ОБ УТВЕРЖДЕНИИ КОНЦЕПЦИИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА НА 2007 - 2009 ГОДЫ. Приказ. Федеральная служба финансово-бюджетного надзора. 05.02.07 24

3. Система электронного документооборота

     Как  правило, система электронного документооборота (далее - СЭД)
предназначена   для  использования  ее  сотрудниками,  осуществляющими
работу   с   входящей   и   исходящей   корреспонденцией,  внутренними
документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов, и
позволяет  автоматизированными  средствами  решить наиболее актуальные
делопроизводственные задачи:
     - ускорение   прохождения   (на  этапах  создания,  согласования,
регистрации,  рассмотрения  и  исполнения)  документов  при  работе  с
корреспонденцией;
     - обеспечение  своевременной  подготовки  и  направления  ответов
организации на запросы внешних корреспондентов;
     - исключение    многократного    тиражирования    документов   на
компьютерах пользователей и сетевых ресурсах организации;
     - разгрузка   трафика  корпоративной  сети  благодаря  устранению
необходимости множественной рассылки одного документа;
     - сокращение   ошибок   доставки   документов   (поручений)   при
реализации  (выполнении)  заданных  процедур  прохождения  конкретного
документа (поручения) к каждому исполнителю;
     - налаживание и упрощение контроля за исполнительской дисциплиной
и   использованием   трудовых  ресурсов  за  счет  автоматизированного
отслеживания маршрута движения документов и исполнения поручений;
     - исключение потери документов;
     - проведение   мониторинга   процедур  прохождения  документов  и
поручений  и  анализа эффективности организации делопроизводства, и их
оптимизация  за  счет осуществления статистического анализа исполнения
поручений и формирования необходимых отчетов;
     - совершенствование  средств надежного централизованного хранения
и эффективного поиска документов.
     Вместе  с тем важно понимать, что СЭД - это не только электронная
канцелярия,  но  и  среда  создания,  эволюции и движения документов в
электронном  виде,  возникающих  в  процессе  принятия  управленческих
решений.
     Эффект  от  внедрения  СЭД делится на две части: прямой эффект от
внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы (бумага,
расходные материалы для оргтехники), рабочее время сотрудников и т.д.,
и    косвенный   эффект,   связанный   с   теми   преимуществами   для
функционирования   организации,   которые   дает   СЭД   (прозрачность
управления,    контроль    исполнительской   дисциплины,   возможность
накопления знаний и др.).
     И  хотя косвенный эффект оценить в общем случае очень сложно, тем
не  менее,  этот  эффект  может существенно превышать непосредственную
экономию   от  внедрения  СЭД  в  виде  неизрасходованной  бумаги  или
уменьшения трудозатрат.
     Наличие  конкурентного рынка систем электронного документооборота
предполагает   возможность   выбора   готового,   настраиваемого   под
конкретные задачи программного продукта, и возможность внедрения СЭД в
центральном  аппарате  Росфиннадзора  (как  минимум  в  виде пилотного
проекта в нескольких управлениях) уже в 2007 году.