Фрагмент документа "О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ И ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ Г. МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 13.03.2007)".
5. Основные положения создания и ведения ТСФД г. Москвы
Создание и ведение ТСФД г. Москвы включают в себя следующие этапы
работ:
- подготовка документации к переносу на компактные носители и
поставка в лабораторию для создания ТСФД;
- технологическое и материально-техническое обеспечение системы
ТСФД;
- изготовление СД на микроносителях;
- формирование ТСФД;
- хранение ТСФД;
- проведение работ, обеспечивающих сохранность ТСФД;
- актуализация ТСФД;
- использование ТСФД.
5.1. Подготовка документации к переносу на компактные носители и
поставка в лабораторию осуществляется объектами - поставщиками
документации в соответствии с требованиями действующих нормативных и
методических документов, перечисленных в приложении 2, а при
отсутствии таковых - в порядке, устанавливаемом в системе ТСФД г.
Москвы, и включает в себя:
- определение перечней документов, подлежащих переносу на
компактные носители;
- подбор документов, включаемых в указанные перечни, в том числе
хранящихся в сторонних организациях;
- контроль соответствия качества и достоверности документов
нормативным требованиям, проведение при необходимости с этой целью
экспертных оценок документов;
- приведение документов, не соответствующих требованиям
нормативов, в состояние, пригодное для изготовления СД;
- составление сопроводительных документов (ВКД, СП);
- заключение договора поставщиком документации с Головной службой
ТСФД г. Москвы на поставку и изготовление СД;
- упаковку и отправку документации для изготовления СД;
- учет документации, поставляемой для создания ТСФД г. Москвы.
Изложенный порядок подготовки и поставки документации в
спецлабораторию распространяется также на ведомства и головные
организации подсистем, поставляющие документацию для создания
отраслевого и общегородского СФД, состав которых приведен в пп. 2.4 и
2.5 настоящего Положения.
Подготовка документации, комплектование и поставка ее в
спецлабораторию для создания ТСФД г. Москвы осуществляются порядком,
изложенным в Положении об организации работы по созданию страховых
фондов документации на объекты городского хозяйства Москвы.
Документация на микрофильмирование поставляется непосредственно в
спецлабораторию Головной службы ТСФД г. Москвы или в другой адрес с
последующей централизованной отправкой в указанную лабораторию.
Решение о порядке поставки документации каждым объектом
самостоятельно или централизованно на микрофильмирование для создания
СФД на входящие в состав ведомств и подсистем объекты принимают
руководители этих ведомств и подсистем, а порядок приемки и
представления документации объектами и органами управления, на которые
возложены задачи подготовки и централизованной поставки документации в
спецлабораторию, определяется распорядительными и
нормативно-методическими документами, действующими в ведомстве,
подсистеме.
5.2. Технологическое и материально-техническое обеспечение
системы ТСФД г. Москвы представляет собой совокупность технологических
процессов, оборудования, аппаратно-программных средств и материалов,
предназначенных для изготовления страховых документов на
микроносителях, их долговременного хранения, поиска, размножения
(копирования) и использования потребителями.
В системе ТСФД г. Москвы разрабатываются и используются
современные интегрированные микрографические и компьютерные технологии
для изготовления, хранения, поиска, размножения (копирования) и
использования СД.
Состав основных технологических процессов, используемых в системе
ТСФД г. Москвы, приведен на схеме 2.
