Страницы: 1 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ВОЙСКАХ, ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОГРАНИЧНОЙ
СЛУЖБЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПОГРАНИЧНАЯ СЛУЖБА РФ
18 мая 2002 г.
N 320
(ФПС)
В целях совершенствования работы с документами в войсках, органах
и организациях Пограничной службы Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
войсках, органах и организациях Пограничной службы Российской
Федерации (далее именуется - Инструкция).
2. Начальникам региональных управлений, пограничных и оперативных
групп, командирам (начальникам) воинских частей (организаций)
Пограничной службы Российской Федерации (далее именуются - командиры
(начальники) воинских частей (организаций) обеспечить выполнение
требований Инструкции.
3. Приказом Министерства безопасности Российской Федерации от 18
января 1993 г. N 25 "Об утверждении Инструкции по несекретному
делопроизводству в федеральных органах государственной безопасности и
Пограничных войсках Российской Федерации" не руководствоваться.
4. Приказ ФПС России от 5 декабря 1998 г. N 680 "Об утверждении
Инструкции о порядке подготовки правовых актов в органах и войсках ФПС
России" считать утратившим силу.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
командиров (начальников) воинских частей (организаций).
Директор Федеральной
пограничной службы
Российской Федерации
генерал-полковник
К.В. Тоцкий
18 мая 2002 г.
N 320
УТВЕРЖДЕНА
приказом Федеральной пограничной
службы Российской Федерации
от 18 мая 2002 года
N 320
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в войсках, органах и организациях
Пограничной службы Российской Федерации
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с
несекретными и пометкой "Для служебного пользования" документами в
войсках, органах и организациях Пограничной службы Российской
Федерации.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября
2000 г. N 68 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской
Федерации 26 декабря 2000 г., регистрационный N 2508).
1.3. Общее руководство делопроизводством осуществляется
командиром (начальником) воинской части (организации).
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства и контроль
за его ведением в воинских частях (организациях) возлагаются на
начальников штабов, а где такая должность не предусмотрена штатом - на
одного из заместителей командира (начальника).
1.5. Должностные лица, отвечающие за руководство, организацию
делопроизводства и контроль за его ведением, обязаны:
знать фактическое состояние делопроизводства;
определять порядок работы с документами;
обеспечивать необходимые условия для правильной организации и
ведения делопроизводства;
организовывать проведение занятий с личным составом по изучению
требований настоящей Инструкции;
принимать меры по совершенствованию делопроизводства, внедрению
автоматизированных технологий обработки документов и сокращению
служебной переписки;
обеспечивать готовность документов к спасению при пожарах,
стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях;
обеспечивать правильное использование действительных и условных
наименований воинских частей (организаций) при подготовке и отправке
документов;
организовывать ежегодную проверку наличия документов и изданий;
организовывать отбор и уничтожение документов с истекшими сроками
хранения, не нужных для практической работы и не имеющих исторической
или научной ценности;
обеспечивать своевременную сдачу в Центральный архив Пограничной
службы Российской Федерации (далее именуется - Центральный архив) дел
постоянного и временного (свыше 15 лет) хранения. Не допускать
уничтожения документов, подлежащих сдаче на хранение в Центральный
архив.
1.6. Ведение делопроизводства в воинских частях (организациях)
осуществляется секретными частями, секретными отделами и отделениями,
иными участками делопроизводства (далее именуются - делопроизводство),
а там, где они штатом не предусмотрены - должностными лицами,
назначенными приказами командиров (начальников).
На делопроизводство возлагаются следующие основные функции:
прием, учет и регистрация поступающих документов, проверка
соответствия количества документов, фактически полученных
делопроизвод- ством, количеству зарегистрированных документов, а также
правильности их регистрации;
передача документов на рассмотрение командиру (начальнику) и
после получения соответствующих указаний - исполнителю;
учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их
оформления, а также их отправка;
контроль за прохождением документов и исполнением поручений по
ним;
организация справочно-информационной работы по вопросам
прохождения и исполнения документов, подготовка сводок об исполненных
и находящихся на исполнении документах;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у личного
состава;
контроль за своевременной сдачей в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел, журналов и картотек;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение
сохранности дел, находящихся в делопроизводстве и законченных
делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение
в Центральный архив;
ознакомление должностных лиц воинской части (организации) с
документами, поступившими из вышестоящих органов военного управления
Пограничной службы Российской Федерации (далее именуются - органы
военного управления), иных органов и организаций согласно поручениям
командира (начальника);
проведение инструктажа вновь прибывших в воинскую часть
(организацию) должностных лиц по вопросам организации работы с
документами.
1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подчиненных региональным
управлениям, пограничным и оперативным группам воинских частях
(организациях) осуществляют делопроизводства указанных органов
военного управления.
1.8. Должностные лица воинской части (организации) несут
персональную ответственность за соблюдение требований настоящей
Инструкции по работе с документами и неразглашение содержащейся в них
служебной информации.
Должностные лица обязаны:
знать и строго выполнять требования, установленные настоящей
Инструкцией;
немедленно сообщать непосредственному начальнику об утрате или
недостаче документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений,
хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, личных печатей, а
также о фактах обнаружения излишних и неучтенных документов;
перед убытием в отпуск, на лечение или выездом в командировку
(сроком более чем на 15 суток) передавать через делопроизводство
находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому
должностному лицу по указанию непосредственного руководителя
(начальника);
при увольнении (откомандировании) или переводе к новому месту
военной службы (работы) своевременно сдать все числящиеся за ним
документы в делопроизводство.
1.9. Должностным лицам, работающим с документами, запрещается:
сообщать устно или письменно сведения о характере работ,
проводимых в воинской части (организации), действительные наименования
и пункты дислокации воинских частей (организаций) лицам, не имеющим по
роду военной службы (работы) отношения к этим сведениям;
обращаться с личными просьбами на бланках воинской части
(организации);
провозить и передавать за пределы Российской Федерации документы,
не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой
печати;
изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки,
визитные карточки, не предусмотренные настоящей Инструкцией, с
действительным наименованием воинской части (организации) или воинской
должности.
1.10. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц, принимающих участие в их разработке или
знакомящихся с этой информацией.
1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой
информации, передача им какой-либо информации или документов
осуществляется в установленном порядке.
1.12. Переписка по вопросам служебной деятельности в воинских
частях (организациях) осуществляется:
с вышестоящими органами военного управления - в соответствии с
Табелем внеочередных и плановых донесений органов и войск Федеральной
пограничной службы Российской Федерации в мирное время, утвержденным
приказом ФПС России от 18 июля 1999 г. N 0210 (*);
непосредственно в воинских частях (организациях) - в порядке
подчиненности. Ведение переписки внутри подразделений воинской части
(организации) запрещается;
с войсками, органами и организациями Пограничной службы
Российской Федерации, не подчиненными друг другу по службе, с органами
государственной власти Российской Федерации, органами государственной
власти субъектов Российской Федерации, органами местного
самоуправления, предприятиями, организациями, гражданами, официальными
представителями иностранных государств - в пределах своей компетенции.
II. Документация войск, органов и организаций
Пограничной службы Российской Федерации
2.1. Деятельность воинских частей (организаций) обеспечивается
системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется порядком
разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и
характером переписки с вышестоящими органами военного управления и
взаимосвязей воинских частей (организаций).
2.2. Основные виды документов, разрабатываемых в воинских частях
(организациях): приказы, распоряжения, приказания, правила, положения,
инструкции, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры
(контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты,
справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные
удостоверения, отпускные билеты, выписки из приказов, воинские
перевозочные документы, денежные и продовольственные аттестаты и иные
текстовые и графические, написанные или нарисованные от руки,
написанные на пишущей машинке или изготовленные на персональных
электронно-вычислительных машинах (далее именуются - ПЭВМ) документы.
III. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы оформляются на бланках и имеют установленный
комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Введение в обращение бланков документов осуществляется
командирами (начальниками) воинских частей (организаций) по
предложениям, вносимым делопроизводствами, а также должностными лицами
по направлениям служебной деятельности.
Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, а также
внутренняя переписка оформляются, как правило, на стандартных листах
бумаги формата А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) и А6
(105х148 мм).
3.1.2. Для внешней переписки, а также приказов, распоряжений,
приказаний (далее именуются - правовые акты) используются бланки,
образцы которых приведены в приложениях N 1-10.
3.1.3. В управлениях пограничных и оперативных групп допускается
использование бланков с угловыми штампами с изображением
Государственного герба Российской Федерации (**), изготовление которых
осуществляется по заказам делопроизводства только на полиграфических
предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности.
3.1.4. Изготовление бланков без изображения Государственного
герба Российской Федерации производится типографским способом или с
разрешения делопроизводства на средствах электронно-вычислительной
техники.
3.1.5. Удостоверения личности и о гражданстве военнослужащих,
документы, удостоверяющие личность и правовое положение
военнослужащих, трудовые книжки и вкладыши к ним, воинские
перевозочные документы, аттестаты на материальные ценности, чековые
квитанции, расчетные книжки, бланки с изображением Государственного
герба Российской Федерации, бланки с грифом "Секретно" (по
заполнении)" и другие бланки с поэкземплярной нумерацией являются
бланками строгой отчетности и учитываются в журнале учета согласно
приложению N 20.
3.2. Требования к составлению и оформлению документов
3.2.1. Подготовка проекта документа начинается с изучения
существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому
вопросу законодательства, нормативных правовых актов ФПС России,
собственных правовых актов и справочного материала. Документ
составляется, как правило, по одному предмету регулирования, за
исключением отчетов, планов и других аналогичных документов,
затрагивающих большой круг взаимосвязанных вопросов.
3.2.2. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его
элементов, называемых реквизитами.
Пометка "Для служебного пользования"
3.2.3. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера
экземпляра проставляется на первой странице документа, на титульном
листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к
документам, содержащим информацию ограниченного распространения.
Пометка "Для служебного пользования" печатается в правом верхнем
углу документа за пределами границ текстового поля. Номер экземпляра
печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных
интервала (18 пт) (***) и центрируется относительно грифа ограничения
доступа.
Адресование
3.2.4. Документ может адресоваться организации, ее структурному
подразделению или должностному лицу.
В состав реквизита "Адресат" входит наименование организации
(структурного подразделения организации), инициалы и фамилия
получателя. Если документ адресован физическому лицу, необходимо
указать инициалы и фамилию получателя и его почтовый адрес. Сокращение
наименования должности в реквизите "Адресат" не допускается.
Первая строка реквизита "Адресат" располагается на уровне первой
строки углового штампа. Самая длинная строка реквизита "Адресат"
ограничивается правым полем документа и 3-10 печатными знаками от
самой длинной строки углового штампа.
Наименование организации (ее структурного подразделения), а также
наименование должности лица, которому адресуется документ, печатаются
через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Инициалы и фамилия (воинское звание, инициалы и фамилия) адресата
отделяются 1,5 межстрочным интервалом (18 пт).
При направлении документа в организацию наименование организации
пишется в именительном падеже.
Например:
Приволжский федеральный округ
При направлении документа в структурное подразделение организации
наименование подразделения пишется также в именительном падеже.
Например:
Центральный федеральный округ
Управление по связям с общественными,
политическими, религиозными организациями
и средствами массовой информации
Документ адресуется должностному лицу организации в случае, когда
предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и
принимать решение по вопросам, поставленным в документе. При этом
наименование организации входит в наименование должности адресата.
Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже.
Например:
Полномочному представителю
Президента Российской Федерации
в Южном федеральном округе
инициалы, фамилия
Если документ направляется должностному лицу, имеющему воинское
или специальное звание, то в реквизите "Адресат" указывается его
звание.
Например:
Военному комиссару
Челябинской области
воинское звание, инициалы, фамилия
При адресовании документа физическому лицу указываются инициалы,
фамилия адресата, затем через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) его
почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал (12
пт).
Например:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
Киреевский р-н, г. Липки,
Тульская обл., 301264
Заголовок
3.2.5. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен
иметь заголовок, в краткой и точной форме отражающий существо вопроса,
излагаемого в документе. Заголовок формулируется с помощью
отглагольного существительного в предложном падеже, отвечающего на
вопрос "О чем?". Например: "Об отмене...", "О состоянии...".
Заголовок не оформляется к телеграммам, рапортам, справкам,
служебным документам в объеме одной страницы и к служебным документам
формата А5 (148х210 мм).
Заголовок располагается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов
(24-36 пт) от углового штампа и печатается через 1 межстрочный
интервал (12 пт) без абзацного отступа.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок не подчеркивается
и в кавычки не заключается.
В документе-ответе вместо заголовка указывается номер и дата
документа на который дается ответ. Например: На N 1/1/0777 от 29
сентября 2002 г., либо на N 1/1/0777 от 29.09.02 г.
Текст документа
3.2.6. Текст документа должен быть написан служебно-деловым
стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации. Текст
документа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24-36
пт), печатается с полуторным межстрочным интервалом и выравнивается по
левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы табличного поля (5
печатных знаков).
При составлении текста документа необходимо соблюдать следующие
правила:
содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным,
обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем
информации. Краткость содержания документа достигается за счет
исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления
общепринятых сокращений. Следует избегать сложных придаточных
предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов;
при подготовке текста документов следует выбирать слова в
соответствии с их лексическим значением. Незнание лексического
значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "удешевить
себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость;
возможный вариант - "снизить себестоимость"). Затрудняют восприятие
текста повторы или однокоренные словообразования: польза от
использования, следует учитывать следующие факты, данное явление
полностью проявляется в условиях и т.д.;
не допускается использование в официальных документах слов,
относящихся к разговорной лексике, например: пограничник, моряк,
сухопутчик, лаборантка, а также применение образной фразеологии;
в тексте документа не должно быть различного написания одних и
тех же имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений
и т.п. Так, если однажды в тексте документа фамилия написана с двумя
инициалами, например, Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем
должна писаться так же;
если требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг
объектов), а также когда в тексте документа неоднократно употребляется
то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге
объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное
наименование по форме " (далее именуется - :)" и в последующем тексте
употребляется только его сокращенное наименование;
в документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и
последующие страницы нумеруются. Порядковый номер страницы
проставляется арабскими цифрами без знака точки по центру за пределами
границы верхнего поля.
Приложения
3.2.7. Если к документами, за исключением правовых актов,
прилагаются
другие материалы, то о них должна быть ссылка в конце текста
после слова "Приложения:".
Приложения к документам оформляются так же, как и основные
документы, и должны иметь все реквизиты основного документа (название,
заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку
о согласовании и т.п.).
Реквизит "Приложение" отделяется от текста 2 межстрочными
интервалами (24 пт).
Слово "Приложение" печатается на расстоянии 1,25 см на левой
границы текстового поля (5 печатных знаков). После слова "Приложение"
ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный
интервал (12 пт).
Если приложения названы в тексте документа, то отметка о них
оформляется по следующей форме:
Приложение: N 1/4 на 10 л. в 1 экз.
Если в тексте документа приложения не названы, то их наименования
необходимо перечислить перед реквизитом "Подпись" с указанием учетного
номера, количества листов и экземпляров каждого приложения.
Например:
Приложения:
1. Титульный план : N 1/17 на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов : N 1/18 на 9 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Например:
Приложение: 2 брошюры.
На большое количество приложений составляется отдельная опись с
указанием необходимых данных о количестве приложений, а в конце текста
документа пишется: "Приложения согласно описи N --- на --- листах.".
Если приложение готовится только к первому экземпляру документа,
то об этом в реквизите "Приложение" делается отметка: "Только в
адрес".
Например:
Приложение: N 1/3 на 5 л. в 2 экз., только в адрес.
Если прилагаемый документ имеет свое приложение, то дополнительно
указывается: ": и приложение к нему, всего на 7 л.".
Подписание документов
3.2.8. Документы подписывают должностные лица войск, органов и
организаций Пограничной службы Российской Федерации в пределах своих
полномочий по ведению переписки.
В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного
отсутствия по другой причине должностного лица, имеющего право
подписывать документы, документ подписывается должностным лицом, на
которое возложено временное исполнение его обязанностей, о чем
объявляется приказом командира (начальника) воинской части
(организации). Не допускается подписывать документы с предлогом "за"
или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Реквизит "Подпись" отделяется от последней строки текста
(последней строки реквизита "Приложение") 2-3 межстрочными интервалами
(24-36 пт) и печатается через 1 межстрочный интервал (12 пт).
Реквизит "Подпись" включает в себя: наименование должности лица,
подписывающего документ, его личную подпись и ее расшифровку
(инициалы, фамилию). При направлении документов адресату, имеющему
воинское звание, указывается также воинское звание должностного лица,
подписывающего документ.
При подписании документов несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне (если они имеют равные
должности) или одна под другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности.
В протоколах подписи располагаются с учетом распределения
обязанностей и размещаются вертикально.
Утверждение документов
3.2.9. Особым способом введения документа в действие является его
утверждение. Право утверждения документов принадлежит командирам
(начальникам) воинских частей (организаций) и их заместителям по
направлениям деятельности.
На документах, подлежащих утверждению, реквизит "Гриф
утверждения" состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ,
наименования должности и воинского звания, подписи, инициалов и
фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения.
Если документ утверждается правовым актом, то "Гриф утверждения"
включает в себя: слово УТВЕРЖДЕНО, согласованное в роде и числе с
наименованием утверждаемого документа, название вида правового акта,
его дату и номер.
Заголовки многострочных реквизитов "Гриф утверждения" - слова
УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на номер и дату правового акта
располагаются в правом верхнем углу первого листа утверждаемого
документа, печатаются прописными буквами, в кавычки не заключаются.
Заголовки реквизитов - слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ отделяются от
последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (18 пт).
Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал (12
пт).
Все составные части многострочного реквизита центрируются
относительно самой длинной строки, размер которой не должен превышать
9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Арктического регионального управления
Федеральной пограничной службы
Российской Федерации
от (дата) N ----
При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются на
одном уровне.
В подписанных (утвержденных) документах исправления и добавления
должны быть заверены визой должностного лица, подписавшего документ.
Согласование проектов документов
3.2.10. Согласование документа может быть внутренним, внешним и
оформляется визой либо грифом согласования. Виза включает в себя
должность визирующего, воинское звание, личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию) и дату.
Отказ от рассмотрения документа, поступившего на согласование, не
допускается.
3.2.11. Внутреннее согласование проекта документа производится в
следующем порядке:
начальник подразделения воинской части (организации),
исполнявшего документ;
начальники подразделений воинской части (организации) -
соисполнителей проекта документа.
При отсутствии возражений проект документа визируется должностным
лицом в пределах полномочий на лицевой стороне последнего листа
второго экземпляра документа.
Проекты правовых актов визируются внизу на оборотной стороне
последнего листа правового акта или на листе согласования.
Все проекты правовых актов визируются начальником штаба, а там,
где такая должность не предусмотрена по штату - одним из заместителей
командира (начальника).
Проекты правовых актов перед представлением на подпись командиру
(начальнику) воинской части (организации) подлежат правовой экспертизе
в подразделении правового обеспечения. Штамп с подписью юриста
проставляется на оборотной стороне каждого листа подлинника
разрабатываемого правового акта и приложениях к нему.
В случае несогласия с проектом документа дается мотивированное
заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые
мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе,
о чем при визировании производится отметка: "Замечания прилагаются".
При согласии с замечаниями и предложениями в проект вносятся
необходимые изменения.
Если в процессе согласования (визирования) в проект документа
вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному
согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке
проекта документа внесены уточнения редакционного характера, не
изменившие его содержания.
Для рассмотрения разногласий, возникших в процессе согласования
проекта документа, руководитель подразделения - исполнителя не позднее
чем в трехдневный срок созывает совещание представителей
заинтересованных подразделений. Если взаимоприемлемое решение не
найдено, то исполнителем проекта документа составляется общая справка
по всему перечню разногласий и прилагается к проекту документа.
3.2.12. Внешнее согласование в зависимости от содержания
документа осуществляется в последовательности:
с органами государственной власти субъектов Российской Федерации,
иными органами и организациями, когда они выступают обязательной
стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа,
или когда содержание документа затрагивает их интересы;
с общественными организациями - в случаях необходимости или
предусмотренных положениями об этих организациях;
с органами Российской Федерации, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.).
Проекты документов, поступивших на согласование из органов
государственной власти субъектов Российской Федерации, других органов
и организаций, визируются командиром (начальником) воинский части
(организации) или по его поручению одним из заместителей.
При внешнем согласовании визирование может осуществляться на
отдельном листе согласования (в проекте документа в этом случае
делается отметка: "Лист согласования прилагается") или грифом
согласования.
3.2.13. Гриф согласования включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования или название
документа, подтверждающего согласование, и его дату. В многострочном
реквизите слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами и отделяется от
последующих строк полуторным межстрочным интервалом (18 пт). Остальные
строки многострочного реквизита печатаются через 1 интервал (12 пт).
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Арктического
регионального управления
Федеральной пограничной службы
Российской Федерации
----------------------------------------------
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
дата --------------
Гриф согласования располагается после реквизита "Подпись" в левом
нижнем углу.
Если согласование производится с коллегиальным органом или
посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания N ---------
----------------------------------
(наименование коллегиального органа)
дата ----------------
При наличии нескольких реквизитов согласования они располагаются
на одном уровне.
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника Заместитель губернатора
Западного регионального управления Воронежской области
Федеральной пограничной службы (инициалы, фамилия)
Российской Федерации
воинское звание
(инициалы, фамилия)
дата дата
Датирование документов
3.2.14. Датой документа является дата его подписания, для
документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия,
для утверждаемого документа - дата его утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ.
Для совместных документов датой документа является дата
подписания его последним должностным лицом, подписывающим данный
документ.
Дата подписания оформляется цифровым или словесно-цифровым
способом.
Цифровой способ датирования, то есть тремя парами арабских цифр,
разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год
(например: 05.03.01 г.) используется при визировании;
словесно-цифровой (например: 5 марта 2001 г.) - при подписании
(утверждении) документов.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата
проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ,
и печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных
интервала от предыдущего реквизита (24 пт).
Оформление копий документов и приложений к ним
3.2.15. Копии документов и приложений к ним (вторые и последующие
экземпляры) должны абсолютно точно воспроизводить все реквизиты
подлинника, за исключением реквизита углового штампа, а также иметь
реквизит "Экз. N --".
Поправки, внесенные при подписании документа, должны быть внесены
во все копии документа.
Копии документов заверяются исполнителем с указанием должности,
воинского звания (если он военнослужащий), инициалов и фамилии, даты
заверения.
Например:
Верно: старший офицер оперативного отдела
воинское звание ------------------------------ инициалы, фамилия
дата -------------------
Оформление оборотной стороны документа
3.2.16. На оборотной стороне последнего листа исходящего
документа в нижней его части от середины вправо указывается фамилия,
имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.
Например:
Борисов Владимир Иванович,
тел. 00-00-00
На оборотной стороне последнего листа исходящего документа,
остающегося в деле, в нижней его части от левой границы текстового
поля указываются:
общее количество отпечатанных экземпляров и листов каждого
экземпляра;
расчет рассылки;
фамилия, имя, отчество исполнителя, его служебный телефон, личная
подпись;
наименование подразделения;
кто печатал, номер магнитного диска и имя файла;
номер по журналу распечаток;
дата печатания.
Например:
Отп. 2 экз., каждый экз. на -- листах
1 экз. - в ФПС России
2 экз. - в дело N --
исп. Иванов Алексей Борисович, тел. 00-00-00, оперативный отдел
(личная подпись)
печ. Сергеева С.М. с гибкого магнитного диска N ---, post. txt
N 12-4/324-ВТ
03.05.02г.
Заверение документов
3.2.17. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности, ставится печать.
Гербовые печати ставятся на документах в случаях удостоверения
прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих
расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на
доверенностях, договорах, в трудовых книжках и удостоверениях.
Негербовые печати, с наименованием органа военного управления или
его подразделения, ставятся на копиях документов, размноженных
правовых актах воинских частей (организаций) при их рассылке, на
справках, подтверждающих трудовую деятельность.
Проставление других печатей осуществляется в соответствии со
специальными инструкциями.
На бланках документов должно быть предусмотрено специальное место
для проставления печати "МП". Оттиск печати должен захватывать часть
слов наименования должности лица, подписывающего документ.
IV. Делопроизводство
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки адресату, сдачи на хранение или
уничтожение образует документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними, регламентируются настоящей Инструкцией и функциональными
обязанностями должностных лиц воинских частей (организаций).
4.2. Организация доставки документов
4.2.1. Доставка документов в войсках, органах и организациях
Пограничной службы Российской Федерации осуществляется средствами
почтовой, фельдъегерской, электрической связи и пограничной почты.
4.2.2. Корреспонденция, имеющая пометку "Служебная", доставляется
через подразделения Государственной фельдъегерской службы Российской
Федерации, Главного центра специальной связи Минсвязи России,
пограничную почту. Остальная корреспонденция - через средства почтовой
связи.
4.2.3. По каналам электрической связи войск, органов и
организаций Пограничной службы Российской Федерации передаются
телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, радиограммы, факсограммы
и электронные копии документов.
4.3. Прием, учет (регистрация), обработка
и распределение поступающих документов
4.3.1. Прием, первоначальная обработка, учет и распределение
поступающей корреспонденции (за исключением документов, указанных в
подпункте 4.2.3 настоящей Инструкции) в рабочее время производится
делопроизводством.
В нерабочее время срочная корреспонденция в пакетах принимается
дежурной службой воинских частей (организаций), записывается в журнал
сдачи пакетов согласно приложению N 17. Деятельность дежурной службы
со срочной корреспонденцией регламентируются инструкцией, утверждаемой
командиром (начальником) воинской части (организации).
4.3.2. Принимающий корреспонденцию обязан проверить правильность
ее адресования, целостность упаковки и оттисков печатей, соответствие
оттисков печатей наименованию отправителя, сверить номера упаковки с
номерами, указанными в реестре (журнале, расписке), расписаться за
полученную корреспонденцию, указав прописью количество принятых
упаковок, дату и время получения, и заверить свою подпись печатью "Для
пакетов".
В случае обнаружения каких - либо повреждений упаковки или
нарушений ее оформления в реестре (журнале, расписке) делается
соответствующая запись и при необходимости сообщается отправителю.
4.3.3. При вскрытии пакетов на рабочем столе не должно быть
никаких других документов и посторонних предметов. Пакеты (за
исключением имеющих пометки ограничения вскрытия корреспонденции)
разрезаются с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы.
Документы изымаются, сверяются исходящие номера документов с номерами,
указанными на пакетах, и каждый документ проверяется полистно. Если
при вскрытии пакета обнаружено повреждение, отсутствие документа или
приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на
пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт
(образец акта приведен в приложении N 12) в двух экземплярах: первый
остается в делопроизводстве, а второй высылается отправителю.
4.3.4. Вся корреспонденция подлежит учету в день ее поступления.
Учет входящей корреспонденции осуществляется по журналу согласно
приложению N 15 или по карточкам согласно приложению N 18.
При карточной форме учета на каждый поступивший документ
заполняется регистрационная карточка согласно приложению N 18 в двух
экземплярах. На карточке и документе при его регистрации проставляется
регистрационный номер по журналу учета согласно приложению N 16.
Первый экземпляр карточки вместе с документом передается исполнителю,
а второй с распиской исполнителя в получении документа хранится в
картотеке делопроизводства для контроля прохождения и исполнения
документа.
Из первых экземпляров отработанных карточек в делопроизводстве
формируется учетно-справочная картотека входящих документов. Карточки
в картотеках систематизируются по порядку регистрационных номеров или
по корреспондентскому признаку.
После отработки первых экземпляров карточек вторые экземпляры с
указанием в них данных о местонахождении документов помещаются в
отдельную картотеку по подразделениям или исполнителям и по окончании
года используются для проверки наличия документов, после чего
уничтожаются с отметкой в акте проверки.
При автоматизированном учете входящей корреспонденции первичная
информация заносится в журнал учета согласно приложению N 16,
остальные данные фиксируются в базе данных ПЭВМ. При этом база данных
ПЭВМ должна иметь необходимый минимум обязательных реквизитов: автор
(корреспондент), название вида документа, дата документа, исходящий
номер документа, дата поступления, входящий номер документа, заголовок
документа или его краткое содержание, содержание резолюции, срок
исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в
дело.
На лицевой стороне первого листа поступившего документа в правом
нижнем углу проставляется регистрационный штамп, в оттиске которого
указывается входящий номер, дата регистрации документа и количество
листов. На документах, представляемых на согласование и подлежащих
возврату отправителю, регистрационные реквизиты пишутся карандашом без
проставления регистрационного штампа.
На первых страницах приложения к входящему документу ставится
штамп "Приложение к вх. N -- от --- --------- 200- г.", в оттиске
которого указывается входящий номер и дата регистрации документа.
4.3.5. Пакеты, имеющие пометки ограничения вскрытия
корреспонденции, регистрируются без вскрытия. Входящий номер
проставляется в правом нижнем углу пакета. В журнале (карточке, базе
данных ПЭВМ) вместо краткого содержания пишется "Пакет". Запись других
необходимых данных о документе производится со слов адресата или
исполнителя документа. Лицо, вскрывшее пакет, переносит данные с
оттиска штампа на документ.
4.3.6. При наличии в пакете номеров нескольких документов каждый
из них регистрируется за отдельным входящим номером.
4.3.7. Конверты поступившей корреспонденции после проверки
уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно
установить адрес отправителя или дата почтового штемпеля имеет
значение в качестве доказательства времени отправки и получения
документа.
Ошибочно засланные и излишние документы возвращаются исполнителю
или по согласованию с ним передаются (пересылаются) по принадлежности
за их же номерами.
4.3.8. Пакеты, адресованные в подразделения воинских частей
(организаций), имеющие свои делопроизводства, передаются без вскрытия
по журналу учета согласно приложению N 17.
4.4. Рассмотрение и организация исполнения документов
4.4.1. Порядок доклада и рассмотрения документов в воинских
частях (организациях) определяют их командиры (начальники) в
соответствии с функциональными обязанностями и компетенцией
должностных лиц воинской части (организации) и с учетом характера и
важности документов. При этом определяются должностные лица, которым
документы докладываются непосредственно делопроизводством. Остальные
должностные лица получают документы на исполнение в делопроизводстве.
4.4.2. Пакеты, имеющие пометку "Лично", могут быть вскрыты только
адресатом или его доверенным лицом, а срочные пакеты с пометкой
"Лично" при отсутствии адресата и его доверенного лица могут быть
вскрыты другим должностным лицом с разрешения адресата или
отправителя.
Пакеты с пометкой "Вскрыть лично" могут быть вскрыты только
адресатом, а срочные пакеты с пометкой "Вскрыть лично" в случае
отсутствия адресата могут быть вскрыты другим должностным лицом с
разрешения отправителя.
4.4.3. Документы докладываются, как правило, должностным лицам,
которым они адресованы, в день поступления, а документы с пометкой
"Срочно" - немедленно.
4.4.4. Подлежащие рассмотрению документы должны быть
соответствующим образом подготовлены. Если вопросы, изложенные в
поступившем документе, ранее рассматривались командиром (начальником),
то к документу прикладываются необходимые справочные материалы или о
их содержании докладывается устно.
4.4.5. В случаях, когда в поступившем документе запрашивается о
разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на
проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным
запросам и ходатайствам, командир (начальник) воинской части
(организации), которому адресован документ, ответ может дать на этом
же документе. Такой документ подлежит возврату отправителю за входящим
номером без сопроводительного письма.
4.4.6. Если командир (начальник) воинской части (организации),
которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного
вопроса, он направляет документ по команде должностному лицу, в
компетенцию которого входит решение данного вопроса.
Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции
должностного лица, которому адресован документ, затрагиваются вопросы,
подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка
(снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем
уведомляется должностное лицо, направившее документ.
4.4.7. Решения и поручения (далее именуются - резолюции) по
исполнению документов пишутся на свободных от текста полях, отдельных
листах бумаги или на специальном бланке формата А6 (105х148 мм). В
состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы
исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок его
исполнения, подпись автора резолюции и дата. При наличии в резолюции
нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если
он не указан, то им является указанный в резолюции первым.
Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей
и координации их работы.
4.5. Работа исполнителей с документами
4.5.1. Документы передаются исполнителю в день их рассмотрения
командиром (начальником) воинской части (организации), но не позднее
следующего дня через делопроизводство. Срочные документы передаются
немедленно.
4.5.2. Все полученные документы должны своевременно учитываться в
описи документов, находящихся у исполнителя, согласно приложению N 27.
4.5.3. Документы исполняются в установленный командиром
(начальником) воинской части (организации) срок. Изменение срока
исполнения документа производится должностным лицом, установившим его.
При необходимости продления срока исполнения документа исполнитель
заблаговременно докладывает должностному лицу, давшему поручение, о
причине задержки, принимаемых мерах и сроке, необходимом для
исполнения (доработки) документа.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подпись (утверждение) и подготовку к
пересылке адресату. На документ, направляемый более чем в четыре
адреса, составляется расчет рассылки.
4.5.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на оборотной
стороне документа: о дате поступления (если образовался интервал
времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о
датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
4.5.5. Ответственный исполнитель несет персональную
ответственность за полноту и достоверность информации. Qоисполнители
обязаны предоставлять в установленные им сроки необходимые материалы.
4.6. Организация обработки и передача
отправляемых документов
4.6.1. Регистрация исходящих документов осуществляется по журналу
учета согласно приложению N 15 или по карточкам согласно приложению N
19.
Порядок учета исходящих документов и информационносправочная
работа при карточной форме учета исходящих документов осуществляется
аналогично учету и информационно-справочной работе по входящим
документам в соответствии с подпунктом 4.3.3 Инструкции.
4.6.2. Исходящие документы готовятся, как правило, в двух
экземплярах и сдаются исполнителем в делопроизводство, которое
отправляет первый экземпляр адресату, а второй с визами приобщает в
соответствующее дело.
4.6.3. Документы, подлежащие пересылке, конвертуются.
Отправляемые адресату одновременно несколько документов вкладываются в
один пакет.
В случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, то в
первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, на пакете ставится
номер этого письма, а на остальных пакетах ставится этот же номер с
добавлением перед номером буквы "к", например: "к N 1/175". В
сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.
Если документы направляются в несколько адресов, то все
подписанные экземпляры в эти адреса печатаются как первые.
Порядок адресования и оформление пакетов, посылок, метизов и
реестров на них осуществляется в соответствии с требованиями Минсвязи
России, ГФС России и с учетом порядка применения действительных и
условных наименований в войсках, органах и организациях Пограничной
службы Российской Федерации (приказ ФПС России от 23 июня 1998 г. N
0217*).
4.6.4. Досылка или замена ранее разосланного документа
осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ.
4.6.5. Отправка документов осуществляется в соответствии с п.п.
4.2.1 - 4.2.3 Инструкции.
4.7. Прохождение внутренних документов
4.7.1. К внутренним документам относится переписка,
осуществляемая между подразделениями воинской части (организации) по
вопросам, которые не могут быть разрешены путем личного общения,
переговоров по техническим средствам связи или с использованием
информационных систем.
4.7.2. Порядок прохождения внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления аналогичен порядку прохождения отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.7.3. Передача внутренних документов между подразделениями
воинской части (организации) осуществляется через делопроизводство с
отметкой в соответствующих формах учета.
4.8. Печатание и размножение документов
4.8.1. Печатание документов производится непосредственно
исполнителем с использованием ПЭВМ или в машинописных бюро.
4.8.2. Документы, подготовленные исполнителем на ПЭВМ,
учитываются в журнале учета распечаток.
4.8.3. Передаваемые для печати в машинописное бюро рукописи
готовятся в специальных тетрадях или в учтенном блокноте с отрывными
листами. Текст должен быть написан разборчиво на одной стороне листа
чернилами синего, фиолетового или черного цвета.
4.8.4. В рукописи, кроме соответствующих реквизитов, исполнитель
указывает в каком количестве экземпляров необходимо отпечатать
документ, их рассылку, свою фамилию, а при необходимости -
наименование подразделения и номер служебного телефона.
4.8.5. Организация работы по копированию (размножению) документов
на копировально-множительных аппаратах осуществляется в соответствии с
требованиями инструкций о порядке организации работы и обеспечении
режима секретности при копировании (размножении) документов на
копировально-множительной технике, разработанных в соответствии с
приказом ФПС России от 30 сентября 1997 г. N 614/ДСП (*).
4.9. Уничтожение документальных материалов
4.9.1. Дела, журналы, издания и другие документальные материалы,
утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной
ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.
4.9.2. Порядок уничтожения дел, журналов и картотек
осуществляется в соответствии с требованиями Наставления по архивному
делу в Федеральной пограничной службе Российской Федерации,
утвержденного приказом ФПС России от 25 ноября 1995 г. N 750*.
4.9.3. Отмененные и утратившие практическое значение правовые
акты вышестоящих органов военного управления, дела, издания,
технические документы, журналы учета, документы с пометкой "Для
служебного пользования", бланки строгой отчетности, носители
информации, используемые на ПЭВМ, рабочие тетради и другие материалы
инвентарного учета уничтожаются по акту.
4.9.4. Несекретные документы, кроме указанных в подпункте 4.9.3
настоящей Инструкции, уничтожаются без составления акта за двумя
подписями в соответствующих формах учета: исполнителя и должностного
лица делопроизводства.
При отборе документов для уничтожения необходимо
руководствоваться Перечнем документальных материалов Пограничных войск
Российской Федерации с указанием сроков хранения, введенного в
действие приказом командующего Пограничными войсками Министерства
безопасности Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 90/ДСП (*).
Отбор и уничтожение документальных материалов по акту
производится комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира
(начальника) из числа наиболее квалифицированных должностных лиц,
способных правильно определить историческую, научную ценность и
практическую надобность документальных материалов. В состав комиссии
назначается не менее трех человек, в том числе представители
делопроизводства.
