Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ".
2. Регистрация и учет письменных обращений граждан
2.1. Все поступившие обращения граждан, включая рапорты
военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы МЧС
России по личным вопросам, подлежат обязательной регистрации в течение
трех дней с момента их поступления <*>. В случае поступления обращений
в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый
рабочий день после выходных или праздничных дней.
--------------------------------
<*> Часть 2 статьи 8 Закона.
2.2. С целью приема обращений непосредственно от граждан в
центральном аппарате МЧС России, территориальных органах, воинских
частях и организациях МЧС России в доступных для граждан местах
устанавливаются специальные ящики для приема обращений. Выемка
корреспонденции из ящиков производится сотрудником подразделения
делопроизводства не реже двух раз в день.
2.3. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых
отправлений (далее - конверты) работниками подразделения
делопроизводства проверяется правильность его адресования. Ошибочно
присланные почтовые отправления возвращаются на почту невскрытыми.
2.4. Все конверты, направленные гражданами в адрес МЧС России,
территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России, в
том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой
"лично", подлежат вскрытию с соблюдением Правил работы с почтовыми
отправлениями, вызывающими подозрения на содержание веществ или
предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 1 к
настоящей Инструкции).
При обнаружении подозрительного конверта составляется акт по
форме, указанной в приложении N 2 к настоящей Инструкции.
2.5. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных
вложений. В случае отсутствия в конверте вложения, либо обнаружения
недостачи упоминаемых автором документов, составляется акт по форме,
указанной в приложении N 3 к настоящей Инструкции. В учетные формы
вносятся соответствующие отметки.
Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после
истечения срока хранения обращения.
2.6. Учет обращений осуществляется в журнале учета письменных
обращений граждан (приложение N 4 к настоящей Инструкции), или при
помощи карточек учета письменных обращений граждан (приложения N 5 и N
6 к настоящей Инструкции), либо в электронной базе данных. Применяемая
автоматизированная система учета обращений граждан должна обеспечивать
проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет
всех без исключения сведений об обращениях, а также подсчет и
обобщение статистических данных.
2.7. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному
учету, являются:
дата регистрации;
регистрационный номер;
сведения о повторности обращения;
фамилия и инициалы автора обращения, его адрес (или название
организации), исходящий номер и его дата (если имеется);
краткое содержание обращения;
фамилия и резолюция должностного лица, рассмотревшего обращение,
название структурного подразделения и (или) фамилия лица,
ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);
дата и результаты рассмотрения обращения;
сведения о постановке на контроль;
сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.
2.8. В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для
внесения дополнительных сведений об обращении.
2.9. Сведения о сути обращения и результатах его разрешения,
внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить
информативный характер.
2.10. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа
на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп, в
котором указывается дата поступления обращения и учетный номер,
состоящий из буквенного индекса "Г" и порядкового номера. Например:
Г-25.
В случае, если обращение поступило в качестве приложения к
сопроводительному письму из организации или от должностного лица,
регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
2.11. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные.
При этом в учетных формах и на свободном месте лицевой стороны первого
листа обращения делается пометка "повторно" с указанием
регистрационного номера предыдущего обращения.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого
обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или
автор не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения
одного и того же автора по разным вопросам повторными не являются.
2.12. Коллективные обращения граждан регистрируются в общем
порядке, в учетные формы вносятся первые две-три разборчиво указанные
фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого
просят направить ответ. В учетных формах в графе "Примечание"
проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество
обратившихся граждан.
2.13. В обращении гражданина в обязательном порядке должны быть
указаны либо наименование организации, в которую направляется
письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего
должностного лица или его должность, а также фамилия, имя, отчество,
почтовый адрес заявителя, изложена суть предложения, заявления или
жалобы, проставлены личная подпись заявителя и дата <*>.
--------------------------------
<*> Часть 1 статьи 7 Закона.
Письменные обращения, в которых не указаны фамилия автора и
почтовый адрес (далее - анонимные обращения), по которым должен быть
направлен ответ, регистрируются в общем порядке, в учетных формах в
качестве автора указывается отметка "анонимное". После рассмотрения
анонимного обращения соответствующим должностным лицом оно
направляется в дело. Ответ на анонимное обращение не дается.
Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом,
совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его
подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в
правоохранительные органы или другой государственный орган в
соответствии с их компетенцией, о чем в учетных формах делается
соответствующая отметка.
2.14. Обращения, некорректные по содержанию или изложению, а
также текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке,
предусмотренном настоящей Инструкцией.
2.15. Для приема обращений в форме электронных сообщений
(Интернет-обращений) применяется программное обеспечение,
предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов,
необходимых для работы с обращениями. Интернет-обращение
распечатывается на бумажный носитель, и дальнейшая работа с ним
ведется как с письменным обращением в порядке, установленном настоящей
Инструкцией.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ".