Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
8.2. Подготовка и передача документов в архив
8.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем
через три года после их завершения в делопроизводстве.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в
структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по
графику, составленному архивом, согласованному с руководителями
структурных подразделений Министерства и утвержденному руководителем
отдела делопроизводства ДОСД.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением
Министерства к передаче в архив Министерства работником архива
предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все
выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения Министерства обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом
Министерства в присутствии работника структурного подразделения
Министерства. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи
заведующего архивом Министерства и работника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Министерства передаются базы данных,
содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых
документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в
опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Министерства, работник, ответственный за ведение
делопроизводства в данном структурном подразделении Министерства, в
период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям
дел и номенклатуре дел.
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
16 июля 2007 года
Приложение N 1
к п. 3.1.3
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".