-----------------------------------------------------------------------------
| ------------------------------------ |
| |Технологические процессы в системе| |
| |ТСФД Москвы | |
| ------------------|----------------- |
| --------------------------|--------------------------- |
| ----------------- -------------- --------------- ----------------------- |
| |Процессы | |Процессы | |Процессы | | Процессы работы | |
| -|изготовления | |хранения | |изготовления |-| с копиями | |
| ||страховых |-|и поиска |-|копий ||| страховых | |
| ||документов |||страховых |||страховых ||| документов | |
| ||---------------|||документов |||документов ||----------------------- |
| ||---------------|||------------|||-------------|| |
| ||Процессы |||------------|||-------------||----------------------- |
| ||оптического |||Процессы |||Процессы ||| Процессы работы | |
| -|изготовления |||длительного |||изготовления ||| с копиями | |
| ||страховых |-|хранения |||копий |-| страховых | |
| ||документов на |||страховых |-|страховых ||| документов на | |
| ||микрофильмах |||документов |||документов ||| микрофильмах | |
| ||---------------|||------------|||на бумажных |||---------------------| |
| ||---------------|||------------|||носителях |||---------------------| |
| ||Процессы |||Процессы |||-------------||| Процессы работы | |
| ||компьютерного |||актуализации|||-------------||| с копиями | |
| ||изготовления |-|страховых |||Процессы ||| страховых | |
| -|страховых |||документов |||изготовления |-| документов на | |
| ||документов на |||------------|||копий ||| машинных | |
| ||микрофильмах |||------------|-|страховых ||| носителях | |
| ||---------------|||Процессы |||документов на|||---------------------| |
| ||---------------|||поиска |||микрофильмах |||---------------------| |
| ||Процессы |-|страховых |||-------------||| Процессы работы | |
| ||химико- | |документов |||-------------||| с копиями | |
| ||фотографической| |------------|||Процессы |-| страховых | |
| -|обработки | ||изготовления ||| документов на | |
| ||микрофильмов | ||копий ||| бумаге | |
| ||СФД | -|страховых |||---------------------| |
| ||---------------| |документов |||---------------------| |
| ||---------------| |на машинных |||Процессы | |
| ||Процессы | |носителях |||телекоммуникационного| |
| ||компьютерного | ---------------||доступа к | |
| ||изготовления | -|копиям | |
| -|страховых | |страховых | |
| ||документов | |документов | |
| ||на оптических | | | |
| ||дисках | ----------------------- |
| ||---------------| |
| ||---------------| |
| ||Процессы | |
| ||контроля | |
| ||качества | |
| ||страховых | |
| ||документов | |
| -|и их | |
| |информационной | |
| |идентичности | |
| |подлинным | |
| |документам | |
| ----------------- |
-----------------------------------------------------------------------------
Схема 2.
Состав основных технологических процессов в системе ТСФД
г. Москвы
Основные технологические процессы в системе ТСФД г. Москвы
выполняются на специализированных комплектах технических средств,
оборудования и материалов.
В функциональный состав технических средств, оборудования и
материалов входят комплекты:
- для изготовления СД (стационарная и мобильная аппаратура для
оптического и компьютерного микрофильмирования на рулонную микропленку
(МР-35), микрофишу (МФ-А6), получения цифровых копий листовых и
сброшюрованных документов форматов до АО с информацией в черно-белом и
цветном изображении; аппаратура контактного копирования кадров с
рулонных микрофильмов и микрофиш в черно-белом и цветном изображении;
аппаратура контроля качества микрофильмов; средства записи информации
на оптические диски);
- для хранения и поиска СД (шкафы для хранения и транспортировки
микрофильмов и оптических дисков; оборудование для поддержания
температурно-влажностного режима хранения; средства для поиска СД);
- для использования СД (аппаратура для изготовления копий СД на
бумажных носителях форматов до А0 и микрофильмах в черно-белом и
цветном изображении, а также магнитных дисках; стационарные и
мобильные средства чтения микрофильмов СД и работы с копиями СД на
оптических дисках; средства телекоммуникационного доступа к копиям СД
на оптических дисках);
- расходные материалы (фотоматериалы; химикаты для
химико-фотографической обработки черно-белых и цветных микрофильмов;
расходные материалы для работы и обслуживания репрографического,
компьютерного и другого оборудования). Функциональный состав
специализированных комплектов технических средств, оборудования и
материалов, используемых в системе ТСФД г. Москвы, приведен на схеме
3.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| ------------------------------- |
| |Комплект технических средств,| |
| |оборудования и материалов | |
| |в системе ТСФД г. Москвы | |
| ----------------|-------------- |
| ------------------------------------------|---------------------------------------- |
| -------------|------------ -------------|-------------- --------------|------------ | |
| |Комплект технических | |Комплект технических | |Комплект технических | | |
| -|средств для изготовления|-|средств и оборудования для|-|средств для использования| | |
| ||страховых документов |||хранения и поиска |||страховых документов | | |
| ||------------------------|||страховых документов |||-------------------------| | |
| ||------------------------|||--------------------------|||-------------------------| | |
| ||Технические средства |||--------------------------|||Технические средства | -----------|--------------- |
| -|оптического |||Технические средства |||изготовления копий | |Комплект расходных | |
| ||микрофильмирования |-|хранения микрофильмов |-|страховых документов |-|материалов | |
| ||------------------------|||и оптических дисков |||на бумажных носителях |||-------------------------| |
| ||------------------------|||--------------------------|||-------------------------|||-------------------------| |
| ||Технические средства |||--------------------------|||-------------------------|||Микропленки для | |
| -|компьютерного |||Оборудование для |||Технические средства |-|изготовления микрофильмов| |
| ||микрофильмирования |||поддержания |||изготовления копий |||и их копий | |
| ||------------------------|-|температурно- |-|страховых документов |||-------------------------| |
| ||------------------------|||влажностных режимов |||на микропленках |||-------------------------| |
| ||Технические средства |||хранения |||-------------------------|||Материалы и химикаты для | |
| -|контактного копирования |||--------------------------|||-------------------------|-|химико-фотографической | |
| ||микрофильмов |||--------------------------|||Технические средства |||обработки микрофильмов | |
| ||------------------------|||Аппаратно-программные |||изготовления копий |||-------------------------| |
| ||------------------------|-|средства для поиска |-|страховой документации |||-------------------------| |
| ||Технические средства | |страховых документов |||на машинных носителях |||Расходные материалы для | |
| -|химико-фотографической | ----------------------------||-------------------------|-|работы электрографических| |
| ||обработки микрофильмов | ||-------------------------| |аппаратов, принтеров и | |
| ||------------------------| ||Стационарные и мобильные | |плоттеров | |
| ||------------------------| ||технические средства | --------------------------- |
| ||Технические средства | -|чтения микрофильмов | |
| -|контроля качества | ||страхового фонда | |
| ||микрофильмов | ||-------------------------| |
| ||------------------------| ||-------------------------| |
| ||------------------------| ||Стационарные и мобильные | |
| ||Технические средства | -|технические средства | |
| -|записи программной | ||работы с копиями СД на | |
| |документации на CD-rom | ||машинных носителях | |
| -------------------------- ||-------------------------| |
| ||-------------------------| |
| ||Технические средства | |
| -|телекоммуникационного | |
| |доступа к копиям СД | |
| |на машинных носителях | |
| --------------------------- |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Схема 3.
Функциональный состав специализированных комплектов
технических средств, оборудования и материалов,
используемых в системе ТСФД г. Москвы
Основным производственно-технологическим объектом системы ТСФД г.
Москвы, осуществляющим изготовление СД на микроформах и иных
компактных носителях информации, а также обеспечивающим формирование,
хранение и актуализацию ТСФД г. Москвы, поиск, размножение и
предоставление пользователям копий СД, является спецлаборатория
Головной службы ТСФД г. Москвы. Спецлаборатория должна быть способна
также изготавливать объектам и органам управления, входящим в систему
ТСФД г. Москвы, по их заявкам необходимые для повседневной
производственной деятельности и коммерческих целей копии СД на
микрофильмах, бумажных, электронных или иных носителях.
Некоторые из рассмотренных технических средств по решению
руководителей головных организаций подсистем приобретаются для решения
задач, возлагаемых на подсистему, за счет средств этих организаций.
Для обеспечения унификации оборудования и применяемых технологий
при создании, ведении и использовании ТСФД г. Москвы, более полного и
эффективного использования имеющихся в системе ТСФД города технических
средств, решение о приобретении такого оборудования в подсистемах
принимается после обсуждения этого вопроса на заседании Рабочей группы
МКС ТСФД г. Москвы.
5.3. Изготовление СД заключается в копировании (перезаписи)
информации подлинных документов на микропленку и оптические диски,
выбранные в качестве носителей СД в системе ТСФД г. Москвы.
В целях рационального оснащения технологических объектов всей
системы ТСФД г. Москвы оборудованием, обеспечения наиболее
эффективного использования этого оборудования и применяемых в системе
унифицированных технологических процессов изготовления СД, усиления
контроля за изготовлением и повышением качества СД, минимизации затрат
на их изготовление в системе ТСФД г. Москвы принимается
централизованный способ изготовления СД - в спецлаборатории Головной
службы ТСФД г. Москвы. В случае невозможности или нецелесообразности
выполнения этих работ в своей лаборатории Головная служба вправе
привлекать для изготовления СД другие спецлаборатории. Организации,
имеющие свои спецлаборатории, способные изготавливать СД в
соответствии с установленными правилами, привлекают их по согласованию
с Головной службой для изготовления СД на подведомственные объекты.
При изготовлении СД в лабораториях, не принадлежащих Головной
службе, объект - поставщик документации или его вышестоящий орган
обязан предоставить Головной службе ТСФД г. Москвы два экземпляра
микрофильма (негатив, позитив) для хранения в составе ТСФД города.
Качество изготовленных микрофильмов в Головной службе и в
указанных лабораториях должно быть подтверждено сертификатом
соответствия требованиям ГОСТов.
Поступившая в спецлабораторию Головной службы ТСФД г. Москвы
документация подвергается обязательному входному контролю на
соответствие комплектовочным документам (сопроводительным перечням) и
требованиям нормативных документов к качеству, а при несоответствии
этим требованиям или отсутствии необходимых нормативных документов -
экспертным заключениям. В случае несоответствия указанным требованиям
документация возвращается поставщику на доработку или дорабатывается
(в части улучшения качества) на основе современных компьютерных
технологий на договорной основе в спецлаборатории Головной службы ТСФД
г. Москвы.
Для документации, прошедшей входной контроль, составляются схемы
построения микрофильмов с учетом специфики документации в каждой
функциональной подсистеме. Схемами построения микрофильмов
предусматривается обязательное микрофильмирование комплектовочных
документов. Каждому микрофильму присваивается индивидуальный номер -
общесистемное обозначение микрофильма. Общесистемное обозначение
формируется в соответствии с системой классификации и кодирования
документов ТСФД г. Москвы.
Систематизированные в соответствии со схемами построения
микрофильмов комплекты документации микрофильмируются и тем самым
изготавливаются страховые документы. Страховые документы
изготавливаются в двух экземплярах: в негативном и позитивном
исполнении.
Страховые документы, содержащие программы для ЭВМ,
изготавливаются на оптических дисках в двух экземплярах, служащих для
формирования основного и запасного ТСФД г. Москвы.
Основной ТСФД г. Москвы предназначен для изготовления и выдачи
пользователям запрашиваемых копий СД.
Запасной ТСФД г. Москвы предназначен для восстановления
утраченных СД основного ТСФД. Это - резервный, дублирующий СФД.
Помимо СД, необходимых для формирования основного и запасного
ТСФД г. Москвы, спецлаборатория Головной службы на основе СФД вправе
по согласованию с владельцами документации изготавливать
дополнительные учтенные копии СД на микрофильмах или машинных
носителях для формирования рабочих фондов с целью использования их в
повседневной жизни, в том числе АКД, хранимых при органах
повседневного управления МГСЧС. Указанные копии изготавливаются по
заявкам пользователей за счет их средств на договорной основе, а также
в порядке частичной компенсации затрат головных организаций подсистем
СФД на организацию и проведение специальной экспертизы документации,
подлежащей включению в ТСФД г. Москвы.
