Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕДАЧИ ПЕРВЫХ И ВТОРЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОСТАВЛЕННЫХ КОНСУЛЬСКИМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЗА ПРЕДЕЛАМИ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, В ОРГАНЫ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА".
III. Порядок передачи первых и вторых экземпляров
записей актов гражданского состояния на хранение
10. МИД России осуществляет сбор из консульских учреждений первых
и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния,
сформированных дел, а также сведений о регистрации актов гражданского
состояния либо сообщений о том, что государственная регистрация актов
гражданского состояния не производилась, по каждому консульскому
учреждению.
11. В рамках подготовки документов к передаче в уполномоченные
органы ЗАГС МИД России проверяет наличие, правильность и качество
оформления записей актов гражданского состояния, а именно: наличие
всех записей актов гражданского состояния по их номерам, наличие
первого и второго экземпляра одной записи, наличие даты регистрации,
номера записи, подписи составившего запись работника консульского
учреждения, руководителя консульского учреждения, а также оттиска
печати этого консульского учреждения.
12. В случае обнаружения ошибок МИД России возвращает
соответствующую запись акта гражданского состояния в консульское
учреждение, составившее документ, для устранения выявленных нарушений.
Если их устранение возможно лишь на основании заявления гражданина, то
МИД России направляет ему уведомление о допущенных при составлении
актовой записи ошибках, разъясняет право на письменное обращение для
внесения соответствующих исправлений или изменений, а также
информирует о месте нахождения первого экземпляра записи акта
гражданского состояния. В этом случае первый экземпляр записи акта
гражданского состояния подлежит передаче на хранение в уполномоченный
орган ЗАГС с приложением указанного уведомления.
При отсутствии записи акта гражданского состояния МИД России
направляет запрос в соответствующее консульское учреждение о
предоставлении непоступившего документа.
13. После проверки поступивших из консульских учреждений
документов МИД России составляет в двух экземплярах акт о передаче в
уполномоченные органы ЗАГС первых и вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния (приложения N 1 и N 2) и сформированных
консульскими учреждениями дел, а также согласовывает с уполномоченными
органами ЗАГС график передачи документов.
14. В целях обеспечения сохранности первые экземпляры записей
актов гражданского состояния хранятся отдельно от вторых экземпляров
соответствующих записей актов гражданского состояния в уполномоченных
органах ЗАГС города Москвы и Московской области соответственно.
15. МИД России осуществляет доставку в уполномоченный орган ЗАГС
записей актов гражданского состояния, материалов и документов,
подлежащих передаче в соответствии с настоящими Правилами, а также
сообщает сведения о том, какими консульскими учреждениями
государственная регистрация актов гражданского состояния за
соответствующий год не производилась.
16. Прием документов осуществляется должностным лицом
уполномоченного органа ЗАГС, ответственного за архив, в присутствии
должностного лица МИДа России по акту о передаче. При этом на обоих
экземплярах акта о передаче напротив каждого документа или дела,
включенного в акт, делается отметка о наличии.
В конце каждого экземпляра акта указываются цифрами и прописью
количество фактически принятых уполномоченным органом ЗАГС документов,
их номера, дата приема-передачи. Каждый экземпляр акта подписывается
должностными лицами МИДа России и уполномоченного органа ЗАГС.
При приеме на хранение документов должностные лица уполномоченных
органов ЗАГС проверяют правильность оформления записей актов
гражданского состояния и формирования дел прилагаемых документов,
соответствие количества и содержания документов актам передачи.
В случае, если при приеме на хранение выяснится отсутствие записи
акта или иных документов, или в передаваемой записи акта будет
выявлена техническая ошибка (ошибки), должностные лица МИДа России и
уполномоченного органа ЗАГС составляют акт об отсутствии документа
(приложение N 3) или акт об обнаружении ошибки (приложение N 4)
соответственно. При этом запись акта с отсутствующими реквизитами
приему на хранение не подлежит и остается у должностного лица МИДа
России. МИД России в течение месяца осуществляет дооформление записи
акта отсутствующими реквизитами, после чего она подлежит передаче на
хранение по отдельному акту.
17. После принятия документов на хранение уполномоченные органы
ЗАГС собирают из первых и вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью
актовые книги и обеспечивают их сохранность.
18. Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов
гражданского состояния, хранятся в соответствующем уполномоченном
органе ЗАГС в течение ста лет. По истечении указанного срока актовые
книги передаются на постоянное хранение в государственный архив.
19. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния, хранятся в течение ста лет, после чего
подлежат уничтожению.
20. Уполномоченные органы ЗАГС оказывают консультационную помощь
Консульскому департаменту МИДа России в работе с записями актов
гражданского состояния, передаваемыми на хранение.
Приложение 1
к Правилам
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕДАЧИ ПЕРВЫХ И ВТОРЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОСТАВЛЕННЫХ КОНСУЛЬСКИМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЗА ПРЕДЕЛАМИ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, В ОРГАНЫ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА".