Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
3.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки
документов в Министерстве информационных технологий
и связи Российской Федерации
3.6.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25
декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть 1,
ст. 5021).
3.6.2. Наименование Министерства.
Наименование Министерства - автора документа - должно
соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом
федеральном органе исполнительной власти.
Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках ниже
полного.
3.6.3. Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве включают почтовый адрес, номер
телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов,
телексов, адрес электронной почты и т.д.).
3.6.4. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Министерством, должно
соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским
классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.6.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план,
инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные Министерством совместно с другими
федеральными органами исполнительной власти, должны иметь единую дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например:
14 марта 2005 г.
3.6.6. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, дополненного индексом дела по номенклатуре, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими
юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных
номеров документа, перечисленных в порядке представления авторов
документа через косую черту.
3.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ.
3.6.8. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
должностным или физическим лицам.
При адресации документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в
именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Директору Департамента
А.И. Петрову
При адресации документа руководителю организации ее наименование
входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г.
N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.
1556).
При адресации письма в организацию указывают ее наименование,
затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 117574
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед
фамилией, при адресации физическому лицу - после нее.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При
необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа (для
каждого из адресатов) и 1 визовый экземпляр с перечислением всех
адресатов.
При большем числе адресатов составляется список рассылки
документа, в котором перечисляются организации-адресаты. Список
рассылки составляется в структурном подразделении Министерства -
авторе (исполнителе) документа, подписывается руководителем этого
структурного подразделения Министерства. В списке рассылки
наименования организаций располагаются в следующей последовательности:
вышестоящие органы;
органы одного уровня (в алфавитном порядке).
Например:
Правительство Российской Федерации
Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации
Министерство экономического развития и торговли Российской
Федерации
Министерство юстиции Российской Федерации
Федеральное агентство по государственным резервам
Федеральное агентство по информационным технологиям
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
Федеральная служба по надзору в сфере связи
Федеральная регистрационная служба.
3.6.9. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
печатается справа на верхнем поле первого листа документа.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр информационных технологий и
связи Российской Федерации
------------------ Л.Д. Рейман
(личная подпись)
00.00.0000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО",
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и
номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом
утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства
информационных
технологий и связи
Российской Федерации
от 16.03.2005 N 1505
3.6.10. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным ответственным исполнителем является
лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись
автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на бланке резолюции с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится. Бланк резолюции Министра, заместителей Министра оформляется
на листах формата А4, А5, А6. Образцы оформления бланков резолюций
приведены в Приложениях N 6 - 9.
3.6.11. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с
наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"),
например:
---
| О согласовании проекта Постановления
Правительства Российской Федерации
"чего?" ("кого?"), например:
---
| Должностной регламент
главного специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
3.6.12. Отметка о контроле.
При постановке документа на контроль на бланке резолюции ставится
штамп "Взято на контроль" с указанием срока исполнения документа,
датой проставления штампа и подписью заместителя директора
Департамента организационной и специальной деятельности; в правом
верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают
штампом "Контроль". Контроль осуществляется отделом контроля.
Если документ ставится на контроль директором Департамента, на
документе также проставляется штамп "Контроль". Контроль
осуществляется непосредственно в Департаменте.
3.6.13. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы
или в виде сочетания этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документа; во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -
распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во
исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,
находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть
согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем
на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно
разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах,
адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного
числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...",
"направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю
необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Министерство не
возражает").
3.6.14. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложение, то указывают наименование
приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких
приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 с
приложением,
всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, правила,
инструкции, положения) на первом листе в правом верхнем углу пишут
"Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение N 2
к приказу Министерства
информационных
технологий и связи
Российской Федерации
от 16.03.2005 N 261
Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а
также центрировать это слово, наименование документа, его дату и
регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Министерства
информационных технологий и связи
Российской Федерации
от 18.03.2005 N 234
3.6.15. Нумерация страниц.
Проект нормативного правового акта и все входящие в его состав
приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц, при
этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не
печатается.
Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их
верхнего поля.
3.6.16. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, руководителям
федеральных органов представительной и судебной власти, подписываются
Министром или, по его поручению, заместителями Министра.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям,
гражданам, подписываются Министром, заместителями Министра,
директорами Департаментов, заместителями директоров Департаментов в
соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается с
указанием фактической должности лица, подписавшего документ, и его
фамилии. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности от вышестоящей должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
3.6.17. Согласование проекта документа <*>.
--------------------------------
<*> Процедура согласования приказа рассматривается в п. 3.7.1.5.
Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где
готовился проект документа. Документы, в подготовке которых принимали
участие несколько структурных подразделений, должны быть завизированы
их руководителями.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе
(внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее
согласование).
Виза включает в себя наименование Департамента, должность
визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте
законодательного акта, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе.
Например:
Замечания прилагаются
Директор Департамента
организационной и специальной деятельности
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему
документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами
исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется согласительным
письмом, визой согласования (включает наименование должности с
указанием организации, подпись, расшифровку подписи, дату), грифом
согласования. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего
согласование, его дату и регистрационный номер.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
---------------- -------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:
с должностными лицами Мининформсвязи России;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
3.6.18. Оттиск печати.
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба
Российской Федерации, иные печати.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной
символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их
соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание
наименования должности лица, подписавшего документ.
3.6.19. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляется заверяющий штамп "Копия верна"
(находится в отделе делопроизводства ДОСД), должность лица,
заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата
заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати
Министерства.
Например:
оттиск штампа "Копия верна"
Начальник
отдела делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия
Дата оттиск гербовой
печати
Копии кадровых документов заверяются в отделе кадров.
3.6.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером N 10 и
включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.О. Фамилия
123-12-23
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
3.6.21. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа краткие сведения об исполнении: слова "В дело", номер дела,
в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем
документа или руководителем структурного подразделения Министерства, в
котором исполнен документ.
Результаты исполнения документов переносятся в САД немедленно.
3.6.22. Отметка о поступлении документа.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной
карточке (далее - РКК). На оборотной стороне последнего листа
сопроводительного письма полученного документа распечатывается
регистрационная отметка, включающая входящий регистрационный номер
документа, дату поступления, сокращенное наименование Министерства,
количество листов, экземпляров документа и приложений к нему, а также
штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".