- порядковый номер дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел
индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности
документов (протоколы, приказы и т.д.);
название Агентства или управления;
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федерального агентства морского и речного транспорта
(планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название, например:
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по
вопросам подписания соглашения о сотрудничестве.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Государственной финансовой академией при
Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название, например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном
обслуживании населения.
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.
Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости,
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том,
должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения, дела, номера статей по
Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (М., 2004).
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган
исполнительной власти для продолжения и др.
8.12. Если в течение года в Агентстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
8.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Формирование и оформление дел
8.14. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
8.15. Формирование дел в Агентстве осуществляют управления.
Контроль за формированием дел в Агентстве осуществляет Канцелярия.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в
10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за
ведение делопроизводства в управлении, для формирования их в дела.
8.16. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре дел;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного
сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих
основаниях;
не помещать в дела документы, подлежащие возврату в Канцелярию,
лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле
нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на
каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
8.17. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Совета Агентства группируются в два дела: протоколы и
решения Совета; документы к заседаниям Совета.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
Агентства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются
отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
8.18. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по
завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится сотрудниками управлений, в
обязанность которых входит заведение и формирование дел, при
методической помощи и под контролем архива Агентства.
8.19. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное
оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по
установленной форме (Приложение N 8); нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (Приложение N 9); составление в
необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N
10); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
8.20. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На
обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства,
наименование управления, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата
дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела,
архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
полное наименование Агентства указывается в именительном падеже с
указанием официально принятого сокращенного наименования, которое
указывается в скобках после полного наименования;
наименование управления указывается в соответствии с утвержденной
структурой;
номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре
дел Агентства;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел Агентства,
согласованной с ЭПК федерального архива;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,
а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние
даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных
в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,
является дата регистрации основного документа, приложение к которому
помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, наименованием должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии
с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,
образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти,
с проставлением сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и
номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве Агентства чернилами только после включения этих
дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК
соответствующего федерального архива (до этого он проставляется
карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования федерального архива, в который будут передаваться дела,
кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому
классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.21. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых
расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты
составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная
составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний
край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.22. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола
в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного
свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке
(переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить
пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные
надписи не составлять.
Организация оперативного хранения документов
8.23. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела
хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений и сотрудники, ответственные за ведение
делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
8.24. Документы, письма, обращения граждан, поступившие
непосредственно в управления, хранятся в этих управлениях.
В управлениях также хранятся и неправительственные документы,
поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями
руководства Агентства.
8.25. Приказы по личному составу хранятся в отделе
государственной службы и кадров Организационно-правового управления.
8.26. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально
отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном
положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их
полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия
солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет,
а затем сдаются в архив Агентства.
8.27. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у
них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ
ящиках рабочего стола или шкафу.
8.28. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения
начальника Организационно-правового управления. Выдача дел сотрудникам
управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело
заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс
дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам управлений на
срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело
должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя или заместителя руководителя по
актам.
8.29. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается
в исключительных случаях и производится с разрешения руководства
Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
IX. Порядок передачи документов на хранение в архив
9.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Агентства,
являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их
ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством,
подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный
архив, как часть Архивного фонда Российской Федерации.
9.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов
временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое
значение, а также документов по личному составу, их учета,
использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение
Агентство образует архив.
9.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив
Агентства включает работу Канцелярии и сотрудников, ответственных за
ведение делопроизводства в управлениях, по проведению экспертизы
ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей
дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
9.4. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
9.5. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения
документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
9.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в Агентстве создается постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК),
назначаемая руководителем.
9.7. Функции и права ЭК и организация ее работы определяются
положением, которое утверждается руководителем.
Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с
Госархивом.
9.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с
ЭК под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.
9.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для
передачи в архив Агентства; отбор документов с временными сроками
хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих
дальнейшему хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по
результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
9.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.12. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.13. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
9.14. В Агентстве в каждом управлении описи на дела постоянного
хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим
руководством сотрудника архива Агентства. По этим описям документы
сдаются в архив Агентства.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для
подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит архив
Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в
соответствующий федеральный архив.
9.15. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (Приложение N 11) и представляются в архив
Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в
делопроизводстве.
9.16. Описательная статья описи дел управления имеет следующие
элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
9.17. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу,
вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в
описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
управлениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.18. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
9.19. Опись дел управления подписывается составителем с указанием
наименования его должности, согласовывается с сотрудником архива и
утверждается начальником управления.
9.20. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один
из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй
остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.
9.21. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 12)
производится после составления сводных описей дел постоянного хранения
за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем
только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее
именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел
постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты,
уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
9.22. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как
правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких
управлений, то название каждого управления указывается перед группой
заголовков дел этого управления.
Подготовка и передача документов в архив Агентства
9.23. В архив Агентства передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.24. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив Агентства не позднее чем
через три года после их завершения в делопроизводстве.
9.25. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в
управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в
установленном порядке.
9.26. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с начальниками управлений и
утвержденному начальником Организационно-правового управления.
9.27. В период подготовки дел управлений к передаче в архив
Агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность
их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных
в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и
оформлении дел сотрудники управления обязаны устранить.
9.28. Прием каждого дела производится заведующим архивом
Агентства в присутствии сотрудника управления. При этом, на обоих
экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются
цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата
приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом
Агентства и сотрудника, передавшего дела.
9.29. В случае ликвидации или реорганизации управления Агентства,
сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного
управления, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует
все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив
Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется
по описям дел и номенклатуре дел.
X. Порядок выполнения копировально-множительных работ
10.1. Выполнение копировально-множительных работ в Агентстве
производится в копировальном отделе Главного вычислительного центра
Росморречфлота (далее именуется - ГВЦ) и на копировальных аппаратах,
установленных в управлениях.
10.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных
работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы.
Заказ может быть подписан:
руководством управления;
помощником руководителя;
помощником заместителя руководителя;
начальником отдела делопроизводства.
Тираж размножаемых документов должен соответствовать
действительной потребности. Ответственность за целесообразность
размножения документов и использование полученных экземпляров несет
должностное лицо Агентства, подписавшее заказ.
10.3. На копировальных аппаратах, установленных в управлениях,
производится копирование срочных материалов небольшого объема и
тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники
несет начальник управления.
10.4. Запрещается копирование правительственных и иных
документов, поступивших в Агентство с пометкой "Снятие копий
запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.
XI. Изготовление, учет и хранение бланков Агентства
с изображением Государственного герба Российской Федерации
11.1. Бланки документов и печать с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки и
гербовая печать) являются полиграфической продукцией строгой
отчетности.
11.2. Канцелярия организует изготовление номерных бланков
Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации.
11.3. Изготовление печати с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, печатей и штампов для центрального
аппарата Агентства производится с разрешения начальника
Организационно-правового управления и заказывается через подразделение
материального обеспечения Агентства.
11.4. Печать с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности.
Простые круглые печати без изображения государственной символики
ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия
подлинникам.
11.5. Гербовые номерные бланки Агентства подлежат
централизованному учету в Канцелярии в специальных журналах по видам
бланков и выдаются в управления под расписку.
11.6. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Канцелярии
в учетно-регистрационном журнале с регистрацией оттисков и выдаются
под расписку сотрудникам управлений, отвечающим за их использование и
сохранность. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел
Организационно-правового управления.
11.7. Гербовые бланки, печати и штампы должны храниться в сейфах
или надежно запираемых шкафах.
11.8. Лица, ответственные за использование и сохранность гербовых
бланков, печатей и штампов в управлениях, назначаются начальниками
управлений. Гербовые бланки учитываются в отдельных журналах и
выдаются исполнителям под расписку. Передача бланков другим
организациям и лицам не допускается.
11.9. Начальники управлений ежеквартально представляют в
Канцелярию отчет о количестве использованных гербовых бланков по
установленной форме (Приложение N 13).
11.10. Проверка наличия, использования и хранения бланков,
печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией
Организационно-правового управления. О проведенных проверках делаются
отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения
нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании бланков,
печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование,
результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения
руководства Агентства.
11.11. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится по
актам с отметкой в журналах. Акт подписывает начальник управления и
сотрудник, ответственный за использование и сохранность гербовых
бланков.
