Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
13. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
13.1. Общие требования к учету документов
13.1.1. Учет документов в архиве - это определение их количества
и состава в установленных единицах учета, фиксация (регистрация)
принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего
их количества в учетных документах.
Под учетным документом понимается документ установленной формы,
фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние
архивных документов в единицах учета.
Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их
сохранности и контроля за их наличием.
13.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том
числе неописанные и непрофильные для данного архива, также описи дел и
документов.
13.1.3. Архив таможенного органа осуществляет учет документов
Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве
таможенного органа, в порядке, определенном Регламентом
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующий
государственный архив.
13.1.4. Учет производится путем присвоения архивным документам
(единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью
архивного шифра.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения
с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из
номеров: архивного фонда по списку фондов архива таможенного органа и
через дробь по списку фондов государственного архива, источником
комплектования которого является таможенный орган; описи, единицы
хранения.
Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после
оформления первого поступления документов таможенного органа на
постоянное хранение.
13.2. Единицы учета
13.2.1. Основными единицами учета документов независимо от вида
носителя, способа и техники закрепления информации являются:
архивный фонд,
единица хранения.
Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150
листов в одной условной единице хранения.
13.2.2. Единица хранения - физически обособленные документ или
совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
Единица хранения документов на бумажной основе (дело) -
совокупность документов, отдельный документ, заключенные в
обособленную обложку, папку.
13.2.3. Учет документов в архиве строится на основе соблюдения
принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета;
унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных
документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой
своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы
или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности
учета.
13.2.4. В архиве ведется централизованный учет документов. При
наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом
хранилище.
13.2.5. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным
базам данных архива определяется приказом руководства таможенного
органа. Все учетные документы архива должны храниться в хранилище (или
специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
13.3. Система учетных документов архива
13.3.1. Система учетных документов архива - комплекс
взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество
и состав документов архива таможенного органа и их изменения,
составная часть системы государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации.
13.3.2. Учет документов в архиве ведется по основным и
вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных
документов определены настоящей Инструкцией и обязательны для каждого
архива таможенного органа. Необходимость ведения и виды
вспомогательных учетных документов определяются архивом
самостоятельно.
13.3.3. Основными учетными документами в архиве являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение 57) (для
учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также
количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за
определенный хронологический период времени, состояния их описания);
список фондов (приложение 58) (для регистрации принятых на
хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и
состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших);
лист фонда (приложение 59) (для учета в рамках архивного фонда
количества и состава описей и их нумерации, количества и состава
документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи
и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда);
опись дел (приложения 43, 45 и 46) (для поединичного и суммарного
учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц
хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в
данную опись);
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их
количества и состава (приложение 60);
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного
учета фондов и документов каждого архивохранилища архива;
дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и
фонда, ведется на каждый архивный фонд;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле
(приложение 37).
Для централизованного государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации в архиве таможенного органа составляется
паспорт архива таможенного органа, хранящего управленческую
документацию на 1 декабря ... г. (приложение 61). Одновременно с
паспортом составляются "Сведения о составе и объеме архивных
документов" (приложение 62), которые представляются в вышестоящий
таможенный орган.
13.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и
карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу,
паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 38) и т.д.
13.4. Порядок ведения основных учетных документов
13.4.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах
является:
а) при поступлении документов в архив:
описи структурных подразделений на документы постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
(приложение 42);
сводная номенклатура дел таможенного органа или номенклатура дел
структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве
заведенных и законченных дел (приложения 35 и 36);
акт приема-передачи документов из другого таможенного органа
(составляется по форме приложения 63);
б) при выбытии документов из архива:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в
государственный архив или архив другого таможенного органа (приложение
63);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
(приложение 47);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
(приложение 64);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение 65);
в) по результатам выполнения внутриархивных работ (составления
сводных описей, создания объединенных архивных фондов, проверки
наличия и состояния документов, выверки учетных документов)
оформляются:
сводная опись дел постоянного хранения (приложение 43),
долговременного (свыше 10 лет) - приложение 45, по личному составу
(приложение 46);
акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 66);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 67);
акт об обнаружении документов (неучтенных и т.д.) - приложение
68.
13.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов
13.4.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов
предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого
года) изменений в составе, объеме фондов и дел в архиве таможенного
органа, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему
хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга
учета поступления и выбытия документов служит основой для составления
листов фондов, паспорта архива.
13.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный
порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то
данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.)
записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет
поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется
по листу фонда.
13.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то
номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия
документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если
поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве,
то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому
фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в
графе 6 делается отметка: "не описаны", а сведения об объеме даются в
13 и 14 графах.
13.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов
подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов
(дел).
13.4.3. Список фондов
13.4.3.1. Список фондов ведется в архиве, хранящем документы двух
и более фондов.
13.4.3.2. Архивный фонд вносится в список фондов при первом
поступлении его документов в архив. Каждому фонду присваивается
очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности
его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное
хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим
государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее
учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов,
включенных в состав объединенного.
13.4.3.3. В случае передачи фонда в другой архив, включения его в
состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда
освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5
списка фонда ("отметка о выбытии") указываются название архива, в
который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на
основании которого фонд выбыл.
13.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа
описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов
указывается: для действующего таможенного органа - название,
существующее в момент поступления фонда, для ликвидированного
таможенного органа - последнее название. Объединенный архивный фонд
вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.
13.4.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1
января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и
выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов;
свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
13.4.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован),
заключен в твердую обложку, а также должны быть пронумерованы листы и
составлен лист-заверитель.
13.4.4. Лист фонда
13.4.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его
поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и
неописанных документов фонда.
13.4.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку
фондов архива.
13.4.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название
таможенного органа, в архиве которого он хранится.
13.4.4.4. В графе "Дата первого поступления фонда" указывается
дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного
архивного фонда - дата первого поступления или дата его создания в
архиве.
13.4.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда"
указываются начальная и конечная даты функционирования таможенного
органа под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов
за этот период.
Для объединенного архивного фонда, образованного из документов
однородных таможенных органов или таможенных органов, последовательно
сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одного
из них и дата ликвидации последнего. Если таможенный орган продолжает
функционировать, конечная дата не проставляется.
13.4.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической
последовательности перечисляются все названия и подведомственность
таможенного органа - фондообразователя с момента его возникновения,
вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное
название фонда, а затем перечисляются названия всех таможенных органов
- фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного
фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности
таможенного органа - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере
поступления в архив документов фонда.
13.4.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании
которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно
по каждой описи.
В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов,
оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10
лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи,
составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в
разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 -
9 указывается количество выбывших дел, значившихся в описях
структурных подразделений.
13.4.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то
на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем -
"продолжение N...".
13.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том
случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда
или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший
лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При
этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем
правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с
указанием даты пересоставления, должности и подписи лица,
ответственного за учет.
13.4.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров
фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке
составляется на отдельном листе заверительная надпись.
13.4.5. Описи дел
13.4.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для
учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу.
13.4.5.2. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер
присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный
архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.
Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно
превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения
фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается
новый, следующий учетный номер.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер
другим описям не присваивается. В графе "Примечание" против каждой
выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп "Выбыло".
13.4.5.3. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за
каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
13.4.5.4. Суммарный учет дел в описях достигается составлением
итоговой записи к описям. В итоговой записи указываются количество
единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и
последний номера единиц хранения по описи; оговариваются имеющиеся
пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие
единицы хранения.
Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов,
состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко
всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого
тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому
(части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются
с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая
итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием,
поступлением, объединением или расформированием дел, на основании
соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
13.4.5.5. Описи дел структурных подразделений служат учетными
документами до составления соответствующего годового раздела сводной
описи дел постоянного хранения таможенного органа, утверждения на ЭПК
соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в
деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся
до согласования годового раздела сводной описи дел таможенного органа
по личному составу с ЭПК архивного учреждения.
13.4.5.6. Описям структурных подразделений учетные номера
присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного
подразделения состоит из номера структурного подразделения с
добавлением индекса "сп" (структурное подразделение) и указанием через
дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого
образовались дела, включенные в опись.
13.4.6. Реестр описей
Реестр описей ведется в архиве при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической
последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми
номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой
поступившей в архив описи: номер фонда, номер описи, количество
описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
13.4.7. Дело фонда
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы,
отражающие историю таможенного органа - фондообразователя и его фонда:
историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия
по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления; акты
передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к
уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях
документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел
и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме
фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений
во все учетные документы архива. Акты нумеруются в пределах фонда по
видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической
последовательности их составления. На документы дела фонда
составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда
составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда
заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".