстиции Российской
Федерации, Главное управление исполнения наказаний, управления,
предприятия, учреждения и учебные заведения уголовно-исполнительной
системы, другие организации и учреждения Минюста России, являющиеся
юридическими лицами, имеют, как правило, один экземпляр гербовой
печати, изготавливаемой в типографиях в соответствии с требованиями
ГОСТа Р 51511-99.
В случае действительной служебной необходимости по решению
руководителя органа (управления, учреждения, предприятия, организации)
по согласованию с вышестоящим органом управления допускается
изготовление дополнительных экземпляров гербовой печати.
Ответственность за законность использования и надежность хранения
гербовых печатей возлагается на руководителя органа.
О возможных фактах утраты гербовых печатей и результатах
разбирательства докладывается в Министерство юстиции Российской
Федерации.
8.2. Изготовление, учет, использование и хранение бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
8.2.1. В соответствии с Федеральным конституционным законом от
25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"
федеральные органы исполнительной власти воспроизводят на своих
официальных бланках Государственный герб Российской Федерации с
геральдическим щитом в одноцветном варианте.
8.2.2. В Министерстве бланки с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) используются при
подготовке приказов и распоряжений, а также писем за подписью
Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра и
руководителей структурных подразделений и их заместителей (Приложения
1-2, 4, 6-8).
8.2.3. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 данные бланки являются
полиграфической продукцией, изготавливаются только в типографиях по
заявкам Департамента материально-технического обеспечения и подлежат
учету.
Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с
помощью компьютерной и копировальной техники.
8.2.4. Департамент материально-технического обеспечения:
получает от подразделений Министерства заявки на изготовление
бланков организационно-распорядительных документов, а также, при
необходимости, их образцы (макеты), согласованные с Департаментом
делопроизводства;
оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной
продукции;
осуществляет получение, хранение, учет и выдачу изготовленных
бланков документов.
Подразделения Министерства ежегодно к 1 октября представляют в
Департамент материально-технического обеспечения заявки на
изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.
8.2.5. Гербовые бланки должны быть пронумерованы типографским
способом или нумератором в Департаменте материально-технического
обеспечения. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной
стороны бланка. Учет ведется раздельно по видам бланков в
соответствующем журнале (карточке) (Приложение 23).
8.2.6. В структурных подразделениях гербовые бланки должны
использоваться строго по назначению и храниться в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах. Исполнителям выдаются под роспись. Передача
бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за
обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут
службы делопроизводства и руководители подразделений.
8.2.7. Территориальные органы Министерства юстиции Российской
Федерации, Главное управление исполнения наказаний, управления,
предприятия и учреждения уголовно-исполнительной системы, а также
другие организации и учреждения Минюста России, являющиеся
юридическими лицами, в пределах осуществления возложенных функций и
задач используют свои гербовые бланки документов
организационно-распорядительного характера, изготовленные
полиграфическим способом (в типографиях) в соответствии с требованиями
ГОСТа Р 6.30-97 (Приложения 24-30). При этом:
воспроизведение на бланке Государственного герба Российской
Федерации осуществляется с геральдическим щитом и в одноцветном
варианте;
текст названия органа (учреждения, организации) располагается под
текстом "Министерство юстиции Российской Федерации";
размер шрифта названия органа (учреждения, организации) должен
быть либо одинаковым с размером шрифта текста "Министерство юстиции
Российской Федерации", либо несколько меньшим.
Учет, хранение и использование гербовых бланков осуществляется в
соответствии с положениями настоящей Инструкции.
9. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ,
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений
Министерства с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел н
определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при
построении информационно-поисковой системы и является основой для
составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения. В центральном архиве Министерства используется для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. Сводная номенклатура дел Министерства составляется
Департаментом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных
подразделений (Приложение 31).
9.1.3. Номенклатура дел структурных подразделений на предстоящий
календарный год составляется до 15 ноября текущего года и после
согласования с Департаментом делопроизводства подписывается
руководителями этих подразделений (Приложение 32).
9.1.4. Сводная номенклатура дел Министерства, предварительно
одобренная центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства,
согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
Государственного архива Российской Федерации и утверждается приказом
Министерства.
Внесение изменений в сводную номенклатуру дел допускается в том
же порядке, что и при ее составлении.
9.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Министерства за
предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности
Министерства, их виды и состав.
9.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются
названия структурных подразделений. Разделы располагаются в
соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел
включает заголовки дел Департамента делопроизводства.
9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства
структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее
разделов.
9.2. Заголовки дел.
9.2.1. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Министерства, в том числе заголовки
дел для группировки документов, образующихся в деятельности
общественных организаций (профсоюзной, общественных комитетов и т.д.),
справочные и контрольные картотеки, личные дела.
9.2.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для
группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и
справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом
"ДСП".
9.2.3. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного
года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего
года с тем же индексом.
9.2.4. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
9.2.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
9.2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
9.2.7. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и
т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
название министерства или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов
дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на составление дела из копий документов (если в деле
подшиты копии).
9.2.8. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу,
но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида
дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле.
Пример: "Документы, представляемые структурными подразделениями
руководству (доклады, обзоры, сводки, справки).
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих
документы - приложения к какому-либо документу.
Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии Министерства".
9.2.9. В заголовках дел, предназначенных для группировки
документов одной разновидности, указывается эта разновидность
документов во множественном числе.
Пример: "Протоколы аттестационной комиссии Министерства".
9.2.10. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем
и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее
видовое название.
Пример: "Переписка с территориальными органами и учреждениями
Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов
повышения квалификации работников".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не указываются.
Пример: "Переписка об организации семинаров, совещаний по
вопросам о взаимной правовой помощи и обмена опытом работы".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Пример: "Переписка с Минимуществом России о страховании зданий".
9.2.11. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей,
то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости,
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
9.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел.
9.3.1. Индексация дел.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для
переходящих дел индекс сохраняется.
9.3.2. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Пример: 10-05; 11-05; 12-05 и т.п. , где 05 является заголовком
дела - "Поручения Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской
Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению".
Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется
степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащие
организационно-распорядительную документацию.
Пример: "Законодательные акты, нормативные правовые акты
Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и
исполнительных органов государственной власти Российской Федерации,
органов местного самоуправления".
"Приказы, распоряжения Министерства (присланные для сведения)".
Срок хранения - до минования надобности (ДМН).
9.3.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании
календарного года.
Пример: 12-05 "Поручения Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, документы (заключения, справки и
др.) по их выполнению" - 5 томов.
9.3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечням или согласованный с Госархивом срок хранения.
Пример: 12-05 "Поручения Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, документы (заключения, справки и
др.) по их выполнению" - Постоянно, ст. 11 ТП (типовой перечень).
9.3.5. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование
дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.
Пример: "Кодификационные картотеки по законодательным актам и
другим нормативным документам (приказам, инструкциям и т.п.)" - На
государственное хранение не передаются. Хранятся в организации, в том
числе в электронной форме (базы данных - справочные, полнотекстовые);
"Договоры (контракты) ...... Подлежит уничтожению в 2001 году
после истечения срока действия договора.
"Номенклатура дел Департамента" - переходящее, ведется с 1998 г.
и т.п.
В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного
носителя на электронный делается пометка с указанием индекса
машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении
машиночитаемого документа.
9.4. Основные требования к формированию дел.
9.4.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела
черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие
возврату.
9.4.2. Дела в Министерстве формируются децентрализованно, т.е. в
структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за
делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в Министерстве
осуществляется работниками центрального архива Министерства.
9.4.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
- документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
- группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- дело должно содержать не более 250 листов.
9.4.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической
вопросно-логической последовательности (входящие - по датам
поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту
корреспондентов.
9.5. Группировка отдельных категорий документов.
9.5.1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
9.5.2. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Помещаются они непосредственно за
соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения,
инструкции утверждены в качестве самостоятельного документа, то их
группируют в самостоятельные дела.
9.5.3. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
9.5.4. Протоколы заседаний коллегии располагаются в
хронологическом порядке по номерам. К ним группируются материалы
заседаний коллегии.
9.5.5. Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются
в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию
(например, отчеты за 1997 год должны быть отнесены к делам 1997 года,
хотя они и составлены в 1998 году).
9.5.6. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела
и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам
и отчествам.
9.5.7. Переписка группируется, как правило, за период
календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.
9.5.8. При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего
года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.6. Экспертиза ценности документов.
9.6.1. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная
экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права центральной экспертной комиссии Министерства, а
также организация ее работы определяются положением о ЦЭК, которое
утверждается приказом Министерства по согласованию с Росархивом.
9.6.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится
при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к
последующему хранению и т.д.
9.6.3. Проведение экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях.
При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив,
а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих
уничтожению, сроки которых истекли.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании
перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел
структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения
и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При
полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию
дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии
документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения для передачи в центральный архив Министерства в
структурных подразделениях проводится отбор дел и документов
временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом
учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования
надобности (ДМН)", "при условии проведения (завершения) ревизии" и
т.п.
9.6.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение 33)
проводится после составления годовых разделов сводных описей дел
постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Одобренные ЦЭК акты
утверждаются руководством Министерства только после согласования ЦЭПК
Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного
хранения. После этого Министерство имеет право уничтожать дела,
включенные в данные акты.
9.6.5. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если
предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором
составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения,
законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт,
который будет составлен не ранее 1 января 2000 года, с пятилетним
сроком хранения - не ранее 1 января 2002 года.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом
"ДСП" определяется в соответствии с п. 6 Инструкции.
9.7. Оформление дел.
9.7.1. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их
технической обработке и проводится работниками соответствующих
структурных подразделений при методической помощи и под контролем
центрального архива Министерства.
9.7.2. Полное или частичное оформление дел.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела (Приложение 34);
- составление внутренней описи документов дела (Приложение 35);
- внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса
и заголовка дела, даты дела и др.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.7.3. Подшивка (переплет) дела.
9.7.3.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
(три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и
резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке
(переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
9.7.3.2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для
заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки
форм для внутренней описи документов дела.
9.7.4. Нумерация листов дела.
9.7.4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи нумеруются в
развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая
текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.
9.7.4.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно.
9.7.5. Составление заверительной надписи дела.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их
нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном
листе-заверителе дела.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или
чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или
переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней
стороне обложки дела.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления.
9.7.6. Составление внутренней описи документов дела.
9.7.6.1. Для учета документов определенных категорий постоянного
и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
9.7.6.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме (Приложение 35) , которая содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
9.7.6.3. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в
которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
9.7.6.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи
документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается
к внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.7.6.5. Изменения в составе документов дела (изъятии, включении
документов, замены их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание"
со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при
необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и
заверительная надпись дела.
9.7.7. Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения.
9.7.7.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (Приложение 36) оформляется следующим
образом. На обложке дела указываются:
- наименование Министерства;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
9.7.7.2. При оформлении обложки дел наименование организации
указывается полностью, в именительном падеже. Официально принятое
сокращенное наименование указывается в скобках после полного
наименования.
Пример: Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст
России).
9.7.7.3. При изменении наименования структурного подразделения в
течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела
в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое
наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в
скобки.
Пример: Департамент делопроизводства. (Департамент управления и
контроля).
9.7.7.4. Заголовок дела на обложке переносится из сводной
номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива
Российской Федерации. В необходимых случаях в заголовок дела вносят
дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов,
протоколов и т.п.).
9.7.7.5. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов
(частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок
дела и заголовок каждого тома (части).
Пример: "Перспективный план развития .............до 2005 года
Том. 1. Уголовно-исполнительная система".
"Перспективный план развития......................до 2005 года.
Том. 2. Регистрация прав на недвижимость".
9.7.7.6. В заголовках дел Указывается содержание в них копий
документов.
Пример: "Правовые акты федеральных органов государственной
власти". Копии.
"Приказы, распоряжения Министерства". Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
9.7.8. Дата дела.
9.7.8.1. На обложке дела обязательно указывается дата дела -
год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура
дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с
новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы
за...год(ы)".
9.7.8.2. Дата дела может не указываться только на обложках дел,
содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в
заголовках дел.
