Фрагмент документа "НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАТИВНОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. INFORMATION TECHNOLOGY. ORGANIZATION MANAGEMENT. ELECTRONIC REGLEMENT OF".
КОРПОРАТИВНЫЕ ЗНАНИЯ КАК ОСНОВА УПРАВЛЕНИЯ
И ПОСТРОЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО РЕГЛАМЕНТА
А.1. Позиционирование электронного регламента в системе
корпоративных знаний
Корпоративные знания выступают как естественная основа
целеориентированного управления в организации и обеспечивают
системность представления и связанность различных точек зрения,
отражающих отдельные аспекты деятельности организации в рамках ее
регламента административной и служебной деятельности. Надлежащим
образом сформированная и использованная система корпоративных знаний
обеспечивает прозрачность, понимаемость, контролируемость, полноту
охвата решаемых задач и отсутствие противоречий в управлении
организацией и ее подразделениями по:
- целям, критериям и средствам их достижения;
- организации деятельности на всех иерархических уровнях сверху
вниз (до рабочего места);
- методикам и технологиям исполнения рабочих процессов на всех
иерархических уровнях этих процессов сверху вниз (до исполнителя) и
аудита процесса;
- затратам ресурсов на рабочие операции, аудит и другие
составляющие, обеспечивающие деятельность организации;
- данным о состоянии деятельности организации в целом и ее
рабочих процессах с необходимым уровнем детализации;
- анализам и применяемым схемам управления деятельностью и
целенаправленному управлению изменениями деятельности организации.
Интегрированное пространство управления организации и его
процессы основаны на непрерывном извлечении, формализации, обеспечении
согласованности, связанности и применения системы корпоративных знаний
на всех этапах жизненного цикла управления деятельностью организации
от формирования целей организации и создания моделей рабочих процессов
до использования исполняемых процедур, анализа результативности работы
и развития деятельности организации. Содержательную основу процессов
интегрированного пространства управления и реализующего их регламента
организации составляет обобщенная модель корпоративных знаний. Эта
модель определяет в рамках единого системного представления
согласованное взаимодействие таких базовых составляющих любой
организационной деятельности, как цели, рабочие процессы,
организационная структура, функции, документы, данные и др.
Системное проектирование, построение и применение системы
управления организацией проводятся с учетом построения системы
менеджмента качества организации. Система менеджмента качества
является частью системы управления организацией и ее требования
учитываются при разработке и поддержании электронного регламента.
Требования к качеству являются дополнительными к другим направлениям
деятельности организации. Различные части системы менеджмента качества
организации или вся система могут интегрироваться в единую систему
управления организации, использующую общие элементы. Поэтому
построение системы управления организацией целесообразно ориентировать
на внедрение полномасштабной системы качества и ее поддержание после
внедрения.
Регламент административной и служебной деятельности представляет
собой наиболее четко формализованную часть корпоративного знания
организации, которая на постоянной основе применяется для поддержки с
гарантированным качеством воспроизводящейся деятельности в рабочих
процессах и управлении. Данный регламент:
- определяет в согласованном виде правила построения и исполнения
работ организацией, а также взаимодействие организации с внешним
окружением;
- представляет (в интересах персонала управления, исполнителей
работ и других заинтересованных лиц) деятельность организации по
выделенным направлениям в необходимом и достаточном для их
потребностей содержании и объеме;
- поддерживает в согласованном состоянии вертикальные и
горизонтальные связи в системе управления организацией, обеспечивает
управляемость организации, прозрачность и контролируемость схем
управления.
Частные регламенты подразделений, отдельных исполнителей или
работ (операционные регламенты) представляют собой соответствующим
образом выделенные части единого регламента организации и, будучи
согласованными между собой, в совокупности образуют регламент
организации.
Электронная реализация регламента административной и служебной
деятельности организации, основанного на корпоративном знании и
поддерживаемого средствами информационно-коммуникационных технологий,
с ростом размера организации и масштабов ее взаимодействия со своим
окружением и потребителями становится необходимым условием
жизнеспособности и практической ценности регламента организации. Это
связано с большим числом и сложностью связей информационных объектов,
вовлеченных в управление, а также требований обеспечения
согласованности применения этих объектов в течение всего жизненного
цикла. Электронную реализацию используют как для формализации и
согласования правил, отражаемых в регламенте административной и
служебной деятельности организации, так и для автоматизированного
обеспечения выполнения этих правил в рамках соответствующих сценариев.
На рисунке А.1 (не приводится) в условной форме показано
соотношение (позиционирование) в организации системы (пространства)
корпоративных знаний, пространства управления, системы управления
(менеджмента) качества организации и ее регламентов.
А.2. Представление объекта и пространства управления
При создании модели знаний деятельности организации в полной мере
должны поддерживаться описания:
- объекта управления, то есть организации в целом как единой
системы, а также ее рабочих процессов, обеспечивающих достижение
значимых результатов. Дополнительно может быть выделено окружение
организации, прямо или косвенно воздействующее на деятельность
организации;
- пространства управления, то есть доступных возможностей и
условий воздействия на объект управления и ожидаемых "откликов"
объекта управления на приложенные воздействия. Возможность воздействия
на объект на разных уровнях определяется действующим
законодательством, правами собственности, технологией рабочих
процессов, организационно-распорядительными документами, положениями о
структурных подразделениях, должностными инструкциями и другими
индивидуальными для каждой организации факторами. Общее пространство
управления может быть разделено на составляющие, в рамках которых
работы ведутся в соответствии с частными регламентами подразделений и
отдельных исполнителей. При этом должна быть обеспечена их системная
согласованность на уровне организации.
Знания должны поддерживаться в форме, максимально удобной для их
применения в организации. Объединение знаний отдельных исполнителей и
персонала управления должно формировать единое целое знание о
деятельности организации, обладающее свойством полноты и
обеспечивающее потребности текущей деятельности, целенаправленное и
эффективное управление, а также развитие как самой организации, так и
знаний о ней.
Для создания требуемого представления (точки зрения) на
деятельность организации интеграция знаний обычно производится по:
- принадлежности;
- носителям свойств;
- функциям управления;
- общим измерениям (в том числе времени);
- отдельным характеристикам.
Объединение различных компонентов модели знаний осуществляется на
основе учета различных представлений и точек зрения (со своими
правилами применения) на единую интегрированную модель знаний. Формы
представления знаний должны быть в наибольшей степени согласованы с
потенциальными пользователями. Получение необходимых знаний
пользователями должно вестись в наиболее естественной для них форме и
не требовать освоения сложных специфических средств.
Основу объединения составляют общие для организации глоссарии,
справочники, корпоративные стандарты, нормативно-методические
документы и другая информация. В совокупности они должны обеспечивать
единство понимания сотрудниками и другими заинтересованными лицами
общих аспектов деятельности, а также связанность общего операционного
пространства и пространства управления. Все эти элементы являются
составной частью электронного регламента административной и служебной
деятельности организации.
А.3. Управление корпоративными знаниями
Управление знаниями - неотъемлемая часть общего процесса
управления. Управление знаниями начинается с консолидации знаний и
продолжается через их обработку с целью обеспечения разностороннего
применения, распространения, передачи и развития. Уровень
управляемости и эффективности организации определяется ее способностью
извлекать, поддерживать, распространять и применять корпоративные
знания в повседневной практике управленческой и служебной деятельности
своих сотрудников.
Корпоративные знания должны быть доведены до их потенциальных
пользователей, а в организации должны быть созданы условия, при
которых каждый пользователь получает знаний больше, чем вкладывает в
корпоративные знания. При этом технология доступа к любому объему
знаний должна обеспечивать оперативное удовлетворение обоснованных
запросов внутренних и внешних пользователей, обращающихся к постоянно
расширяющейся системе корпоративных знаний, а также гарантировать
прослеживаемость связей и отношений отдельных составляющих знаний.
Внедрение электронного регламента административной и служебной
деятельности организации должно способствовать эффективности
применения имеющихся знаний и постоянному накоплению новых.
А.4. Структурирование корпоративных знаний
Знания составляют основу создания (проектирования) и развития
любой организации и определяют содержание регламента ее деятельности.
Выделяются знания организации следующих видов.
Активные - непосредственно используемые в деятельности
организации и обеспечивающие текущий уровень качества и эффективности
работы, в том числе знания, применяемые в регламентах деятельности
организации. Электронный регламент административной и служебной
деятельности организации является основой для применения активных
знаний организации.
Потенциальные - имеющиеся у работников организации, определяющие
возможности развития ее деятельности путем активизации этих знаний и
включения их в рабочие процессы и обеспечивающие развитие применяемых
технологий деятельности организации, в том числе совершенствование их
регламентированной части.
Внешние - имеющиеся в обществе в зависимости от направлений,
представляющих прямой или возможный интерес для организации. Эти
знания создают основу для широких изменений в деятельности
организации, вплоть до ее коренной перестройки и/или
перепрофилирования.
Недостаточность или несбалансированность видов знаний в
организации представляет потенциальные риски для обеспечения
эффективной текущей деятельности организации или ограничение
возможности удовлетворения возникающих новых требований со стороны
потребителей и развития организации. Организация должна обеспечивать
поддержание знаний всех видов на достаточном уровне и целенаправленно,
на постоянной основе, управлять их связями (интерфейсами) и
конкретными сферами применения. Корпоративные знания организации
основаны на ее активных и потенциальных знаниях.
При организации работ по извлечению, применению, развитию и
актуализации корпоративных знаний в процессе формирования регламента
административной и служебной деятельности организации, реализующего
концепцию целенаправленного управления, определяют следующие
составляющие:
- объект управления;
- цели управления;
- управление организацией как единой системой (интегрированное
пространство возможных управлений, то есть объективно имеющиеся и
доступные возможности воздействия на объект управления - организацию -
как на единую систему);
- модель деятельности для достижения целей, определяющую
ожидаемые "отклики" системы при воздействии на нее управляющего
органа;
- идентификация существующего состояния деятельности организации
(текущее положение системы во всех ее измерениях относительно
желаемого состояния для заданной модели);
- регламентированная практика исполнения работ и управления,
ресурсные возможности и действующие схемы применения имеющихся
ресурсных возможностей;
- адаптация и управление изменениями (постоянный анализ
деятельности и адаптация системы к изменениям).
Объектом управления является сама организация или ее отдельные
составляющие.
Цели определяют смысл существования и деятельности организации
или ее составляющих на определенном временном интервале. Любая
организация является сложной социально-технологической системой,
реализующей заданные (определенные)цели.
Управление организацией как единой системой означает
целенаправленное воздействие доступными методами на рабочие процессы
организации с целью получения желаемого результата в рамках
определенных для заданного временного интервала целей организации. При
этом процесс управления организацией рассматривают в качестве
специфического рабочего процесса. Целенаправленная деятельность -
необходимое свойство системы. Отсутствие главного процесса,
направленного на получение общего результата, неизбежно приводит к
декомпозиции (разделению) системы на подсистемы со своими собственными
целями и связанными с ними рабочими процессами. Если цели управления
формируются относительно взаимодействия организации с внешним
окружением (в конечном итоге внутренние цели направлены на обеспечение
внешних целей), то остальные элементы управления организуют внутреннее
пространство управления организации, в рамках которого реализуются ее
основные рабочие процессы. Управление должно основываться на фактах и
реальных данных, достоверно идентифицирующих состояние системы и ее
окружения в любой момент времени.
Модель деятельности для достижения целей. Создание организации
как системы представляет собой выделение и построение в соответствии с
определенными принципами и ограничениями схем взаимодействия объектов
и субъектов деятельности для достижения заданных целей. При этом
субъекты могут иметь собственные мотивации и интересы, возможно
отличные от общесистемных. Только целенаправленные и согласованные
общей логикой и правилами действия порождают объективно и субъективно
необходимые системные связи, которые превращаются в рабочие процессы
организации, дающие требуемый результат. Рабочие процессы являются
сутью функционирования системы и средством достижения целей системы в
соответствии с предопределенной моделью деятельности.
Идентификация существующего состояния деятельности организации.
Сбор и получение необходимых данных о состоянии деятельности
организации, ее потребителей и окружения должны удовлетворять
потребностям управления, быть согласованными с моделями рабочих
процессов и обеспечивать всестороннюю и достоверную оценку их
соответствия требуемому уровню детализации для различных уровней
управления. Требования надежности и поддержание непрерывности
деятельности в условиях возмущающих воздействий (объективного или
субъективного характера) предполагают формирование системы сбора и
анализа информации, дублированной в основных звеньях.
Регламентированная практика исполнения работ и управления.
Операционные административные и служебные регламенты подразделений
задают порядок, типовые (допустимые) варианты и результаты действий
подразделений и их сотрудников в определенных условиях. Они
ограничивают диапазон произвольных решений и создают основу для
обеспечения воспроизводимости и реального контроля управления в
организации. Регламенты позволяют упорядочить процессы взаимодействия
организации со своим окружением, а публикация регламентов делает
"прозрачной" и контролируемой работу организации для потребителей и
заинтересованных лиц в рамках их компетенций. Реализация регламентов в
электронной форме снижает влияние субъективного фактора, делает их
гибкими и действенными инструментами воспроизводства управления в
повседневной деятельности в отличие от определенной декларативности
должностных инструкций и положений о подразделениях и организации. В
регламентах отражаются права и обязанности сотрудников подразделений
применительно к основным ситуациям взаимодействия с другими
подразделениями, гражданами и хозяйствующими субъектами, а также
процедуры получения требуемых результатов и действий в неопределенных
ситуациях для обеспечения непрерывности деятельности и управления.
Адаптация и управление изменениями. Временной фактор в
динамически изменяющихся организациях является часто решающим.
Управление, опираясь на накопленный опыт, всегда должно быть нацелено
на перспективу. Результаты принимаемых сегодня управленческих решений
осуществятся только завтра. Решения должны приниматься с учетом
прогнозирования, основанного на модели развития организации и ее
значимого системного окружения. Применяемая при этом модель должна
быть максимально адекватна объективным реалиям деятельности и
содержать как можно меньше субъективизма и "пробелов". С каждым
управленческим воздействием при анализе того, как это воздействие было
отработано, должно происходить "обучение" (уточнение) модели. Вместе с
тем в организации постоянно происходят и внутренние перемены, не
всегда отслеживаемые на верхних уровнях управления, ориентированных на
ранее существовавшую модель. Управление на основе устаревших
представлений о деятельности организации, как и консервация прежних
схем деятельности, в том числе закрепленных в регламентах, при внешних
и внутренних изменениях не только негативно влияют на эффективность
деятельности организации, но и являются прямой угрозой ее
существованию. Ориентация на управление изменениями, с учетом
ближайших и отдаленных целей и условий деятельности, должна являться
необходимым элементом рабочих процессов и управления в организации.
В совокупности составляющие корпоративных знаний, представленные
в виде и объеме, обеспечивающих целенаправленную деятельность
организации, образуют ее модель знаний.
Построение требуемой модели знаний, с приемлемой мерой
адекватности, отвечающей на вопросы управленческого персонала
различного уровня, является необходимым условием создания эффективной
системы управления. Такая задача решается методами системного
проектирования с привлечением всех основных работников организации, а
также всех доступных источников информации. В результате извлечения и
формализации необходимой информации должен быть обеспечен переход к
единой интегрированной модели знаний, согласующей и поддерживающей
решение вопросов по деятельности организации, в том числе в виде
постоянно актуализируемого электронного регламента административной и
служебной деятельности.
Часть корпоративных знаний может быть общей для ряда однотипных
организаций, а часть - уникальной. Это должно учитываться при
формировании модели управления и соответствующего регламента
административной и служебной деятельности. В любом случае конкретные
ресурсы, кадры, партнеры, сложившаяся практика деятельности и другие
индивидуальные факторы должны быть оптимально встроены в систему
управления организацией наравне с общими положениями, предписываемыми
действующей нормативно-правовой базой и с учетом передового опыта.
Тиражирование отлаженных решений для типовых задач управления
составляет значительный резерв повышения производительности и качества
работы системы управления организацией и представляет важную
составляющую проектирования и внедрения электронного регламента
административной и служебной деятельности организации.
Знания, не документированные надлежащим образом и не включенные в
единую согласованную систему по существующим правилам, не могут
рассматриваться как операционный ресурс гарантированного качества, так
как их корректное и своевременное применение в конкретной деятельности
обусловлено субъективными факторами и подвержено рискам.
Конкретные знания, вовлеченные в управление на разных уровнях и в
различных звеньях, не должны противоречить друг другу. Эти знания
должны обладать свойством полноты и внутренней согласованности, то
есть взаимно дополнять друг друга и представлять общий ресурс работы
организации и ее системы управления. При создании модели знаний
организации должны применяться механизмы, способствующие выявлению
потенциальных противоречий и разногласий, а также неполноты
представления знаний, сознательных или неосознанных искажений. В
основе этих механизмов должна лежать персональная ответственность
работников за представляемую информацию, а также за обеспечение на
максимально широкой основе контроля за формируемой моделью знаний
управленческим персоналом.
При выявлении разногласий по знаниям, используемым в организации,
должен применяться согласительный (в том числе экспертный) механизм,
обеспечивающий поддержание единой точки зрения. При отсутствии единой
согласованной точки зрения может допускаться временное применение
нескольких подходов к проблеме с соответствующими ссылками на
возможные альтернативные подходы. При выявлении неполноты знаний в
организации должны планироваться мероприятия, направленные на
получение и документирование недостающих знаний, а при необходимости и
на развитие знаний.
А.5. Модель знаний организации как основа регламентации
Совокупность знаний, построенная в соответствии с рабочими
процессами организации, образует рабочую модель знаний организации.
Рабочая модель знаний может иметь несколько уровней, согласование и
полнота формирования которых призваны обеспечить комплексное,
связанное управление деятельностью организации. К таким уровням
относят следующие.
1) Уровень онтологии (система общей логики и общих понятий, их
измерений и отношений общего порядка).
2) Уровень понятийной модели предметной области (инфологическая
модель) - раскрытие общих понятий и их связей применительно к
конкретной деятельности.
3) Уровень конкретных моделей предметной области как реализации
понятийной модели.
В качестве частных моделей ("срезов", "проекций" общей модели),
отражающих одно выделенное направление, могут применяться следующие
виды моделей:
- модель системного окружения, устанавливающая взаимодействия
системного окружения с организацией, в том числе существенные влияния
системного окружения на возможности функционирования организации;
- ресурсная модель, устанавливающая требуемые ресурсы, в том
числе людские, а также источники и варианты их применения. Наиболее
важной из ресурсных моделей обычно является экономическая модель,
устанавливающая экономические основы деятельности организации в
обществе;
- социологическая модель, устанавливающая отношение респондентов
по направлениям, представляющим интерес для организации;
- мотивационная, ролевая и модели других видов, отражающие
особенности поведения людей как активных элементов в процессах
деятельности организации;
- маркетинговая модель, устанавливающая потребности, ожидания,
предпочтения и возможности их удовлетворения, оценки потребителей;
- технологическая модель, устанавливающая операционные правила
функционирования элементов системы с описанием результатов,
достигаемых на каждом рабочем месте;
- статистическая модель, устанавливающая статистические связи
между измеренными величинами;
- имитационная модель, устанавливающая правила поведения
отдельных объектов, процессов и обеспечивающая исследование их
