Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
12.1. Документальный и архивный фонд таможенного органа
12.1.1. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности
таможенного органа, составляет его документальный фонд.
12.1.2. Документы, образующиеся в деятельности таможенного
органа, по срокам хранения подразделяются на:
документы временного срока хранения (до 10 лет включительно),
документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет),
документы постоянного хранения.
Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие
историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение,
составляют архивный фонд таможенного органа, являющийся составной
частью Архивного фонда Российской Федерации.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы
их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в
разделе 10 настоящей Инструкции.
12.1.3. Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд таможенного органа, состоящий из документов,
образовавшихся в процессе его деятельности;
объединенный архивный фонд, состоящий из документов,
образовавшихся в процессе деятельности двух или более таможенных
органов - фондообразователей, имевших между собой исторически и/или
логически обусловленные связи: однородность и преемственность
деятельности, подчиненность, единство времени деятельности,
местонахождение и др.
12.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и
образование архивного фонда
12.2.1. Определение фондовой принадлежности документов
таможенного органа заключается в отнесении их к фонду соответствующего
таможенного органа.
12.2.2. При определении фондовой принадлежности документов
таможенного органа учитывается следующее:
входящие документы относятся к фонду того таможенного органа,
которым они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким
элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и
отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию
документов;
копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того
таможенного органа, который является их автором; их фондовая
принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам,
содержанию документов;
документы внутреннего обращения относятся к фонду того
таможенного органа, которым они составлены; их фондовая принадлежность
определяется по названию таможенного органа, подписям, содержанию.
12.2.3. В случае ликвидации таможенного органа с передачей его
функций вновь созданному таможенному органу законченные производством
дела включаются в фонд ликвидированного таможенного органа, а
незаконченные дела передаются для окончания производством таможенному
органу - правопреемнику и включаются в фонд последнего.
12.2.4. Каждому архивному фонду, поступившему в архив,
присваиваются название и номер (п. 13.4.2.2). Название фонда
соответствует официальному названию организации-фондообразователя.
12.2.5. Объединенный архивный фонд
12.2.5.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из
документов последовательно сменявших друг друга таможенных органов,
если функции предшественников полностью или частично передавались их
преемникам.
12.2.5.2. Образование объединенных архивных фондов включает в
себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление
соответствующих учетных документов, размещение документов
объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости новую
систематизацию дел и пересоставление описей.
12.2.5.3. Название объединенного архивного фонда состоит из
обобщенного названия включенных в него фондов.
12.3. Хронологические границы архивного фонда <*>
--------------------------------
<*> Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с
крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам
отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности
таможенного органа или если в составе фонда находятся более ранние
документы (например, переданные для завершения производством дела
предшественника и др.).
Хронологическими границами архивного фонда являются:
архивного фонда таможенного органа - официальные даты его
образования (регистрации) и ликвидации;
объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации)
наиболее раннего и ликвидации наиболее позднего по времени
деятельности таможенных органов, документы которых вошли в состав
объединенного архивного фонда.
12.4. Организация документов в пределах архивного фонда
12.4.1. В пределах архивного фонда учетно-классификационной
единицей является единица хранения документов (п. 13.2.1). Единицы
хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и
оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в
пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация
документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве таможенного
органа при подготовке документов к передаче в государственный архив.
12.4.2. Схема систематизации документов в фонде
Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является
основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется
описью (описями) дел фонда.
12.4.3. Группировка дел и документов в соответствии с различными
вариантами схемы систематизации архивного фонда
12.4.3.1. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы
систематизации проводится с учетом следующих признаков:
структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к
структурным подразделениям);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
документы);
функционального, отраслевого, тематического,
предметно-воспросного (с учетом функций и направлений деятельности
таможенного органа, тем и вопросов, которых касается содержание
документов);
номинального (по делопроизводственной форме - видам и
разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались документы);
географического (в соответствии с определенными территориями,
населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с
которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые
являются авторами документов).
Единицы хранения группируются последовательно по признакам,
применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или
отдельных групп документов фонда.
12.4.3.2. Сочетание структурного и хронологического признаков
дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и
структурно-хронологический.
Хронологически-структурная схема систематизации применяется по
отношению к фондам действующих таможенных органов (учитывая дальнейшее
пополнение фондов) и ликвидированных таможенных органов с часто
менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по
времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой
хронологической группы - по структурным подразделениям таможенного
органа.
Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по
отношению к фондам таможенных органов, имевших стабильную структуру,
изменения которой происходили редко и были несложны. При
систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по
структурным подразделениям таможенного органа, а в пределах каждой
структурной группы - по времени их создания.
12.4.3.3. Хронологически-функциональная или
функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по
отношению к фондам таможенных органов с часто менявшейся структурой.
При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их
группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем
по функциям (видам, направлениям деятельности) таможенного органа. При
этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций
таможенного органа (руководство, финансирование, учет и отчетность и
т.д.).
При систематизации дел по функционально-хронологической схеме
дела группируются вначале по функциям деятельности таможенного органа,
а затем по хронологическому признаку.
12.4.3.4. Хронологически-тематическая или
тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по
отношению к небольшим по объему фондам.
12.4.3.5. При выборе признаков группировки дел в пределах
подгрупп, названных в пп. 12.4.3.2 - 12.4.3.4, учитывается значение
того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой
связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее
удобной для использования документов системы их организации.
12.4.3.6. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд,
располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их
создания, алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего
в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации,
выбор которых определяется характером деятельности конкретных
таможенных органов, составом и объемом их документов.
12.4.3.7. При распределении дел в соответствии со схемой
систематизации необходимо иметь в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором
поступили в данный таможенный орган (структурное подразделение) из
другого таможенного органа (структурного подразделения);
планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на
который или за который они составлены, независимо от даты их
составления; многолетние планы относятся к начальному году их
действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
дела, начатые производством в одном подразделении и переданные
для прохождения в другое подразделение, относятся к тому
подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого
подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
в пределах года или хронологического периода дела располагаются
по значимости структурных частей фонда.
12.4.4. Организация документов по личному составу
12.4.4.1. Документы по личному составу выделяются в особую
группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
Регистрационно-учетные формы документов по личному составу
(книги, журналы учета личных карточек, личных дел, соглашений,
контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.
12.4.4.2. Личные дела, если они передавались из одного
таможенного органа в другой в связи с переводом должностных лиц,
включаются в документальный (архивный) фонд получившего их таможенного
органа.
На личные дела уволенных должностных лиц может составляться
отдельная опись.
12.4.4.3. Дела по личному составу систематизируются по
хронологическому признаку. В архивах крупных таможенных органов с
большим количеством должностных лиц может использоваться
структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.
12.4.4.4. В пределах каждого года дела по личному составу
систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на
службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета
документов по личному составу, другие регистрационно-учетные
документы, личные дела, личные карточки.
Личные дела и личные карточки уволенных должностных лиц относятся
к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по
алфавиту фамилий.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".