Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в
процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов
к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Министерстве создается постоянно действующая Центральная
экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии (далее
именуется ЭК) в структурных подразделениях Министерства.
8.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы
определяются положениями, которые утверждаются Министром (для ЦЭК) и
руководителем структурного подразделения Министерства (для ЭК).
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным
архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным
методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной
власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До
минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях Министерства; выделение к уничтожению дел за предыдущие
годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по
результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В Министерстве в каждом структурном подразделении описи
на дела постоянного хранения составляются ежегодно под
непосредственным методическим руководством архива Министерства. По
этим описям документы сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями
Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел
Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой дела
сдаются на государственное хранение в соответствующий федеральный
архив.
8.1.12. Описи дел структурных подразделений Министерства
составляются по установленной форме (Приложение N 30) и представляются
в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения
дел в делопроизводстве.
8.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения
Министерства имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома,
части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома,
части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе,
части); срок хранения дела.
8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то
каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том
приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в
точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку
дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для
отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о
передаче дел другим структурным подразделениям Министерства со ссылкой
на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения Министерства
подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается
с руководителем отдела делопроизводства ДОСД и утверждается
руководителем структурного подразделения Министерства.
При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел
до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
8.1.17. Опись дел структурного подразделения Министерства
составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с
делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного
экземпляра в структурном подразделении Министерства. При наличии в
структурном подразделении Министерства ЭК опись дел составляется в
трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для
рассмотрения и согласования.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период для
уничтожения и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение N 31) производится после составления сводных описей дел
постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно.
Согласованные ЦЭК (ЭК) Министерства акты утверждаются Министром только
после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется
ЭПК) соответствующего федерального архива описей дел постоянного
хранения; после этого Министерство имеет право уничтожить дела,
включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого
структурного подразделения Министерства указывается перед группой
заголовков дел этого подразделения.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".