Фрагмент документа "НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАТИВНОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. INFORMATION TECHNOLOGY. ORGANIZATION MANAGEMENT. ELECTRONIC REGLEMENT OF".
ПОКАЗАТЕЛИ ЭЛЕКТРОННОГО РЕГЛАМЕНТА
Б.1. Введение
В качестве показателей электронного регламента административной и
служебной деятельности организации используются характеристики, дающие
возможность объективно судить о степени соответствия системы целям ее
создания и эффективности применения. Организация должна самостоятельно
разрабатывать, актуализировать и на постоянной основе применять
собственную систему показателей, наиболее адекватно отражающих
качество и применяемость ее регламента.
Показатели, приведенные в настоящем Приложении в качестве
примера, отражают не только характеристики электронного регламента
организации как продукта в момент его внедрения, но и показатели,
которые следует учитывать в процессе постоянной эксплуатации
электронного регламента организации.
Б.2. Показатели назначения
В качестве показателей назначения используются значения
параметров, характеризующие степень соответствия электронного
регламента административной и служебной деятельности его назначению.
Информационное решение, обеспечивающее работоспособность
электронного регламента административной и служебной деятельности
организации, должно быть:
- открытым для включения новых приложений (подсистем, задач и
т.п.) в связи с изменением существующих и возникновением новых
процессов и методов управления, вносимых в регламент;
- гибким, то есть легко настраиваемым на изменения условий
функционирования и структуры организации;
- устойчивым по отношению к отклонениям параметров объекта
управления (модели работы), ошибкам обслуживающего персонала и
пользователей, отказам технических и программных средств.
Основными критериями оценки проектных решений для информационных
систем, основанных на концепции построения баз данных (как одной из
основных технологий построения электронного регламента), являются
следующие.
1) Количественные критерии:
- число имеющихся (и возможных) пользователей;
- общая (и в расчете на одно рабочее место) стоимость,
затраченная на разработку;
- общая (и в расчете на одно рабочее место) стоимость,
затраченная на внедрение системы;
- время, затраченное на разработку;
- время, затраченное на внедрение системы (в том числе на
обучение пользователей);
- стоимость администрирования системы;
- стоимость внесения изменений и реорганизации системы.
2) Качественные критерии:
- масштабируемость;
- интероперабельность;
- переносимость (мобильность);
- гибкость;
- адаптивность;
- понимаемость системы для новых пользователей, требуемый
начальный уровень подготовки пользователей;
- простота администрирования и подключения;
- возможность реструктуризации (дробления и расширения) структуры
решений.
Масштабируемость определяет способность обеспечивать
функциональные возможности вверх и вниз по упорядоченному ряду
прикладных платформ, отличающихся по быстродействию и ресурсам.
Интероперабельность характеризует способность бесконфликтного
обмена информацией с другими информационными системами и
пользователями.
Переносимость характеризует способность электронного регламента
функционировать при переносе его на другую программно-техническую
платформу.
Мобильность определяет возможность перемещения в пространстве и
времени персонала (пользователей) организации в пределах доступа к
программно-технической среде электронного регламента.
Гибкость системы определяется как возможность приложений
реализовывать незапланированные запросы. Такая возможность должна
обеспечиваться за счет того, что:
- структура данных нормализована;
- инструментальная среда программирования реализует все операторы
реляционной алгебры.
Адаптивность системы определяется как возможность эффективной
разработки новых приложений, подключения различных новых подсистем.
Такая возможность обеспечивается средой реализации, которая должна
поддерживать модульную структуру приложений.
Понимаемость системы для новых пользователей должна
обеспечиваться на уровнях:
- проектных решений путем использования средств программной
инженерии;
- данных путем обеспечения наглядности средств описания
инфологической модели и структуры баз данных, а также средств
представления данных;
- применения путем использования унифицированных интерфейсов и
средств.
Простота администрирования и подключения достигается за счет
применения:
- известных и широко применяемых решений одной
фирмы-производителя;
- встроенных модулей администрирования и минимизации действий
администратора.
Возможность реструктуризации определяется тем, что без изменения
программного обеспечения дробление и расширение структуры решений
реализуется за счет независимости представления данных на
концептуальном и физическом уровнях.
Б.3. Общие показатели внедрения электронного регламента в
деятельность организации
Б.3.1. Уровень охвата электронным регламентом работ, выполняемых
в организации, характеризуется набором следующих показателей.
Коэффициент структурной применяемости К :
стр
Число структурных единиц организации,
деятельность которых охвачена регламентом
К = ------------------------------------------.
стр Общее число структурных единиц организации
Коэффициент структурной применяемости по уровням иерархии
i
К :
стр.у
Число структурных единиц организации уровня иерархии
i типа i, деятельность которых охвачена регламентом
К = ----------------------------------------------------,
стр.у Общее число структурных единиц организации уровня
иерархии типа i
где, например:
i = 1 - соответствует управлениям;
i = 2 - соответствует отделам;
i = 3 - соответствует рабочим местам исполнителей.
Коэффициент процессной применяемости К :
п.п
Число выделенных рабочих процессов организации,
деятельность которых охвачена регламентом
К = ----------------------------------------------------.
п.п Общее число выделенных рабочих процессов организации
Коэффициент документационной применяемости К :
д.п
Число типов документов в организации, деятельность
которых охвачена регламентом
К = --------------------------------------------------.
д.п Общее число типов документов в организации
Коэффициент структурной повторяемости / средняя повторяемость
К :
с.п
К + ,..., + K + ,..., K
1 i n
К = --------------------------,
с.п n
где К - число подразделений (структурных единиц, рабочих мест),
i
для которых применяется типовой регламент с номером i (i принимает
значения от 1 до n).
Коэффициент массовой повторяемости / средняя повторяемость
работ К :
м.п
М + ,..., M + ,..., + M
1 i n
К = --------------------------,
м.п n
где М - число работ, выполняемых в течение года во всех
i
подразделениях организации, для которых применяется регламент с
номером i (i принимает значения от 1 до n).
Б.3.2. Доступность необходимой информации для организации и
понимания работы заинтересованными лицами характеризуется набором
следующих показателей.
Коэффициент нормативной или методической обеспеченности
К :
н.м.о
Число нормативных или методических документов,
представленных в регламенте
К = ----------------------------------------------------.
н.м.о Общее число нормативных или методических документов,
необходимых для полноценного обеспечения работ в
организации
С учетом содержательной важности отдельных нормативных или
методических документов данный показатель может рассчитываться по
результатам опроса работников организации о степени обеспеченности
необходимыми материалами для работы в рамках публикуемого регламента
(определяется как среднее значение результатов опроса работников):
D + ,..., + D + ,..., D
1 i k
К = --------------------------,
н.м.о_сод k
где D - среднее значение (от 0 до 1) отражения в регламенте
i
необходимой нормативной или методической базы, оцененное i-м из
опрошенных k работников.
Б.3.3. Затраты времени исполнителей на получение информации,
содержащейся в электронном регламенте, можно охарактеризовать
следующими показателями.
Среднее время доступа к необходимой информации, содержащейся в
электронном регламенте:
T + ,..., T ,..., T
1 i k
T = ---------------------,
дост k
где Т - среднее время доступа к информации, содержащейся в
i
регламенте, оцененное i-м из опрошенных K работников.
Сокращение времени доступа К необходимой нормативнометодической
информации в результате внедрения регламента:
Среднее время доступа к необходимым нормативным
или методическим документам до внедрения
электронного регламента
N = -----------------------------------------------.
T Среднее время доступа к необходимым нормативным
или методическим документам после внедрения
электронного регламента
Среднее время доступа к необходимым нормативным или методическим
документам до и после внедрения регламента оценивается экспертным
путем или по результатам опроса работников организации.