9.7.8.3. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и
иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой
точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из
нескольких томов(частей), являются крайние даты документов дела, то
есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего
и самого позднего документов, включенных в дело.
9.7.8.4. Если делом является журнал приказов, распоряжений и
т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней
записи в журнале.
9.7.8.5. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются
даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и
последнего протокола, составляющих дело.
9.7.8.6. Датой личного дела являются даты подписания приказов о
приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
9.7.8.7. При обозначении даты документа сначала указывается
число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами,
название месяца пишется словами.
Пример: 10 мая 2000 г.
9.7.9. Обязательными реквизитами обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании
заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах
постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который
переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после
сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения.
9.8. Составление и оформление описей дел.
9.8.1. На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями,
составляются описи дел (Приложение 37).
9.8.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации
внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным
документом и основным видом справочного аппарата к документам,
обеспечивающим оперативный поиск дел.
9.8.3. Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу.
9.8.4. Составление описей дел структурного подразделения.
9.8.4.1. В каждом структурном подразделении описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным
за ведение делопроизводства.
9.8.4.2, При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие
требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях
физического состояния дел, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.8.4.3. Описи дел составляются по установленной форме в двух
экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный
архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в
структурном подразделении.
9.9. Передача дел в центральный архив Министерства.
9.9.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Передача дел производится только по описям после
истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном
подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не
подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив
Министерства работником архива предварительно проверяется правильность
их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных
в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной
номенклатурой дел Министерства. При этом выявленные недостатки в
формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного
подразделения Министерства.
Прием каждого дела производится заведующим архива Министерства в
присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются
цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема -
передачи дел. а также подписи заведующего архивом Министерства и лица,
передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные
картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие
информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения из структуры Министерства структурного
подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за
ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует
все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив
Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел
осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
9.9.2. Передача дел в архив осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений и утвержденному распоряжением Министерства.
9.9.3. Дела в центральный архив доставляются сотрудниками
структурных подразделений увязанными в связки.
9.10. Оперативное хранение и использование документов.
9.10.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив
Министерства дела хранятся по месту их формирования - в структурных
подразделениях.
9.10.2. Руководители структурных подразделений и работники,
отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность
документов и дел.
9.10.3. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от
пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска
документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа.
9.10.4. Выдача дел другим подразделениям или сторонним
организациям производится с разрешения руководства Департамента
делопроизводства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела
(Приложение 38). Сторонним организациям дела выдаются по актам.
9.10.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения
допускается в исключительных случаях и производится с разрешения
руководителя Департамента делопроизводства с обязательным оставлением
в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного
дела.
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя
Федеральной архивной
службы России
В.А. Еремченко
26 июня 2001 года
Приложение 1
к Инструкции
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
Москва
---------------- ---------------
Приложение 2
к Инструкции
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва
---------------- ---------------
Приложение 3
к Инструкции
Петров И.С. ------------------------
Смирнов А.В. ------------------------
Воронин Б.Л. ------------------------
Горохов Д.А. ------------------------
Моргунов В.В. ------------------------
Исп. Иванов И.И.
тел. 209-09-01
Приложение 4
к Инструкции
МИНИСТЕРСТВО МИНИСТЕРСТВО
ВНУТРЕННИХ ДЕЛ ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
N ----- /-----
---------------- Москва
Приложение 5
к Инструкции
Лист согласования
проекта приказа Министерства юстиции Российской Федерации и
Министерства ---------------------- Российской Федерации
"О -----------------------------------------------------"
----------------------------------------------------------------------
| N п/п | Ф.И.О. | Должность | Подпись | Дата |
|-------|------------------|----------------|--------------|---------|
| | | | | |
|-------|------------------|----------------|--------------|---------|
| | | | | |
|-------|------------------|----------------|--------------|---------|
Приложение 6
к Инструкции
МИНИСТР ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
------- N ----------
Приложение 7
к Инструкции
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
------- N ----------
Москва
--------------------
Приложение 8
к Инструкции
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
------- N ----------
Москва
--------------------
Приложение 9
к Инструкции
----------------------------------------------------------------------
| МИНИСТР ЮСТИЦИИ | ЗАМЕСТИТЕЛЬ |
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | МИНИСТРА ЮСТИЦИИ |
| | РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
|---------------------------------|----------------------------------|
| И.Фамилия | И.Петров |
| "---" 05 2001 г. | "---" 05 2001 г. |
| --------------------вх. 34302 |--------------------вх. 34302 |
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
| ЗАМЕСТИТЕЛЬ | МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ |
| МИНИСТРА ЮСТИЦИИ | РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | |
|---------------------------------|----------------------------------|
| О.В.Репиной | А.П.Иванов |
| Л.Г.Воронову | |
| | |
| И. Петров | |
| | |
| "---" 05 2001 г. | вх. 34301 "---" 05 2001 г. |
| --------------------вх. 34302 | |
----------------------------------------------------------------------
Приложение 10
к Инструкции
В дело Руководитель Департамента
делопроизводства
-------------------------
"---"-------------2001 г.
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТА
------------------------------- от ------------------ N --------------
Руководство ----------------------------------------------------------
(Министр, заместители Министра юстиции)
Департаменты, Главное управление, Управления,
Отделы Минюста России
-------------------------------------------------------------------------
| 01 | Департамент делопроизводства | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 02 | Управление конституционного законодательства | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 03 | Департамент экономического законодательства | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 04 | Департамент гражданского законодательства | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 05 | Департамент законодательства о государственной | |
| | безопасности и правоохранительной деятельности | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 06 | Департамент судебных приставов | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 07 | Департамент регистрации и контроля за | |
| | ведомственными нормативными актами | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 08 | Департамент по делам общественных и религиозных | |
| | объединений | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 09 | Департамент по вопросам правовой помощи | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 10 | Департамент внешних связей | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 11 | Департамент социального законодательства | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 12 | Департамент государственной службы и кадров | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 13 | Отдел экспертных учреждений (самостоятельный) | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 14 | Департамент материально-технического обеспечения | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 15 | Департамент государственной регистрации прав на | |
| | недвижимое имущество и сделок с ним | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 16 | Департамент по координации законопроектной | |
| | деятельности | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 17 | Департамент правовой информатизации | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 18 | Главное управление исполнения наказаний | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 19 | Контрольно-ревизионное управление | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 20 | Центр общественных связей (на правах отдела) | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 21 | Департамент управления | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 22 | Управление законодательства субъектов Российской | |
| | Федерации | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 23 | Отдел мобилизационной подготовки и гражданской | |
| | обороны | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 24 | Управление собственной безопасности | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 25 | Организационно-контрольное управление | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 26 | Финансово-экономический департамент | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| | Центральный архив Министерства юстиции Российской | |
| | Федерации | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
Федеральные управления Минюста России
-------------------------------------------------------------------------
| 1 | Дальневосточный федеральный округ | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 2 | Приволжский федеральный округ | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 3 | Северо-Западный федеральный округ | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 4 | Сибирский федеральный округ | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 5 | Уральский федеральный округ | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 6 | Центральный федеральный округ | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
| 7 | Южный федеральный округ | |
|----|------------------------------------------------------|-----------|
Всего экземпляров ----------------------------------------------------
Исполнитель -----------------------------------------( Ф.И.О. телефон)
Руководитель структурного подразделения ------------------/----------/
Органы и учреждения
---------------------------------------------------------------------------------
| N | Субъекты Российской | Органы | Судебные | ЛСЭ | ЦПИ | РПА | УЮРП |
| | Федерации | юстиции | приставы | | | | |
|----|----------------------------|---------|----------|-----|-----|-----|------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|----|----------------------------|---------|----------|-----|-----|-----|------|
| 1. | Республика Адыгея | | | - | | - | |
|----|----------------------------|---------|----------|-----|-----|-----|------|
| 2. | Алтай | | | - | | - | |
|----|----------------------------|---------|----------|-----|-----|-----|------|
| 3. | Башкортостан | | | | | - | |
|----|----------------------------|---------|----------|-----|-----|-----|------|
| 4. | Бурятия | | | | | - | |
|----|----------------------------|---------|----------|-----|-----|-----|------|
| 5. | Дагестан | | | | | | |
|