ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 18.01.07 19

Проверка наличия и состояния, технический контроль
                 страхового фонда и фонда пользования

     2.11.13.2.  Все страховые копии должны соответствовать оригиналу,
как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
     Изготовитель   страховых  копий  обеспечивает  соответствие  всех
выпускаемых   копий   требованиям  действующих  нормативно-технических
документов по страховому копированию.
     Все  страховые  копии проходят технический контроль в лаборатории
или  организации-изготовителе,  сведения  об их качестве фиксируются в
актах  технического  состояния  копий  страхового  фонда  (по формам в
соответствии с отраслевыми нормативными документами).
     При  приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа
на   копирование,  количество  копий,  комплектность,  правильность  и
полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое
состояние копий.
     В процессе хранения страховые копии подлежат:
     проверке  наличия  и  состояния в целях установления фактического
наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;
     техническому   контролю  состояния  и  своевременному  проведению
необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
     Технический  контроль  страхового фонда осуществляется один раз в
три  года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства
каждого года.
     Результаты  технического  контроля  фиксируются  в  документах  о
техническом   состоянии  страховых  копий,  где  даются  заключения  о
необходимости  и  сроках проведения профилактических и реставрационных
работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.
     Проверка  наличия  и состояния фонда пользования осуществляется с
целью   контроля   за  сохранностью  копий  и  организации  работы  по
своевременному восстановлению фонда пользования.
     Объем  и  периодичность  работы  по  проверке наличия и состояния
фонда  пользования  определяется  с учетом его общего объема, состава,
интенсивности  выдачи  копий  и  частоты  их  воспроизведения, а также
условий хранения.