Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ".
3.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной
власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку,
предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками
службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по
принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на
документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной
форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется
регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой
нижней части лицевой стороны первой страницы документа.
Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование федерального
органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.
3.3.2. Документы, адресованные руководству федерального органа
исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или
структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе
ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные
подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их
содержания, на основании установленного в организации распределения
обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ,
где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным
исполнителям передаются копии.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем
передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)
получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается
руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники
документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о
времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под
расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа
направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в федеральный
орган исполнительной власти, проходят прием, регистрацию,
предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ,
поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной
власти, осуществляется службой ДОУ или другим структурным
подразделением по разрешению руководителя федерального органа
исполнительной власти.
Правила приема, обработки и распределения документов в
электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству
федерального органа исполнительной власти, с учетом функционирующих в
федеральном органе исполнительной власти технических и программных
средств.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ".