Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
Регламентом Министерства, Положением о Министерстве информационных
технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Постановлением
Правительства Российской Федерации от 26 июня 2004 г. N 311 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2004, N 27, ст. 2774),
положениями о структурных подразделениях Министерства, штатным
расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие
годы. Изучаются документы, образующиеся в результате деятельности
Министерства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных
подразделений Министерства (Приложение N 25) и сводная номенклатура
дел Министерства (Приложение N 26).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства
составляется работником, ответственным за делопроизводство,
согласовывается с архивом и отделом делопроизводства ДОСД,
подписывается руководителем подразделения Министерства и
представляется в отдел делопроизводства ДОСД.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел
делопроизводства ДОСД.
7.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом
делопроизводства ДОСД на основе номенклатур дел структурных
подразделений Министерства при методической помощи архива
Министерства.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается
руководителем отдела делопроизводства ДОСД, согласовывается с
Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Министерства, с
Экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального
архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и
утверждается (не позднее конца текущего года) Министром.
Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного
раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре
Министерства.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства ДОСД. Второй
используется в отделе делопроизводства ДОСД в качестве рабочего.
Третий - применяется в архиве Министерства. Четвертый - в федеральном
архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства
являются названия структурных подразделений Министерства. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной
структурой Министерства.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие
все документируемые участки работы Министерства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Министерстве буквенно-цифрового обозначения Департамента, цифрового
обозначения отдела внутри Департамента, порядкового номера заголовка
дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения
Министерства. Индексы дел обозначаются заглавными буквами русского
алфавита и арабскими цифрами. Например: П11-02-23, где П11 -
обозначение Департамента, 02 - обозначения отдела внутри Департамента,
23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений
Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
Министерства или структурного подразделения Министерства (автор
документа); название организации, которой будут адресованы или от
которой будут получены документы (адресат или корреспондент
документа); краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; дата
(период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Министерства информационных технологий и связи Российской
Федерации (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при
Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения.
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.
Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,
должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией
Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган
исполнительной власти.
7.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".