Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ".
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в федеральных органах исполнительной власти создаются
поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться
как в традиционном, так и в электронном виде.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и
классификационные справочники.
4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие
картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам
документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по
обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска
информации.
4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем
разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности федерального органа
исполнительной власти;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут
использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей
ввода и поиска документов и информации.
4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа
или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид
документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по
любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и
элементов текста.
4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о
деятельности федерального органа исполнительной власти.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ".