начальником управления, ответственного за подготовку материалов к
совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого руководителем, визируется
заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей
и ответственным должностным лицом Организационно-правового управления.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта
протокола.
Визирование проекта постановления Совета осуществляется
аналогично визированию протоколов.
4.43. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.
4.44. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об
этом производится соответствующая запись в решении.
4.45. После подписания протокол (с его электронной версией)
незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью руководителя (заместителя руководителя) - в
Канцелярию;
за подписью руководства Агентства (как председателей Советов,
Комиссий) - секретарям Советов;
за подписью руководства Управления - ответственным за ведение
делопроизводства в управлениях.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и
номер экземпляра.
4.46. К протоколу совещания составляется указатель рассылки,
подписанный исполнителем и начальником управления, ответственным за
подготовку совещания.
После регистрации управление, ответственное за проведение
совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий
документа управлениям Агентства, принимавшим участие в совещании, а
также заинтересованным организациям и должностным лицам.
Рассылку протоколов Совета всем членам Совета Агентства
осуществляет секретарь Совета Агентства.
Рассылка копий протоколов осуществляется в течение суток после
его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений
- незамедлительно.
Рассылка копий протоколов Совета производится в пятидневный срок
с момента его подписания.
4.47. После рассылки копий протокола совещания, проводимого
руководителем, указатель рассылки (копия) представляется в Канцелярию.
4.48. Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководителем, а
также решений Совета хранятся в Канцелярии Организационно-правового
управления.
Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководством Агентства
как председателями Советов, Комиссий, хранятся у секретарей этих
Советов, Комиссий.
4.49. Порядок подготовки материалов, представляемых для
рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также
правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются
соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления
должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.
4.50. Протоколы Совета печатаются на бланках установленной формы,
протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом
размером N 14.
4.51. Протокол имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - протокол. Слово "ПРОТОКОЛ"
печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку,
полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид совещания, заседания, например:
совещания у руководителя
Федерального агентства морского в речного транспорта
И.О. ФАМИЛИЯ
или
заседания Совета
Федерального агентства морского и речного транспорта
Вид совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается в родительном падеже через 1 межстрочный
интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Фамилия, имя и
отчество печатаются заглавными буквами.
Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении
протоколов совещания у руководителя, заместителя руководителя, а также
при оформлении совместного протокола совещания, заседания. Печатается
через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид совещания",
отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым
способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего
реквизита.
Номер протокола совещания у руководителя состоит из знака N и
порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Номер протокола совещания у заместителей руководителя состоит из
знака N, инициала имени и фамилии председательствовавшего и
порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Номер протокола заседания комиссий, советов состоит из знака N и
порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилии
председательствовавшего (председателя <*>) на совещании, а также
должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании.
--------------------------------
<*> Инициалы и фамилия председательствующего на совещании не
указывают в протоколах совещаний в тех случаях, когда в реквизите "Вид
совещания" указано, кто проводит совещание.
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано, прописными
буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность
председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центровано
- его инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1 - 1,5
межстрочных интервала печатаются наименования должностей
присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и
фамилии (1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть
указаны обобщенно <*>.
--------------------------------
<*> Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в
алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал
и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним
решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога
"О" ("Об"), печатается центровано шрифтом размером N 15 и
подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в
скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании
при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал.
Затем указываются принятые по данному вопросу решения, включая
соответствующие поручения, их нумерация производится арабскими
цифрами. Поручения, предусматриваемые в принятом решении, адресуются
управлениям, подведомственным учреждениям и предприятиям Агентства, и
организациям с указанием инициалов и фамилии соответствующего
должностного лица, например: Организационно-правовому управлению (А.А.
Самсонову) или конкретным должностным лицам Агентства, например:
заместителю руководителя Е.Г. Трунину; либо общее поручение, например:
заместителям руководителя/начальникам управлений.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и
фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При
оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и
фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не
ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым
полем.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87
настоящей Инструкции.
Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту
3.88 настоящей Инструкции.
Совместные протоколы с другими федеральными органами
исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата
А4.
Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими
руководителями органов государственной власти (организаций), имеют
составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого
органа государственной власти (организации), проставляемые через косую
черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от
количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах
(оригиналы). При этом если руководитель указан первым, после подписи
на оригиналах ставится регистрационный номер и косая черта. Копия
подписанного протокола остается в Канцелярии, а оригиналы направляются
исполнителем в указанные ведомства на подпись руководителям. После
присвоения протоколам дополнительного номера (либо нескольких номеров)
исполнитель возвращает в Канцелярию один оригинал протокола (визовый
экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные оригиналы остаются
в соответствующих ведомствах).
Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае
должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность
осуществления данной процедуры исполнитель несет персональную
ответственность.
Образцы оформления протокола приведены в Приложении N 3.
Поручение руководителя (заместителя руководителя)
4.52. Поручениями оформляются резолюции руководителя и
заместителей руководителя, не носящие нормативного характера (не
требующие правовой оценки), издаваемые по оперативным и
информационно-методическим вопросам, а также в целях организации
исполнения отдельных поручений руководства Агентства.
4.53. Проекты поручений печатаются на стандартных листах бумаги
формата А4, подписываются руководителем или заместителями руководителя
(в соответствии с распределением обязанностей).
4.54. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю
или лицу, исполняющему его обязанности, визируются в следующем
порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект
поручения;
начальником Организационно-правового управления или лицом, его
замещающим;
заместителем руководителя, курирующим работу
управления-исполнителя.
Проекты поручений, подготовленные на подпись заместителю
руководителя, визируются в следующем порядке:
исполнителем, подготовившим проект поручения;
начальником управления-исполнителя, подготовившего проект
поручения;
помощником заместителя руководителя.
В отдельных случаях возможно визирование иными должностными
лицами в соответствии с указанием руководителя или заместителя
руководителя.
Визы проставляются на подписном экземпляре проекта поручения на
оборотной стороне последнего листа в нижней его части.
4.55. Проекты поручений, подготовленные на подпись руководителю
или лицу, исполняющему его обязанности, должны представляться через
начальника отдела делопроизводства или лицо, его замещающее, на
подпись заместителю руководителя - через секретариат (помощника)
заместителя руководителя.
4.56. Поручения регистрируются:
подписанные руководителем (заместителем руководителя) - в
Канцелярии.
Датой поручения является дата его подписания.
Поручения нумеруются в пределах календарного года.
4.57. Подлинники поручений хранятся по месту их регистрации.
Копии поручения направляются адресатам управлений, ответственным
за подготовку проекта поручения.
4.58. Поручение имеет следующие реквизиты:
наименование Агентства - Федеральное агентство морского и речного
транспорта (Росморречфлот). Печатается в две строки центрованным
способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным
шрифтом размером N 14. Сокращенное название Агентства печатается ниже
полного через 1 межстрочный интервал.
Слово "ПОРУЧЕНИЕ" отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку
полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Дата и номер поручения. Дата оформляется словесно-цифровым
способом. Номер состоит из знака "N", индекса, включающего первые
буквы имени и фамилии руководителя, подписавшего поручение, через тире
- номер дела по номенклатуре, через косую черту - порядковый номер,
например: 07 марта 2006 г. N ДД-29/38.
Текст отделяется от адресата 3 межстрочными интервалами и
печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом размером N 14 от левой
границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам
текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см
от левой границы текстового поля.
Требования к оформлению реквизитов "Адресат", "Отметка о наличии
приложений", "Подпись", "Отметка об исполнителе" аналогичны
требованиям оформления служебных писем.
Служебное письмо
4.59. Служебные письма Агентства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам,
относящимся к компетенции Агентства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти,
различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
К любому проекту документа, носящему инициативный характер,
представленному на рассмотрение руководителю, заместителю руководителя
и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная
служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования
необходимости подписания проекта документа.
4.60. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
руководства Агентства, а также руководством управления на основании
сроков исполнения поручений вышестоящих органов государственной
власти, исходя из сроков исполнения документов, предусмотренных в
пунктах 7.11 - 7.13 настоящей Инструкции.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать
заданиям, зафиксированным в резолюции руководства Агентства и
управлений.
Срок подготовки инициативных писем определяется начальниками
управлений.
4.61. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.
Изготовление бланков писем с изображением государственного герба
Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники
запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководством Агентства совместно
с руководителями федеральных органов государственной власти, а также с
руководителями других организаций, оформляются на стандартном листе
бумаги формата А4. При этом данные о наименовании Агентства и
организации, подписавшей совместное служебное письмо, должны
включаться в наименование должности в реквизите "Подпись".
Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес
руководителя и заместителей руководителя и другие аналогичные
внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата
А4.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного
вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут
рассматриваться в одном структурном подразделении
организации-адресата.
Порядок оформления служебных писем зарубежным адресатам
4.62. Переписка Агентства с зарубежными странами,
представительствами, посольствами, международными организациями и
частными лицами иностранных государств ведется за подписью
руководителя или лица, его замещающего, на бланке установленной формы
(Приложение N 1).
4.63. Руководитель может делегировать право подписи служебных
писем зарубежным адресатам заместителям руководителя по вопросам,
находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в
поручении руководителя.
4.64. Управления могут осуществлять переписку с зарубежными
корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их
компетенции.
4.65. Служебные письма зарубежным корреспондентам (далее -
письма) печатаются на русском языке с приложением текста
неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода в
правом верхнем углу обязательно указывается: "Неофициальный перевод".
Письма печатаются в 2 экземплярах. Первый экземпляр - подлинник
письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр -
копия письма с визами.
4.66. Подготовленные письма обязательно визируются в
Организационно-правовом управлении и помощником руководителя по
международным вопросам.
4.67. Оформление писем производится с учетом следующих
требований.
Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию; наименование
должности адресата; наименование организации, номер дома; название
улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового
маршрута; название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее
наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала
указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности,
наименование организации, затем почтовый адрес.
Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии
с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется
словесно-цифровым способом.
Адресат печатается в левом верхнем углу бланка через 3
межстрочных интервала ниже номера письма.
Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является
обязательным реквизитом.
Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы"
не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия
"Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания
фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а
ставится запятая.
Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в
письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые
пишутся лично подписывающим письмо, например:
"С наилучшими пожеланиями",
"Искренне Ваш".
При наличии приложения к письму отметка делается под текстом
письма и оформляется так же, как и для служебных писем.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего
письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись"
печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии
приложений".
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки
наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем.
Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не
проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в
деле.
4.68. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов
регистрируются в Канцелярии при наличии визы начальника
Организационно-правового управления либо лица, его замещающего, и
помощника руководителя по международным вопросам. В случае если
исполнитель не имеет точного и правильного адреса корреспондента на
иностранном языке, он должен получить эти данные у помощника
руководителя по международным вопросам. Отправка писем почтой
производится через Канцелярию.
Телеграмма
4.69. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с
Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г.
N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.
1557).
4.70. Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях
и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного
распространения.
4.71. Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются
руководителем или заместителями руководителя.
4.72. Телеграммы должны оформляться на бланках установленной
формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории
(срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись,
отметка об исполнителе.
Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами
шрифтом размером N 14, без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов,
если при этом не искажается содержание телеграммы.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись на телеграмме отделяется от текста 3 межстрочными
интервалами. В подписи указывается наименование должности, инициалы и
фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес
отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего
телеграмму, номер и дата, фамилия и номер телефона исполнителя.
4.73. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм
аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
Телеграмма на подпись руководителю и заместителю руководителя
готовится в двух экземплярах.
Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается
каждый экземпляр.
При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель
прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с
указанием на каждой из них адресата.
Подписанные телеграммы передаются в Канцелярию для регистрации.
На подписанные телеграммы ставится печать, удостоверяющая подпись.
Передача телеграмм осуществляется через федеральное
государственное унитарное предприятие "Главный центр связи и
спутниковых систем" (далее - радиобюро).
Образец оформления телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ"
приводится в Приложении N 5.
Телефонограмма
4.74. Телефонограмма - это обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи
текста по каналам телефонной связи.
4.75. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной
связи и записывается (печатается) получателем.
4.76. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, отправившего телефонограмму;
наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью
лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
4.77. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного
решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону,
требуют документального оформления. Телефонограммами передаются
несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
4.78. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре
и подписывается руководством Агентства и управления.
4.79. Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей
руководителя передаются и поступающие на их имя принимаются
соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные
руководителями управлений, передаются и поступающие на их имя
принимаются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в
управлениях.
4.80. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и
содержать трудно выговариваемые слова.
4.81. После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий
заполняет справочные реквизиты:
в графе "принял" указывается наименование должности, фамилия
лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи
телефонограммы (часы и минуты) и дата;
в графе "передал" указывается наименование должности, фамилия,
номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время
передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
4.82. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется
передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров
телефонов, по которым она должна быть передана.
4.83. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и
доложена руководителю в возможно короткий срок.
4.84. Передача телефонограмм внутри Агентства не допускается.
V. Организация документооборота Агентства
Прохождение документов в Федеральном агентстве морского и речного
транспорта с момента получения или создания до завершения их
исполнения или отправки образует документооборот.
Прием, учет, обработка
и распределение поступающих документов
5.1. Прием всех поступающих в Агентство документов осуществляется
централизованно в Канцелярии группой экспедиционной обработки
документов (далее - Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов
государственной власти, принимаются в Канцелярии.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку:
в рабочее время - сотрудником Канцелярии, в вечернее время и в
выходные дни - секретарем руководителя либо дежурным по Агентству.
5.2. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило,
средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Агентство доставляется корреспонденция
в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также
печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия
документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы,
электронные сообщения.
5.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и
целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые сотрудниками Экспедиции конверты (пакеты) с документами
вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений,
соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные
должностным лицам Агентства с пометкой "Лично" и в управления.
При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете)
документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия
номера, указанного на конверте, номеру документа, следует сообщить об
этом отправителю и, при необходимости, составить акт в двух
экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается
отправителю.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по
принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным
письмом.
5.4. Конверты после проверки уничтожаются. В случаях, когда
только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата
почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения
документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с обращениями граждан сохраняются во всех случаях.
5.5. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного
лица) и руководству Агентства, передаются в Канцелярию оперативно по
мере их поступления.
Документы, адресованные в управления, передаются сотрудникам этих
управлений, ответственных за ведение делопроизводства, два раза в день
по установленному графику. Сотрудники управлений получают документы в
Экспедиции.
Письменные обращения граждан, адресованные Агентству (без
указания должностного лица), руководителю и заместителям руководителя
передаются в Канцелярию.
Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода),
адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю
после регистрации в Канцелярии передаются помощнику руководителя по
международным вопросам для организации перевода. Дальнейший порядок
исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется
начальником Организационно-правового управления.
5.6. Поступившая в Агентство на имя руководства Агентства срочная
корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить
немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям,
сообщается сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства этих
управлений.
Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и служебные письма, а затем передаются на рассмотрение
руководству Агентства для направления на исполнение.
Организация обработки и передачи исходящих документов
5.7. Исходящие документы Агентства отправляются (передаются)
почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15
апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 17, ст. 1556).
С помощью средств электрической связи осуществляется передача
информации в виде телеграмм (телетайпограмм), телефонограмм,
факсограмм, электронных сообщений.
Виды документов, содержание которых передается по каналам
электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их
бумажного оригинала адресату определяются начальником управления,
подготовившего документ, с учетом наличия функционирующих в Агентстве
технических и программных средств.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно
по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.8. Обработка Экспедицией документов, отправляемых из Агентства,
включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых
отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты,
заклеивание, определение и проставление стоимости отправления,
составление реестра для простых почтовых отправлений, составление
списка на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы,
направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.9. Документы для отправки передаются в Экспедицию оформленными
согласно настоящей Инструкции, зарегистрированными, с указанием
почтового адреса или указателем рассылки.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ.
5.10. Сотрудники Экспедиции проверяют правильность оформления
документов к отправке, включая проверку наличия приложений, указанных
в основном документе.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного
характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
5.11. Исходящие документы, принятые Экспедицией в рабочие дни до
15 часов (в пятницу - до 14 часов), отправляются адресатам в день их
приема.
5.12. В рабочие дни после 18 часов и в выходные дни документы
особой срочности, подписанные руководством Агентства, отправляются
исполнителем документа. Отправляемым письмам и телеграммам секретарем
руководителя или ответственным дежурным по Агентству присваивается
исходящий номер.
Копия отправленного документа (завизированный экземпляр) с
указанием номера телефона, имени, отчества и фамилии должностного
лица, получившего оригинал документа, остается в приемной руководителя
для последующей передачи в Канцелярию.
Отправлять документы Агентства без присвоенных соответствующих
исходящих номеров не допускается.
5.13. Документы отправляются, как правило, простыми почтовыми
отправлениями. В отдельных случаях, когда требуется получить
уведомление о получении документа, исполнитель должен указать порядок
отправки.
Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов,
составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое
отделение связи производится в соответствии с установленными
правилами.
Организация передачи документов
с использованием средств факсимильной связи
5.14. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов
организациям (от организаций), размещенных вне здания Агентства.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Агентства,
установлены в радиобюро.
5.15. Передача с использованием средств факсимильной связи
документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования",
не разрешается.
5.16. С использованием средств факсимильной связи могут быть
переданы материалы текстового, табличного или графического характера,
исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в
черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры
или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2
мм.
Объем передаваемого в течении одного сеанса связи документа,
выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
5.17. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
заверенного перевода.
5.18. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале
установленной формы и после передачи возвращается исполнителю с
отметкой о времени отправки.
5.19. Поступившие в радиобюро факсограммы передаются в Экспедицию
и учитываются в журнале установленной формы, и передаются адресатам
под расписку в день приема, срочные - немедленно.
5.20. Поступившие факсограммы передаются:
адресованные Агентству (без указания должностного лица),
руководителю и заместителям руководителя - в Канцелярию;
адресованные управлениям - в соответствующее управление.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа
направляется в соответствующее управление-исполнитель.
5.21. Поступающие через факсимильную связь служебные письма
рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих
реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
Регистрация документов
5.22. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения.
5.23. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
5.24. Документы регистрируются:
поступающие из органов государственной власти, а также документы,
адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю
и заместителям руководителя, и исходящие документы за подписью
руководителя и заместителей руководителя - в Канцелярии;
входящие документы, адресованные управлениям, и исходящие
документы за подписью руководства управлений - в управлениях
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства;
внутренние документы, подготовленные для доклада руководству
Агентства, - в Канцелярии как входящие документы (в управлениях эти
документы учитываются как исходящие);
внутренние документы за подписью заместителей руководителя,
подготовленные для доклада руководителю, - в Канцелярии как входящие
документы (исходящий номер не проставляется);
исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов - в
Канцелярии;
приказы (распоряжения) по основной деятельности Агентства - в
Канцелярии;
приказы по личному составу и приказы о награждениях - в отделе
персонала и паспортно-визовой работы Организационно-правового
управления;
протоколы совещаний у руководителя и заместителей руководителя,
заседаний Совета - в Канцелярии;
протоколы Научно-технического совета, Экспертной комиссии и иных
органов - в управлениях, координирующих работу этих органов;
доверенности, выдаваемые от имени Агентства, - в Канцелярии.
5.25. Входящие документы регистрируются в день их поступления до
рассмотрения соответствующими должностными лицами.
Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день
их подписания (утверждения).
Внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю,
регистрируются после визирования руководством Организационно-правового
управления.
5.26. На входящих документах, подлежащих регистрации в
Канцелярии, на поле в правой нижней части первого листа документа
ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца
и вписывается входящий номер и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной
регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного
управления в другой он повторно не регистрируется. Все последующие
отметки делаются в КДС.
5.27. Возможность доступа к базе данных Канцелярии в КДС
определяется начальником Организационно-правового управления.
5.28. Автоматизированная регистрация документов производится
децентрализовано в местах регистрации документов в КДС.
5.29. Запись производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных, которые используются при учете и поиске
документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и
уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.
5.30. В Канцелярии Агентства регистрационный номер входящего
документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по
номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например:
ФАМРТ-10/1476, где ФАМРТ - буквенный индекс, 10 - номер по
номенклатуре, 1476 - порядковый номер.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного
руководителем или заместителем руководителя, состоит из начальных букв
его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую
черту - порядкового номера, например: АД-15/836.
Порядок проставления регистрационного номера на приказах
(распоряжениях) Агентства и протоколах прописан соответственно в
пунктах 4.32 и 4.51 настоящей Инструкции.
5.31. В управлениях регистрационный номер входящего документа
состоит из сокращенного названия управления и порядкового номера,
например: УОС-125.
Регистрационные номера исходящих и внутренних документов
управления состоят из сокращенного названия управления, через тире -
номера отдела-исполнителя управления, через тире - номера дела по
номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например:
УОС-01-15/697.
Индексы подразделений Агентства,
используемые при регистрации документов
----------------------------------------------------------------------
|Организационно-правовое управление | ОПУ |
|-------------------------------------------------------------|------|
|Управление морской и речной деятельности | УМРД |
|-------------------------------------------------------------|------|
|Управления финансирования и бухгалтерского учета | УФБУ |
|-------------------------------------------------------------|------|
|Управление обеспечения судоходства | УОС |
|-------------------------------------------------------------|------|
|Управление экономики и государственного имущества | УЭГИ |
|-------------------------------------------------------------|------|
|Управление внутренних водных путей | УВВП |
----------------------------------------------------------------------
5.32. Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно
двумя или более организациями, являются регистрационные номера этих
организаций, разделенные косой чертой.
Расположение регистрационных номеров должно соответствовать
порядку расположения подписей руководителей организаций, подписавших
документ.
Прохождение корреспонденции в Канцелярии
5.33. Документы, адресованные Агентству (без указания
должностного лица) или руководителю, после сортировки, поиска ссылок
на более ранние документы и регистрации передаются начальнику или
заместителю начальника отдела делопроизводства для рассмотрения и
подготовки проектов резолюций.
Документы, адресованные заместителям руководителя, после
регистрации передаются в секретариаты заместителей руководителя.
5.34. Документы после рассмотрения начальником
Организационно-правового управления и далее руководителем возвращаются
в Канцелярию для отметки в КДС и направлении документов на исполнение.
5.35. На документах, подлежащих контролю за исполнением,
проставляется отметка о контроле.
5.36. Документы с резолюцией руководителя, заместителей
руководителя и начальника Организационно-правового управления
(уполномоченного заместителя начальника) направляются головному
исполнителю и в копии - соисполнителям для подготовки соответствующих
материалов.
5.37. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут
передаваться из одного управления (или из секретариата заместителя
руководителя) в другое управление только через Канцелярию с
соответствующими отметками в КДС.
5.38. Документы отправляются из Агентства только после того, как
им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в КДС.
5.39. Экземпляры документов с визами остаются в Канцелярии для
формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная
копия этого документа выдается управлению-исполнителю, вторая
заверенная копия передается в контрольную группу (если исполненный
документ находился на контроле), третья - в секретариат заместителя
руководителя (если документ подписан заместителем руководителя).
5.40. Документы со штампом "Подлежит возврату в Канцелярию" после
исполнения (ознакомления) возвращаются в Канцелярию.
Прохождение документов
в секретариатах заместителей руководителя
5.41. Входящая корреспонденция, адресованная заместителю
руководителя, поступает в его секретариат после регистрации в
Канцелярии.
Корреспонденция по мере поступления просматривается помощником
заместителя руководителя, который готовит проект резолюции, и вносится
в КДС секретариатом заместителя руководителя. Контроль за исполнением
поручения заместителя руководителя осуществляет соответствующий
секретариат заместителя руководителя (помощник заместителя
руководителя).
После рассмотрения документы с резолюцией заместителя
руководителя передаются в Канцелярию для направления на исполнение в
соответствующие управления.
5.42. Проекты исходящих служебных писем передаются на подпись
заместителю руководителя через его помощника.
Перед подписанием исходящего документа заместителем руководителя
помощник заместителя руководителя обязан проверить четкость и
грамотность редакции письма, наличие виз согласования и
писем-согласования всех заинтересованных в исполнении документа и
заверить своей подписью визовый экземпляр документа.
5.43. Подписанный документ передается исполнителю для передачи на
регистрацию и отправку в Канцелярию. Вместе с подлинником документа
представляется необходимое количество копий документа (одна копия с
визами - для Канцелярии, по одной копии - для секретариата заместителя
руководителя и управления-исполнителя).
Прохождение документов в управлениях
5.44. Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в
управление, получается в Экспедиции сотрудником, ответственным за
ведение делопроизводства в управлении.
5.45. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в
управлении, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по
степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику управления.
На всех документах, адресованных управлению и подлежащих
регистрации, ставится регистрационный номер этого управления.
При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в
КДС.
5.46. Документы, прошедшие регистрацию в Канцелярии и
направленные на исполнение в управление, поступают в это управление с
регистрационным штампом Канцелярии. В управлении эти документы не
регистрируются.
5.47. Учет движения документов, поступивших непосредственно в
управление, и документов, поступивших из Канцелярии, ведется
раздельно.
5.48. После рассмотрения документов начальником управления
сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в управлении,
вносит его резолюцию в КДС, делает отметку о направлении документа на
исполнение в соответствующий отдел управления (конкретному сотруднику)
и передает документ исполнителю.
5.49. Передача документа одним исполнителем другому исполнителю
внутри управления осуществляется через сотрудника, ответственного за
ведение делопроизводства, с отметкой в КДС.
5.50. Подписанные руководством управления документы передаются
сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства, для
регистрации и подготовки на отправку. Документ регистрируется согласно
пункту 6.32 настоящей Инструкции, заверяются его копии и производятся
соответствующие отметки в КДС.
5.51. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства,
обязан вести количественный учет корреспонденции и ежеквартально до 15
числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Канцелярию сведения
о поступивших в адрес управления и отправленных за подписью
руководства управления документах за прошедший квартал по
установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция,
зарегистрированная в данном управлении.
Учет количества документов
5.52. Учет количества документов за определенный период времени
(год, квартал, месяц) проводится по месту регистрации документов.
В Канцелярии осуществляется сводный учет объема документооборота
Агентства.
Под объемом документооборота понимается количество документов,
полученных и созданных Агентством за соответствующий отрезок времени.
5.53. За единицу учета количества документов принимается сам
документ без учета размноженных экземпляров.
5.54. Показатели учета количества документов (документооборота)
используются для определения технологической оснащенности процессов
работы с документами, а также для анализа различных аспектов
управленческой деятельности.
Результаты учета количества документов обобщаются Канцелярией и
представляются руководству Агентства с предложениями о принятии мер по
совершенствованию работы с документами.
Принципы организации поисковой системы по документам
5.55. Поисковые системы по документам создаются в рамках КДС
Агентства. При этом в поисковую систему поступает информация о
документах, полученная при их регистрации.
5.56. В компьютерных поисковых массивах поиск информации о
конкретном документе или группе документов осуществляется по
регистрационным реквизитам (наименованию корреспондента, виду
документа, номеру и дате документа и т.п.), а также по контексту (по
слову или фразе, имеющимся в кратком содержании искомого документа).
5.57. Поисковые системы по документам должны обеспечивать поиск
информации о поступивших, отправленных или созданных документах
Агентства и его управлений, не содержащих сведений, отнесенных к
государственной тайне.
VI. Исполнение документов
Предварительное рассмотрение документов
и направление их на исполнение
6.1. В Канцелярии и управлениях производится предварительное
рассмотрение поступивших документов и направление должностному лицу
Агентства для дальнейшего рассмотрения и исполнения.
Все входящие документы должны быть рассмотрены в день
поступления.
В первую очередь обрабатываются документы с пометками о срочности
и исполнения или доставки.
6.2. Документы, поступающие в адрес Агентства (без указания
должностного лица) и руководителя, передаются начальнику отдела
делопроизводства.
Руководителю докладываются документы Президента Российской
Федерации, органов государственной власти, центральных учреждений
Российской Федерации, а также другие документы по наиболее важным
вопросам деятельности Агентства.
Документы, не требующие рассмотрения руководителем, направляются
начальником Организационно-правового управления или лицом, его
замещающим, для рассмотрения заместителям руководителя в соответствии
с распределением обязанностей или начальникам управлений согласно их
компетенции.
6.3. Документы доводятся до исполнителя в управлении немедленно
после их рассмотрения руководством управления.
Начальники управлений или лица, их замещающие, рассматривают
документы по мере их поступления.
Документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для
согласования (визирования), - немедленно.
6.4. При предварительном рассмотрении документов следует
руководствоваться Положением об Агентстве, распределением обязанностей
между заместителями руководителя, положениями об управлениях.
6.5. Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к
поступившему документу справочные данные из КДС.
Организация исполнения документов
6.6. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководством
Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.
6.7. Начальник управления, указанный в резолюции документа первым
(головной исполнитель), если не оговорено иное, является ответственным
за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник
документа. Соисполнителям направляется копия документа.
Головной исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
Соисполнители отвечают за своевременный и качественный анализ
информации и представление основному исполнителю в установленные им
сроки необходимых материалов.
6.8. Срок исполнения документов определяется в резолюции
руководителем исходя из сроков, установленных законодательством
Российской Федерации (пункты 8.11 - 8.13 настоящей Инструкции), или с
учетом срока, установленного организацией, направившей документ.
6.9. Подготовленный на подпись руководителю (заместителю
руководителя) проект документа начальник отдела делопроизводства
(помощник заместителя руководителя) проверяет в присутствии
исполнителя по содержанию, на наличие соответствующих реквизитов и
передает на визу начальнику Организационно-правового управления или
лицу, его замещающему. Документ представляется на подпись вместе с
подлинниками необходимых материалов.
6.10. Документ считается исполненным, если проведены
предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу
поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные)
указания и о результатах сообщено автору документа (когда это
требуется по содержанию документа), а также, если поставленные в
документе вопросы решены в оперативном порядке.
Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние
организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут
являться основанием для признания документа исполненным.
6.11. Исполненные документы ответственным исполнителем
незамедлительно представляются для снятия с контроля в Канцелярию.
Правительственные документы с копией ответа или другого
материала, которым исполнен документ, возвращаются в Канцелярию для
формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Неправительственные документы хранятся в делах управления,
являющегося ответственным исполнителем.
6.12. После исполнения входящего документа на нем делается
отметка об исполнении и направлении его в дело (пункт 3.89 настоящей
Инструкции).
Об исполнении документа делается также отметка в КДС.
VII. Контроль исполнения документов
Регламентирующие нормативные правовые акты
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве
определяются Регламентом Правительства Российской Федерации,
утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1
июня 2004 г. N 260, Типовым регламентом взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением
Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым
регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной
власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 28 июля 2005 г. N 452, Типовой инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от
8 ноября 2005 г. N 536 <*>, и Регламентом Федерального агентства
морского и речного транспорта.
--------------------------------
<*> Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г.,
регистрационный N 7418.
Ответственные лица, осуществляющие
контроль за исполнительской дисциплиной
7.1. Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в
Агентстве возложен на заместителя руководителя.
7.2. Контроль за исполнением правительственных поручений,
поручений Минтранса России, руководителя по неправительственной
корреспонденции, поручений, содержащихся в протоколах совещаний,
проводимых руководителем, и протоколов и решений Совета Агентства
обеспечивается сотрудниками Канцелярии.
7.3. Контроль за исполнением поручений заместителей руководителя
осуществляется соответствующими секретариатами заместителей
руководителя.
7.4. Контроль за исполнением поручений руководства Агентства,
адресованных в управления, осуществляется непосредственно начальниками
этих управлений.
В управлениях назначаются должностные лица, ответственные за
исполнительскую дисциплину.
Порядок постановки документов на контроль
7.5. Контроль исполнения правительственных, неправительственных
поручений, поручений Минтранса России, а также поручений, содержащихся
в протоколах совещаний у руководителя и протоколах Совета, включает
постановку на контроль, регулирование хода исполнения,
предупредительный контроль, снятие с контроля, направление
исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и
результатов исполнения документов, информирование руководителей о
состоянии исполнения документов.
7.6. Постановка документов на контроль в Канцелярии включает в
себя отметку о контроле в соответствии с п. 3.47 настоящей Инструкции
и внесении информации в КДС: краткое содержание поручения Агентству
(обращения в Агентство), ответственный исполнитель (согласно резолюции
руководителя или заместителя руководителя, давшего поручения) и
контрольный срок исполнения документа.
7.7. Постановка протокола (постановления) на контроль
представляет собой определение по каждому пункту документа
ответственного исполнителя и установку контрольного срока исполнения с
внесением соответствующей информации в КДС.
7.8. Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в
Канцелярии документы, адресованные руководству Агентства и поступившие
в Агентство (без указания должностного лица), требующие исполнения по
поручениям Президента Российской Федерации, вышестоящих органов
государственной власти Российской Федерации или по резолюциям
руководства Агентства.
7.9. Контроль исполнения документов может осуществляться по
следующим группам входящей корреспонденции:
Президент Российской Федерации, Администрация Президента
Российской Федераций, полномочные представители Президента Российской
Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации,
Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные
комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации,
Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации,
депутаты Государственной Думы, Межгосударственные Советы,
Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и
России;
межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной
власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации,
Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской
Федерации, Генеральная прокуратура Российской Федерации, Центральная
избирательная комиссия Российской Федерации), Счетная палата
Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов
Российской Федерации, предприятия и организации транспортного
комплекса, дорожного хозяйства, геодезии и картографии, НИИ и учебные
заведения, общественные организации, средства массовой информации,
организации стран СНГ и иностранные государства и др.;
обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и
электронные сообщения (интернет-обращения)). Порядок работы с
обращениями граждан определяется нормативным документом Агентства,
устанавливающим правила организации работы по рассмотрению обращений
граждан.
7.10. Канцелярия осуществляет контроль за своевременным
исполнением:
правительственных документов;
неправительственных документов, поступивших на имя руководителя
или в адрес Агентства (без указания должностного лица);
обращений граждан, поступивших на имя руководителя или в адрес
Агентства (без указания должностного лица);
поручений Минтранса России;
поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний у
руководителя или исполняющего обязанности руководителя и протоколах
Совета.
По указанию руководства Агентства, могут быть поставлены на
контроль и другие документы.
Оперативный контроль поручений руководителя и поручений, данных
на совещаниях (заседаниях) с участием руководителя или его
заместителей, возлагается на управление, подготовившее поручение
(совещание).
Управления, ответственные за исполнение и оперативный контроль,
представляют информацию об исполнении поручений (ходе исполнения) в
Канцелярию.
Сроки исполнения поручений руководства Агентства
7.11. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а
также внутренних документах, - с даты подписания (утверждения)
документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других
организаций, - с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.
7.12. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока,
установленного организацией, направившей документ, или нормативных
сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте
пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок до 1 месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня
получения;
по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или
депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный с даты
поступления;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным
федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов
постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства
Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного
исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без
согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с
согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть
рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан,
в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению
решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской
Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Агентства, необходимая при подготовке к слушанию в
Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению
полномочному представителю Правительства Российской Федерации в
Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в
поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской
Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю
в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней
со дня получения запроса.
7.13. Если последний день срока исполнения документа приходится
на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
7.14. Канцелярия устанавливает контрольный срок исполнения
документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в
поручении вышестоящего органа государственной власти Российской
Федерации или в резолюции руководства Агентства.
7.15. По поручениям без указания конкретной даты исполнения
контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями
Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных
актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки
исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.
Ответственность за исполнение документов и поручений
7.16. Если поручение руководителя или уполномоченных им
заместителей руководителя дано нескольким должностным лицам Агентства
и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной)
исполнитель, то должностное лицо, указанное в поручении первым после
заместителя руководителя, является ответственным исполнителем
поручения (если не оговорено иное в соответствии с пунктом 3.39
настоящей Инструкции).
7.17. Головным исполнителем поручения руководителя или
уполномоченных им заместителей руководителя также могут быть
подведомственные предприятия морского и речного транспорта.
7.18. Контрольный срок исполнения документа является обязательным
для ответственного исполнителя, который организует работу
соисполнителей, определяет порядок согласования и подготовки итогового
проекта документа.
7.19. Головной исполнитель несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их
до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
за полноту и достоверность информации, использованной при
подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на
исполнение до подписания и направления ответа адресату.
7.20. Соисполнители несут ответственность за своевременную и
качественную подготовку необходимых материалов и представление их
ответственному исполнителю в течение первой половины срока,
отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы
предоставляются незамедлительно.
В случае непредставления (несвоевременного представления)
замечаний и предложений соисполнителями головной исполнитель
информирует об этом руководителя, давшего поручение, и Канцелярию.
7.21. Ответственные исполнители и соисполнители обязаны по
первому требованию руководства Организационно-правового управления,
сотрудников Канцелярии давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и
подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
Изменение головного исполнителя, сроков исполнения
и снятие документов и поручений с контроля
7.22. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей
осуществляется в соответствии с резолюцией руководства Агентства,
давшего поручение, на докладной записке, обосновывающей причины
необходимости изменения головного исполнителя. Докладная записка на
имя руководителя (заместителя руководителя) представляется
ответственным исполнителем в течение 3-х дней с даты оформления
поручения.
Изменение головного исполнителя по поручению заместителя
руководителя осуществляется только по решению заместителя
руководителя, давшего поручение.
После принятия решения руководителем (заместителем руководителя)
первичный головной исполнитель незамедлительно информирует об этом
соисполнителей и представляет оригинал новой резолюции в Канцелярию
для внесения соответствующей корректировки в КДС.
7.23. При необходимости изменения контрольного срока исполнения
поручения ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до окончания
контрольного срока обязан представить докладную записку на имя
руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение.
В докладной записке должны быть указаны причины необходимости
переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения.
Секретариаты заместителей руководителя (помощники заместителей
руководителя) своевременно информируют Канцелярию о принятом решении
по докладной записке, представленной заместителю руководителя.
7.24. Продление срока исполнения поручений Президента Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального
Собрания Российской Федерации допускается в исключительных случаях.
Ответственный за исполнение поручения, по согласованию с
заместителем руководителя (в соответствии с распределением
обязанностей), не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания
поручения представляет докладную записку на имя руководителя с
указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с
докладной запиской представляется проект обращения Агентства в
соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший
поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с
указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не
продлеваются.
7.25. Поручения Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не
продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного
исполнителя. На эти документы представляется докладная записка на имя
руководителя о причинах неисполнения документов с указанием виновных
должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении
сотрудников, виновных в неисполнении поручения с одновременным
представлением проекта объяснения для направления соответствующей
информации в Правительство Российской Федерации.
Объяснения, представленные руководителю, визируются заместителем
руководителя (в соответствии с распределением обязанностей).
7.26. Снятие с контроля документов осуществляется Канцелярией и
секретариатами заместителей руководителя по поручениям руководства
Агентства после представления ответственным исполнителем подлинника
поручения и копий ответов адресатам.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения соответствующего поручения и
документированного подтверждения исполнения.
Если по представленным ответственным исполнителем проектам
ответов руководство Агентства дает дополнительные поручения, то
документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются
основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении
документа в регистрационной форме КДС: краткие сведения об исполнении
или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об
исполнении, реквизиты исполнителя (Ф.И.О., номер телефона) или
управления, в котором исполнен документ. На оригинале документа в
штампе "Контроль" ставится отметка о снятии с контроля исполнения.
7.27. Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в
протоколах совещаний, проводимых руководителем (протоколах Совета),
является аргументированная информация головного исполнителя с
представлением в Канцелярию материалов, подтверждающих факт
исполнения.
7.28. Решение о возможности снятия с контроля невыполненного
поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в
протоколе совещания, проводимого руководителем (протоколах Совета),
принимается руководителем. Головной исполнитель готовит
соответствующую докладную записку на имя руководителя. О принятом
решении руководителя головной исполнитель информирует Канцелярию.
По правительственным и неправительственным документам решение
принимается руководителем или заместителем руководителя, давшим
поручение.
Справки, напоминания, оперативные в аналитические отчеты
7.29. Канцелярия еженедельно направляет управлениям Агентства
напоминания о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения)
документах.
7.30. Канцелярия ежемесячно направляет управлениям Агентства
информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в
протоколах совещаний, проводимых руководителем (протоколах Совета).
7.31. Должностные лица управлений, ответственные за
исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года
(при необходимости, поквартально) в Канцелярию информацию о ходе
исполнения документов.
7.32. Канцелярия формирует сводные данные о состоянии
исполнительской дисциплины в управлениях для информирования
руководства Агентства с периодичностью:
оперативные отчеты - еженедельно;
аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при
необходимости, поквартально).
VIII. Организация работы с документами в делопроизводстве
Составление номенклатуры дел
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Агентства, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
8.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации,
описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их
хранения в каждом управлении составляется номенклатура дел, и в
Агентстве - сводная номенклатура дел Агентства.
8.3. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15
ноября текущего года) сотрудником, ответственным за ведение
делопроизводства, с участием члена экспертной комиссии управления и с
привлечением квалифицированных специалистов по установленной форме
(Приложение N 6), согласовывается с сотрудником архива Агентства,
подписывается начальником управления и представляется в Канцелярию.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием,
планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие
годы, описями дел постоянного и долговременного хранения. Изучаются
документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и
содержание.
Вновь созданное управление обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел управления и представить ее в установленном порядке.
8.4. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками архива на
основе номенклатур дел управлений (Приложение N 7).
8.5. Сводная номенклатура дел Агентства визируется сотрудником
архива, подписывается начальником Организационно-правового управления,
согласовывается с Экспертной комиссией (далее - ЭК) Агентства, с
Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в
который документы передаются на государственное хранение, и
утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем или лицом,
его замещающим. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом
не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в
функциях и структуре Агентства.
8.6. После утверждения сводной номенклатуры дел управления
получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в
работе.
8.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
8.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
8.9. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются
названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются
в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
8.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Агентстве цифрового обозначения управления, отдела и порядкового
номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы
дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 -
обозначение управления, 05 - обозначение отдела данного управления, 21
|