Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
7.2. Формирование и оформление дел
7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в отделе делопроизводства ДОСД и в
структурных подразделениях Министерства.
7.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы
должны немедленно передаваться исполнителем в отдел делопроизводства
ДОСД или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях Министерства, для формирования их в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
руководитель структурного подразделения Министерства или исполнитель в
соответствии с номенклатурой дел.
7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
отделом делопроизводства ДОСД.
7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного
календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы на общих основаниях; в дела
структурных подразделений Министерства не должны помещаться документы,
подлежащие возврату в отдел делопроизводства ДОСД, лишние экземпляры,
черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии
в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Коллегии Министерства группируются в два дела:
протоколы и решения Коллегии; документы к заседаниям Коллегии.
Положения, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
7.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и
по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства
ДОСД и соответствующих структурных подразделений Министерства, в
обязанности которых входит заведение и формирование дел, при
методической помощи и под контролем архива Министерства.
7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
(75 лет). Полное оформление дела предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 27);
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение
N 28); составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела (Приложение N 29); подшивку или переплет дела; внесение
необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (75 лет) оформляется по установленной
форме. На обложке дела указываются реквизиты: полное наименование
Министерства (фондообразователя); наименование структурного
подразделения Министерства; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата
дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом: наименование Министерства указывается полностью в
именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного
наименования, которое указывается в скобках после полного
наименования; наименование структурного подразделения - записывается
название структурного подразделения Министерства в соответствии с
утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое
обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Министерства; заголовок
дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с
ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих
распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из
нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е.
даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и
самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к
делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации
основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При
этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым
карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу
листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем за очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной
надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".