Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ".
3. Документооборот
(прохождение документов в Росрегистрации)
3.1. Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует
документооборот.
3.2. В Росрегистрации различается три основных потока
документации:
- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в структурных подразделениях и
используемые работниками центрального аппарата Росрегистрации в
управленческом процессе (внутренние).
3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей
корреспонденции.
3.3.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей
в Росрегистрацию корреспонденции осуществляется работниками отдела
обработки документов и архива Управления делами и делопроизводства.
Документы, полученные работниками структурных подразделений
Росрегистрации от должностных лиц других организаций, подлежат
обязательной передаче для регистрации в Управление делами и
делопроизводства.
3.3.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется
сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно
доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или
пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с
записями в почтовых реестрах.
3.3.3. В отделе обработки документов и архива Управления делами и
делопроизводства вскрываются все конверты (за исключением конвертов с
пометкой "лично"). При отсутствии документа, номер которого обозначен
на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия
номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при
повреждении документа составляется акт в трех экземплярах.
8 - индекс структурного подразделения, подготовившего документ;
226 - порядковый исходящий регистрационный номер Росрегистрации;
СМ, МП - инициалы директора Росрегистрации и его заместителей.
Один экземпляр акта остается в отделе обработки документов и архива,
другой приобщается к поступившему документу, третий посылается
отправителю.
Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев,
когда только по ним можно установить адрес отправителя, номер
вложения, дату отправки и доставки, а также в случаях поступления
обращений и заявлений граждан и заграничной корреспонденции.
3.3.4. Вся входящая корреспонденция (кроме обращений граждан,
личной переписки и перечня документов в соответствии с п. 3.3.7)
подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства.
На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу
ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате
поступления документа и регистрационном номере.
3.3.5. Регистрационный номер, присваиваемый Управлением делами и
делопроизводства, состоит из индекса структурного подразделения и
порядкового номера документа.
3.3.6. Основные сведения о поступающих документах заносятся в
регистрационные формы электронной базы данных Управления делами и
делопроизводства.
3.3.7. Перечень документов, не подлежащих регистрации в
Управлении делами и делопроизводства:
- копии документов, присланные для сведения;
- телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности.
В Управлении делами и делопроизводства на этих документах
ставится только дата поступления.
3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится отделом
обработки документов и архива Управления делами и делопроизводства с
целью распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством Росрегистрации и направляемые
непосредственно в структурные подразделения Росрегистрации, исходя из
оценки содержания документа.
Если один и тот же документ прислан в два адреса, то
регистрируется и передается на рассмотрение только один документ,
предназначенный вышестоящему должностному лицу.
3.3.9. Федеральные законы, указы, распоряжения и поручения
Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и
поручения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся
в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у
заместителей Председателя Правительства Российской Федерации,
заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, приказы,
распоряжения, поручения Министерства юстиции Российской Федерации,
парламентские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
рассматриваются Управлением делами и делопроизводства с целью
необходимости их постановки на контроль.
Документы данного вида докладываются директору Росрегистрации и
его заместителям в соответствии с существующим распределением
обязанностей.
3.3.10. К документам, направляемым на доклад директору
Росрегистрации или его заместителям, прилагаются электронные карточки
ранее зарегистрированных документов, распечатанные на бумажных
носителях, на которые имеются ссылки и имеющие отношение к
рассмотрению данного вопроса.
3.3.11. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная
корреспонденция направляется через отдел обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства:
- помощнику директора Росрегистрации на доклад Директору;
- в секретариаты для доклада заместителям директора
Росрегистрации;
- в структурные подразделения Росрегистрации.
3.3.12. Документы с резолюциями директора Росрегистрации или его
заместителей возвращаются в отдел обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства для внесения соответствующей
резолюции в электронную карточку документа и передачи документа
исполнителям.
Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю
передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии
документа.
Отделом обработки документов и архива документы для внесения
резолюции в электронную карточку принимаются только от первого
исполнителя, назначенного директором Росрегистрации.
3.4. Организация работы с документами в структурных
подразделениях Росрегистрации.
3.4.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях Росрегистрации возлагается на государственных
гражданских служащих данных подразделений, в чьи должностные
обязанности (в соответствии с должностными регламентами) это входит.
3.4.2. Учет документов в структурных подразделениях
Росрегистрации при отсутствии электронной базы ведется в
регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документы
регистрируются отдельно.
3.4.3. Для достижения информационной совместимости
устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в
регистрационных журналах структурных подразделений:
- регистрационный номер Росрегистрации;
- корреспондент;
- наименование документа;
- дата документа;
- исходящий номер документа;
- краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения,
автор резолюции, дата простановки резолюции);
- отметка об исполнении.
3.4.4. Состав обязательных реквизитов учета документов в
зависимости от характера документа и задач использования информации
может дополняться другими реквизитами:
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- ход исполнения;
- наличие приложений;
- перенос сроков исполнения;
- расписка в получении документа.
3.5. Регистрация исходящей корреспонденции.
3.5.1. Исходящие документы за подписью директора, его
заместителей, а также руководителей структурных подразделений
Росрегистрации подлежат единой регистрации в Управлении делами и
делопроизводства. Эти документы представляются в отдел обработки
документов и архива в трех экземплярах:
- первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются
адресату;
- второй экземпляр (копия) с визами остается в отделе обработки и
архива Управления делами и делопроизводства;
- третий экземпляр (заверенная копия) возвращается в структурное
подразделение Росрегистрации.
3.5.2. Исходящим документам за подписью директора Росрегистрации,
его заместителей и руководителей структурных подразделений
присваивается исходящий регистрационный номер в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства.
Образец:
16.10.2004 N 8/226-СМ
16.10.2004 N 8/226-МП,
где:
16.10.2004 - дата (число, месяц, год); подписавших документ.
Или (если документ подписан руководителем структурного
подразделения):
16.10.2004 N 8/226,
где:
16.10.2004 - дата (число, месяц, год);
8 - индекс структурного подразделения, подготовившего документ;
226 - порядковый исходящий регистрационный номер Росрегистрации.
3.5.3. Документы, создаваемые в Росрегистрации и используемые
работниками в управленческом процессе, являются внутренними. Их
оформление осуществляется в соответствии с п. 2.4.
Регистрация внутренних документов производится в регистрационных
журналах непосредственно в структурных подразделениях и регистрации в
Управлении делами и делопроизводства не подлежит.
3.5.3.1. Исходящий регистрационный номер внутреннего документа
состоит из двух частей:
- индекса структурного подразделения;
- порядкового номера в пределах регистрируемого массива
документов, присваиваемого структурным подразделением Росрегистрации.
Образец:
N 5-10 от 13.10.2004,
где: 5 - индекс структурного подразделения;
10 - порядковый исходящий регистрационный номер структурного
подразделения.
3.5.3.2. После регистрации указанные документы в 1-м экземпляре
направляются для отправки в отдел обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства.
3.6. Отправка исходящей корреспонденции.
3.6.1. Исходящая корреспонденция за подписью директора
Росрегистрации и его заместителей, адресованная в Администрацию
Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской
Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям
Президента Российской Федерации в федеральных округах, отправляется
фельдсвязью, если нет другого указания руководства.
Документы, направляемые в Министерство юстиции Российской
Федерации, отправляются с нарочным. Данная корреспонденция оформляется
по реестру.
3.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется Управлением делами и делопроизводства в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением
Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
3.6.3. Документы отправляются заказными письмами в конвертах. На
конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в
нижнем левом углу - номер отправляемого документа. Документы,
отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
3.6.4. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая
составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов,
дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи
передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки
документов и архива. Возвращенный из почтового отделения экземпляр
описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции,
подшивается в соответствующее дело Управления делами и
делопроизводства.
3.6.5. На копиях исходящих документов Управлением делами и
делопроизводства ставится штамп с указанием даты отправки.
3.6.6. Документы массового отправления рассылаются по указателю
рассылки, составленному в структурном подразделении Росрегистрации,
подписанному его руководителем или заместителем руководителя и
утвержденному заместителем руководителя Управления делами и
делопроизводства. Указатель рассылки хранится в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства. В нем
делается отметка о дате отправки документов.
Указатель рассылки приказов (распоряжений) директора
Росрегистрации хранится в отделе обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства вместе с оригиналами документов.
3.7. Регистрация организационно-распорядительных документов.
3.7.1. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы
по загранкомандировкам регистрируются в Управлении делами и
делопроизводства.
Приказы по личному составу и распоряжения по командированию
работников регистрируются в Отделе государственной службы и кадров.
