Фрагмент документа "МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ)".
5. Составление номенклатуры и формирование дел
5.1. Составление номенклатуры дел.
5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного
учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию
и видам, производится классификация документов.
5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел -
списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве
общеобразовательного учреждения, с указанием сроков их хранения
(Приложение 17).
5.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и
распределения исполненных документов в дела, индексации дел,
определения сроков их хранения.
5.1.4. В Приложениях 17, 18 даны форма Примерной номенклатуры дел
общеобразовательного учреждения и указания по ее применению.
5.2. Формирование дел.
5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии
общеобразовательного учреждения.
5.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав
документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не
относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из
газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность
их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи
и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в
разные дела.
5.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01 -
31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам,
которые решаются несколько лет).
5.2.5. Расположение документов внутри дел производится в
хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы
располагаются в начале года.
5.3. Систематизация отдельных категорий документов.
5.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
5.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от
приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение
сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
5.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке
по номерам в пределах учебного (01.09 - 31.08) года.
5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и
черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на
который (за который) они составлены.
5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем
порядке:
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся
данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и
т.д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий,
справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об
отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы
второстепенного значения.
5.3.6. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные
дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту
фамилий.
5.3.7. Переписку следует группировать в дела за период
календарного года. В дело переписки помещаются все документы,
возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в
хронологической последовательности; документ-ответ помещается за
документом-запросом.
|
Фрагмент документа "МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ)".