Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
4.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
4.4.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются
почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.
4.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя:
составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание,
регистрацию, тиражирование и отправку.
4.4.3. Составление проекта документа, его согласование,
утверждение и подписание осуществляется в соответствии с разделом 3
настоящей Инструкции по делопроизводству. До передачи документа на
подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность
оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ
представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых
он готовился.
4.4.4. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра и
руководством Департаментов регистрируются в отделе делопроизводства
ДОСД.
Исходящие документы регистрируются в отделе делопроизводства ДОСД
в день подписания.
4.4.5. Документы, подписанные Министром или заместителями
Министра, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в трех
экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату,
второй - помещается в соответствующее дело в отделе делопроизводства
ДОСД, третий - передается исполнителю.
Документы, исполняемые подведомственными организациями
Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД для
регистрации в 4 экземплярах. После регистрации один экземпляр
отправляется адресату, второй - помещается в соответствующее дело в
отделе делопроизводства ДОСД, третий и четвертый экземпляры
возвращаются в подведомственные организации.
Документы, подписанные руководителями структурных подразделений
Министерства, представляются в отдел делопроизводства ДОСД в двух
экземплярах. После регистрации один экземпляр отправляется адресату
работниками структурного подразделения Министерства, второй -
помещается исполнителем в соответствующе дело.
4.4.6. Исходящие документы регистрируются в РКК. Исходящий номер
и дата распечатываются на отправляемых документах при помощи принтера.
4.4.7. Документы на отправку в другие организации должны
сдаваться лично работниками структурных подразделений Министерства,
ответственными за подготовку этих документов. Работники, ответственные
за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны
обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
4.4.8. Отправка документов за подписью Министра, заместителей
Министра осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
При самостоятельной доставке исполнителями документов Министра
или заместителей Министра на визовом экземпляре документа, остающегося
в отделе делопроизводства, проставляется отметка:
"Подлинник получен на руки"
Должность работника,
осуществляющего доставку документа Подпись Расшифровка подписи
Дата
Обработка документов Министра, заместителей Министра для отправки
почтовой связи осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД
в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Обработка документов структурных подразделений Министерства для
отправки почтовой связью осуществляется работниками, ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего
дня.
Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел
делопроизводства ДОСД вместе с надписанными конвертами.
Досылка разосланного ранее документа осуществляется по указанию
лица, подписавшего документ.
4.4.9.1. Средствами специальной связи документы отправляются
работниками отдела делопроизводства ДОСД один раз в день в 10:00.
4.4.9.2. Фельдъегерской связью документы отправляются работниками
отдела делопроизводства ДОСД три раза в день (10:00, 14:00, 16:00).
4.4.9.3. Средствами почтовой связи документы отправляются
работниками отдела делопроизводства ДОСД по мере накопления (не реже
двух раз в день).
4.4.10. С помощью средств электрической связи отдел
делопроизводства ДОСД осуществляет передачу телеграмм (телетайпограмм)
и электронных документов, структурные подразделения Министерства
осуществляют передачу факсограмм.
4.4.10.1. Оформление и отправка телеграмм осуществляется в
соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной
связи.
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.
Право подписи телеграмм принадлежит Министру, его заместителям и в
особых случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его
обязанности) - директорам Департаментов и заместителям директоров
Департаментов.
Телеграммы категории "правительственная" подписывают Министр или
его заместители.
Телеграмма печатается в 3 экземплярах и передается в отдел
делопроизводства ДОСД для регистрации в РКК и отправки.
Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются так же, как
и другая исходящая корреспонденция.
4.4.10.2. Средства факсимильной связи предназначаются для
оперативной передачи текстов документов и служебных материалов от
структурных подразделений Министерства организациям и устанавливаются
в секретариатах структурных подразделений Министерства или приемных
руководителей структурных подразделений Министерства.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
структурных подразделениях Министерства, осуществляется руководителями
этих подразделений.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".