Б.4. Показатели повышения гарантий качества рабочих процессов
организации
Б.4.1. Одним из основных направлений применения электронного
регламента организации является повышение качества процессов
управления. При этом речь прежде всего идет об обеспечении уровня
гарантий этого качества в течение длительных промежутков времени, вне
зависимости от различных субъективных факторов.
Важным показателем качества управления является уверенность
руководителей всех рангов, что все работы в подчиненных им
подразделениях выполняются в соответствии с утвержденными схемами.
Обеспеченность каждого рабочего места необходимой нормативной и
методической базой, четкая определенность правил исполнения работ,
приема - передачи результатов работ между отдельными исполнителями и,
соответственно, персонализация ответственности позволяют получить
определенные гарантии для руководства организации.
Б.4.2. При работе с электронным регламентом выделяется перечень
показателей, позволяющих получить объективную картину
нормативно-методической обеспеченности деятельности, выявить и
устранить потенциально слабые места в рабочих процессах.
Коэффициент выполнимости регламента К :
вып
Число выполненных сценариев или рабочих операций,
в рамках которых предписания регламента
не нарушались
К = -------------------------------------------------.
вып Общее число сценариев или рабочих операций,
предписанных для исполнения регламентом
Данный показатель отражает меру выполнимости предписаний
регламента исполнителями. Показатель может рассчитываться по
организации в целом, подразделениям, отдельным выделенным рабочим
процессам или персонально по исполнителям.
Уровень актуальности регламента в произвольный момент времени
К :
акт
d + ,..., d + ,..., d
1 i k
К = ------------------------,
акт k
где d - экспертная оценка (от 0 до 1) актуальности применяемого
i
раздела регламента на момент опроса i-го работника из общего числа k
опрошенных работников. Показатель может рассчитываться по организации
в целом, подразделениям, отдельным выделенным рабочим процессам или
персонально по исполнителям.
Дополнительный показатель - уровень неактуальности - оценивают по
формуле:
К = 1 - К .
н_акт акт
Время актуализации регламента - есть время внесения изменений в
публикуемый вариант: от момента передачи администратору согласованных
изменений до оповещения всех заинтересованных лиц о прошедших
изменениях.
Б.4.3. Нацеленность организации на внешнего потребителя
результатов ее работы может характеризоваться набором следующих
показателей.
Доля работ (целей, функций), использующих информацию от внешних
потребителей К :
внеш_вх
Число работ, охваченных регламентом, в которых
непосредственно или после преобразования используются
данные, получаемые от внешних потребителей
К = ------------------------------------------------------.
внеш_вх Общее число работ, охваченных действующим отраслевым
регламентом на момент проведения проверок
Доля работ (целей, функций), прямо нацеленных на формирование
результатов, передаваемых внешним потребителям К :
внеш_вых
Число работ, охваченных регламентом, результаты
которых непосредственно или после преобразования в
ходе других работ передаются внешнему потребителю
К = --------------------------------------------------.
внеш_вых Общее число рабочих мест, охваченных действующим
отраслевым регламентом на момент проведения
проверок
Примечание. Для определения числа работ (целей, функций),
охваченных регламентом, результаты которых непосредственно или после
преобразования в ходе других работ передаются внешнему потребителю,
может применяться принцип исключения. Согласно этому принципу, если
при отсутствии результатов какой-либо работы конечный выходной
результат организации может быть получен без видимого ухудшения
качества, то такая работа по отношению к данному результату является
второстепенной и не учитывается при получении искомого числа.
Б.5. Показатели контроля системы качества рабочих процессов
организации
Б.5.1. Применение регламента для обеспечения системы качества
рабочих процессов организации может быть охарактеризовано следующими
структурными показателями.
