ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
ПРИКАЗ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
14 ноября 2007 г.
N 50
(Д)
В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия
федеральных органов исполнительной власти, утвержденного
Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г.
N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.
305), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Федеральном агентстве морского и речного транспорта.
2. Заместителям Руководителя, начальникам управлений обеспечить
строгое соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками Агентства.
3. Признать утратившим силу распоряжение Федерального агентства
морского и речного транспорта от 9 ноября 2006 г. N АД-285-р "Об
утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном
аппарате Федерального агентства морского и речного транспорта".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя руководителя Е.Г. Трунина.
Руководитель
А.А.ДАВЫДЕНКО
14 ноября 2007 г.
N 50
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Росморречфлота
от 14 ноября 2007 года
N 50
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве
морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской
Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N
536 <*>, в целях совершенствования документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения
контроля исполнения документов и с учетом опыта работы с документами в
Федеральном агентстве морского и речного транспорта Министерства
транспорта Российской Федерации (далее - Агентство).
--------------------------------
<*> Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г.,
регистрационный N 7418.
1.2. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для
сотрудников Федерального агентства морского и речного транспорта. При
подготовке сотрудниками Агентства проектов документов, представляемых
на подпись руководителю или заместителям руководителя (далее -
руководство Агентства), необходимо руководствоваться положениями
настоящей Инструкции.
1.3. Делопроизводство в Агентстве организуется с использованием
компьютерной документальной системы (далее - КДС), предназначенной для
автоматизированного учета, сопровождения и контроля исполнения
документов.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы
с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку,
регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с
помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки
документальной информации, применяемые в Агентстве, должны отвечать
требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения на основе единой информационно -
технической политики и применения современных технических средств в
работе с документами, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве
осуществляются отделом делопроизводства Организационно-правового
управления.
1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в
управлениях Агентства (далее - управления), своевременное и
качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагаются
на начальников этих управлений.
1.7. Непосредственная работа по документационному обеспечению в
управлениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение
делопроизводства.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в
управлениях, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в управление документов;
регистрация исходящих из управления документов, проверка
правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в управлении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам
прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о
находящихся на исполнении документах;
ввод в КДС информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у
сотрудников управления;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных
документов;
контроль за возвратом правительственных документов;
разработка номенклатуры дел управления;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в управление сотрудников по
вопросам основ делопроизводства.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, ответственных
за ведение делопроизводства, определяются должностными регламентами,
разрабатываемыми с учетом положений настоящей Инструкции.
1.8. Сотрудники Агентства персонально отвечают за соблюдение
требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них
документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
В случае утраты документа исполнителем немедленно докладывается
об этом начальнику управления и сообщается в Организационно-правовое
управление, если документ зарегистрирован в отделе делопроизводства
(далее - Канцелярия). По распоряжению начальника управления проводится
служебное расследование, о результатах которого он информирует
начальника Организационно-правового управления, а в необходимых
случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной
информации, - руководителя или заместителя руководителя (в
соответствии с распределением обязанностей).
1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник
управления обязан передать через сотрудника, ответственного за ведение
делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы, другому
сотруднику - по указанию начальника управления.
При увольнении или переходе на работу в другое управление
сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы сотруднику,
ответственному за ведение делопроизводства в управлении.
1.10. При переходе на другую работу или увольнении сотрудника,
ответственного за ведение делопроизводства в управлении, все
числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки,
средства оргтехники должны быть переданы по акту, согласованному с
начальником или заместителем начальника управления (далее -
руководство управления).
Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по
ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней, начиная с даты
поступления на работу, пройти инструктаж в Канцелярии по ведению
делопроизводства.
1.11. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены
только сотрудники, имеющие отношение к их рассмотрению. Информация,
содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных
целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или
знакомящихся с этой информацией.
1.12. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных
копий архивных документов Агентства работникам сторонних организаций
допускается по согласованию с Организационно-правовым управлением на
основании письменного запроса, а документов (копий документов)
управлений - на основании решения руководства этих управлений.
1.13. Передача служебной информации или документов Агентства
представителям средств массовой информации осуществляется
Организационно-правовым управлением, а в отдельных случаях - по
разрешению (поручению) руководства Агентства.
Передача актов Агентства, признанных Минюстом России не
нуждающимися в государственной регистрации, представителям средств
массовой информации осуществляется Организационно-правовым
управлением.
1.14. Переписка между отделами (сотрудниками) внутри управления
не допускается.
1.15. Правила работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о
порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3
ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.16. Правила работы с секретными документами регламентируются
специальной инструкцией.
II. Документация Агентства
2.1. Управленческая деятельность Агентства в соответствии с
законодательством Российской Федерации обеспечивается системой
взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых
в Агентстве в пределах своей компетенции, в том числе совместно с
другими федеральными органами государственной власти (приказы,
распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, письма,
телеграммы и другие служебные документы), и составляющих
документационную базу Агентства.
2.2. Документы разрабатываются Агентством на основании и во
исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента
Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации, иных распорядительных документов органов
государственной власти, а также по собственной инициативе.
2.3. Документы организационного и информационно-аналитического
характера (протоколы, акты, доклады, справки, письма и т.п.) издаются
Агентством и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и
сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о
них.
2.4. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать
основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы (свойство официального
документа, который соответствует законодательству Российской
Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку
оформления);
использование документа в качестве источника информации;
реальность исполнения документа;
обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля
за его исполнением;
возможность обработки и размножения документа с помощью средств
копировальной техники.
2.5. Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы,
согласованы с соответствующими управлениями и должностными лицами, а
также оформленными согласно настоящей Инструкции.
Документ должен быть ясным, кратким и тщательно
отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие
изложенной в нем информации.
2.6. При подготовке документов применяется текстовый редактор
Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times
New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13,
14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт) <*>.
--------------------------------
<*> Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом
редакторе WinWord для определения величины интервала.
III. Общие правила оформления документов
Основные требования к оформлению документов
3.1. При подготовке и оформлении документов используются
реквизиты, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов" <**>.
--------------------------------
<**> По заключению Минюста России, ГОСТ Р 6.30-2003 признан не
нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от
04.04.2004 N 07/3276-ЮД).
В процессе подготовки и оформления документов Агентства
используются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Агентства (наименование Агентства должно
соответствовать его наименованию, указанному в положении об Агентстве.
Сокращенное наименование Агентства помещают в скобках ниже полного);
справочные данные об Агентстве (почтовый адрес, номер телефона и
факса, адрес электронной почты);
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту документа;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись;
гриф согласования документа, визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа.
3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
производится в соответствии с правилами, изложенными ниже.
Бланки документов
3.3. Документы Агентства должны, как правило, оформляться на
бланках и иметь установленный комплект обязательных реквизитов и
порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля (если не оговорено иное, см. пункт 4.25 настоящей
Инструкции):
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.4. В Агентстве применяются следующие виды бланков:
с указанием наименования Агентства;
с указанием должности руководителей Агентства - руководитель,
заместитель руководителя;
с указанием конкретного вида документа - приказ, распоряжение,
постановление расширенного заседания совета, протокол, поручение;
с указанием наименования Агентства для зарубежной переписки.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два
варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано
(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Не допускается применение бланков иных видов, не предусмотренных
настоящей Инструкцией.
3.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими
лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Агентства.
Бланки без изображения Государственного герба Российской
Федерации могут изготавливаться на компьютерных принтерах и
копировально-множительных аппаратах.
3.6. Бланки с государственной символикой подлежат учету, на
которых типографским способом проставляются порядковые номера.
3.7. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и
т.п.), а также переписка между управлениями оформляются, как правило,
на стандартном листе бумаги формата А4 с соблюдением расположения
реквизитов согласно установленному стандарту.
3.8. Документы, издаваемые Агентством совместно с другими
органами государственной власти, оформляются на стандартных листах
бумаги.
Образцы бланков приведены в Приложении N 1.
Наименование вида документа
3.9. На каждом документе, кроме письма, должно быть указано
наименование вида документа: приказ, распоряжение, положение, правила,
инструкция, протокол, акт, заключение, справка, служебная записка и
т.п.
3.10. Наименование вида документа, подготавливаемого Агентством,
должно соответствовать видам документов, предусмотренным
Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Дата документа
3.11. Датой документа является дата его подписания (приказы,
распоряжения, служебные письма) или события, зафиксированного в
документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент,
инструкция, положение) - дата утверждения приказа или распоряжения.
3.12. Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
3.13. Документы, издаваемые совместно двумя или более
федеральными органами государственной власти, должны иметь одну
(единую) дату.
3.14. Документ вступает в силу со дня его подписания
(утверждения), если документом не предусмотрен иной срок вступления в
силу.
Нормативные правовые акты Агентства, прошедшие государственную
регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации, в
соответствии с законодательством Российской Федерации вступают в силу
по истечении 10 дней после дня их официального опубликования, если
самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.
3.15. В состав даты входят число, месяц и год. Даты документов
оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.
Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на
приказах, распоряжениях и финансовых документах, например:
05 марта 2006 г.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну
цифру, обязательно.
При оформлении даты других документов применяется цифровой
способ, при котором датирование документа осуществляется в следующей
последовательности: день и месяц оформляются двумя парами арабских
цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Точка
после года не ставится, например:
25.01.2006
3.16. В текстах приказов и распоряжений, финансовых документов и
служебных писем (телеграмм) даты оформляются словесно-цифровым
способом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
3.17. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
включает регистрационный номер и дату, указанные в документе
организацией, подготовившей или издавшей документ, на который дается
ответ.
3.18. В бланках для писем данный реквизит состоит из постоянной
части в виде: "На N... от...", в рамках которой проставляются номер и
дата документа, ответом на который является оформленное письмо.
3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату поручения Президента
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, при наличии
заголовка к тексту документа, дается после него ниже черты, например:
О создании межведомственной комиссии по
совершенствованию механизмов финансирования
содержания и ремонта действующей сети
автомобильных дорог
--------------------------------------------
Поручение Правительства Российской Федерации
от 13.04.2006 N АЖ-П9-1563
Место составления или издания документа
3.20. Место издания документа указывается в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка
конкретного вида документа. Место составления или издания документа
указывают с учетом принятого административно-территориального деления,
оно включает только общепринятые сокращения.
Адресат
3.21. Документы могут быть адресованы органам государственной
власти, организациям, их структурным подразделениям, руководителям или
конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их
обращения. В состав реквизита "Адресат" входит наименование органа
государственной власти, организации (структурного подразделения),
наименование должности, инициалы и фамилия получателя.
Каждая составная часть реквизита "Адресат" печатается с новой
строки через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через
1,5 межстрочных интервала.
3.22. При адресовании документа органам государственной власти,
организациям, их структурным подразделениям без указания должностного
лица их наименования печатаются в именительном падеже.
Все строчки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой
длинной строке, которая ограничивается правым полем, например:
Министерство обороны
Российской Федерации
Управление делами
3.23. При адресовании документа конкретному должностному лицу
наименование органа государственной власти, организации, их
структурных подразделений печатаются в именительном падеже, а
наименование должности, инициалы и фамилия - в дательном падеже,
например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Главному специалисту
А.А. Петрову
3.24. При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в наименование должности адресата, например:
Генеральному директору ОАО
"Грузовая транспортная
компания"
М.А. Семенову
3.25. При адресовании документа в несколько однородных органов
государственной власти, организаций их наименования указываются
обобщенно, например:
Федеральные органы
исполнительной власти
3.26. Документ, как правило, не должен содержать более четырех
адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами
не печатается.
Если количество адресатов документа более четырех, то
составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа
печатается только один адресат.
3.27. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса печатают в последовательности, установленной
правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании документа в организацию указывают ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Адрес не указывается на документах, направляемых органам
законодательной, исполнительной и судебной властей Российской
Федерации, а также органам государственной власти субъектов Российской
Федерации.
3.28. При адресовании документа физическому лицу указывают
фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину А.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 115768
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
3.29. При адресовании документа следует иметь ввиду, что:
наименование должности получателя и его фамилия указывается
только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным
вопросом;
не принято в адресате указывать только должность без указания
инициалов и фамилии лица, к которому обращаются.
Гриф утверждения документа
3.30. В Агентстве подлежат утверждению положения, правила,
инструкции, уставы, должностные регламенты, отчеты, структура и
штатное расписание и т.д.
3.31. Документы утверждаются руководителем и заместителями
руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
3.32. Утверждение документа производится путем издания приказа,
распоряжения в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания
и разъяснения, или проставлением реквизита "Гриф утверждения
документа".
3.33. Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в
правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы
верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДАЮ,
наименования должности лица, утверждающего документ (включая
наименование Агентства), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и
фамилия) и даты (печатается словесно-цифровым способом), например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства морского и речного
транспорта
---------------- А.А. Давыденко
(личная подпись)
"--" ------------------ 200- г.
3.34. При утверждении документа приказом или распоряжением
реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слов УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕН
согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕН
приказом Росморречфлота
от 18 марта 2005 г. N 15
3.35. Каждая составная часть реквизита "Гриф утверждения
документа" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал и
центрируется относительно самой длинной строки. Длина строки не должна
превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких грифов утверждения документа их
располагают на одном уровне.
Резолюция
3.36. В резолюции отражаются результаты рассмотрения документа
руководителем, и в ней содержатся указания (поручения) по исполнению
документа. Резолюция должна быть краткой и конкретной.
3.37. В состав реквизита "Резолюция" входят следующие элементы:
инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), которому направляется
документ, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
3.38. На документе, как правило, должно быть не более одной
резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу
противоречивые указания и поручения или дублировать их.
3.39. В качестве исполнителей в резолюции определяются
должностные лица, в функции (обязанности) которых входит подготовка
решений (предложений) по поставленным в документе вопросам.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким должностным
лицам, головным исполнителем является должностное лицо, указанное в
поручении первым после заместителя руководителя или обозначенное
словом "созыв", "обобщение" или "ответственный".
В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым должен
быть направлен документ (с поручением) для сведения, например:
+ И.А. Смирнову
3.40. На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается
исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.41. Резолюция может оформляться как на бланках установленной
формы, так и на отдельном листе бумаги.
3.42. Резолюция руководителя или заместителя руководителя,
носящая инициативный характер, оформляется в соответствии с пунктами
5.53 - 5.59 настоящей Инструкции.
Заголовок к тексту документа
3.43. Заголовок составляется ко всем документам формата А4, за
исключением телефонограмм, телеграмм, а также к тексту документов,
оформленных на бланках формата А5.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа (о
чем составлен документ).
3.44. Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "О
чем?" ("Об изменении...", "О выделении..."), но "Протокол чего?"
(заседания коллегии).
Заголовок составляется исполнителем документа.
3.45. В заголовке допускается применять общепринятые сокращения
слов и словосочетания, соответствующие установленным требованиям.
3.46. Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы
текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1
межстрочный интервал шрифтом размером N 10. Точка в конце заголовка не
ставится.
Оформление реквизита "Заголовок к тексту документа" для
законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации,
проектов актов Правительства Российской Федерации, приказов и
распоряжений установлено в п. 4.28, п. 4.32, п. 4.35 и п. 5.32
настоящей Инструкции соответственно.
Отметка о контроле
3.47. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается
буквой "К" или штампом "Контроль" с указанием даты исполнения
документа. Соответствующая информация фиксируется в КДС.
Текст документа
3.48. Текст документа отражает основное смысловое содержание
документа - управленческое действие, решение.
3.49. Текст документа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию, изложенную объективно, кратко и четко,
без сложных словосочетаний. Содержание документа должно быть увязано с
ранее изданными по данному вопросу документами. Рекомендуется
составлять документы, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их
рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.
Текст документа должен быть точным, не допускающим различных
толкований.
3.50. Текст документа может оформляться в виде связного текста
(приказы, распоряжения, положения, правила, инструкция, письма и
т.п.), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких
объектах по ряду признаков), анкеты или сочетании этих видов.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строки
должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем
на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф
(если не оговорено иное, см. п. 4.32).
3.51. Связный текст документа, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания
документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы,
просьбы, рекомендации. Текст документа может содержать одну
заключительную часть (например, распоряжения - распорядительная часть
без констатирующей, служебные письма - просьба без пояснения). В
тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее
изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и
организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
3.52. Текст документов может подразделяться на разделы,
подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь
заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их
написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты
и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с
точкой на конце.
3.53. В приказах и распоряжениях, а также в документах,
адресованных руководству Агентства, текст излагают от первого лица
единственного числа (приказываю, обязываю, предлагаю, прошу).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных документах текст излагают от первого числа
множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
(слушали, выступили, решили).
3.54. В служебных письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим предоставить...,
направляем в Ваш адрес);
от первого лица единственного числа (прошу выслать..., считаю
необходимым...);
от третьего лица единственного числа (Агентство не возражает...).
Допускается начинать текст служебного письма с уважительного
обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с
восклицательным знаком в конце обращения.
В служебных письмах за подписью руководителя, заместителей
руководителя следует обращаться от имени Агентства, а в письмах за
подписью руководства управления - от имени управления. Руководство
управления имеет право подписи от имени Агентства в случае
соответствующего поручения руководителя или заместителя руководителя.
Начальник отдела мобилизационной подготовки, гражданской обороны
и режима Организационно-правового управления имеет право вести
служебную переписку по вопросам мобилизации и мобилизационной
подготовки.
3.55. Текст документа печатается в установленных границах полей и
отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
Отметка о наличии приложений
3.56. Отметка о наличии приложения к документу печатается с
"красной" строки и отделяется от текста документа 2 межстрочными
интервалами. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
3.57. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то
отметка о нем включает в себя сведения о количестве листов и
количестве экземпляров, например:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
3.58. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то
наименования приложенных документов перечисляются с указанием
количества листов и экземпляров каждого документа, например:
Приложение: 1. Проект федерального закона о... на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту федерального закона о... на 3
л.
3.59. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
3.60. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
3.61. Если приложение направляется не во все указанные в письме
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
3.62. Порядок оформления реквизита "Отметка о наличии приложений"
в приказах (распоряжениях) указан в пунктах 5.33 и 5.34 настоящей
Инструкции.
Подпись
3.63. Документы подписываются должностными лицами Агентства в
соответствии с их компетенцией (полномочиями), установленной
законодательством Российской Федерации и нормативными актами
Агентства.
3.64. Если документ оформляется на бланке с указанием должности
руководства Агентства, то в состав реквизита "Подпись" входит личная
подпись и ее расшифровка.
3.65. В случае, когда заместитель руководителя временно исполняет
обязанности руководителя, документ оформляется на бланке с указанием
наименования Агентства, при этом реквизит "Подпись" оформляется
следующим образом:
И.о. руководителя личная подпись И.О. Фамилия
3.66. Если документ, оформленный на бланке с указанием
наименования Агентства, подписывает руководство управления, то в
состав реквизита "Подпись" входит наименование должности
подписывающего, наименование управления, личная подпись и ее
расшифровка, например:
Начальник Управления морской и
речной деятельности личная подпись И.О. Фамилия
3.67. Если документ оформлен не на бланке, то в состав реквизита
"Подпись" входит наименование должности лица, подписывающего документ,
наименования управления и Агентства (исключение: внутренние
документы), например:
Заместитель руководителя
Федерального агентства
морского и речного транспорта личная подпись И.О. Фамилия
или
Начальник Управления финансирования
и бухгалтерского учета Росморречфлота личная подпись И.О. Фамилия
3.68. При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
3.69. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой
границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне
последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и
фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только
инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и
фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается
правым полем.
Согласование проекта документа
3.70. Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям. Согласование может проводиться как внутри
Агентства, так и вне его.
3.71. Формой внутреннего согласования является визирование
проекта документа должностными лицами Агентства. Виза включает в себя
личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования.
При необходимости указывается наименование должности визирующего.
Визирование производится до представления документа на подпись
(утверждение).
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа документа, а также на приложениях к нему:
на проектах актов Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации;
на подлинниках приказа (распоряжения);
на внутреннем документе.
На проектах федеральных законов, кадровых приказах и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
последнего листа документа.
3.72. Визирование производится, как правило, в следующей
последовательности:
исполнитель документа;
начальник управления, подготовившего документ;
начальника заинтересованных управлений Агентства;
заместитель руководителя, курирующий работу
управления-исполнителя;
заместитель руководителя, в ведении которого находится
рассматриваемый вопрос.
Проекты заключений, официальных отзывов и поправок на
законопроекты подлежат обязательному визированию у заместителя
руководителя, с последующим направлением ему и в
Организационно-правовое управление копий проектов.
Проекты документов, направляемые на подпись и/или визирование
заместителям руководителя, начальникам управлений, адресованные в
Минюст России, должны быть завизированы начальником
Организационно-правового управления либо лицом, его замещающим.
Проекты документов по вопросам финансового характера должны быть
представлены на рассмотрение и визирование в Управление финансирования
и бухгалтерского учета.
Проекты документов по вопросам международного сотрудничества и
проекты документов по вопросам международного сотрудничества, носящие
правовой характер, направляемые на подпись руководителю, должны быть
завизированы начальником Организационно-правового управления.
Проекты документов по вопросам управления находящимися в
федеральной собственности акциями акционерных обществ транспортного
комплекса, а также по вопросам приватизации государственного имущества
и вопросам, связанным с регулированием земельных правоотношений в
сфере морского и речного транспорта, направляемые на подпись и
визирование руководителю, заместителям руководителя, должны быть
завизированы начальником Управления экономики и государственного
имущества или лицом, его замещающим.
Проекты документов, представляемые на подпись (согласование)
руководителю, визируются начальником Организационно-правового
управления, либо уполномоченным заместителем начальника.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на
исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения и
замечания. В случае если предложений, замечаний по поручению не
имеется, соисполнители обязаны письменно уведомить об этом головного
исполнителя.
Соисполнители отвечают за своевременность представления своих
предложений.
3.73. Согласование проекта документа Агентства органами
государственной власти и организациями допускается в виде
письма-согласования, которое прилагается к визовому экземпляру
документа, за исключением проектов нормативно-правовых актов
Агентства.
3.74. Лица, визирующие документ, наряду с исполнителем несут
ответственность за его содержание по вопросам, относящимся к сфере их
деятельности.
3.75. Особое мнение, замечания, дополнения, как правило,
излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте
документа: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно
докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся
существенные изменения, то он подлежит повторному визированию
должностными лицами.
Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект
документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его
содержания.
3.76. Внешнее согласование - это согласование документов по
вопросам, затрагивающим интересы других министерств, ведомств и
организаций.
Внешнее согласование документа может оформляться соответствующим
грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне последнего
листа документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия), дату согласования или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
---------------- И.О. Фамилия
(личная подпись)
"--" ---------------- 200- г.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем поле документа.
3.77. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций, о чем делается отметка на документе (на месте,
предусмотренном для размещения грифа согласования) - "Лист
согласования прилагается".
При двух грифах согласования они располагаются рядом, на одном
уровне, при трех и более грифах - рядом и на нескольких уровнях.
3.78. Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:
с должностными лицами органов государственной власти;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в
документе.
Оттиск печати
3.79. Агентство имеет печать с изображением Государственного
герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати и
штампы установленного образца.
3.80. Оттиск печати с изображением Государственного герба
Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права
должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и
материальных ценностей, а также в иных случаях, предусмотренных актами
законодательства Российской Федерации. Простые круглые печати (без
изображения государственной символики) ставятся на копиях документов
для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен
захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего
документ.
Отметка о заверении копии
3.81. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно",
указывают наименование должности лица, заверившего копию, личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения,
например:
Верно
Начальник Организационно-правового
управления личная подпись И.О. Фамилия
Дата
3.82. Отметка о заверении копии документа удостоверяется оттиском
печати Агентства.
3.83. Канцелярия заверяет копии только тех документов, которые
создаются в Федеральном агентстве морского и речного транспорта
Агентства.
3.84. Второй экземпляр (копия) исходящего документа печатается не
на бланке. На нем проставляется виза исполнителя документа и визы лиц,
с которыми документ согласован, в него вносятся все исправления,
сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляется
дата и номер.
3.85. На копиях исходящих документов, остающихся в деле,
допускается не указывать наименование должности лица, заверившего
документ.
Отметка об исполнителе
3.86. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом
нижнем углу лицевой стороны последнего листа исходящего документа.
3.87. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер
его телефона, печатается от границы левого поля шрифтом размером N 10
через 1 межстрочный интервал, например:
Корнеев Андрей Николаевич
626 98 99
Гриф ограничения доступа
3.88. Реквизит "Гриф ограничения доступа" свидетельствует об
особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к
документу. Пометка "Для служебного пользования", "Не для печати",
"Конфиденциально" печатается без кавычек в правом верхнем углу первого
листа документа выше реквизита "адресат" или "гриф утверждения",
дополняется номером экземпляра документа, например:
Для служебного пользования
экз. N 3
Отметка об исполнении документа
3.89. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные:
краткие сведения об исполнении (если документ исполнен ответным
документом, то дается ссылка на него; если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении, то дается краткая справка о его
исполнении);
отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;
дату направления документа в дело, подпись и расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) лица, производящего отметку.
Нумерация страниц
3.90. При оформлении текста документа на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые
номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы
арабскими цифрами.
Отметка о поступлении документа
3.91. Отметка о поступлении документа в Агентство содержит
очередной порядковый номер и дату поступления документа (при
необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о
поступлении документа в виде штампа.
Идентификатор электронной копии документа
3.92. Идентификатор (имя файла на машинном носителе)
проставляется в нижнем колонтитуле каждой страницы документа в левой
его части шрифтом Times New Roman размером N 8.
IV. Подготовка и оформление отдельных видов документов
Агентства
Приказ, распоряжение
4.1. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного и
(или) правового характера, а также по кадровым вопросам.
По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней
работы Агентства издаются распоряжения.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на подписание
(утверждение) руководству Агентства управления на основании поручений
руководителя, заместителей руководителя либо в инициативном порядке в
пределах компетенции Агентства.
Проекты приказов по кадровым и наградным вопросам готовит
Организационно-правовое управление на основании соответствующих
представлений.
4.2. Приказы (распоряжения) по основной деятельности
подписываются (утверждаются) руководителем или лицом, исполняющим его
обязанности.
Приказы по кадровым вопросам подписываются (утверждаются)
руководителем или заместителем руководителя в соответствии с
установленным порядком и регистрируются в отделе персонала и
паспортно-визовой работы Организационно-правового управления.
Распоряжения Агентства подписываются (утверждаются) руководителем
или лицом, исполняющим его обязанности.
4.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными управлениями,
заместителями руководителя, а в случае необходимости с иными органами
государственной власти и организациями возлагается на начальников
управлений, которые готовят и вносят на утверждение руководству
Агентства проект приказа (распоряжения).
4.4. Подготовленные приказы, распоряжения должны соответствовать:
законодательству Российской Федерации;
нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской
Федерации;
ранее принятым актам Агентства, если документ не предусматривает
их отмену или изменение.
Если подготовленный проект приказа (распоряжения) влечет за собой
внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы
(распоряжения) по Агентству, то эти изменения или дополнения
включаются в текст проекта приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) затрагивает права, свободы и
обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус
организаций или имеет межведомственный характер независимо от срока их
действия, а также содержат сведения, составляющие государственную
тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит
государственной регистрации.
Государственная регистрация таких актов осуществляется Минюстом
России (далее - государственная регистрация) в порядке, установленном
Постановлением Правительством Российской Федерации от 13 августа 1997
г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной
регистрации" (с учетом внесенных изменений и дополнений), а также в
соответствии с Приказом Минюста России от 4 мая 2007 г. N 88 "Об
утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных
правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их
государственной регистрации" <*>.
--------------------------------
<*> Зарегистрирован Минюстом России 14 мая 2007 г.,
регистрационный N 9449.
Правовую экспертизу и отбор приказов (распоряжений), издаваемых в
Агентстве, для направления на государственную регистрацию осуществляет
отдел правового обеспечения Организационно-правового управления.
В текст проекта приказа (распоряжения), содержащего правовые
нормы и подлежащего государственной регистрации, не допускается
включать нормы, направленные на внесение изменений и дополнений в
приказы (распоряжения) Агентства, не прошедшие государственную
регистрацию, а также делать ссылки на них.
4.5. Оригинал приказа (распоряжения), подписанного руководителем
или лицом, исполняющим его обязанности и зарегистрированного в
Канцелярии, выдается под личную роспись исполнителю либо иному
сотруднику управления-исполнителя для представления в Минюст России на
государственную регистрацию.
Оформление необходимых документов для представления приказа
(распоряжения) на государственную регистрацию осуществляется
управлением-исполнителем совместно с Организационно-правовым
управлением в течение 10 дней со дня регистрации приказа
(распоряжения) в Канцелярии.
4.6. Представление на государственную регистрацию нормативного
правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами
исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной
власти, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.
4.7. К приказу (распоряжению), представленному на государственную
регистрацию, прилагается справка, содержащая:
основания издания нормативного правового акта;
сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному
вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым
актом;
сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными
органами исполнительной власти и другими государственными органами,
если такое согласование является обязательным.
Прилагаемая к приказу (распоряжению) справка должна быть
подписана начальником Организационно-правового управления.
4.8. На обороте каждого листа оригинала приказа (распоряжения)
проставляется виза начальника Организационно-правового управления.
4.9. После государственной регистрации (отказа в государственной
регистрации, возврата без государственной регистрации) подлинник
приказа (распоряжения) возвращается исполнителем в Канцелярию.
Контроль за своевременным возвратом подлинника приказа
(распоряжения) в Канцелярию обеспечивает начальник
управления-исполнителя.
4.10. Агентство направляет для исполнения приказы (распоряжения),
подлежащие государственной регистрации, только после завершения
процедуры государственной регистрации в Минюсте России.
При опубликовании и рассылке, а также в случае необходимости
ссылки на приказ (распоряжение), прошедший процедуру государственной
регистрации, указание на дату и номер государственной регистрации, а
также на решение Минюста России о том, что документ не нуждается в
государственной регистрации, является обязательным.
Ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: *
или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом
размером N 10 в конце каждой страницы или после приложения в целом под
чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В
конце текста сноски ставится точка, например:
(*) Зарегистрирован Минюстом России 19 декабря 2006 г.,
регистрационный N 7734.
1) По заключению Минюста России от 20 января 2007 г. N 01/79-СВ в
государственной регистрации не нуждается.
4.11. Управление-исполнитель совместно с Организационно-правовым
управлением в течение 10 дней со дня получения отказа в
государственной регистрации приказа (распоряжения) готовит проект
соответствующего акта Агентства об отмене этого приказа (распоряжения)
и после подписания (утверждения) руководством Агентства направляет его
копию в Минюст России.
4.12. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись
(утверждение) руководителю или лицу, исполняющему его обязанности
(кроме приказов по кадровым и наградным вопросам), а также проекты
распоряжений, подготовленные на подпись (утверждение) заместителям
руководителя, до их подписания проходят правовую экспертизу и
редактирование в отделе правового обеспечения Организационно-правового
управления.
4.13. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений)
подлежат согласованиям, которые оформляются визами.
4.14. Визы включают в себя личную подпись, ее расшифровку
(инициалы и фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается
должность визирующего.
Визы проставляются на подписном экземпляре на оборотной стороне
последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы
проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения в
нижней его части.
На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы
проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
4.15. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись
(утверждение) руководителю или лицу, исполняющему его обязанности,
визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект документа;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект
документа;
должностными лицами, которым в проекте документа
предусматриваются задания и поручения;
руководителями подведомственных организаций (при необходимости);
заместителем руководителя, курирующим работу управления -
исполнителя;
начальником Организационно-правового управления, определяющего
соответствие подготовленных проектов приказов (распоряжений)
законодательству Российской Федерации, наличие согласования их с
заинтересованным управлениями и должностными лицами, а также четкость
и грамотность редакции.
Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются
начальником управления-исполнителя.
4.16. При возникновении в процессе согласования особого мнения у
лица, визирующего проект приказа (распоряжения), об этом делается
отметка при визировании. Особое мнение, как правило, излагается на
отдельном листе и прилагается к проекту приказа (распоряжения).
4.17. Если в процессе согласования в проект приказа
(распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он
подлежит перепечатке и повторному согласованию.
4.18. Повторного согласования не требуется, если при доработке в
проект приказа (распоряжения) внесены изменения, не меняющие его
существа.
В этом случае доработанный вариант проекта приказа (распоряжения)
визируется начальником Организационно-правового управления с пометкой
"Визы прилагаются".
Доработанный вариант проекта кадрового приказа может быть
завизирован начальником Организационно-правового управления или лицом,
его замещающим, с пометкой "Визы прилагаются".
4.19. Проекты приказов (распоряжений), подготавливаемые
Агентством совместно либо по согласованию с другими органами
государственной власти (организациями), направляются на подпись
(согласование) в соответствующие органы государственной власти
(организации) только после визирования проекта приказа (распоряжения)
в порядке, предусмотренном пунктом 4.15 настоящей Инструкции.
4.20. Проекты приказов (распоряжений) представляются на
визирование в Организационно-правовое управление со всеми документами,
необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.
К проекту приказа (распоряжения), предусматривающего отмену ранее
изданного приказа (распоряжения), а также к проекту приказа
(распоряжения), издаваемого взамен действующего, прилагается краткая
справка, которая готовится и подписывается начальником
управления-исполнителя.
В справке указываются:
основания издания приказа: сведения об актах законодательства
Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании
которых Агентству поручается разработать приказ, а также дата и номер
поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации или Агентства (копия поручения прилагается к справке);
перечень актов законодательства Российской Федерации,
использованных при разработке приказа (распоряжения);
сведения об актах Агентства, в том числе отмененных данным
приказом (распоряжением), актах иных органов государственной власти
(организаций), изданных по данному вопросу;
сведения о согласовании приказа (распоряжения) с управлениями и,
при необходимости, с органами государственной власти (организациями).
4.21. Управления рассматривают проекты приказов (распоряжений) в
срок до 7 рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем или
заместителем руководителя.
4.22. Проекты приказов (распоряжений), требующие последующей
государственной регистрации, рассматриваются отделом правового
обеспечения Организационно-правового управления в срок до 15 рабочих
дней, а значительные по объему проекты других ведомственных документов
- в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем или
заместителем руководителя.
4.23. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные на подпись
руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, должны
представляться исполнителем через начальника отдела делопроизводства
Организационно-правового управления или лицо, его замещающее, на
подпись заместителю руководителя - через помощника или лицо,
ответственное за ведение делопроизводства (далее - секретариат),
заместителя руководителя.
Проекты приказов (распоряжений) должны представляться на подпись
руководителю или лицу, исполняющему его обязанности, со всеми
необходимыми материалами.
4.24. Проекты приказов (распоряжений), представленные с
нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению,
возвращаются управлению-исполнителю на доработку.
4.25. Внесение исправлений и поправок в подписанный приказ
(распоряжение), а также в первый экземпляр согласованного проекта
приказа (распоряжения) не допускается.
4.26. В подписанный приказ (распоряжение), находящийся на
государственной регистрации, по предложениям Минюста России, в первый
экземпляр согласованного проекта приказа (распоряжения), а также в
подписанный приказ (распоряжение) в исключительных случаях по решению
руководства Агентства могут быть внесены поправки, не меняющие его
существа.
4.27. Поправки в подписанный приказ (распоряжение) вносятся
управлениями-исполнителями в следующем порядке:
заместителю руководителя, курирующему работу управления -
исполнителя, докладываются причины, вызвавшие необходимость внесения
поправок, и согласовывается с ним новая редакция документа;
новая редакция документа согласовывается с Организационно -
правовым управлением и заместителем руководителя;
направляется докладная записка руководителю о вносимых в документ
изменениях.
4.28. Для подписанного (утвержденного) приказа (распоряжения)
исполнителем заполняется указатель рассылки служебных документов
Агентства, который подписывается руководством управления-исполнителя,
а также начальником Организационно-правового управления или лицом, его
замещающим.
4.29. Регистрация подписанных приказов (распоряжений)
осуществляется в Канцелярии.
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.
4.30. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью Отдела
делопроизводства и направляются адресатам в соответствии с указателем
рассылки.
Подлинники приказов (распоряжений) хранятся по месту их
регистрации.
4.31. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке
установленной формы шрифтом размером N 14.
4.32. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации.
Наименование Агентства - Федеральное агентство морского и речного
транспорта Министерства транспорта Российской Федерации.
Наименование вида документа - приказ или распоряжение.
Место издания - Москва <*>.
--------------------------------
<*> Первые 4 реквизита входят в состав бланка и печатаются при
изготовлении бланка в типографии.
Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется
словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из порядкового
номера приказа, например: 06 декабря 2005 г. N 34. Номер распоряжения
состоит из индекса, включающего первые буквы имени и фамилии
руководителя или заместителя руководителя, подписавшего распоряжение,
тире, порядковый номер и приставку "р", например: 15 января 2005 г. N
АД-7-р.
Заголовок приказа (распоряжения) должен отвечать на вопрос "о
чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа
(распоряжения). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от
верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Точка в конце заголовка не ставится, например:
Об утверждении Регламента
Федерального агентства морского и речного транспорта
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и
печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной. Распоряжение преамбулы может не иметь.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и
задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она
может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д.
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого
документа, то в констатирующей части указывается наименование этого
документа в родительном падеже, наименование органа его издавшего,
дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной
части 2 межстрочными интервалами и завершается словом "приказываю",
которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть приказа (распоряжения) должна содержать
перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого
действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты, которые
нумеруются арабскими цифрами, с точкой и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном
пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны управления или
конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части
может содержать сведения о руководителе Агентства, на которого
возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее
изданный приказ (распоряжение) или какие-то его положения, то один из
пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый
утратившим силу, отменяемый приказ (распоряжение) или его пункт, либо
приказ (распоряжение), в который предполагается внести изменения с
указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами
"Признать утратившим силу...", "Отменить...", "Внести изменения...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Управления (должностные лица), до сведения которых
доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе рассылки,
который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
В приказах (распоряжениях) употребляются только официальные
наименования органов государственной власти (организаций), полные
наименования управлений, при этом в приложениях могут использоваться
их сокращенные наименования.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит
из наименования должности лица, подписавшего приказ (распоряжение),
личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87
настоящей Инструкции.
4.33. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на
отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений
идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов
(распоряжений).
В качестве приложений, как правило, оформляются положения,
регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и
т.д.
4.34. При наличии в приказах (распоряжениях) приложений ссылка на
приложения дается в тексте. При этом на первом листе приложения в
правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ",
ниже дается ссылка на приказ (распоряжение), его дату и номер. При
наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к приказу Росморречфлота
от ------------- N -----
При наличии в приказах (распоряжениях) в качестве приложений
утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа
(распоряжения), на первом листе утверждаемого приказом (распоряжением)
документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово
"УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", которое согласуется в роде и числе с
видом утверждаемого документа, ниже дается ссылка на приказ
(распоряжение), его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росморречфлота
от ------------ N -----
4.35. Совместные приказы Агентства с другими федеральными
органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги
формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования органов государственной власти располагаются на
одном уровне;
наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи руководителя органа государственной власти
(организации);
регистрационный номер документа состоит из регистрационных
номеров приказа (распоряжения) каждого из этих органов государственной
власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке
указания органов государственной власти (организаций) в документе;
подписи руководителей органов государственной власти
(организаций) располагаются ниже текста на одном уровне;
отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87
настоящей Инструкции.
Образец оформления приказа приведен в Приложении N 5.
Положение, правила, инструкции
4.36. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в
нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования
по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и иных
нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу
или распоряжению, утверждение которых оформляется путем издания
соответствующего документа.
4.37. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции)
соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.38. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на
стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит глава
"Общие положения", в которой указываются основания разработки,
основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
Протокол, решения Совета
4.39. Протокол - документ, которым оформляются решения, принятые
на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также на
конференциях и собраниях, с учетом выступлений участников совещания,
заседания и т.д., представленных информационно-справочных материалов и
проектов решений.
4.40. Решения Совета Агентства и других коллегиальных органов
Агентства (Экспертный совет при Совете Федерального агентства морского
и речного транспорта, Совета по образованию при руководителе
Федерального агентства морского и речного транспорта и т.п.) - в виде
протокола.
4.41. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем или
заместителями руководителя, составляются управлениями, ответственными
за подготовку материалов к данному совещанию.
Проект документа представляется на подпись руководителю
(заместителю руководителя), как правило, в течении суток после
окончания совещания.
4.42. Проект протокола визируется исполнителем документа и
|