11.12. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и
штампы подлежат возврату в Организационно-правовое управление и
подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале
учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных
печатей и штампов.
11.13. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в
известность начальник управления и заместитель руководителя (в
соответствии с распределением обязанностей).
11.14. Ответственность за хранение и правильное использование
бланков, печатей и штампов наряду с начальниками управлений несут
сотрудники, в ведении которых находятся печати, штампы, бланки.
Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на
начальников управлений.
Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении
должности обязан сдать их в Канцелярию.
Согласовано
Руководитель Федерального
Архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
13 ноября 2007 года
Приложения
Приложение N 1
к главе III Инструкции
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993,
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62
www.morflot.ru. E-mail: ud@morflot.ru
--------------------- N --------------------
на N ------------------- от ----------------
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993,
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62
www.morflot.ru. E-mail: ud@morflot.ru
--------------------- N --------------------
на N ------------------- от ----------------
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993,
Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62
www.morflot.ru. E-mail: ud@morflot.ru
--------------------- N --------------------
на N ------------------- от ----------------
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ПРИКАЗ
------------------------------ Москва N ------------------------------
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
---------------------------- Москва N ----------------------------
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
ПРОТОКОЛ
расширенного заседания Совета
---------------------------- Москва N ----------------------------
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
(РОСМОРРЕЧФЛОТ)
РЕШЕНИЕ
заседания Совета
---------------------------- Москва N ----------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА Герб РФ MINISTRY OF TRANSPORT |
| РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ OF THE RUSSIAN FEDERATION |
| |
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО FEDERAL AGENCY OF |
| МОРСКОГО И РЕЧНОГО MARITIME AND RIVER |
| ТРАНСПОРТА TRANSPORT |
| |
| Our ref Date |
| Наш N Дата |
| ------------------ ------------------- |
| |
| |
| |
| Российская Федерация 3/6, Petrovka str., |
| Петровка ул., дом 3/6, Москва, 125993, 125993, Moscow, Russia Federation, |
| E-mail: ud@morflot.ru; www.morflot.ru E-mail: ud@morflot.ru; www.morflot.ru |
|Тел.: (495) 626-11-00; факс: (495) 626-15-62 Tel. (495) 626-11-00; Fax. (495) 626-15-62 |
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 2
к главе IV Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА
-------------------------------------------------------------------------------
| Герб РФ |
| |
| МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
| |
| ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА |
| (РОСМОРРЕЧФЛОТ) |
| |
| ПРИКАЗ |
| |
| ------------------------- Москва N ------------------------- |
| |
| Об утверждении Положения об |
| -> Управлении финансирования и бухгалтерского учета <- |
| левое правое |
| поле | поле |
| 2 см \/ 1 см |
| 3 инт. |
| /\ |
| | |
| | В соответствии с Положением о Федеральном агентстве |
| \/ морского и речного транспорта, утвержденным Постановлением |
| 1 инт. Правительства Российской Федерации от 23 июля 2004 г. |
| /\ N 371, а также на основании Приказа Агентства транспорта |
| | Российской Федерации от 26 апреля 2004 г. N 1 "О структуре |
| и штатном расписании центрального аппарата Федерального |
| агентства морского и речного транспорта" п р и к а з ы в а ю: |
| | |
| \/ |
| 2 инт. |
| /\ |
| | |
| Утвердить прилагаемое Положение об Управлении. |
| | |
| \/ |
| 3 инт. |
| /\ |
| | |
| Руководитель А.А. Давыденко |
| |
| Визы на оборотной стороне последнего листа |
| |
| Зиновьева Людмила Леонидовна |
| 626-95-68 |
| /\ |
| | |
| нижнее поле 2 см |
-------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 3
к главе IV Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
-------------------------------------------------------------------------------
| ПРОТОКОЛ |
| | |
| \/ |
| 2 инт. |
| /\ |
| | | |
| \/ совещания у руководителя |
| 1 инт. Федерального агентства морского |
| /\ и речного транспорта |
| | А.А. Давыденко |
| | |
| \/ |
| 2 инт. |
| /\ |
| | |
| --------------------------------------------------------------------------- |
| Москва |
| | |
| \/ |
| 2 инт. |
| /\ |
| | |
| ------------------------------------ N -------------------------- |
| |
| Присутствовали: |
| Заместители руководителя - Инициалы и фамилии в |
| алфавитном порядке |
| Начальника управлений - Инициалы и фамилии в |
| алфавитном порядке |
| Руководители подведомственных - Инициалы и фамилии в |
| предприятий Агентства алфавитном порядке |
| |
| --------------------------------------------------------------------------- |
| I. О ходе выполнения... |
| --------------------------------------------------------------------------- |
| (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия) |
| | |
| \/ 1. Принять к сведению... |
| 1 инт. |
| /\ II. О введении мер по... |
| | -------------------------------------------------------------------- |
| (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия) |
| |
| 2. Принять к сведению... |
| | |
| \/ |
| 3 инт. |
| /\ |
| | |
| Руководитель |
| Федерального агентства |
| морского и речного транспорта А.А. Давыденко |
| |
| Иванов Кирилл Алексеевич |
| 626-88-67 |
| |
| Визы (на оборотной стороне последнего листа) |
-------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 4
к главе IV Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ
-------------------------------------------------------------------------------
| ПРОТОКОЛ |
| | |
| \/ |
| 2 инт. |
| /\ |
| | | |
| \/ согласительного совещания у заместителя руководителя |
| 1 инт. Федерального агентства морского и речного транспорта |
| /\ Е.Г. Трунина |
| | | |
| \/ |
| 2 инт. |
| /\ |
| | |
| --------------------------------------------------------------------------- |
| Москва |
| | |
| \/ |
| 2 инт. |
| /\ |
| | |
| ------------------------------- N ----------------------------- |
| |
| Присутствовали: |
| - Инициалы и фамилии в |
| алфавитном порядке |
| - Инициалы и фамилии в |
| алфавитном порядке |
| Ответственные сотрудники Агентства - Инициалы и фамилии в |
| алфавитном порядке |
| |
| --------------------------------------------------------------------------- |
| I. О согласовании проекта... |
| --------------------------------------------------------------------------- |
| (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия) |
| |
| Обсудив доводы сторон, ...были сняты следующие замечания: |
| 1. |
| 2. |
| Росморречфлотом России учтены следующие замечания...: |
| 1. |
| 2. |
| По остальным вопросам принято решение о подписании Руководителем |
| Федерального агентства морского и речного транспорта и Руководителем ... |
| соответствующей таблицы разногласий для направления в Минюст России и |
| Правительство Российской Федерации в установленном порядке с проектом ... |
| | |
| \/ |
| 3 инт. |
| /\ |
| | |
| Заместитель руководителя Е.Г. Трунин |
| |
| Иванов Кирилл Алексеевич |
| 626-88-67 |
| |
| Визы (на оборотной стороне последнего листа) |
-------------------------------------------------------------------------------
Приложение N 5
к главе IV Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
-----------------------------------------------------------------------------
| Слов Плата | Герб РФ |ПЕРЕДАЧА |
| руб. коп. | |-------- |
| ---------------------| ТЕЛЕГРАММА |--го -- ч. -- м. |
| Итого ---------------| ИЗ МОСКВЫ N -------- |N связи -------- |
| | -- сл. ---го -- ч. -- м. |Передал -------- |
| Принял --------------| |Служ. |
| | |отметки |
-----------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
|КУДА |ГОРОД МОСКВА, А-55, УЛИЦА ОБРАЗЦОВА, 15 |
|подробно| |
|адрес | |
|--------|----------------------------------------------------------------|
|КОМУ |РЕКТОРУ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО |
| |ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ |
| |АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА" (МГАВТ) |
| | |
| |ЧИБИРЯЕВУ СТАНИСЛАВУ АРХИПОВИЧУ |
---------------------------------------------------------------------------
УВАЖАЕМЫЙ СТАНИСЛАВ АРХИПОВИЧ!
СЕРДЕЧНО ПОЗДРАВЛЯЮ ВАС С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ.
ОТ ВСЕЙ ДУШИ ЖЕЛАЮ ВАМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, СЧАСТЬЯ, БЛАГОПОЛУЧИЯ И
ДАЛЬНЕЙШИХ ТВОРЧЕСКИХ УСПЕХОВ В ПОДГОТОВКЕ ВЫСОКОКВАЛИФИЦИРОВАННЫХ
СПЕЦИАЛИСТОВ ДЛЯ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА. ВСЕГО САМОГО ДОБРОГО ВАМ
И ВСЕМ ВАШИМ РОДНЫМ И БЛИЗКИМ.
РУКОВОДИТЕЛЬ ФЕДЕРАЛЬНОГО
АГЕНТСТВА МОРСКОГО И РЕЧНОГО
ТРАНСПОРТА А.А.ДАВЫДЕНКО
----------------------------------------------------------------------
125993, г. Москва, ул. Петровка, дом 3/6 Руководитель Федерального
агентства морского и речного
И.Е. Левитин
N ---------------------
от "--" ------- 2007 г.
Приложение N 6
к п. 8.3 Инструкции
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ
Федеральное агентство
морского и речного
транспорта
Управление...
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На -------- год
---------------------------------------------------------------------------
|Индекс дела| Заголовок дела| Кол-во дел |Срок хранения дела|Примечание|
| | (тома, частей)|(томов, частей)|(тома, части) и N | |
| | | |статей по перечню | |
|-----------|---------------|---------------|------------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------------|
---------------------------------------------------------------------------
Начальник Управления... Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
сотрудника архива Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ---------
------------ году в Управлении...
---------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе |
| | |-------------------------------|
| | | переходящих |с отметкой "ЭПК"|
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|Постоянного | | | |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|Временного (до 10 лет включительно)| | | |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|ИТОГО: | | | |
---------------------------------------------------------------------------
Итоговые сведения переданы в
Отдел делопроизводства
Наименование должности сотрудника,
ответственного за ведение
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 7
к п. 8.4 Инструкции
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АГЕНТСТВА
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства морского и речного
транспорта
---------------- И.О. Фамилия
(личная подпись)
"--" ---------------- 200- г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Федерального агентства морского и речного транспорта
на ------------ год
---------------------------------------------------------------------------
|Индекс дела| Заголовок дела| Кол-во дел |Срок хранения дела|Примечание|
| | (тома, частей)|(томов, частей)|(тома, части) и N | |
| | | |статей по перечню | |
|-----------|---------------|---------------|------------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------------|
|-----------|---------------|---------------|------------------|----------|
---------------------------------------------------------------------------
Начальник
Организационно-правового
управления Подпись И.О. Фамилия
Дата
Виза сотрудника архива
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива
от ----------- N ----------- от -------------- N ------------
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в -----
----------- году в Федеральном агентстве морского и речного транспорта
---------------------------------------------------------------------------
| По срокам хранения |Всего| В том числе |
| | |-------------------------------|
| | | переходящих |с отметкой "ЭПК"|
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|Постоянного | | | |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|Временного (до 10 лет включительно)| | | |
|-----------------------------------|-----|--------------|----------------|
|ИТОГО: | | | |
---------------------------------------------------------------------------
Начальник
Организационно-правового
управления Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица,
передававшего сведения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 291)
Приложение N 8
к п. 8.19 Инструкции
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
код федерального архива -------
код федерального органа
исполнительной власти -------
------------------------------
---------------------------------- |Ф. N -----------------------|
---------------------------------- |Оп. N ----------------------|
---------------------------------- |Д. N -----------------------|
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА) ------------------------------
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
----------------------------------------------------------------------
Управление...
----------------------------------------------------------------------
ДЕЛО N --------- ТОМ N ----------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
----------------------------------------------------------------------
(ДАТА)
На --------- лист
Хранить ---------
--------------------------
|Ф. N -------------------|
|Оп. N ------------------|
|Д. N -------------------|
--------------------------
Формат С4 (230 х 320 мм)
Приложение N 9
к п. 8.19 Инструкции
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела N -------
В деле подшито и пронумеровано ------------------------------ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ------------ пропущенные номера ------------
+ листов внутренней описи ---------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
| Особенности физического | N листов |
| состояния и формирования дела | |
|--------------------------------------|----------------------------------|
| 1 | 2 |
|--------------------------------------|----------------------------------|
|--------------------------------------|----------------------------------|
---------------------------------------------------------------------------
Наименование должности лица,
составившего лист-заверитель дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 10
к п. 8.19 Инструкции
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N --------
---------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс | Дата |Заголовок дела|Номера листов дела|Примечание |
|п/п| документа | документа | | | |
|---|-----------|-----------|--------------|------------------|-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|-----------|-----------|--------------|------------------|-----------|
|---|-----------|-----------|--------------|------------------|-----------|
---------------------------------------------------------------------------
Итого ----------------------------------------------------- документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи -----------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 11
к п. 9.16 Инструкции
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ УПРАВЛЕНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
----------------------------------------------------------------------
Управление...
----------------------------------------------------------------------
УТВЕРЖДАЮ
Директор Управления...
---------------- И.О. Фамилия
(личная подпись)
"--" ---------------- 200- г.
ОПИСЬ N -----
---------------------------------------------------------------------------
| N | Индекс дела |Заголовок |Дата дела|Количество | Срок |Примечание|
|п/п|(тома, части)| дела | (тома, | листов в | хранения | |
| | | (тома, | части) |деле (томе,|дела (тома,| |
| | | части) | | части) | части) | |
|---|-------------|----------|---------|-----------|-----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
|-------------------------------------------------------------------------|
| Название раздела |
|-------------------------------------------------------------------------|
|---|-------------|----------|---------|-----------|-----------|----------|
|---|-------------|----------|---------|-----------|-----------|----------|
---------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено -------------------------- дел с N -------------
(цифрами и прописью)
по N ----------------, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности лица,
составившего опись Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник Организационно-правового
Управления Подпись И.О. Фамилия
Дата
Передал ----------------------------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
и ------------------------------- регистрационно-контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам <**>
Наименование должности сотрудника,
ответственного за ведение
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Принял -------------------------------- дел и ------------------------
(цифрами и прописью) (цифрами прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности
сотрудника архива Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297)
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> Передаются вместе с делами Отдела делопроизводства.
Приложение N 12
к п. 9.22 Инструкции
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ
морского и речного транспорта Руководитель Федерального
агентства морского и речного
АКТ N ---- транспорта
о выделении к уничтожению ---------------- И.О. Фамилия
документов, не подлежащих (личная подпись)
хранению "--" ---------------- 200- г.
На основании ---------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N -------------------
----------------------------------------------------------------------
(название фонда)
-------------------------------------------------------------------------------------------
| N |Заголовок| Дата | Номера описей|Индекс дела | Количество дел | Сроки |Примечание|
|п/п|дела или | дела | (номенклатур | (тома, | (томов, частей)| хранения | |
| |групповой| или | за годы) | части) по | |дела (тома,| |
| |заголовок|крайние| |номенклатуре| | части) и | |
| | дел | даты | | или N дела | | номера | |
| | | дел | | по описи | | статей по | |
| | | | | | | перечню | |
|---|---------|-------|--------------|------------|----------------|-----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---|---------|-------|--------------|------------|----------------|-----------|----------|
|---|---------|-------|--------------|------------|----------------|-----------|----------|
-------------------------------------------------------------------------------------------
Итого ------------------------------- дел за --------------------- годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за -------------- годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК ------------------------------------
(наименование архивного учреждения)
(протокол от -------------------- N ----------------------)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
от ---------- N -----------
Документы в количестве ------------------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
весом ------------------------ кг сданы в -----------------------------
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от -------------- N -------
Наименование должности сотрудника,
сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности сотрудника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Приложение N 13
к п. 11.9 Инструкции
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ БЛАНКОВ
РОСМОРРЕЧФЛОТА С ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИМВОЛИКОЙ
Отчет об использовании бланков Росморречфлота
с изображением Государственного герба Российской Федерации
Управления... за (указать период)
---------------------------------------------------------------------------
| N | Бланк | Использовано |
|п/п| |---------------------------------|
| | | всего | испорчено |
| | |(указать номера)|(указать номера)|
|---|-----------------------------------|----------------|----------------|
|1 |с указанием наименования Агентства | | |
|---|-----------------------------------|----------------|----------------|
|2 |с указанием наименования должности | | |
| |руководителя | | |
|---|-----------------------------------|----------------|----------------|
|3 |с указанием наименования должности | | |
| |заместителя руководителя | | |
|---|-----------------------------------|----------------|----------------|
|5 |приказа | | |
|---|-----------------------------------|----------------|----------------|
|6 |распоряжения | | |
---------------------------------------------------------------------------
Начальник Управления... Подпись И.О. Фамилия
Наименование должности сотрудника,
ответственного за ведение
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
|