Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
II. Термины и определения
В настоящей Инструкции по делопроизводству устанавливаются
следующие термины и определения:
архив: учреждение или структурное подразделение Министерства,
организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и
использование архивных документов;
архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию
хранения и использования архивных документов;
архивный документ: материальный носитель с зафиксированной на нем
информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его
идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанной
информации для граждан, общества и государства;
архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически
и/или логически связанных между собой;
архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения
архивных документов;
бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа;
внутренний документ: официальный документ, не выходящий за
пределы подготовившей его организации;
внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий
перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их
индексов, названий, дат, номеров листов;
временное хранение архивных документов: хранение архивных
документов до их уничтожения в течение сроков, установленных
нормативными правовыми актами;
входящий документ: документ, поступивший в Министерство,
организацию;
документы, подлежащие уничтожению: выявленные в процессе
экспертизы научной и практической ценности документы с истекшими
сроками хранения, утратившие практическое, научное или общественное
значение;
дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку;
делопроизводство (документационное обеспечение управления):
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с документами;
документ временного хранения: документ с установленным сроком
хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии
с нормативными документами и иными правовыми актами установлено
бессрочное хранение;
документ, документированная информация: зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать;
документирование: запись информации на различных носителях по
установленным правилам;
документооборот: движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дублетный документ: один из экземпляров копии документа;
дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа,
имеющий юридическую силу;
заверенная копия документа: копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ: официальный документ, отправляемый из
Министерства, организации;
комплект документов: совокупность документов, взаимосвязанных по
признаку целевого назначения и в комплексе обеспечивающих
документирование той или иной управленческой функции или вида
деятельности;
комплектование архива: систематическое пополнение архива
документами в соответствии с его профилем и действующим
законодательством;
контроль исполнения документов: совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не
имеющий юридической силы;
обеспечение сохранности документов: обеспечение физико-химической
сохранности документов и их учет;
объем документооборота: количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период;
организационно-распорядительный документ: вид письменного
документа, в котором фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
организация работы с документами: организация, документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
официальный документ: документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке;
оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с
установленными правилами;
оформление документа: использование необходимых реквизитов,
установленных ГОСТом Р 6.30-2003;
подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального
документа;
постоянное хранение документов: хранение документов Архивного
фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
регистрационный индекс (номер) документа: цифровое или
буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации;
регистрация документа: запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения;
режим хранения архивных документов: совокупность
температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий,
создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов,
и контроль за их выполнением;
реквизит документа: обязательный элемент оформления официального
документа;
служебный документ: официальный документ, используемый в текущей
деятельности организации;
срок исполнения документа: срок, установленный нормативным
правовым актом, организационно-распорядительным документом или
резолюцией;
унифицированная форма документа: совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации;
учет архивных документов: установление количества и состава
архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой
единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в
учетных документах;
формирование дела: группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
дела;
формуляр документа: набор реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определенной последовательности;
формуляр-образец документа: модель построения документа,
устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования
к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
хранение архивных документов: обеспечение рационального
размещения и сохранности документов;
экспертиза ценности документов: изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и
отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ: документ, в котором информация представлена
в электронно-цифровой форме;
юридическая сила документа: свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего
его органа и установленным порядком оформления.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".