Страницы: 1 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РФ
21 мая 1999 г.
N 174
(НЦПИ)
В целях совершенствования организации и ведения делопроизводства
в Министерстве юстиции Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Министерстве юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. Возложить на руководителей структурных подразделений
центрального аппарата, территориальных органов и учреждений
Министерства юстиции Российской Федерации организацию и контроль по
исполнению требований Инструкции.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
руководителя Департамента управления и контроля.
4. Признать утратившими силу приказ Министерства юстиции
Российской Федерации от 15 декабря 1993 г. N 94/16-01 и распоряжение
Министерства юстиции Российской Федерации от 19 февраля 1999 г.
N 21-ДСП.
5. Не применять в Министерстве юстиции Российской Федерации
приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 14 января
1993 г. N 10.
И.о. Министра юстиции
Российской Федерации
П. Крашенинников
21 мая 1999 г.
N 174
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя
Федеральной архивной
службы России
В. Еремченко
6 мая 1999 года
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 21 мая 1999 года
N 174
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами
в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее именуется -
Министерство).
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,
за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с
документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на
их руководителей.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются
Департаментом управления и контроля.
1.4. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой
информацией. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены
только лица, имеющие отношение к их подготовке или исполнению.
Информация, раскрывающая содержание служебных документов, не подлежит
разглашению без разрешения Министра юстиции Российской Федерации или
его заместителей.
1.5. Взаимодействие с представителями средств массовой
информации, передача им какой-либо служебной информации или документов
осуществляются только Центром общественных связей, а в отдельных
случаях - уполномоченными лицами по поручению руководства
Министерства.
1.6. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику в
структурном подразделении Министерства под расписку и возвращается при
увольнении.
1.7. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность
за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся
у них документов и неразглашение содержащейся в документах служебной
информации.
1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю
структурного подразделения Министерства, в котором этот документ
находился на исполнении, и в Департамент управления и контроля.
Руководитель структурного подразделения назначает служебное
расследование и о результатах информирует руководство Департамента
управления и контроля.
1.9. Работа с секретными документами осуществляется в
соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне".
Работа с документами, имеющими ограничительную пометку "Для
служебного пользования" (ДСП), производится в соответствии с
Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в Министерстве юстиции Российской Федерации,
утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 3
марта 1995 г. N 19-01-30-95.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение
всей корреспонденции, поступающей в Министерство, производятся в
централизованном порядке в Департаменте управления и контроля.
2.2. Прием и первоначальная обработка всей поступающей
корреспонденции осуществляются непосредственно в отделе обработки
документов. В вечернее и нерабочее время документы принимаются
дежурным по Министерству, который затем передает их в отдел обработки
документов, а пакеты с грифом "Секретно" - в отдел но защите
государственной тайны.
2.3. Подлежат обязательной передаче в отдел обработки документов
также официальные служебные документы, полученные сотрудниками
Министерства от должностных лиц других организаций (например, при
посещении ими министерств и ведомств, выездах в командировку и т.п.).
2.4. Заявления, жалобы и другие документы, принятые работниками
отдела обработки документов непосредственно от граждан, подлежат
передаче в отдел писем и приема граждан с последующей их регистрацией.
2.5. Ценные письма, бандероли и посылки получает сотрудник отдела
обработки документов в почтовом отделении по доверенности и передает
их по назначению под расписку. Посылки хозяйственного назначения
получает сотрудник того структурного подразделения, которому они
адресованы.
2.6. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность
упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная
корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по
принадлежности. Заказная корреспонденция обязательно сверяется с
записями почтовых реестров. О повреждении конверта делается запись в
почтовом реестре.
2.7. В отделе обработки документов вскрываются все конверты, за
исключением личной корреспонденции. Конверты с пометкой "Лично"
передаются непосредственно адресатам.
2.8. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие
вложенных в них документов. При отсутствии документа, номер которого
обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях
несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного
документа либо при повреждении документа составляется акт в трех
экземплярах.
Одни экземпляр акта оставляется в отделе обработки документов,
другой приобщается к поступившему документу, третий посылается
отправителю. Конверты поступивших документов, как правило,
уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить
адрес отправителя или время отправки и получения материала.
2.9. Вся поступившая корреспонденция (кроме обращений граждан,
личной переписки и документов с грифом секретности) подлежит
обязательной централизованной регистрации в отделе обработки
документов. Здесь всем поступившим в Министерство документам
присваивается регистрационный номер, который является входящим.
Регистрационный номер и дата регистрации ставятся на штампе на лицевой
стороне документа в правом нижнем углу. Во всех структурных
подразделениях Министерства дальнейшая регистрация документов ведется
по входящему номеру, присвоенному при поступлении в центральный
аппарат. Документы, принятые в рабочем порядке сотрудниками
структурных подразделений Министерства, подлежат передаче в отдел
обработки документов для регистрации.
2.10. В первую очередь регистрируются указы, распоряжения,
поручения Президента Российской Федерации, постановления,
распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации,
парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы
и обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации,
документы, поступившие из Администрации Президента Российской
Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации, документы,
доставляемые в Министерство нарочными, письма других министерств и
ведомств. В общем порядке регистрируется корреспонденция, поступившая
из субъектов Российской Федерации, различных организаций и учреждений,
международная корреспонденция, поступившая по почте.
Основные сведения о документе вводятся в электронную
информационную базу Министерства: исходящий номер и дата подписания
документа, фамилия лица, подписавшего документ, адрес
организации-отправителя, краткое содержание документа, количество
листов, входящий номер и дата регистрации, фамилия должностного лица,
которому документ адресован, фамилии исполнителей в Министерстве и
дата, когда документ им направлен на исполнение, срок исполнения,
дата, краткое содержание и номер итогового документа, завершившего
работу.
2.11. Зарегистрированные документы направляются руководству
Министерства в соответствии с распределением полномочий или
руководителям структурных подразделений - в случае, если на начальном
этапе работы с документом доклада не требуется. К документу
приобщается сопроводительный лист (приложение N 1), на котором пишутся
фамилия должностного лица или фамилии лиц, которым документ направлен
на проработку, входящий номер и дата регистрации, номера документов,
имеющих отношение к рассмотрению направляемого документа, и фамилии их
исполнителей. Сопроводительный лист является "визитной карточкой" -
"паспортом" документа. На нем делаются соответствующие пометки о
прохождении документа, сроках его рассмотрения, указывается информация
о принятых по нему решениях, а также готовится резолюция. В резолюции
должны быть указаны инициалы и фамилия исполнителя, предписываемые
действия, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания
резолюции. Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем
является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему
передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии.
Ответственный исполнитель обязан в указанные в резолюции сроки
доложить о результатах руководителю, подписавшему резолюцию. При этом
доклад в обязательном порядке должен быть согласован с другими
исполнителями, перечисленными в резолюции, и завизирован ими. Вместе с
документом он в обязательном порядке подшивается в дело.
2.12. Указы, распоряжения и поручения Президента Российской
Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства
Российской Федерации, федеральные законы, парламентские запросы Совета
Федерации и Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы, если в них дано поручение
Министерству или Министерство является ответственным за "созыв",
докладываются Министру юстиции Российской Федерации или лицу,
исполняющему его обязанности, непосредственно руководителем
Департамента управления и контроля, а во время его отсутствия -
заместителем руководителя. В соответствии с решением Министра юстиции
Российской Федерации или его заместителя в отделе обработки документов
печатаются резолюции за подписью Министра юстиции Российской Федерации
или его заместителя, а также делается соответствующая пометка о
прохождении документа в электронной базе Министерства.
2.13. Копии всех указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, федеральных законов после обработки в Департаменте
управления и контроля передаются в Департамент правовой
информатизации.
2.14. На документы, поступившие от Президента Российской
Федерации, из Правительства Российской Федерации, Администрации
Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству; на
парламентские запросы Совета Федерации и Государственной Думы, запросы
депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации руководителем департамента управления и
контроля или его заместителем ставится штамп "Минюст России. Контроль"
в верхнем правом углу первого листа. С этого документа обязательно
снимается копия и передается в отдел планирования, организации и
контроля для осуществления контроля за сроками его исполнения.
2.15. Документы с резолюциями заместителей Министра направляются
на исполнение только через Департамент управления и контроля, где в
отделе обработки документов делается соответствующая отметка в
электронной базе Министерства.
2.16. Из одного структурного подразделения Министерства в другое
документ также передается через отдел обработки документов, где в
электронную базу Министерства вводится соответствующая информация.
3. Организация работы с документами в структурных
подразделениях Министерства
3.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях и персональная ответственность за сохранность служебных
документов возлагаются в соответствии с должностными инструкциями или
распоряжением руководителя структурного подразделения Министерства на
специалистов первой и второй категории или других сотрудников.
В обязанности сотрудников, ответственных за ведение
делопроизводства в структурном подразделении, входят:
прием, учет и распределение документов, поступающих в структурное
подразделение;
проверка соответствия количества документов, фактически
полученных подразделением, количеству документов, находящихся на
исполнении или исполненных за определенный период, наличия документов,
находящихся на исполнении, и еженедельное информирование руководителя
о состоянии работы с документами;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного
подразделения и после получения резолюции - исполнителю, как правило,
в день поступления документа;
учет и регистрация документов, исходящих из структурного
подразделения, проверка правильности их оформления и передача на
отправку;
контроль за прохождением документов в подразделении и сроками их
исполнения;
ежегодная проверка наличия в подразделении документов и дел с
ограничительной пометкой "Для служебного пользования" и представление
в Департамент управления и контроля соответствующих актов;
печатание проектов поручении, служебных писем за подписью
руководства структурного подразделения, других документов;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных
документов;
разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования
дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством,
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
прием и передача служебной информации по средствам факсимильной
связи, установленным в структурном подразделении;
организация использования установленных в структурном
подразделении средств копировальной техники.
3.2. Документы, поступившие напрямую в структурное подразделение,
должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в
Департамент управления и контроля.
3.3. Департаменту управления и контроля вменяется в обязанность
периодически проверять состояние делопроизводства в структурных
подразделениях Министерства и о результатах информировать заместителя
Министра, курирующего проверяемое структурное подразделение, а также
при необходимости - Министра юстиции Российской Федерации.
3.4. При выполнении поручении Министра, его заместителей, а также
поручений, содержащихся в решениях коллегии Министерства, протоколах
оперативных совещаний руководящего состава или в пунктах планов,
руководителям самостоятельных структурных подразделений Министерства
необходимо принять к руководству, что самостоятельное структурное
подразделение Министерства, указанное в поручении первым, является
основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его
исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Оно
определяет сроки представления предложении соисполнителям, порядок
согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае
необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель
организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего
создает рабочие группы, проводит согласительные совещания и т.п.
Итоговый документ в обязательном порядке визируют все руководители
самостоятельных структурных подразделений Министерства - соисполнители
поручения.
4. Оформление писем, телеграмм, регистрация и отправка
исходящих документов
4.1. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с
настоящей Инструкцией и печатаются на бланках установленной формы.
Документы, направляемые в федеральные органы государственной
власти (Президенту Российской Федерации, Правительству Российской
Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату
Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального
Собрания Российской Федерации, Совету Федерации Федерального Собрания,
министерствам, государственным комитетам, федеральным службам и другим
органам), подписываются Министром юстиции Российской Федерации или его
заместителями, курирующими соответствующие структурные подразделения.
Документы, направляемые в территориальные органы и учреждения
Министерства, подписываются Министром юстиции Российской Федерации,
его заместителями, руководителями департаментов, начальниками
управлений, самостоятельных отделов или лицами, их замещающими.
Письма на бланках "Министр юстиции Российской Федерации"
подписываются исключительно Министром юстиции Российской Федерации.
Письма на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с
изображением Герба Российской Федерации красного цвета подписываются
заместителями Министра.
Письма на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с
изображением Герба Российской Федерации черного цвета подписываются
руководителями структурных подразделений Министерства или их
заместителями.
4.2. Все письма и другие исходящие документы за подписью Министра
юстиции Российской Федерации и его заместителей подлежат единой
регистрации в Департаменте управления и контроля. Эти письма
представляются в отдел обработки документов в трех экземплярах:
первый экземпляр (оригинал), непосредственно подписанный
руководителем, и приложения к нему направляются адресату;
второй экземпляр (копия) с визами курирующего заместителя
Министра (в случае, если документ подписал Министр юстиции Российской
Федерации), руководителя департамента (начальника управления),
начальника отдела и исполнителя остается в Департаменте управления и
контроля;
третий экземпляр (копия) с визами исполнителя и начальника отдела
и прилагаемые материалы, не подлежащие отправке, возвращаются в
структурное подразделение Министерства с отметкой об отправке.
Документы с замечаниями по законопроектам, поступившим в
Министерство на экспертизу или визирование из Аппарата Правительства
Российской Федерации, с поручениями Правительства Российском Федерации
или из федеральных органов исполнительной власти в соответствии с
поручениями Правительства Российской Федерации, передаются в отдел
обработки документов для отправки в 4 экземплярах. В этом случае
четвертый экземпляр направляется в Департамент по обеспечению
деятельности полномочных представителей Правительства Российской
Федерации в Государственной Думе и Конституционном Суде Российской
Федерации.
Если документ был расписан одновременно двум и более заместителям
Министра или руководителям структурных подразделений Министерства, то
на втором экземпляре собираются визы руководителей заинтересованных
структурных подразделений и заместителей Министра, курирующих
заинтересованные структурные подразделения.
На обороте последнего подписанного листа исходящего документа в
нижнем левом углу должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя,
его телефон и исходящий регистрационный номер департамента
(управления, самостоятельного отдела).
Образец: исп. Иванов И.И.
тел. 209-02-90
исх. N 07-33 от 16.10.98,
где:
07 - индекс структурного подразделения,
33 - исходящий регистрационный номер департамента
(управления, самостоятельного отдела)
Документам, представленным для отправки за подписью Министра
юстиции Российской Федерации или его заместителем, в обязательном
порядке присваивается исходящий регистрационный номер в отделе
обработки документов.
Образец:
16.10.98 N 25-ПК
16.10.98 N 25-ВЭ,
где:
16.10.98 - дата (число, месяц, год),
25 - исходящий регистрационный номер Министерства,
ПК, ВЭ - инициалы Министра юстиции Российской
Федерации и его заместителей
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги*1, номер
печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным
интервалом, что и текст документа - в порядке: номер, дата.
----------------
*1 Совместные письма за подписью руководителей двух или
нескольких министерств и т.п.
4.3. Все письма и другие исходящие документы, подготовленные за
подписью руководителя департамента (начальника управления,
самостоятельного отдела), регистрируются непосредственно в структурных
подразделениях Министерства и представляются в отдел обработки
документов в 2 экземплярах:
первый экземпляр (оригинал), непосредственно подписанный
руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляются
адресату;
второй экземпляр (копия) с визами исполнителя и начальника отдела
возвращается в структурное подразделение с отметкой об отправке.
Исходящий регистрационный номер таким документам присваивается
непосредственно в структурном подразделении Министерства.
Образец: N 05-10 от 13.10.98,
где: 05 -индекс структурного подразделения,
10 - порядковый исходящий регистрационный номер департамента
(управления, самостоятельного отдела)
При регистрации исходящих документов не учитываются номер
номенклатурного дела и год.
При официальной переписке между структурными подразделениями
Министерства регистрация документов производится в таком же порядке.
4.4. Оформление письма
Документы, подготовленные в центральном аппарате Министерства,
печатаются с использованием текстового редактора WinWord 2.0 или в
другом, совместимом с ним (формате, шрифтом Tames New Roman Cyr
размером N 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала.
В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с
ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для
выделения части текста документа, заголовка, примечания могут
использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или
смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленным как на бланке,
так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5
см; правое - от 1,25 до 2,5 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее- не
менее 2 см.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера
страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими
цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
Документы в центральном аппарате Министерства оформляются, как
правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные
реквизиты, расположенные в установленном порядке.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4
(210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм). Выбор формата
бланка зависит от вида и объема документа.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других
документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
При переписке между структурными подразделениями Министерства
бланк не используется.
4.5. Основные реквизиты
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными
интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита
центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается
правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их
руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при
ответе на их обращения. В состав адресата входят наименование
организации (структурного подразделения организации), наименование
должности, инициалы и фамилия получателя. (Полный почтовый адрес
указывается в том случае, если документ направляется корреспонденту,
не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.)
При направлении служебного письма в организацию ее наименование
пишется в именительном падеже, например:
Российская академия государственной службы
при Президенте Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение
организации наименование подразделения также пишется в именительном
падеже, например:
Государственная Дума Федерального Собрания Российской
Федерации Комитет по труду и социальной поддержке
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если
именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по
вопросам, поставленным в направленном ему документе. При этом
наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Председателю Государственной
Думы Федерального Собрания
Российской Федерации
И. О. Фамилия
Наименование организации, структурного подразделения организации,
а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный
интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности
полуторным (1,5) межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти субъектов
Российской Федерации
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала
следует указывать почтовый адрес, который печатается через 1
межстрочный интервал, затем инициалы и фамилию частного лица,
например:
197049, г. Санкт-Петербург, А-49,
ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15
И. О. Фамилия
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не ставится. При
направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель
рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адрес.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными
буквами (за исключением начальной) через 1 межстрочный интервал.
Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если
объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк
машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его
допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по
центру.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и
печатается через 1,5 интервала. Текст письма излагается от первого
лица множественного числа (просим, направляем и т.п.) или от третьего
лица единственного числа (Министерство вносит, Департамент
представляет и т.п.).
Допускается начать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрированным способом, например:
Уважаемый...!
Приложение. Информация о приложении отделяется от текста 2-3
межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложения, названные в
тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте документа не названы, то наименования
приложенных документов перечисляются после текста с указанием
количества листов и экземпляров каждого документа:
Приложение: 1. Проект федерального закона "О..." на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту... на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса,
то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Слово "Приложение" печатается с абзаца. После слова "Приложение"
ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1
межстрочный интервал.
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами.
Если письма оформляются на бланке Министерства, то подпись
включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициал
имени и фамилию:
Заместитель Министра
И. Фамилия
Если письмо оформляется на бланке "Министр юстиции Российской
Федерации", то наименование должности в подписи не указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываются
полное наименование должности, личная подпись, инициал имени и
фамилия:
Руководитель Департамента
государственной службы и кадров
Министерства юстиции Российской Федерации
И. Фамилия
В случае если в состав адресата входит классный чин, воинское или
специальное звание должностного лица, то классный чин или специальное
звание лица, подписывающего письмо, также указывается под
наименованием его должности.
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые
ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового
поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями
должностей через 1,5 межстрочных интервала, под фамилией указывается
дата, например:
----------------------------------------------------------------------
| Руководитель Департамента | Руководитель Департамента |
| по делам общественных и | по вопросам правовой |
| религиозных объединений | помощи |
| | |
| подпись И. Фамилия | подпись И. Фамилия |
| ----------------199 г. | -----------------199 г. |
----------------------------------------------------------------------
При подписании письма несколькими лицами разных должностей их
подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой
должностью.
Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то
подписывается каждый экземпляр.
Если письмо является составной частью переписки по одному или
группе вопросов, то в нем обязательно делается ссылка на номер ранее
полученного документа - ответом на который настоящее письмо является.
Если письмо оформляется на бланке, то ссылка печатается
непосредственно под титульным реквизитом бланка. Если письмо
оформляется на стандартном листе бумаги, то ссылка на номер
рассматриваемого документа печатается у левого ноля, двумя интервалами
выше текста или уважительного обращения к адресату:
На N 10-4/5 от 19 августа 1998 г.
Уважаемый...!
или в начале текста документа:
В соответствии с Вашим поручением от 19.09.98 N 175/6...
Рассмотрев Ваше письмо от 19.09.98 N 175/6...
4.6. Департамент управления и контроля принимает для регистрации
и отправки только со штампом редактора:
все документы, подготовленные за подписью Министра юстиции
Российской Федерации;
документы, подготовленные за подписью заместителей Министра, - в
случае их массовой рассылки;
правовые акты Министерства юстиции Российской Федерации;
проекты правовых актов федеральных органов государственной
власти, инициаторами принятия которых выступает Министерство;
документы, подготовленные для рассылки в территориальные органы и
учреждения Министерства.
4.7. Исходящие служебные документы передаются в Департамент
управления и контроля полностью оформленными в соответствии с
настоящей Инструкцией. Неправильно или небрежно оформленные документы
возвращаются руководителю соответствующего структурного подразделения.
При отправлении документа в несколько адресов прилагается разнарядка
на рассылку, подписанная руководителем структурного подразделения или
его заместителем. Отправка производится отделом обработки документов.
4.8. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются
адресат, его почтовый индекс и адрес. Если документ отправляется
заказной почтой, то на конверте проставляется его номер. При отправке
документов с грифом гриф выносится на конверт. Документы, отправляемые
одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.9. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные и
срочные документы (приказы, письма, подписанные Министром юстиции
Российской Федерации или его заместителями, выписки из приказов по
личному составу, сметы расходов, штатное расписание, бюджетные
поручения и т.д.). Документы, адресованные за границу, пересылаются по
специальному реестру.
4.10. Заказные письма, бандероли сдаются на почту по описи,
которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера
документов, дата отправки, адрес и род отправления. Два экземпляра
описи передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе
обработки документов для контроля. Возвращенный из почтового отделения
экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции,
подшивается в наряд в отделе обработки документов.
Документы, отправляемые в обычном порядке (простой почтой), также
учитываются в журналах учета исходящих документов, в которых
указываются номер переписки и дата отправки.
4.11. С нарочными доставляются документы в Администрацию
Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской
Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральную прокуратуру
Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Минтруд
России, Минфин России, Минэкономики России, а также в другие
организации в соответствии с указаниями Министра юстиции Российской
Федерации и его заместителей. Данная корреспонденция оформляется по
реестру, сдается под расписку в реестре.
Перевозка служебных документов городским транспортом запрещается.
4.12. Документы массового отправления (информационные и
методические письма, приказы, обзоры, сборники, бланки статотчетов)
рассылаются по разнарядке (указателю рассылки), составленной в
структурном подразделении и подписанной его руководителем или
заместителем руководителя. В разнарядке указываются адрес получателя и
количество экземпляров.
Разнарядка на рассылку хранится в отделе обработки документов, в
ней делается отметка о времени отправки документов по назначению.
4.13. Исходящие документы, поступающие в отдел обработки
документов, обрабатываются и отсылаются по назначению в тот же день.
Если документ поступил после того, как корреспонденция была
отправлена, он обрабатывается и отправляется по назначению утром
следующего дня.
4.14. Телеграфная переписка допускается только по срочным
вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Министру юстиции
Российской Федерации, его заместителям и в особых случаях (по
поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности)
руководителям структурных подразделений.
Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с
постановлением Правительства Российской Федерации от 5 февраля 1999 г.
N 131 подписывают Министр и его заместители.
Телеграмма печатается в 4 экземплярах. Три экземпляра передаются
в отдел обработки документов, четвертый приобщается к делу.
Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим
образом:
в верхнем правом углу указывается категория телеграммы. Например:
"правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма" печатается
телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города,
улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если
при этом не искажается ее содержание), без знаков препинания (или с их
сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев,
исправлений, заглавными буквами;
на свободном от текста месте проставляется гербовая печать, ниже
текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего
телеграмму, полный адрес Министерства, дата (день отправления) и
регистрационный номер;
копия телеграммы (четвертый экземпляр) визируется руководителем
структурного подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При
этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона;
телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов,
должны быть подготовлены в 4 экземплярах, отдельно в каждый адрес,
подписывается первый экземпляр каждой телеграммы.
5. Оформление приказов и распоряжений за подписью Министра
юстиции Российской Федерации и его заместителей
5.1. Приказы и распоряжения, подготовленные за подписью Министра
юстиции Российской Федерации и его заместителей, докладываются только
при наличии:
визы исполнителей;
визы руководителя структурного подразделения, готовившего
документ;
штампа редактора;
визы руководителей заинтересованных структурных подразделений;
визы заместителя Министра, курирующего данное структурное
подразделение;
визы заместителей Министра, курирующих заинтересованные
структурные подразделения;
визы руководителя Департамента регистрации и контроля за
ведомственными нормативными актами (кроме приказов о назначении,
поощрении, увольнении и служебном командировании);
визы начальника отдела по защите государственной тайны
Департамента управления и контроля, если в документе содержатся
сведения, составляющие государственную тайну;
визы руководителя Департамента финансово-экономического и
хозяйственного обеспечения, если подготовка решений предусматривает
расходы финансовых средств;
визы руководителя Департамента управления и контроля.
5.2. Оформление виз осуществляется на обороте последнего листа
первого (подписного) экземпляра приказа или распоряжения с
обязательной расшифровкой фамилий (приложение N 2-А). Прилагаемый к
первому экземпляру лист согласования (приложение N 2-Б) используется
только в приказах, подготовленных совместно с другими министерствами.
5.3. Все приказы и распоряжения Министерства регистрируются в
Департаменте управления и контроля.
5.4. Приказы печатаются на бланке установленной формы шрифтом
размером N 13 или 14 (приложение N 3).
Заголовок должен кратко и четко отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается
полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Переносы в заголовке
не допускаются. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными
интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Первая
строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей - констатирующей и
распорядительной.
В констатирующей части обосновывается необходимость издания
приказа. Текст завершается словом "приказываю", которое печатается
вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя и сроков исполнения.
При оформлении приказов, подготовленных совместно с другими
министерствами, вверху стандартного листа бумаги над словом "приказ"
на одном уровне печатаются полные наименования всех министерств,
издающих приказ, а регистрационный номер оформляется через дробь в
соответствии с числом участников (приложение N 4), включая в себя их
порядковые номера.
6. Организация приема и передачи документов с
использованием средств факсимильной связи. Телефонограммы
6.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов
организациям (от организаций), размещенным вне здания Министерства, и
устанавливаются в соответствующих службах структурных подразделении
Министерства или приемных руководителей.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства,
устанавливаются в Департаменте управления и контроля.
6.2. Передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи
служебная информация не считается официальным документом. Поэтому
последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным
обязательна.
6.3. Запрещается передавать секретные сведения, служебную
информацию ограниченного распространения, рукописные материалы,
бланки.
6.4. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа,
выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
6.5. Передача служебной информации по факсимильной связи
осуществляется на основании заявки установленного образца (приложение
N 5), подписанной руководителем структурного подразделения.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего материал к отправке, и руководителя
соответствующего структурного подразделения.
Передаваемая служебная информация регистрируется в журнале
установленной формы с указанием порядкового номера факсограммы, даты и
времени передачи, краткого содержания, количества листов и фамилия
должностного лица, передавшего документ для отправки. После этого
документ возвращается в подразделение с отметкой о времени и дате
отправки, а также подписью лица, передавшего факсограмму.
6.6. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале
установленной формы (приложение N 6) без проставления регистрационного
штампа. О поступлении факсограмм извещаются подразделения, которым они
адресованы, в день их приема, а о срочных немедленно. Факсограммы
передаются сотрудникам структурных подразделений под расписку и ими
доставляются по назначению.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
6.7. Контроль за использованием факсимильной техники,
установленном в структурных подразделениях, осуществляют руководители
этих подразделений. В помещения, где установлены аппараты факсимильной
связи, посторонние лица не допускаются.
6.8. Для оперативного решения служебных вопросов могут
передаваться телефонограммы.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре и передаются из
структурных подразделении Министерства, на тексте телефонограммы
делается отметка о времени ее передачи, пишутся также фамилии лиц,
передавших и принявших телефонограмму.
Поступающие телефонограммы записываются в журнале. При этом
указываются наименование отправителя, время приема, должность и
фамилия лица, ее передававшего, номер его телефона, а также должность
и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму.
7. Учет объема документооборота
7.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных
видов и общее количество входящих, исходящих документов в каждом
структурном подразделении и в целом по Министерству.
7.2. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях Министерства, учитывают документы ежедневно
при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве
документов за месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца
представляются в Департамент управления и контроля, где они до 10-го
числа сводятся в единую таблицу, отражающую документооборот в целом по
Министерству (приложение N 7).
Информация об объеме документооборота докладывается руководством
Департамента управления и контроля заместителю Министра, курирующему
работу с документами, и Министру юстиции Российской Федерации.
7.3. При учете исходящих документов, направляемых в другие
организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему
документы считаются за один документ.
7.4. Документы, рассмотрение которых входит в компетенцию
нескольких структурных подразделений Министерства, учитываются в том
подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка
соисполнителя учитывается в графе "Внутренние документы".
7.5. Учет поручении и других документов ведется тем
подразделением, которое является ответственным исполнителем.
7.6. В графе "Итого" суммируется количество всех документов в
каждом столбце и документооборот в целом.
8. Контроль за исполнением документов и поручений
8.1. В обязательном порядке осуществляется контроль за
исполнением:
поручений Президента Российской Федерации;
протоколов заседаний Правительства Российской Федерации в части,
касающейся Министерства юстиции Российской Федерации;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации и его
заместителей;
парламентских запросов Совета Федерации и Государственной Думы,
обращений и запросов членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
решений коллегии Министерства юстиции Российской Федерации;
приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской
Федерации;
планов работы Министерства юстиции Российской Федерации.
8.2. Копии документов со штампом "Минюст России. Контроль" в
обязательном порядке поступают в отдел планирования, организации и
контроля Департамента управления и контроля для непосредственного
осуществления контрольных функций. Документы с пометками "Весьма
срочно" или "Срочно" обрабатываются в первую очередь и доводятся до
соответствующих должностных лиц немедленно.
8.3. Документы, содержащие поручения Министерству, берутся на
контроль и вводятся в электронную базу данных. На каждое поручение
заполняется контрольная карточка (приложение N 8), в которой
отражаются наименование документа, его номер и дата, содержание
поручения, срок исполнения (если такового не имеется, то проставляется
установленный срок исполнения в соответствии с требованием руководства
Министерства, постановлением Правительства Российской Федерации от
18.06.98 N 604 и письмом Аппарата Правительства Российской Федерации
от 07.08.98 N 3930п-П41), дата поступления документа в Министерство,
резолюция Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей.
Заполненная карточка направляется в структурное подразделение,
являющееся ответственным исполнителем данного документа. После
выполнения поручения и подготовки итогового документа контрольная
карточка возвращается в отдел планирования, организации и контроля с
соответствующими отметками об исполнении, включая исходящий номер
итогового документа.
Сотрудник отдела, осуществляющий контроль, делает соответствующие
отметки о выполнении поручения.
8.4. Поступившие в структурные подразделения Министерства
поручения вышестоящих органов в соответствии с указаниями руководителя
передаются непосредственному исполнителю. В журнале, контрольной
карточке или электронной базе данных делается соответствующая отметка:
когда и кому поручение передано на исполнение, а также указывается
установленный срок исполнения поручения.
8.5. Отдел планирования, организации и контроля готовит для
председательствующего на оперативном совещании руководящего состава
Министерства по понедельникам еженедельные справки о состоянии работы
по исполнению поручений вышестоящих органов. В случае допущения
волокиты при исполнении контрольного документа или его утраты может
быть назначено служебное расследование.
8.6. Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению
в указанный срок.
Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в
тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку
"Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
В случае если Министерство юстиции Российской Федерации не
является основным исполнителем поручения, информация о проделанной
работе должна быть отправлена в министерство или ведомство, готовящее
итоговый документ, не позднее чем за 5 дней до истечения
установленного срока.
Вносимые в необходимых случаях предложения о продлении сроков
исполнения поручении необходимо представлять не позднее чем за 5 дней
до их исполнения.
Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания
поручения.
Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета
Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, а ответ на запрос или
обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы
должен быть дан в 30-дневный срок со дня поступления его в
Министерство.
Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или
дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор должен
быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления
обращения в Министерство.
Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый
документ несет обусловленную заданием информацию, дает ответ на все
поставленные вопросы, изложен кратко, ясным, не допускающим
двойственного толкования языком, содержит в необходимых случаях ссылки
на действующие законы или другие нормативные правовые акты, имеет
предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер и
другие реквизиты.
8.7. За исполнение приказов и распоряжений Министерства несут
персональную ответственность те должностные лица, кому они адресованы.
Руководители структурных подразделении Министерства в соответствии с
содержанием и требованиями того или иного приказа или распоряжения, в
зависимости от характера предстоящей работы по его выполнению обязаны:
разработать меры по его выполнению и в необходимых случаях
обсудить их на оперативном совещании;
дать конкретные, вытекающие из требований приказа или
распоряжения поручения сотрудникам структурного подразделения;
при необходимости, исходя из содержания приказа или распоряжения,
подготовить и направить поручения соответствующим территориальным
органам и учреждениям Министерства;
организовать контроль исполнения требований приказа или
распоряжения, относящихся к компетенции структурного подразделения.
8.8. Организация контроля за исполнением приказов и распоряжений,
в частности, предусматривает:
систематическую (промежуточную и окончательную по истечении
срока) проверку исполнения работниками структурного подразделения
полученных ими конкретных заданий, вытекающих из содержания приказа
или распоряжения;
изучение поступающей из территориальных органов и учреждении
Министерства информации, связанной с исполнением приказа или
распоряжения, ее анализ, обобщение, разработку рекомендации,
организационную и методическую работу по внедрению их в практическую
деятельность;
обсуждение на оперативных совещаниях хода выполнения приказа или
распоряжения в части, касающейся деятельности структурного
подразделения;
проверку поступающих планов работы территориальных органов и
учреждений Министерства с позиций отражения в них мероприятий по
выполнению требований приказов и распоряжений;
выезды сотрудников структурного подразделения на места с целью
проверки и оказания помощи территориальным органам и учреждениям
Министерства в организации работы по выполнению приказов и
распоряжений.
8.9. По результатам проверок выполнения приказов и распоряжений
Министерства, касающихся направления деятельности того или иного
структурного подразделения Министерства, ведутся специальные
контрольные производства, в которых сосредотачиваются документы
(справки, докладные записки, решения оперативных совещаний и т.п.),
отражающие ход выполнения приказа или распоряжения и устранения
выявленных недостатков в проверенных территориальных органах и
учреждениях Министерства.
8.10. На пункты приказа или распоряжения, обусловленные
определенным особым сроком исполнения, в отделе планирования,
организации и контроля выписываются контрольные карточки, аналогичные
контрольным карточкам, указанным в п. 8.3 настоящей Инструкции. На
приказы и распоряжения, в которых содержится определенная программа
действий, состоящая из нескольких подлежащих контролю пунктов,
обусловленных различными сроками исполнения, контрольные карточки
выписываются на каждый пункт отдельно. Одновременно информация о
пунктах приказа или распоряжения, подлежащих контролю, вводится в
электронную базу данных. После этого копию приказа или распоряжения и
ведомости на рассылку подшивают в наряд.
Назначение контрольных карточек, порядок их оформления и движения
аналогичны порядку, установленному для контрольных карточек на
поручения особого контроля.
9. Подготовка материалов к заседаниям коллегии Министерства
юстиции Российской Федерации. оформление протоколов коллегии.
Работа с поручениями, содержащимися в протоколах
9.1. Заседания коллегии Министерства юстиции Российской Федерации
проходят в соответствии с планом работы коллегии, утвержденным
распоряжением Министерства юстиции Российской Федерации.
9.2. Проект плана работы коллегии составляется Департаментом
управления и контроля на полугодие и после обсуждения на совещании у
первого заместителя Министра представляется на утверждение Министру
юстиции Российской Федерации.
Основанием для включения в проект плана работы коллегии вопросов,
подлежащих рассмотрению на ее заседаниях, являются:
приказы Министерства и указания Министра юстиции Российской
Федерации;
постановления, распоряжения и указания вышестоящих органов;
решения коллегии, принятые ранее;
предложения членов коллегии;
предложения руководителей структурных подразделений Министерства;
плановые мероприятия, рассмотрение которых на коллегии было
оговорено в планах работы Министерства.
9.3. Руководители структурных подразделении Министерства и члены
коллегии свои предложения по вопросам, подлежащим рассмотрению на
коллегии, передают в письменном виде в Департамент управления и
контроля не позднее 15-го числа последнего месяца полугодия.
Предложение должно быть четко сформулировано, отражать главное из
того, что подлежит обсуждению, содержать указания: кто будет
докладывать вопрос на коллегии, а также кто приглашается на обсуждение
из территориальных органов и учреждении Министерства других
организаций, министерств и ведомств.
Внесение каких-либо изменений в утвержденный план работы в ходе
его реализации может быть произведено только Департаментом управления
и контроля по указанию Министра юстиции Российской Федерации.
9.4. Контроль за подготовкой материалов, подлежащих рассмотрению
на заседаниях коллегии, возлагается на Департамент управления и
контроля, который составляет в соответствии с планом повестку дня,
согласовывает список приглашенных и представляет их на утверждение
Министру юстиции Российской Федерации.
Руководители структурных подразделений, готовящие материалы,
обязаны не позднее чем за 20 дней до очередного заседания коллегии
(этот срок может быть сокращен по указанию Министра юстиции Российской
Федерации или лица, исполняющего его обязанности) передать в
Департамент управления и контроля справку по обсуждаемому вопросу,
проект решения коллегии, список приглашенных на коллегию, а также,
если это вытекает из характера вопроса и логики предстоящего
обсуждения, проекты других документов (постановлений, распоряжений
Правительства Российской Федерации, приказов, записок, информационных
писем, обзоров и т.п.).
Представляемые документы в обязательном порядке визируются
исполнителем, руководителем структурного подразделения, редактором и
заместителем Министра, курирующим данное подразделение.
Обо всех случаях несвоевременной или некачественной подготовки
материалов к заседанию коллегии руководитель Департамента управления и
контроля докладывает Министру юстиции Российской Федерации.
Скомплектованный материал к заседанию коллегии (с повесткой дня)
за две недели до его проведения рассылается членам коллегии,
руководителям структурных подразделений (если они приглашены на
заседание коллегии). Лицам, приглашенным на коллегию, направляется
повестка дня или материал по конкретному вопросу.
9.5. После заседания коллегии руководители соответствующих
структурных подразделений обязаны в 3-дневный срок (если
председательствующим на коллегии не был установлен другой срок)
доработать представленные ими на коллегию документы с учетом
прошедшего обсуждения, завизировать их у заместителя Министра и
передать в Департамент управления и контроля. Доработанные материалы
коллегии руководитель Департамента управления и контроля или его
заместитель представляет на подпись председательствующему на коллегии.
9.6. На основании состоявшегося обсуждения и полученных
документов Департаментом управления и контроля в недельный срок (с
момента окончания заседания коллегии) составляется протокол заседания
коллегии (приложение N 9). Протокол подписывается председательствующим
на заседании и секретарем.
9.7. После подписания протокола заседания коллегии Департамент
управления и контроля готовит и размножает выписки из протокола в
месте с контрольными карточками направляет их в соответствующие
структурные подразделения Министерства для организации исполнения
принятых решений и контроля.
Специалисты подразделении, отвечающие за этот участок работы,
ведут специальные дела, в которых выписки из решений коллегии
подшиваются в хронологическом порядке. Эти дела служат
контрольно-справочным материалом при организации и осуществлении
контроля за исполнением решения коллегии.
Формы и техническая сторона осуществления контроля (контрольная
карточка, электронная база данных и т.д.) устанавливаются аналогично
изложенным в разделе об организации особого контроля за исполнением
поручений вышестоящих органов власти.
Выписки из решений коллегии, касающиеся деятельности
территориальных органов и учреждений Министерства, рассылаются их
руководителям.
9.8. Руководитель Департамента управления и контроля докладывает
Министру юстиции Российской Федерации о ходе выполнения решений
коллегии по итогам каждого полугодия.
Решение о снятии с контроля того или иного документа коллегии
принимается Министром юстиции Российской Федерации по мотивированному
рапорту должностного лица, на которое возлагается контроль за
исполнением решения коллегии.
10. Планирование. Контроль за выполнением планов
работы Министерства юстиции Российской Федерации
10.1. С целью наиболее полного охвата всех направлений
деятельности, а также координации работы структурных подразделении
Министерства, территориальных органов и учреждений Министерства
составляются полугодовые и тематические (планы мероприятий
Министерства по выполнению поручений Президента и Правительства
Российской Федерации, Министра юстиции Российской Федерации) планы
работы Министерства.
10.2. Контроль за подготовкой планов, представление их на
утверждение руководству Министерства и доклад о их выполнении
возлагаются на руководителя Департамента управления и контроля или его
заместителя.
Утверждает планы Министр юстиции Российской Федерации, а в его
отсутствие исполняющим его обязанности заместитель. Ему же
докладывается итоговая информация о реализации планов.
Планы составляются отделом планирования, организации и контроля
Департамента управления и контроля на основании предложений
руководителей структурных подразделений. Этим же отделом
осуществляется контроль за выполнением утвержденных планов.
10.3. При подготовке предложений в план руководители структурных
подразделений Министерства должны учитывать решения, поручения,
задания и указания Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации и Министра юстиции Российской Федерации, сроки
исполнения которых находятся в пределах границы плана. В полугодовой
план могут включаться мероприятия, для реализации которых составлены
тематические планы.
10.4. В целях своевременного оповещения территориальных органов и
учреждений Министерства о планируемых Министерством мероприятиях
разработка полугодового плана осуществляется заблаговременно из
расчета его рассылки на места за один месяц до наступления полугодия.
Исходя из этого руководители структурных подразделений Министерства
обязаны ежегодно не позднее первой половины мая и ноября представлять
в Департамент управления и контроля в письменном виде мотивированные
предложения в план работы на предстоящее полугодие.
10.5. Вносимые в план предложения должны:
исходить из реальной обстановки, учитывать перспективные
направления работы Министерства и преследовать конкретную цель;
формулироваться кратко, четко, конкретно, охватывать суть
вопроса;
содержать указание, кто конкретно несет ответственность за
выполнение данного пункта, и сроки его реализации;
включать данные о планируемых выездах на места;
учитывать реальные возможности Министерства.
За содержание предложений несет ответственность руководитель
структурного подразделения.
10.6. Подготовленный проект плана выносится на обсуждение
оперативного совещания руководящего состава Министерства, в работе
которого участвуют заместители Министра и руководители структурных
подразделений Министерства. Исправленный и дополненный проект,
завизированный первым заместителем Министра, представляется на
утверждение Министру юстиции Российской Федерации не позднее чем за
месяц до начала реализации плана.
10.7. Утвержденный план рассылается во все структурные
подразделения, территориальные органы и учреждения Министерства,
доводится до сведения исполнителей и заинтересованных организаций.