После составления акта комиссия тщательно сверяет номера, даты и
наименования документов, номера экземпляров, количество листов и
другие данные с записями в журналах (в карточках), где учтены
уничтожаемые документальные материалы. В изданиях кроме просчета
количества листов проверяется также наличие вклеек, схем и рисунков.
Акты на уничтожение могут составляться как на отдельных листах,
так и в специально заведенных для этого журналах. В случае составления
акта на отдельных листах, последний лист подписывается всеми членами
комиссии, а остальные листы визируются председателем комиссии.
При уничтожении документальных материалов обязаны присутствовать
все члены комиссии.
4.10. Учет количества документов
4.10.1. Учет количества документов производится по месту их
регистрации делопроизводством за период времени, определяемый
командиром (начальником) воинской части (организации).
Входящие и исходящие документы, а также их копии подсчитываются
отдельно.
4.10.2. Порядок подсчета документов приведен в приложении N 13 к
настоящей Инструкции.
4.11. Справочно-информационная работа по документам
4.11.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений командиром (начальником) в воинской части
(организации) создается поисковая система по документам.
4.11.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
заносится в поисковую систему (картотеки или классификационные
справочники).
При карточной системе могут создаваться следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, по видам документов, авторам
документов и другие); контрольносправочные; кодификационные; по
обращениям граждан; алфавитные и другие в зависимости от задач поиска
информации.
Эффективность работы поисковой системы достигается путем
разработки классификационных справочников: классификатора вопросов
деятельности; классификатора видов документов; классификатора
корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора
исполнителей; классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел и другие классификаторы в зависимости от потребностей
ввода и поиска документов и информации.
В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного
документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам
(названию документа, исходящего и входящих номеров и т.д.) или по
контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом
документе).
4.12. Постоянная готовность делопроизводства
4.12.1. Делопроизводство должно находиться в постоянной
готовности для работы в условиях перехода воинских частей
(организаций) с мирного на военное время.
4.12.2. Основные задачи делопроизводства при переходе с мирного
на военное время: обеспечение вывоза и сохранности документов,
бесперебойная работа с ними, своевременная сдача в Центральный архив и
уничтожение ненужных документов.
В целях повышения боевой готовности делопроизводства и создания
необходимых условий для работы все документы распределяются по трем
группам:
к первой группе относятся документы, вывозимые в район
сосредоточения;
ко второй группе относятся документы, сдаваемые в Центральный
архив;
к третьей группе относятся документы, уничтожаемые на месте.
Для хранения вывозимых документов делопроизводство должно иметь
запираемые облегченные хранилища (ящики, сейфы и т.д.), а для доставки
документов в Центральный архив или к месту уничтожения - мешки и
приспособления для их опечатывания.
4.12.3. В делопроизводстве должна быть утвержденная командиром
(начальником) воинской части (организации) инструкция личному составу
делопроизводства по действиям при переводе воинской части
(организации) с мирного на военное время. К инструкции прилагаются
описи документов: вывозимых по боевой тревоге, сдаваемых в Центральный
архив и уничтожаемых на месте по акту.
4.13. Контроль за состоянием делопроизводства
4.13.1. Командиры (начальники) воинских частей (организаций)
систематически контролируют состояние делопроизводства и порядок
работы с документами.
4.13.2. В каждой воинской части (организации) по окончании года
специальной комиссией, назначенной приказом по воинской части
(организации), производится проверка наличия документов и состояния
делопроизводства. Комиссия проверяет выполнение требований настоящей
Инструкции, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий,
имеющих пометку "Для служебного пользования", бланков строгой
отчетности, рабочих тетрадей, печатей и штампов, наличие документов,
не подшитых в дела, и выборочно - подшитые в дела. Проверка наличия
документов производится путем сверки фактического наличия документов
согласно формам учета, а также соответствующих отметок в них об
уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.
4.13.3. К началу работы комиссии все учтенные документы должны
быть сданы в делопроизводство, подшиты в дела или перерегистрированы в
формах учета на новый год, о чем в формах учета прошлого года делается
отметка с указанием новых учетных номеров.
4.13.4. О результатах проверки командиру (начальнику) воинской
части (организации) представляется акт, в котором указывается, какие
документы проверялись, за какой период, с какого и по какой номер,
обнаруженные недостатки и предложения по их устранению.
V. Подготовка, оформление, рассылка
и хранение правовых актов
5.1. Правовые акты (****), издаваемые в воинских частях
(организациях), не должны противоречить Конституции Российской
Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам,
указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям
и распоряжениям Правительства Российской Федерации, правовым актам ФПС
России.
5.2. Требования настоящей Инструкции не распространяются на
порядок подготовки приказов по личному составу и строевой части,
приказов и распоряжений на охрану участков Государственной границы
Российской Федерации, правила издания которых регламентируются иными
правовыми актами ФПС России.
5.3. Правовые акты в воинских частях (организациях) издаются в
виде приказов, распоряжений и приказаний.
Приказ - основной правовой акт, издаваемый на правах единоначалия
командиром (начальником) воинской части (организации) (а в их
отсутствие - должностным лицом, временно исполняющим его обязанности),
обеспечивающий организацию повседневной служебно-боевой деятельности.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для безотлагательного
решения вопросов по видам обеспечения служебно-боевой деятельности, не
урегулированных приказами.
Приказание - правовой акт, издаваемый от имени командира
(начальника) воинской части (организации) начальником штаба (а там,
где такая должность не предусмотрена штатом - одним из заместителей)
преимущественно по частным вопросам служебно-боевой деятельности, а
также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов.
Правила подготовки и оформления правовых актов (*****)
5.4. Проекты правовых актов готовятся на стандартных бланках
установленной формы (образцы расположения реквизитов и оформления
правовых актов приведены в приложениях N 4-10).
5.5. Проект правового акта готовится в одном экземпляре с высоким
качеством печати.
Персональную ответственность за качественную и своевременную
подготовку проектов правовых актов и их согласование с
заинтересованными подразделениями несут исполнители, которые готовят и
вносят проект.
5.6. Правовой акт, как правило, должен иметь заголовок, который
кратко и точно отражает его содержание. Заголовок формулируется с
помощью отглагольного существительного в предложном падеже,
отвечающего на вопрос "О чем?" ("О создании... ", "Об отмене... ", "О
выделении...").
5.7. Текст правового акта может состоять из двух частей:
констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
5.8. В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и
задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие
причиной издания правового акта.
Если основанием к изданию правового акта являются документы
вышестоящих органов военного управления, то в констатирующей части
указываются последовательно: наименование этого документа, его дата,
номер и заголовок. Например: "Во исполнение приказа Федеральной
пограничной службы Российской Федерации от... N ... "Об
организации.......".