Изготовленные на микрофильмах или оптических дисках СД и их копии
подвергаются контролю на соответствие требованиям нормативных
документов.
Прошедшие контроль микрофильмы и оптические диски паспортизуются,
упаковываются в соответствии с требованиями ГОСТов и вместе с
паспортами и комплектовочными документами направляются для
формирования и хранения СФД.
Форма Технического паспорта микрофильма приведена в приложении 4.
Комплекты подлинной документации вместе с комплектовочными
документами (ВКД, СП), в которые проставлены общесистемные обозначения
изготовленных микрофильмов (оптических дисков), возвращаются
поставщикам в оговоренные договором сроки.
По завершении изготовления каждого страхового комплекта
документации Головная служба ТСФД г. Москвы направляет в
соответствующую головную организацию по виду СФД экземпляр
комплектовочного документа с внесенными в него общесистемными
обозначениями микрофильмов или оптических дисков для ввода в банк
данных.
5.4. Формирование ТСФД осуществляется Головной службой ТСФД г.
Москвы путем систематизации СД в массивы, создания
справочно-информационного фонда для их поиска, а также передачи СД на
долговременное хранение по установленным адресам.
Поступившие в спецлабораторию Головной службы ТСФД г. Москвы
микрофильмы и оптические диски, изготовленные в других
спецлабораториях, проверяются на наличие общесистемных обозначений,
соответствие требованиям ГОСТов и комплектовочным документам.
Микрофильмы и оптические диски, изготавливаемые в спецлаборатории
Головной службы ТСФД г. Москвы, проходят подобный контроль в процессе
их изготовления.
Прошедшие входной контроль микрофильмы и оптические диски
регистрируются (ставятся на инвентарный учет) и систематизируются
(группируются) по классификационным характеристикам, отраженным в
системе классификации и кодирования документов ТСФД г. Москвы. При
этом определяются и присваиваются физические адреса хранения основных
и запасных микрофильмов (оптических дисков) в основном и запасном
хранилищах ТСФД г. Москвы, после чего на каждый микрофильм (оптический
диск) составляется карточка, в которую заносятся его основные
поисковые характеристики (обозначение микрофильма или диска,
обозначение и наименование зафиксированных на нем комплектов
документации, наименование объекта - поставщика документации,
физический адрес хранения и т.п.).
Одновременно информация с поисковых карточек микрофильмов и
оптических дисков заносится в автоматизированную компьютерную
информационно-поисковую систему Головной службы ТСФД г. Москвы. В нее
также заносятся по каждому микрофильму, оптическому диску
комплектовочные документы с перечнями всех СД и адресами их
расположения на микрофильмах или файлах оптических дисков.
После ввода данных об изготовленных спецлабораторией Головной
службы ТСФД г. Москвы и поступивших из лабораторий сторонних
организаций микрофильмах (оптических дисках) в автоматизированную
информационно-поисковую систему основные микрофильмы (оптические
диски) передаются вместе с паспортами в основное хранилище и
раскладываются по адресам их постоянного хранения.
Запасные микрофильмы (оптические диски) вместе с их паспортами
передаются Головной службой ТСФД г. Москвы на хранение в запасное
хранилище.
5.5. В целях обеспечения высокой надежности сохранения в условиях
военного и ЧС мирного времени каждый экземпляр СД хранится раздельно в
основном и запасном хранилищах.
Хранилища ТСФД г. Москвы - это инженерно-технические сооружения
повышенной защищенности, предназначенные для долговременного хранения
СФД и защиты его от внешних поражающих и разрушающих факторов.
