Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
4.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
4.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных
носителях по каналам почтовой, курьерской, фельдъегерской связи,
проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное
рассмотрение, сканирование, рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям.
4.3.1.1 Прием, первичная обработка и распределение документов
осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
Все входящие документы делятся на:
регистрируемые документы, включающие:
корреспонденцию, поступившую на имя Министра от Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
Государственной Думы Российской Федерации, федеральных органов
исполнительной власти;
корреспонденцию на имя Министра и заместителей Министра;
корреспонденцию на имя директоров и заместителей директоров
Департаментов;
корреспонденцию без указания конкретного должностного лица или
структурного подразделения Министерства;
учитываемые документы;
нерегистрируемые и неучитываемые документы.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов, комплектность листов документов и приложений к
ним.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При
отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к
документу.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к
ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной
карточке и на документе.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его
последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ
получен в поврежденном виде".
Поступившие документы передаются на рассмотрение или исполнение в
день поступления. Правительственная корреспонденция, телеграммы и
документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно" передаются немедленно.
4.3.1.2. На полученный документ заводится
регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК). На оборотной
стороне последнего листа сопроводительного письма полученного
документа распечатывается регистрационная отметка, включающая входящий
регистрационный номер документа, дату поступления, сокращенное
наименование Министерства, количество листов, экземпляров документа и
приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым
идентификатором.
Регистрационная отметка формируется на основании информации РКК в
САД после заполнения соответствующих полей РКК.
4.3.1.3. Прием, первичную обработку и регистрацию
правительственной корреспонденции, поступившей на имя Министра,
заместителей Министра, осуществляют работники группы обработки
правительственной корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
После регистрации и сканирования правительственная
корреспонденция немедленно передается работниками отдела
делопроизводства ДОСД заместителю директора ДОСД для подготовки
проекта резолюции и доклада.
Резолюция Министра по исполнению документа (поручение) включает
следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание
поручения, в необходимых случаях - срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция оформляется на бланке резолюции с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или
помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв."). Ему
предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В
случае если первым среди нескольких исполнителей указывается
заместитель Министра, ответственным исполнителем считается должностное
лицо, помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв.").
Содержание резолюции Министра вносится в РКК работником отдела
делопроизводства ДОСД, а документ передается на исполнение. При этом в
РКК указывается время передачи документа исполнителю.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями Министерства, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С
содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.
4.3.1.4. Прием, первичную обработку, регистрацию и
предварительное рассмотрение корреспонденции на имя Министра и
заместителей Министра осуществляют работники группы обработки
корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД на имя Министра и
заместителей Министра.
Документы, направляемые на рассмотрение Министру, передаются
заместителю директора ДОСД работниками отдела делопроизводства ДОСД.
Документы, направляемые на рассмотрение заместителям Министра,
получают в отделе делопроизводства ДОСД секретари заместителей
Министра.
Процедура рассмотрения документа Министром соответствует п.
4.3.1.3.
Заместители Министра по результатам рассмотрения документа
оформляют резолюцию заместителя Министра по исполнению документа
(поручение). Проект резолюции может быть подготовлен заместителем
директора ДОСД или помощником заместителя Министра. В состав резолюции
входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей),
содержание поручения, в необходимых случаях - срок исполнения,
подпись, дата.
Резолюция заместителя Министра оформляется на бланке резолюции с
указанием регистрационного номера и даты документа, к которому
резолюция относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,
помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв."). Ему
предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Содержание резолюции заместителя Министра вносится в РКК
работником отдела делопроизводства ДОСД, а документ передается на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями Министерства, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С
содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.
4.3.1.5. Прием, первичную обработку и распределение
корреспонденции на имя директоров и заместителей директоров
Департаментов, а также корреспонденции осуществляют работники группы
обработки входящей корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное
рассмотрение корреспонденции без указания конкретного должностного
лица или структурного подразделения Министерства осуществляют
работники группы обработки корреспонденции отдела делопроизводства
ДОСД на имя Министра.
Документы, направляемые на рассмотрение Министру, передаются
заместителю директора ДОСД, документы, направляемые на рассмотрение
заместителям Министра, получают в отделе делопроизводства ДОСД
секретари заместителей Министра, документы, направляемые на
рассмотрение директорам и заместителям директоров Департаментов, а
также документы, направляемые в структурные подразделения
Министерства, получают в отделе делопроизводства ДОСД работники,
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
Министерства.
Директора и заместители директоров Департаментов по результатам
рассмотрения документа оформляют резолюции по исполнению документа
(поручение). В состав резолюции входят следующие сведения: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых
случаях - срок исполнения, подпись, дата.
Резолюции директоров и заместителей директоров Департаментов
оформляются на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и
даты документа, к которому резолюция относится (Приложение N 10).
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему
предоставляется право координации работы исполнителей.
Работники, ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях Министерства, обеспечивают внесение в РКК документов
содержания резолюции директора Департамента, заместителя директора
Департамента, начальника отдела.
4.3.1.6. Прием, первичную обработку нерегистрируемой
корреспонденции осуществляют работники группы обработки входящей
корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
В Министерстве не регистрируется, но учитывается в САД следующие
документы:
пригласительные билеты;
научные труды.
В Министерстве не регистрируются и не учитываются следующие
документы:
поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;
первичные документы бухгалтерского учета;
плакаты, рекламные извещения, проспекты;
печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи,
бюллетени);
формы статистической отчетности;
прейскуранты (прайс-листы, расценки).
Нерегистрируемая корреспонденция передается работникам отдела
делопроизводства ДОСД адресату в порядке, соответствующем принятой в
Министерстве технологии обработки входящих документов.
4.3.2. Телеграммы (телетайпограммы), поступающие в Министерство,
проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством
Министерства и доставляются исполнителям.
Работники отдела делопроизводства ДОСД регистрируют телеграммы в
РКК, а затем передают на рассмотрение руководству Министерства.
Министр или заместители Министра оформляют на бланке поручения
резолюцию по исполнению телеграммы (телетайпограмы), содержание
которой переносится в РКК работником отдела делопроизводства ДОСД.
Телеграмма (телетайпограмма) передается на исполнение в
структурные подразделения Министерства исполнителям, указанным в
резолюции.
4.3.3. Факсимильные сообщения, поступающие в Министерство,
проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение,
рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрацию в РКК факсимильных сообщений осуществляют
работники отдела делопроизводства ДОСД.
Предварительное рассмотрение осуществляется заместитель директора
ДОСД.
Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Министерства,
устанавливаются в отделе делопроизводства ДОСД.
Поступившие факсимильные сообщения передаются адресатам в день их
поступления, срочные - немедленно.
Содержание резолюций и ход исполнения документов заносятся в РКК
соответствующими работниками.
Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа
учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение,
направляется в подразделение, которое занимается исполнением
документа.
Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются
адресату без перевода.
4.3.4. Электронные сообщения, поступающие в Министерство на
официальный электронный адрес (www.office@minsvyaz.ru), проходят
прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение
руководством и доставляются исполнителям.
Прием документов в электронном виде осуществляется работниками
отдела контроля ДОСД, регистрация - работниками отдела
делопроизводства ДОСД.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".