Если проект правового акта подготавливается в дополнение или во
изменение ранее изданного правового акта, то в констатирующей части
указываются название, дата, номер, заголовок дополняемого или
изменяемого правового акта. Констатирующая часть может отсутствовать,
если предписываемые правовым актом действия не нуждаются в
разъяснении.
5.9. Распорядительная часть правового акта должна начинаться
словом "п р и к а з ы в а ю", напечатанным вразрядку.
В распорядительной части правового акта, издаваемого начальниками
штабов воинских частей (заместителями начальников организаций) от
имени командиров (начальников) воинских частей (организаций),
указывается, что выполнение предписываемых действий определено
командиром (начальником), например: "Начальник Арктического
регионального управления Федеральной пограничной службы Российской
Федерации приказал:".
5.10. Распорядительная часть должна содержать перечень
мероприятий или действий, предписываемых правовым актом, а также их
исполнителей и сроки исполнения.
Распорядительная часть делится на пункты, если правовой акт
предписывает выполнение различных по характеру действий. Действия
однородного характера должны быть перечислены в одном пункте. Каждый
пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия,
выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный
срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков
выполнения действия (задания) или при разбивке этого действия
(задания) на более мелкие работы с указанием различных сроков их
выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.
Каждый пункт или подпункт распорядительной части правового акта
содержит только одно задание (одну работу) и с одним конкретным сроком
исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не
ограничивается. Пункты (подпункты) распорядительной части правового
акта нумеруются арабскими цифрами или буквами с закрывающей круглой
скобкой.
В качестве исполнителей могут быть указаны подразделения воинской
части (организации). Должностное лицо может быть указано в качестве
исполнителя только в том случае, если исполнение действия
предписывается конкретному лицу. Должность исполнителя, его фамилия и
инициалы, название подразделения - исполнителя предписываемого
действия пишутся в дательном падеже.
Перечисление должностных лиц в правовом акте может производиться
в одном из следующих порядков:
а) по старшинству должностей (при равных должностях перечисление
осуществляется по старшинству воинских званий, а при равных воинских
званиях - в алфавитном порядке);
б) по старшинству воинских званий без указания должностей (при
равных воинских званиях перечисление осуществляется в алфавитном
порядке);
в) по алфавиту (если целесообразно перечислять именно так);
г) по подразделениям воинской части (организации) (в соответствии
с организационно-штатной структурой) с соблюдением порядка,
изложенного в пунктах "а", "б" или "в".
5.11. Проект правового акта разрабатывается на основе тщательного
изучения затрагиваемых в нем вопросов с тем, чтобы содержащиеся в
проекте предложения были конкретными и реальными, обеспечивались
необходимыми материально-техническими и финансовыми средствами и
исключали необходимость выпуска дополнительных правовых актов в связи
с неполнотой или недоработкой предыдущего. При необходимости для
полноты изложения вопроса в проекте правового акта могут
воспроизводиться отдельные положения правовых актов вышестоящих
органов военного управления с обязательной ссылкой на них в
последовательности, изложенной в пункте 5.8 настоящей Инструкции.
5.12. При подготовке правового акта необходимо:
увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по
данному вопросу правовыми актами во избежание повторений или
противоречий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская
возможности его двоякого толкования;
намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения
поручений (с учетом доведения правового акта до исполнителей);
обеспечивать юридически правильное и однозначное написание
упоминаемых в нем наименований взаимодействующих территориальных
органов федеральных органов исполнительной власти, органов
государственной власти субъектов Российской Федерации, органов
местного самоуправления, объединений, предприятий, организаций и
учреждений, а также подразделений воинской части (организации);
указывать подразделения или должностных лиц, на которых
возлагается контроль за исполнением правового акта.
5.13. Если подготавливаемый проект правового акта отменяет ранее
изданный документ по рассматриваемому вопросу или какие-то его
положения, то один из пунктов распорядительной части проекта правового
акта должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа)
с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен
начинаться словами "Признать утратившим силу:".
При значительном количестве правовых актов, подлежащих изменению,
дополнению и признанию утратившими силу, они сводятся в перечень,
прилагаемый к проекту правового акта. В первой части перечня
приводятся правовые акты, признаваемые утратившими силу полностью или
частично, а во второй - подвергаемые изменению или дополнению с
соблюдением хронологического порядка по годам издания. В пределах
одного и того же года правовые акты указываются в соответствии с их
номерами раздельно по грифам ограничения доступа.
Изменения в ранее принятый правовой акт вносятся в тех случаях,
когда необходимо изложить в новой редакции соответствующие разделы,
подразделы, пункты, подпункты, абзацы, предложения. Если нет
необходимости излагать текст полностью в новой редакции, то в него
вносятся изменения путем дополнения (исключения или замены) отдельных
слов, словосочетаний или предложений, при этом двоеточие перед
вносимыми в качестве изменения словами, заключенными в кавычки, не
ставится.
Например: в пункте 1 слово "полосе" заменить словом
"зоне"; в пункте 3 слово "закона" заменить словами
"федерального закона"; в пункте 5 слова "законодательными актами
Российской
Федерации" заменить словами "федеральными законами"; пункт 6 после
слова "таможенного" дополнить словом
",пограничного". Изменения рекомендуется вносить вместе со знаком
препинания, постановку которого влечет за собой вносимое изменение.
Например:
пункт 1 после слова "пограничного" дополнить словом
",таможенного";
пункт 2 дополнить абзацем третьим следующего содержания:
"установить срок службы ПЭВМ "R-Stile" 10 лет, или 24000 часов; ";
дополнить приказ пунктом 5 следующего содержания:
"5. Командирам воинских частей Арктического регионального
управления Федеральной пограничной службы Российской Федерации
обеспечить выполнение пунктов 2, 3, 4 настоящего приказа.".
В текст правового акта не следует включать пункт "Приказ довести
до сведения:". Подразделения (должностные лица), до сведения которых
доводится правовой акт, указываются в расчете рассылки.
5.14. Правовой акт должен быть написан ясно, доходчиво, с
соблюдением всех грамматических правил. Неуместно употреблять всякого
рода пожелания и выражения: "поднять уровень", "обратить внимание",
"усилить контроль", "решительно улучшить" и т.п.
5.15. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности
лица, подписавшего правовой акт (согласно штату или по условному
наименованию), его воинское звание, личную подпись и расшифровку
Страницы: 1 2 |