Коэффициент качества действующего регламента К :
рег
Число рабочих операций (рабочих мест), для которых
в электронном регламенте имеются согласованные на
требуемом уровне правила входного и выходного
контроля, перечни нормативных документов,
методические документы, используемые в работе, в
соответствии с правилами построения системы
качества корпоративной системы
К = --------------------------------------------------,
рег Общее число рабочих мест, охваченных действующим
электронным регламентом
Коэффициент методической обеспеченности входного контроля
К :
вх.контр
Число рабочих операций (рабочих мест), для
которых в электронном регламенте имеются
согласованные на требуемом уровне правила
входного контроля материалов, используемых
в работе
К = ------------------------------------------.
вх.контр Общее число рабочих мест, охваченных
действующим электронным регламентом
на момент проведения проверок
Коэффициент методической обеспеченности выходного контроля
К :
вых.контр
Число рабочих операций (рабочих мест),
для которых в электронном регламенте
имеются согласованные на требуемом уровне
правила выходного контроля материалов,
передаваемых далее внешнему и внутреннему
потребителю
К = -----------------------------------------.
вых.контр Общее число рабочих мест, охваченных
действующим электронным регламентом
на момент проведения проверок
Коэффициент согласованности входного и выходного контроля
К :
согл.вх.вых
Число проверенных связанных работ, для которых
в процессе внутренней поставки правила
выходного и входного контроля полностью
согласованы в рамках электронного регламента
К = ----------------------------------------------.
согл.вх.вых Общее число проверенных связанных по
выходу-входу работ в электронном регламенте
Коэффициент охвата проверками рабочих мест за отчетный период
К :
охв
Число проверенных рабочих мест электронного
регламента за отчетный период
К = ------------------------------------------------.
охв Общее число рабочих мест, охваченных действующим
электронным регламентом на момент проведения
проверок
Б.5.2. Применение электронного регламента для обеспечения
контроля качества организации, процессов управления в организации
может быть охарактеризовано следующими показателями.
Среднее время между проверками выполнения предписаний
электронного регламента на рабочие операции T :
пр
t + ,..., t ,..., t
1 i L
T = ----------------------,
пр L
где:
t - среднее время между проверками выполнимости требований
i
регламента на i-м рабочем месте;
L - общее число проверенных рабочих мест.
Максимальное время между проверками для каждого момента времени
определяется как наибольшая пауза между проверками по всем рабочим
местам, охваченных регламентами.
Коэффициент сменности ответственности К :
см.отв
Число рабочих операций (рабочих мест),
для которых за отчетный период поменялся
ответственный исполнитель
К = ----------------------------------------.
см.отв Общее число рабочих мест, охваченных
действующим электронным регламентом на
момент проведения проверок
Коэффициент охвата проверками при смене ответственности
рабочих мест за отчетный период К :
охв.см
Число проверенных рабочих мест электронного
регламента, по которым за отчетный период
менялся ответственный исполнитель
К = ------------------------------------------------.
охв.см Общее число рабочих мест, по которым за отчетный
период менялся ответственный исполнитель
Среднее время между проверками по работам со сменой
ответственности выполнения предписаний регламента на рабочие операции
Т :
пр
t + ,..., t ,..., + t
1 i L
1
T = -------------------------,
пр L
1
где
t - среднее время между проверками выполнимости требований
i
регламента на i-м рабочем месте, на котором за отчетный период менялся
ответственный исполнитель;
L - общее число проверенных рабочих мест.
1
Максимальное время между проверками (в рамках проводимой проверки
по контролю системы качества) определяется как наибольшая пауза между
проверками по всем рабочим местам, отраженным в действующем
электронном регламенте.
Б.6. Показатели вовлеченности персонала в создание и развитие
регламента организации
Б.6.1. Квалификация и степень участия персонала в системах
организационного типа являются ключевым фактором успеха деятельности
всей организации. На стадии создания электронного регламента
административной и служебной деятельности организации персонал
рассматривается как основной носитель связанной системы корпоративных
знаний, организующей всю деятельность организации. На стадии внедрения
и сопровождения персонал (в лице ключевых работников) является
основным источником контроля, анализа и развития всей деятельности
организации и отражения ее в электронном регламенте. Без широкого
привлечения ключевого персонала снижается уровень гарантий качества
создаваемого регламента. Постоянное использование в работе регламента,
учитывающего принципы стандартов менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9000,
ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 9004, является стимулирующим фактором
роста качества работы сотрудников и повышения их значимости для
организации. Для характеристики данного направления применения
электронного регламента могут быть применены следующие показатели.
Вовлеченность ключевых сотрудников в разработку (поддержание)
регламента К :
вовл.р
Число ключевых сотрудников, непосредственно
участвовавших в разработке электронного
регламента организации
К = ----------------------------------------------.
вовл.р Общее число ключевых сотрудников в организации
Примечание. Под ключевыми сотрудниками здесь понимаются
потенциальные ответственные исполнители по всем работам, нашедшим
отражение в электронном регламенте организации.
Вовлеченность ключевых сотрудников в сопровождение (развитие)
регламента К :
вовл.с
Число ключевых сотрудников, непосредственно
участвовавших в сопровождении и развитии
(регулярном анализе, пересмотре)
электронного регламента организации
К = ----------------------------------------------.
вовл.с Общее число ключевых сотрудников в организации
Показатели К и К могут рассчитываться как по
вовл.р вовл.с
организации в целом, так и по отдельным структурным единицам или
выделенным рабочим процессам.
Б.6.2. Уровень подготовленности персонала для работы с
регламентом организации, как элементом системы качества, может быть
отражен с помощью набора следующих показателей.
Уровень обученности ключевого персонала К :
серт.перс
Число ответственных исполнителей (по работам,
входящим в электронный регламент организации),
прошедших обучение по работе с электронным
регламентом
К = ------------------------------------------------.
серт.перс Общее число ответственных исполнителей работ,
участвующих в электронном регламенте организации
Этот показатель может рассчитываться для подразделений или
отдельных рабочих процессов.
Плановое время введения нового сотрудника необходимой
квалификации в работу, отраженную в регламенте организации,
определяется эмпирически в ходе внедрения электронного регламента.
Б.7. Показатели согласованности рабочих процессов организации
Б.7.1. Показатели согласованности рабочих процессов должны
формироваться путем обработки данных, входящих в электронный регламент
организации.
Коэффициент обеспеченности описаний рабочих процессов
нормативно-методической базой К :
н.м.д
Число ссылок в описаниях работ на
нормативно-методические документы,
представленные в электронной
библиотеке электронного регламента
К = ------------------------------------.
н.м.д Общее число ссылок в описаниях работ
на нормативно-методические документы
Коэффициент согласованности описаний рабочих процессов по
документообороту К :
док
Число рабочих документов в описаниях работ,
согласованных между работами по их выходу
и входу
К = -------------------------------------------.
док Общее число рабочих документов, заявленных
в описаниях работ
Коэффициент согласованности описаний рабочих процессов по
показателям К :
пок
Среднее число показателей на одну работу,
согласованных с другими работами по их
выходу и входу
К = -----------------------------------------.
пок Среднее число показателей на одну работу
Коэффициент согласованности описаний рабочих процессов по срокам
работ К :
раб
Число взаимодействий между работами,
согласованных по срокам
К = ------------------------------------.
раб Число взаимодействий между работами
Б.7.2. Все коэффициенты, характеризующие показатели
согласованности рабочих процессов организации, могут рассчитываться
как по отдельным рабочим процессам, подразделениям, так и по
организации в целом.
|
Фрагмент документа "НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАТИВНОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. INFORMATION TECHNOLOGY. ORGANIZATION MANAGEMENT. ELECTRONIC REGLEMENT OF".