Руководители структурных подразделении (другие исполнители) обязаны
принять все меры к полному, своевременному и качественному выполнению
всех намеченных мероприятии и организовать действенный контроль за
ходом реализации плана.
Руководствуясь планом работы Министерства, руководители
структурных подразделений Министерства, его территориальных органов и
учреждений разрабатывают соответствующие планы работы.
10.8. По истечении срока реализации каждого пункта плана
руководитель структурного подразделения письменно информирует
Департамент управления и контроля о его выполнении.
В случае невозможности выполнить какой-либо пункт плана или
уложиться в запланированный срок руководитель структурного
подразделения обязан представить в Департамент управления и контроля
мотивированный рапорт для доклада Министру юстиции Российской
Федерации.
Решения о снятии с исполнителя того или иного планового
мероприятия или о перенесении сроков принимает Министр юстиции
Российской Федерации, а в его отсутствие заместитель, исполняющий его
обязанности.
10.9. По итогам реализации плана Департаментом управления и
контроля готовится докладная записка, которая по решению Министра
юстиции Российской Федерации обсуждается на оперативном совещании или
коллегии.
11. Порядок работы с обращениями граждан
11.1. Организация и обеспечение централизованного учета и
своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в
Министерстве юстиции Российской Федерации осуществляется отделом писем
и приема граждан Департамента управления и контроля (далее - отдел
писем).
11.2. Зарегистрированные в отделе писем обращения, не требующие
доклада руководству, направляются, в зависимости от их содержания, в
соответствующие структурные подразделения Министерства.
11.3. Ответственность за организацию рассмотрения обращений
граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителей
структурных подразделений.
Поступившие в подразделения письменные обращения граждан
рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе
писем, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, в срок
до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного
обращения может быть продлен заместителем Министра, давшим
соответствующее поручение, или по согласованию с отделом писем
руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится
на исполнении, но не более чем на одни месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в отдел писем.
11.4. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в
компетенцию территориальных органов и учреждений Министерства, если не
требуется вмешательства Министерства, направляются в 5-дневным срок
для разрешения по существу в регионы за подписью руководителя
структурного подразделения или его заместителя, о чем уведомляются
заявители.
11.5. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию Министерства, направляются в 5-дневный срок по
принадлежности за подписью начальника отдела писем или его
заместителя.
11.6. Поступившие в структурные подразделения письма без
резолюции Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей,
но требующие особого внимания, докладываются руководителем
структурного подразделения Министру юстиции Российской Федерации или,
в соответствии с распределением обязанностей, его заместителю. При
этом согласовывается порядок рассмотрения обращения.
11.7. Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с
выездом на место работников соответствующих структурных подразделений
принимается Министром юстиции Российской Федерации или его
заместителем.
11.8. Письменные обращения граждан, поступившие в Министерство с
сопроводительным письмом на имя Министра юстиции Российской Федерации
или его заместителя, подписанные депутатом Государственной Думы или
членом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации,
руководителем органа исполнительной власти или региона, в день
регистрации докладываются руководителю Департамента управления и
контроля или его заместителю, который в этот же день докладывает их
соответствующему руководителю Министерства. В таком же порядке
подлежат докладу руководству Министерства письма, содержащие жалобы на
сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных
органов и учреждений Министерства, главных судебных приставов
субъектов Российской Федерации и руководителей региональных органов
системы исполнения наказаний. Письма с резолюциями Министра юстиции
Российской Федерации или его заместителей передаются исполнителю
только через отдел писем, где в случае необходимости берутся на особый
контроль.
11.9. Поручения по обращениям граждан вместе с производством
передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения
резолюции. Если поручение дано нескольким подразделениям, то работу по
его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции
первым. Решение, принятое по такому письму, должно быть согласовано
между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае
возникновения противоречий окончательное решение принимает лицо,
давшее поручение.
11.10. Категорически запрещается:
направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или
организациям, действия которых обжалуются;
передавать обращения из одного структурного подразделения в
другое, минуя отдел писем.
11.11. При рассмотрении обращения гражданину должно быть
обеспечено право лично изложить доводы лицу, рассматривающему его
обращение, ознакомиться с материалами проведенной проверки,
представить дополнительные материалы или ходатайствовать об их
истребовании органом, рассматривающим жалобу, получить письменный или
устный ответ о принятых решениях.
11.12. По обращениям, принятым к производству Министерством,
окончательные ответы готовятся структурными подразделениями и
подписываются их руководителями. По обращениям, направленным для
рассмотрения в территориальным органы и учреждения Министерства или
суды, ответы подписывают соответственно их руководители.
11.13. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке,
подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по
вопросам, относящимся к компетенции Министерства, недопустим.
Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки
заявителю ответа о принятом решении.
К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие
оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению, лишенные
какого-либо смысла и анонимные, т.е. не имеющие информации об авторе,
его фамилии и адресе.
11.14. Личный прием граждан в Приемной Министерства организуют и
проводят начальник отдела писем, его заместитель, специалисты
приемной. В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя
принимает руководитель Департамента управления и контроля или его
заместитель.
11.15. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции
Министерства, при наличии у них ответов руководителей территориальных
органов и учреждений Министерства о том, что их обращения не получили
законного разрешения, проводится специалистами и руководителями
структурных подразделений.
Заместители Министра принимают граждан в случае их
аргументированных возражений против решения руководителя структурного
подразделения Министерства.
В отдельных случаях, по спорным и важным вопросам с жалобами на
решения заместителей Министра, граждан принимает лично Министр юстиции
Российской Федерации.
11.16. Организацию приема посетителей специалистами структурных
подразделений Министерства осуществляют специалисты Приемной
Министерства, а организацию приема посетителей Министром юстиции
Российской Федерации или его заместителями начальник отдела писем или
его заместитель.
11.17. Ежедневно в соответствии с графиком, утвержденным
Министром юстиции Российской Федерации, прием населения ведут
руководители структурных подразделений, их заместители, наиболее
квалифицированные специалисты. Запись к ним на прием осуществляют
специалисты приемной, учитывая при этом специализацию и компетенцию
представителей структурных подразделений Министерства.
Запись на прием к Министру юстиции Российской Федерации или его
заместителям производится в рабочем порядке по мере необходимости.
Прием назначается на удобное время, с учетом рабочего плана
Страницы: 1 2 |