взаимодействия при различных сценариях поведения;
- причинно-следственная модель, устанавливающая логические связи
между факторами, событиями;
- процессная модель, отражающая рабочие процессы в организации,
посредством которых последняя достигает своих результатов;
- финансовая модель, устанавливающая центры финансовой
ответственности и движение финансовых потоков;
- функциональная модель, устанавливающая выполняемые функции и их
связи;
- информационная модель, устанавливающая данные для решения задач
предметной области, их отношения и связи;
- модель компетенций, устанавливающая отношения подчиненности и
ограничения при принятии
управленческих решений;
- организационная модель, устанавливающая организационную
структуру и подчиненность структурных подразделений организации в
соответствии с учредительным документом организации и положениями о
структурных подразделениях;
- объектно-событийная модель, определяющая изменение состояний
некоторого объекта во времени в зависимости от определенных событий;
- потоковая модель, устанавливающая движение какого-либо
продукта/потока (ресурсов, людей, информации, финансов и т.п.) внутри
организации;
- целевая ("дерево" целей) модель, устанавливающая логическую
взаимосвязь целей организации различного уровня иерархии;
- продуктовая модель, определяющая результаты деятельности
организации, передаваемые ее потребителям;
- нормативно-методическая модель, устанавливающая правила и
ограничения, определенные действующим законодательством, нормативными
актами и (или) внутренними организационно-распорядительными
документами организации;
- историческая (прецедентная) модель, отражающая имевшие место
ситуации, условия их возникновения, обоснования принимаемых решений и
результаты, достигнутые в процессе исполнения принятых решений.
Могут применяться частные модели других видов, отражающие
необходимые для организации аспекты ее корпоративных знаний и
связанных регламентов подразделений.
Формируемая модель предметной области как часть модели знаний
является не "механическим" объединением отдельных моделей, а единым
системным целым, отдельные "проекции" которого соответствуют частным
моделям. Целесообразность создания частных моделей определяется их
значимостью для поддержки общей модели деятельности организации и
влияния на принятие управленческих решений.
4) Уровень интерфейсов по работе со знаниями. На этом уровне:
- формируются надстройки над моделью предметной области,
обеспечивающие работу со знаниями (извлечение, согласование,
формализация, анализ, применение, актуализация);
- оформляется структура знаний и правила их применения в рамках
организации и, прежде всего, в рамках регламента административной и
служебной деятельности;
- организуются комплексные модели, объединяющие отдельные частные
модели (или их составляющие) для решения специальных задач по
управлению организацией, в том числе реализуемые в виде регламентов
подразделений.
Корпоративные знания должны поддерживаться в актуальном виде.
Поддержание технологической среды модели знаний может сопровождаться
специальным выделенным для этого персоналом, а поддержание модели
(включая логику построения и информационное наполнение) должно
обеспечиваться всеми "ключевыми" работниками организации. Поддержание
постоянных взаимосвязей (интерфейсов) персонала для работы с
необходимыми знаниями является обязанностью руководства организации и
должно вестись на необходимом и достаточном уровне в течение всего
жизненного цикла организации. Электронный регламент административной и
служебной деятельности организации и регламенты подразделений являются
не только основной формой применения и распространения наиболее
значимой части корпоративных знаний, но и средством их развития.
Постоянный анализ практики исполнения регламента позволяет
своевременно выявлять возникающие расхождения между требованиями
применяемой модели деятельности и управления и существующими реалиями.
А.6. Система взглядов на организацию
В рамках информационной среды управления организацией должна
поддерживаться полная система традиционно применяемых аспектов (точек
зрения), используемых в организациях любого типа. В основе этих
аспектов лежит единая модель знаний организации. Поддержание
конкретного аспекта означает обеспечение ответов на связанную
совокупность вопросов, заданных с определенной точки зрения. При этом
ответы на такие вопросы поддерживаются не независимым друг от друга
образом, а выступают как проекции единой, связанной общесистемной
модели знаний.
К основным аспектам, которые должны поддерживаться в организации,
относятся следующие.
1) Точка зрения на достижение поставленных целей, с которой
рассматривают:
- "дерево" целей организации и ее подразделений;
- сравнение плановых и достигнутых показателей результативности
по выделенным целям;
- данные по выполняемым, проведенным и плановым мероприятиям и
работам, необходимым и имеющимся ресурсам;
- движение по нисходящей (навигация "вниз") по ответственности,
данным по процессам, срокам, данным аудитов процесса;
- анализ адекватности и согласованности представления целевой
деятельности.
2) Точка зрения на взаимодействия с внешней средой, с которой
рассматривают:
- планирование и контроль обменов с внешней средой (для
организации, подразделения, исполнителя) по получению объектов,
документов, данных (в том числе отчетов);
- выполнение и анализ действующих регламентов по обмену;
- ведение данных по результатам входного или выходного контроля;
- сбор и поддержание данных по оценкам удовлетворенности
потребителей, партнеров и внешних субъектов;
- анализ адекватности и согласованности представления
деятельности по взаимодействию между субъектами.
3) Точка зрения на рабочие процессы, с которой рассматривают:
- проектирование, определение границ и анализ "цепочек" работ,
привносящих дополнительную ценность в организации при создании
определенного результата и их ресурсного обеспечения. Выделение
основных, вспомогательных рабочих процессов и процессов управления;
- отслеживание взаимодействия с другими процессами и внешней
средой;
- получение информации по завершенным, плановым и просроченным
операциям;
- оценку хода результативности работ, этапов работ по процессу и
процесса в целом через выделенные ключевые показатели
результативности;
- получение и анализ статистики исполнения процесса по
результатам, показателям, затратам, задержкам операций,
исполнительской дисциплине, результатам аудита и реакции на них
персонала управления;
- анализ адекватности и согласованности представления
деятельности по рабочему процессу.
4) Точка зрения на работу подразделений и исполнителей, с которой
рассматривают:
- цели подразделений, нормативно-методическую, технологическую и
ресурсную базу подразделений;
- анализ выполняемых работ, взаимодействий внутри подразделений,
между подразделениями, исполнителями, а также анализ внешних
взаимодействий;
- отслеживание завершенных, плановых и просроченных операций,
зафиксированные результаты работы (данные);
- получение и анализ статистики исполнения работ по результатам,
показателям, затратам, задержкам операций, исполнительской дисциплине,
результатам аудита и реакции на них персонала управления;
- анализ адекватности и согласованности представления
деятельности подразделений и (или) исполнителей.
5) Точка зрения на функции, с которой рассматривают:
- анализ групп работ, отнесенных к выполнению функций;
- анализ результатов, документов, показателей, отнесенных к
функциям или характеризующих уровень их выполнения, а также уровень
необходимого имеющегося ресурсного обеспечения;
- анализ адекватности и согласованности представления
деятельности по функциям.
6) Точка зрения на объекты и ресурсы, с которой рассматривают:
- создание и ведение паспортов необходимых и используемых
технологических процессов, оборудования, зданий и помещений,
подразделений, кадров, информационных систем, получаемых и
передаваемых объектов и др.;
- анализ заявленных и предоставленных ресурсов для обеспечения
деятельности в разрезах по целям, рабочим процессам, подразделениям,
функциям, исполнителям;
- анализ адекватности и согласованности представления необходимых
и используемых ресурсов.
7) Точка зрения на данные, с которой рассматривают:
- анализ получаемых данных, их источников и форматов, ресурсного
обеспечения ведения;
- анализ наборов показателей и их значений, применяемых правил
контроля данных, организации хранения и применения;
- анализ адекватности и согласованности представления необходимых
данных потребностям управления деятельностью.
8) Точка зрения на нормативно-методическое и документальное
обеспечение деятельности, с которой рассматривают:
- анализ доступности полной базы нормативных, методических и
рабочих документов на рабочих местах исполнителей;
- обеспечение эффективных методов поиска и отбора по атрибутам
документов и их содержанию;
- анализ полноты, адекватности и согласованности необходимого
документированного обеспечения.
Перечисленные выше точки зрения в рамках интегрированного
пространства управления организацией должны быть согласованы и
поддерживаться в комплексе через модель знаний организации.
Организация может поддерживать и любые другие точки зрения и их
сочетания, необходимые для анализа ее деятельности и управления.
Все основные виды деятельности, поддерживаемые в организации, в
том числе разрабатываемые, временно или постоянно приостановленные,
должны быть описаны с учетом требований по управлению и с необходимым
для управления уровнем детализации в рамках общей модели деятельности
организации и обеспечивающего эту модель регламента. Объем описания
должен быть необходимым и достаточным для однозначного понимания всех
существенно важных аспектов деятельности персонала управления,
исполнителей работ и других заинтересованных лиц.
А.7. Требования к нотации описания деятельности
Проектирование и сопровождение электронного регламента
административной и служебной деятельности требует, чтобы деятельность
организации была надлежащим образом описана. Такое описание должно
структурно представлять процессы организации в интересах сотрудников,
быть доступно заинтересованным лицам и позволять им сконцентрировать
свои усилия на существенных аспектах работ. Это условие накладывает
определенные требования к нотации оформления корпоративных знаний,
которые должны быть доступны и легко понимаемы специалистами разных
направлений как на этапе подготовки, так и на этапах анализа и
применения знаний.
К общим требованиям по применяемым нотациям (описаниям),
обеспечивающим общесистемное представление и применение корпоративных
знаний в организации, относятся:
- универсальность языка описания. Предпочтительными являются
структурированные описания на языке, близком к естественному, для
применения которого не требуется специальное обучение и который
позволяет однозначно описывать объекты и их связи. Близость к
естественному языку создает в организации максимально возможный круг
заинтересованных и квалифицированных участников проекта по
самостоятельному созданию и сопровождению разделов модели знаний
организации (без привлечения для этой цели сторонних специалистов -
"аналитиков" или обучению сотрудников организации работе со
специализированными средствами моделирования), а также позволяет
работникам организации сосредоточиться на содержательном, а не
формальном аспекте описания корпоративных знаний. Применение такого
языка позволяет сокращать время, снижать затраты на первичное создание
модели знаний, внедрение этой модели в практику работы организации и
последующее сопровождение и передачу знаний;
- обеспечение четкого выделения необходимых составляющих
элементов описания деятельности с целью обеспечения анализа по
отдельным направлениям деятельности при поддержании единого,
связанного описания деятельности;
- обеспечение единства описания на всех стадиях жизненного цикла
деятельности организации (от первичного создания описания рабочих
процессов до применения, актуализации и выведения описания из
применения);
- обеспечение формализованных правил контроля содержания и
согласованности (непротиворечивости) описания. Описания, созданные
отдельными исполнителями, не должны противоречить друг другу и
согласовываться по установленным правилам (ответственность, сроки,
порядок работ, нормативная база, результат и т.д.), а после их
проверки и согласования они должны быть ориентированы к применению на
всех этапах жизненного цикла организации;
- поддержание однородности схем и форматов представления описания
деятельности на всех уровнях организации при обеспечении необходимой
детализации и интеграции представлений на различных уровнях иерархии;
- применение для интерфейсов пользователей программных средств
общего назначения (например, офисных продуктов), обеспечивающих
максимальную и непосредственную вовлеченность в работы с
корпоративными знаниями ключевых работников организации;
- возможность формирования единого описания деятельности
организации, начиная с любых ее уровней и направлений, с последующим
объединением по мере появления фрагментов описания. Объединение
осуществляется путем согласования связей между фрагментами описаний по
получаемым и передаваемым объектам, применяемым единым справочникам,
времени наступления событий, направленности действий и другим
признакам, соответствующим специфике работы организации.
Основу нотаций составляют заранее выделенные формализованные
элементы структуризации отражаемых знаний. Выбор нотации определяется
особенностями организации и ее возможностями поддержания описаний в
актуальном состоянии.
Приложение Б
(справочное)
|
Фрагмент документа "НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАТИВНОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. INFORMATION TECHNOLOGY. ORGANIZATION MANAGEMENT. ELECTRONIC REGLEMENT OF".