Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Телефонограмма
4.74. Телефонограмма - это обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи
текста по каналам телефонной связи.
4.75. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной
связи и записывается (печатается) получателем.
4.76. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
4.77. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного
решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону,
требуют документального оформления. Телефонограммами передаются
несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
4.78. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре
и подписывается руководством Агентства и управления.
4.79. Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей
руководителя передаются и поступающие на их имя принимаются
соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные
руководителями управлений, передаются и поступающие на их имя
принимаются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в
управлениях.
4.80. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и
содержать трудно выговариваемые слова.
4.81. После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий
заполняет справочные реквизиты:
в графе "принял" указывается наименование должности, фамилия
лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи
телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе "передал" указывается наименование должности, фамилия,
номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время
передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
4.82. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется
передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров
телефонов, по которым она должна быть передана.
4.83. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и
доложена руководителю в возможно короткий срок.
4.84. Передача телефонограмм внутри Агентства не допускается.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".