Хранилища оснащаются оборудованием, позволяющим создавать и
поддерживать установленный требованиями нормативных документов
микроклимат, осуществлять формирование, хранение и актуализацию ТСФД
г. Москвы, а также поиск, размножение и предоставление пользователям
копий страховых документов. Хранилища обеспечивают защиту от
несанкционированного проникновения на их территорию посторонних лиц и
доступа к хранящейся информации.
Основное хранилище предназначено для хранения основного ТСФД г.
Москвы в позитивном исполнении. Оно находится в составе технической
лаборатории ТСФД г. Москвы.
Запасное хранилище предназначено для хранения запасного ТСФД г.
Москвы в негативном исполнении. Оно находится в технической
лаборатории одной из федеральных структур.
Юридическим основанием для хранения запасного ТСФД г. Москвы
является договор, заключаемый по поручению Правительства Москвы
Головной службой ТСФД г. Москвы с владельцем этого сооружения. Порядок
передачи, хранения, учета и ведения основного и запасного ТСФД г.
Москвы, изготовления копий СД регламентируется требованиями
соответствующих нормативных документов, а также условиями указанного
договора.
5.6. В целях долговременного хранения ТСФД г. Москвы в
хранилищах, в соответствии с требованиями соответствующих нормативных
документов и установленным в этих документах порядком постоянно
осуществляется комплекс мероприятий по защите СД от разрушающего
воздействия окружающей среды: создание необходимых
температурно-влажностных условий, систематическое проведение
регламентных работ по контролю за состоянием хранимых микрофильмов
(оптических дисков). Все это позволяет своевременно выявлять и
устранять механические, физико-химические и биологические дефекты
страховых документов, могущие возникнуть в процессе их длительного
хранения.
В процессе хранения ТСФД осуществляется также защита от
несанкционированного доступа к СД.
5.7. В ходе ведения ТСФД г. Москвы Головной службой ТСФД г.
Москвы совместно с головными организациями подсистем по видам СФД и
поставщиками документации проводится актуализация ТСФД, которая
включает в себя выполнение следующих основных мероприятий:
- извещение объектами - поставщиками документации вышестоящих
органов о внесенных принципиальных изменениях в документацию,
хранящуюся в ТСФД г. Москвы;
- поставка на повторное микрофильмирование документов, в которые
внесены текущие изменения. Ответственность за своевременную поставку
измененных документов на повторное микрофильмирование несет поставщик
документации;
- повторное микрофильмирование измененной документации;
- внесение изменений в хранимые микрофильмы (оптические диски) СД
и аннулирование микрофильмов измененных СД;
- отражение внесенных изменений в паспортах микрофильмов
(оптических дисков) СД и автоматизированном банке данных ТСФД г.
Москвы.
5.8. СД, включенные в ТСФД г. Москвы, постоянно хранятся в
основном и запасном хранилищах. Использование СД осуществляется путем
изготовления и выдачи пользователю копии документов на требуемом
(наиболее удобном для пользования в конкретных условиях) носителе (на
бумаге, микроформах, машинных носителях и т.п.) в военное и ЧС мирного
времени при утрате, порче или недоступности в требуемые сроки
необходимой подлинной документации.
Копии СД установленным порядком могут быть выданы и для
использования их в повседневной деятельности, в том числе в
коммерческих целях. Изготавливаются такие копии за счет их заказчиков.
Изготовленные копии СД передаются Головной службой ТСФД г. Москвы
пользователю после контроля их качества на соответствие требованиям
нормативных документов и регистрации. Информация о выданных копиях СД
вводится Головной службой в банк данных.
Получатель информации из ТСФД г. Москвы не приобретает прав
собственности на нее, а может лишь использовать ее по назначению
установленным порядком.
Порядок принятия решений об использовании ТСФД г. Москвы и
процедура выдачи копий СД регламентируются Положением о порядке
использования ТСФД г. Москвы в военное и мирное время, утверждаемым
Правительством Москвы.
|
Фрагмент документа "О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ И ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ Г. МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 13.03.2007)".