ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Приказ. Министерство информационных технологий и связи РФ. 30.07.07 91

7.3. Организация оперативного хранения документов

     7.3.1.  С  момента  заведения  и до передачи в архив Министерства
дела хранятся по месту их формирования.
     Руководители  структурных подразделений Министерства и работники,
отвечающие   за  делопроизводство,  обязаны  обеспечивать  сохранность
документов и дел.
     Дела,  хранящиеся в рабочих кабинетах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу  в  запираемых  шкафах,  обеспечивающих  их полную сохранность,
предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
     В   целях   повышения   оперативного   поиска   документов   дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
     Завершенные  дела  постоянного  и  долговременного (свыше 10 лет)
сроков  хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет,
а затем сдаются в архив Министерства.
     7.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения
руководителя  отдела  делопроизводства  ДОСД.  Выдача  дел  работникам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело
заводится   карточка-заместитель.   В   ней   указывается  структурное
подразделение  Министерства,  индекс  дела, дата его выдачи, кому дело
выдано,  дата  его возвращения, предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела.
     Дела  выдаются  на  временное  пользование работникам структурных
подразделений  Министерства  на  срок  не  более  одного месяца. После
истечения  указанного  срока  дело должно быть возвращено на место его
хранения.
     Сторонним  организациям  дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения Министра или его заместителей по актам.
     Изъятие  документов  из  дел  постоянного  хранения допускается в
исключительных   случаях   и  производится  с  разрешения  Министра  с
оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи
подлинника.