Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДОЙ НА ЛАКОКРАСОЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ ГОРОДА МОСКВЫ".
9. Управление документацией
Ответственность за координацию работ по управлению документацией
несет специальный представитель руководства по СУОС.
Ответственность за управление документацией в подразделениях
несут лица, назначенные руководителем приказом по предприятию.
Ответственность и взаимодействие при управлении документацией
предприятия устанавливаются в одном из руководящих документов, для
наглядности могут быть оформлены в виде матрицы. Вариант показан в
таблице 6.
Процедуры разработки и управления документацией устанавливаются
для каждого вида документов:
- экологическая политика предприятия;
- Руководство по экологическому менеджменту;
- руководящие документы предприятия (СТП, документированные
процедуры и др.);
- внешние и внутренние распорядительные документы;
- нормативная и техническая документация;
- инструкции (производственные, должностные, по охране труда и
т.п.);
- положения о структурных подразделениях.
Таблица 6
МАТРИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
ПРИ УПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| Наименование |Наименование подразделения, должностного лица |
| операции |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|
| |Генеральный|Спец. |Заместитель |Начальник |Руководители |Подразделение-|Ответственные |Секретарь- |Отдел охраны|Служба |
| |директор |представитель|генерального|технологического|подразделений|разработчик |за управление |делопроизводитель|труда и |кадров |
| | |руководства |директора по|отдела | | |документацией | |промышленной| |
| | | |направлениям| | | |в подразделении| |безопасности| |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | О | В | У | У | У | У | У | И | И | И |
| экологической | | | | | | | | | | |
| политикой | | | | | | | | | | |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | И | О | У | У | У | В | И | И | И | И |
| руководством | | | | | | | | | | |
| по СУОС | | | | | | | | | | |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | О | У | У | В | У | У | И | И | И | И |
| стандартами | | | | | | | | | | |
| предприятия | | | | | | | | | | |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | О | В | В | У | У | У | У | И | И | И |
| внешними | | | | | | | | | | |
| и внутренними | | | | | | | | | | |
| распорядительными| | | | | | | | | | |
| документами | | | | | | | | | | |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | И | И | И | О | В | У | У | И | И | И |
| нормативной | | | | | | | | | | |
| и технической | | | | | | | | | | |
| документацией | | | | | | | | | | |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | И | О | У | У | У | У | У | У | У | У |
| производственными| | | | | | | | | | |
| инструкциями | | | | | | | | | | |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | И | В | У | В | У | У | И | И | О | И |
| инструкциями | | | | | | | | | | |
| по охране труда | | | | | | | | | | |
|------------------|-----------|-------------|------------|----------------|-------------|--------------|---------------|-----------------|------------|-------|
| Управление | О | У | У | В | В | В | У | И | У | В |
| положениями | | | | | | | | | | |
| о подразделениях | | | | | | | | | | |
| и должностными | | | | | | | | | | |
| инструкциями | | | | | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
О - отвечает;
В - выполняет;
У - участвует;
И - информируется.
В обобщенном виде процедура разработки документов СУОС
представлена на рисунке 6.
Рис. 6. Процедура разработки документов СУОС
ПОРЯДОК
РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТА СУОС
----------------------------
|Распоряжение, приказ |
|руководства организации |
|на разработку документа |
----------------------------
|
----------------------------
|Подготовка и анализ |
|материалов, необходимых |
|для разработки документа |
----------------------------
|
----------------------------
|Разработка документа |-
----------------------------|
| |
----------------------------|
|Проверка документации ||
|на адекватность ||
----------------------------|
| |
----------------------------|
|Есть несоответствия? |-
----------------------------
|
----------------------------
|Согласование |
|с заинтересованными |
|службами и подразделениями|
----------------------------
|
----------------------------
|Согласован? |-
----------------------------|
| |
----------------------------|
|Утверждение документа |-
----------------------------
Разработка документации СУОС производится в соответствии с
планами и графиками выполнения работ на основании распоряжений и
приказов руководства ответственными лицами в установленные сроки.
Предварительно проводятся сбор, обобщение и анализ материалов,
необходимых для разработки документа. К таким материалам следует
отнести: нормативные и законодательные акты, технологические
регламенты, стандарты, аналогичные документы других предприятий и
организаций данной отрасли, имеющих внедренные СУОС.
Согласование документа по вопросам распределения ответственности
и взаимодействия в выполнении той или иной процедуры производится
разработчиком с руководителями заинтересованных подразделений и служб.
Документы утверждаются руководителем предприятия или другими
ответственными лицами в зависимости от статуса документа.
Каждый разработанный документ регистрируется в соответствующем
перечне, разрабатываемом по каждому виду документации, например, по
стандартам предприятия.
Пример формы перечня документов, действующих в организации,
приведен в приложении 7.
Идентификация документации осуществляется путем указания номера
экземпляра на титульном или первом листе документа, а также надписью
(штампом) "Контрольный" на подлиннике документа, полученном от
разработчика.
Изъятие устаревших (отмененных) документов обеспечивается путем
представления последних ответственному за управление документацией.
Документация, предназначенная для изъятия, уничтожается ответственным
за управление отдельными видами документов. "Контрольный" экземпляр,
оставленный для юридических или справочных целей, идентифицируется
надписью "Аннулирован".
Процедуры управления различными видами документации строятся на
общих принципах, установленных в Руководстве по экологическому
менеджменту предприятия в соответствии с ГОСТ Р ИСО 14001, и
конкретизируются в соответствии с их спецификой для каждого вида
документации.
Процедура управления внешними документами в основном
соответствует управлению внутренними документами, но имеет некоторую
специфику, определяемую происхождением этих документов и их видом.
Получаемые стандарты копируются в необходимом количестве
экземпляров, маркируются штампом "Учтенный экземпляр N ---" с
указанием номера копии и выдаются подразделениям под расписку в
журнале регистрации.
Экземпляры стандартов, маркированные штампом "Контрольный
экземпляр", помещают в специальные папки. При получении информации об
изменениях в стандартах представитель экологической службы в 5-дневный
срок изымает из обращения все учтенные копии документов, проводит
изменения и возвращает их пользователям. Внесение изменений в
стандарты до получения новой версии может производиться путем вклейки
извещения об изменении в документ или на отдельный лист, прилагаемый к
документу. Все изменения, внесенные в стандарты, регистрируются в
специальном журнале.
Формы извещений об изменении и журнала учета изменений
представлены в приложениях 8, 9.
Внешние документы методического характера включают методические
рекомендации, инструкции и методики, относящиеся к различным аспектам
природоохранной деятельности и разрабатываемые различными
государственными органами, ответственными за охрану окружающей среды.
Регистрацию, формирование фонда и обеспечение методическими
документами всех заинтересованных в них подразделений осуществляет
экологическая служба предприятия.
Ответственность за управление внешней документацией на
предприятии в целом возлагается на специального представителя, в
подразделениях - на их руководителей.
Процедуры управления внешними и внутренними распорядительными
документами устанавливают ответственность, например, секретаря или
делопроизводителя за учет, хранение, рассылку и контроль сроков
исполнения.
Все приказы и распоряжения регистрируются в журнале приказов и
распоряжений секретарем или делопроизводителем. Вариант формы такого
журнала представлен в приложении 10.
Копии внутренних распорядительных документов регистрируются в
журнале входящей информации и хранятся в подразделениях, где работают
лица, назначенные руководителем предприятия для их исполнения
(приложение 11).
Планы, графики, программы, предусматривающие взаимодействие
структурных подразделений, перечни документации разрабатываются и
согласовываются руководителями, на которых возложена ответственность
за подготовку данных документов, утверждаются руководителем
предприятия.
Ответственный за управление документацией в
подразделении-разработчике делает копии документов, необходимые для
обеспечения всех подразделений, которым поручено выполнение пунктов
планов, графиков, программ. Каждому экземпляру документа ответственный
за управление документацией присваивает свой номер. Он же направляет
учтенные экземпляры вместе с листом регистрации изменений
руководителям служб и подразделений предприятия согласно ведомости
рассылки.
Обеспечение персонала подразделений нормативной и технической
документацией осуществляется по заявкам подразделений. Вариант формы
заявки на документацию показан в приложении 12.
Результаты проверки регистрируются в журнале проверки
документации, вариант формы такого журнала приведен в приложении 13.
Места хранения основных документов указаны в таблице 7.
Таблица 7
МЕСТА РАСПОЛОЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ СУОС
-----------------------------------------------------------------------------------------
|N | Обозначение | Наименование | Подразделение | Примечание |
|п/п| | | хранения | |
| | | | контрольного | |
| | | | экземпляра | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|1 | | Руководство по СУОС | Экологическая служба| |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|2 | | Документированные | Экологическая служба| По принадлежности|
| | | процедуры (приложение 26)| | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|3 | Приложение 1 | Отчет по результатам | Экологическая служба| |
| | | предварительной оценки | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|4 | Приложение 2 | Экологическая политика | Все подразделения | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|5 | Приложение 3 | Реестр законодательных | Экологическая служба| |
| | | актов и основных | | |
| | | нормативно-правовых | | |
| | | и распорядительных | | |
| | | документов, действующих | | |
| | | в СУОС (внешние | | |
| | | документы) | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|6 | Приложение 4 | Реестр экологических | Экологическая служба| В подразделениях |
| | | аспектов и их показателей| | по принадлежности|
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|7 | | Реестр важных | Экологическая служба| В подразделениях |
| | | экологических аспектов | | по принадлежности|
| | | и их показателей | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|8 | Приложение 5 | Целевые экологические | Экологическая служба| В подразделениях |
| | | показатели на --- год | | по принадлежности|
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|9 | Приложение 6 | Программа экологического | Экологическая служба| |
| | | менеджмента | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|10 | Приложение 7 | План достижения целевых | Экологическая служба| В подразделениях |
| | | экологических показателей| | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|11 | Приложение 8 | План работы | Секретарь КС | |
| | | Координационного совета | | |
| | | на --- год | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|12 | Приложение 9 | Перечень документов | Секретарь КС | |
| | | и записей работы | | |
| | | Координационного совета | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|13 | | Протоколы заседаний | Секретарь КС | |
| | | Координационного совета | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|14 | Приложение 10 | Матрица распределения | В руководстве | |
| | | ответственности | по СУОС | |
| | | и взаимодействия в СУОС | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|15 | Приложение 11 | План обучения, подготовки| Служба кадров | |
| | | и повышения квалификации | | |
| | | персонала на --- год | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|16 | Приложение 12 | Журнал учета обучения | Служба кадров | |
| | | и повышения квалификации | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|17 | Приложение 13 | Перечень документации | Экологическая | |
| | | СУОС | служба. | |
| | | | Делопроизводство | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|18 | Приложение 14 | Извещение об изменении | Делопроизводство | |
| | | в документе | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|19 | Приложение 15 | Журнал учета изменений | Делопроизводство | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|20 | Приложение 16 | Журнал приказов | Делопроизводство | В подразделениях |
| | | и распоряжений | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|21 | Приложение 17 | Журнал входящей | Делопроизводство | В подразделениях |
| | | информации | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|22 | Приложение 18 | Заявки на документацию | Делопроизводство, | |
| | | | подразделения | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|23 | Приложение 19 | Журнал проверки | Экологическая | |
| | | документации | служба. | |
| | | | Делопроизводство | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|24 | Приложение 20 | Перечень | Экологическая служба| В соответствующих|
| | | зарегистрированных данных| | подразделениях |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|25 | Приложение 21 | Программа аудитов СУОС | Экологическая служба| |
| | | на --- год | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|26 | Приложение 22 | Планы аудитов СУОС | Экологическая служба| |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|27 | Приложение 23 | Лист регистрации | Экологическая служба| В подразделениях |
| | | несоответствий | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|28 | Приложение 24 | Отчеты о результатах | Экологическая служба| |
| | | аудитов СУОС | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|29 | Приложение 25 | План ликвидации | Отдел охраны труда | В подразделениях |
| | | последствий аварийных | и промышленной | |
| | | ситуаций | безопасности | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|30 | | Положение об аудиторской | Аудиторская группа | |
| | | группе | | |
|---|---------------|--------------------------|---------------------|------------------|
|31 | | Приказы и распоряжения | Делопроизводство | |
| | | (приложение 26) | и по принадлежности | |
-----------------------------------------------------------------------------------------
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДОЙ НА ЛАКОКРАСОЧНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ ГОРОДА МОСКВЫ".