3.7.2. Регистрация приказов (распоряжений) осуществляется в
соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года, при
этом приказы и распоряжения по основной деятельности, приказы по
личному составу, по загранкомандировкам и распоряжения о
командировании нумеруются отдельно.
3.7.3. Оригинал приказа (распоряжения) представляется на
регистрацию оформленным и завизированным в соответствии с правилами,
установленными в п. 2.1.8. К распорядительному документу прилагается
указатель рассылки (Приложение 9), заполненный исполнителем,
подписанный руководителем соответствующего структурного подразделения
Росрегистрации, юридическим отделом Управления по контролю в сфере
адвокатуры и нотариата и правовой помощи и утвержденный заместителем
начальника Управления делами и делопроизводства.
Дата регистрации приказа (распоряжения) оформляется
словесно-цифровым способом - 15 мая 2004 г., номер состоит из знака
"N" и порядкового номера приказа (распоряжения) - N 45.
Дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа,
издаваемого двумя или более организациями, состоит из регистрационных
номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через
косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.7.4. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью
Управления делами и делопроизводства и направляются в соответствии с
указателем рассылки (копия) адресатам. Подлинник указателя рассылки
подшивается в дело к соответствующему приказу (распоряжению).
3.7.5. Представление приказов на государственную регистрацию.
Приказы, подлежащие государственной регистрации, направляются в
Министерство юстиции Российской Федерации Управлением делами и
делопроизводства Росрегистрации в 6 экземплярах (подлинник и 5
заверенных копий).
Приказы, содержащие сведения конфиденциального характера,
представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 заверенная копия).
3.8. Регистрация договоров (соглашений).
3.8.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными
органами исполнительной власти, гражданско-правовые договоры и
соглашения с высшими учебными заведениями по подготовке
(переподготовке) арбитражных управляющих регистрируются в Управлении
делами и делопроизводства. В Управлении делами и делопроизводства
осуществляется проверка правильности оформления договора (соглашения)
от имени Росрегистрации.
3.8.2. Регистрация договоров (соглашений) осуществляется в
соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года. При
регистрации на договоре проставляется порядковый номер и дата
регистрации, которые вносятся в журнал регистрации.
Оригиналы договоров (соглашений) хранятся в Управлении делами и
делопроизводства.
Остальные подлинники направляются сторонам, заключившим договор
(соглашение) с Федеральной регистрационной службой.
3.8.3. Копии договора (соглашения) заверяются печатью Управления
делами и делопроизводства и направляются заместителям Директора, а
также в структурные подразделения Росрегистрации, визировавшие данный
договор (соглашение).
3.9. Регистрация доверенностей.
3.9.1. Доверенности на право совершения действий от имени
Росрегистрации, представления ее интересов в государственных,
общественных и судебных органах регистрируются в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства в журнале
регистрации доверенностей в пределах календарного года простой
порядковой нумерацией.
3.9.2. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки,
а копия и ксерокопия остаются на хранении в Управлении делами и
делопроизводства.
3.10. Учет объема документооборота.
3.10.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных
видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в
каждом структурном подразделении и в целом по Федеральной
регистрационной службе.
3.10.2. Государственные гражданские служащие, ответственные за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях Федеральной
регистрационной службы, учитывают документы при получении и подготовке
к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до
7-го числа следующего месяца представляются в Управление делами и
делопроизводства в виде учетной формы (Приложение 10).
3.10.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и
прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
3.10.4. Управление делами и делопроизводства до 10-го числа
текущего месяца сводит данные по объему документооборота в единые
таблицы, отражающие документооборот в целом по Росрегистрации и по его
структурным подразделениям (Приложения 11, 12).
3.10.5. Результаты учета документооборота обобщаются Управлением
делами и делопроизводства и в конце года представляются руководству
для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
3.11. Организация приема и передачи документов с использованием
средств факсимильной связи.
3.11.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Росрегистрации,
устанавливаются в Управлении делами и делопроизводства.
3.11.2. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи
служебная информация не считается официальным документом.
3.11.3. Передача с использованием средств факсимильной связи
документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" и
"Не для печати", не разрешается.
3.11.4. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи
документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5
листов.
3.11.5. Поступившие факсограммы учитываются в журнале и без
проставления регистрационного штампа передаются адресатам под
расписку.
3.11.6. Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в структурных подразделениях, осуществляется
руководителями этих подразделений.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ".