Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
14. НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
14.1. Система научно-справочного аппарата
14.1.1. Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная
совокупность элементов описаний документов (вторичной документной
информации), представленных в различных видах архивных справочников,
предназначенных для поиска документов и документной информации.
14.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам
архива - это комплекс взаимосвязанных, взаимодополняемых архивных
справочников о составе и содержании документов, создаваемых на единой
научно-методической основе для поиска документов и документной
информации в целях эффективного использования.
14.1.3. Состав СНСА архива определяется составом и содержанием
хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и
интенсивностью использования документов.
14.1.4. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги,
выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры
документов, исторические справки к архивным фондам таможенного органа.
14.1.5. Архивные справочники таможенного органа делятся на типы
по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.
Архивные справочники о составе и содержании документов
таможенного органа могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.
14.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность
учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архиве
таможенного органа, его совмещение с СНСА государственного архива.
Преемственность СНСА архива основывается на единстве требований и
принципов его построения. Эта преемственность предполагает
обязательность составления в делопроизводстве и архиве описей дел,
документов, каталогов с необходимым справочным аппаратом к ним.
14.1.7. При создании и развитии СНСА применяется
дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного
состава архивных справочников, методики описаний, состава и наполнения
справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой
очередности работ.
14.2. Описи дел, документов
14.2.1. Опись дел, документов - архивный справочник,
предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения,
единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи (п.
10.3.8.), листа-заверителя (приложение 37) и справочного аппарата к
описи.
Объектом описания в описи является единица хранения, единица
учета.
14.2.2. Описательная статья описи включает: порядковый номер
единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или
старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета,
крайние даты документов, количество листов в единице хранения;
указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения.
Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных
документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
14.2.3. В справочный аппарат описи входят: титульный лист,
содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные
таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели.
На титульном листе описи помещаются: полное название архива,
название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты
документов, внесенных в опись.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда,
так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в
первой описи.
В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история
фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания
документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц
хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав
справочного аппарата к описям.
При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все
общие данные по истории таможенного органа - фондообразователя и
истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.
14.2.4. К описи могут составляться указатели (как общие, так и
специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые
номера единиц хранения, единиц учета (см. подраздел 13.2).
14.3. Каталоги и картотеки
14.3.1. Каталог - архивный справочник, в котором информация о
содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам),
расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой
классификации документной информации.
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов
архива.
14.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению
каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид
работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ,
связанных с описанием и выявлением документов (попутная
каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который
заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их
структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них;
применении соответствующих приемов описания документной информации.
14.3.3. Каталогизация включает следующие виды работ: составление
схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на
каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.
14.3.4. Выбор схемы классификации определяется составом
документов архива и задачами их использования.
Схема классификации документной информации - письменный или
графический документ, содержащий перечень классификационных делений
каталога, расположенных в определенной последовательности, и
предназначенный для распределения сведений из документов по этим
делениям.
14.3.5. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются
на систематические, тематические, предметные и их разновидности
(именной, географический и др.).
В архиве таможенного органа, как правило, составляются
систематический и именной каталоги.
14.3.6. Документная информация в систематическом каталоге
классифицируется по вопросам практической деятельности таможенного
органа и располагается в логической последовательности.
14.3.7. В именном каталоге документная информация
классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или
являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в
хронологической или логической последовательности.
14.3.8. Отобранные для каталогизации фонды и документы
описываются на каталожных карточках.
Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа
документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись,
комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной
теме (вопросу).
14.3.9. В состав описательной статьи каталога входят: название
архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события,
содержание, номер фонда, название фонда; номера описи, дела, листов;
способ воспроизведения, для карточного каталога - также фамилия
составителя и дата составления описательной статьи.
Для связи между разделами каталога или разделов каталога с
другими архивными справочниками применяется система отсылок.
14.3.10. Ведение каталога - комплекс работ, обеспечивающих его
функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение
работы, индексирование карточек, систематизация их по индексам и
рубрикам, составление отсылочного аппарата к каталогу,
усовершенствование каталога.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических
пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих
схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.
Индексирование - выбор или составление индекса по схеме
классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной
карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а
располагаются по алфавиту.
Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование
схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога,
проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной
информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).
14.3.11. Одним из источников пополнения системы каталогов могут
быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по
личному составу на документы наиболее информативных и часто
используемых фондов.
14.3.12. В архиве таможенного органа, как правило, создаются
разновидности предметных картотек (именная, географическая) или
хронологические картотеки, картотеки по истории таможенного органа.
Именная картотека (картотека по личному составу) создается для
поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных
социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя,
отчество должностного лица; ссылки на номера фонда, описи, дел, листов
со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке
фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств.
В географической картотеке информация систематизируется по
алфавиту географических объектов. Основу классификации может
составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая
систематизация проводится в хронологической последовательности.
В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие
информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные
в хронологической последовательности.
Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.
Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой
каталогов путем отсылок.
14.4. Указатели
14.4.1. Указатель - архивный справочник, представляющий собой
алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому
признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в
архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели в архиве могут быть межфондовыми, внутрифондовыми; по
форме - листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими
(предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными
(предметные понятия сопровождаются пояснениями); по группировке
понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими,
хронологическими.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их
просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
Основными видами указателей являются: предметный (его
разновидности - тематический, именной, географический),
хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются
алфавитные, систематические и хронологические указатели.
14.4.2. Указатели к документам могут составляться на документы
одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов.
14.4.3. Описательная статья любого вида указателя состоит из
предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от
назначения указателя рубрика может быть: простой (не имеет подрубрик),
сложной (имеет подрубрику или определение понятия).
Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи
включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя
к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные
дополняются номерами описей, фондов.
14.4.4. Предметный указатель включает понятия, расположенные в
алфавитном порядке.
Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по
структуре рубрик может быть только глухим.
Специальный предметный указатель включает однородные понятия
(виды документов, фамилии авторов, названия структурных частей и т.п.)
и может быть глухим или аннотированным.
Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает
фамилии, имена, отчества (разночтения), биографические справки.
14.4.5. Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих
даты фактов или даты документов, расположенных в хронологическом
порядке.
14.4.6. В указателе применяется система общих ("см.") и частных
("см. также") отсылок, с помощью которых устанавливается связь между
тождественными понятиями.
14.4.7. Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов
и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на
страницы или разделы (для каталогов) справочника.
14.5. Обзоры
14.5.1. Обзор - архивный справочник, включающий
систематизированные сведения о составе и содержании отдельных
комплексов документов.
Видами обзора в архиве таможенного органа являются обзор фонда и
тематический обзор.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа
документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного
фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива
является документ (группа документов, часть документа), единица
хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов)
архива по определенной теме.
14.5.2. Обзор фонда включает систематизированные сведения о
составе и содержании документов одного фонда.
14.5.3. Тематический обзор включает систематизированные сведения
о составе и содержании части документов одного или группы фондов
архива по определенной теме.
14.5.4. При составлении обзоров применяется дифференцированный
подход, заключающийся в выборе фонда и/или темы, принципа группировки
информации в основной части обзора, применении различной методики
представления информации о документах (индивидуальные или групповые
аннотации), различной методики описания отдельных видов документов,
выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного
аппарата к обзору.
14.5.5. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп
единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата.
В аннотации излагается содержание группы единиц хранения, единиц
учета, документов; указываются основные разновидности документов, их
авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре
фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения,
единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора
входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список
сокращений, указатели. К тематическому обзору составляется список
фондов, информация о которых содержится в обзоре.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории
фондообразователя и фонда, структуре обзора, составу справочного
аппарата.
14.5.6. В основу построения обзора могут быть положены
структурный, функциональный, предметно-тематический, географический,
хронологический и другие признаки.
14.6. Историческая справка
14.6.1. В архиве составляется историческая справка к архивному
фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и
архивного фонда; краткую характеристику состава и содержания его
документов, СНСА архива.
Историческая справка состоит из разделов: история
фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
14.6.2. Первый раздел - история фондообразователя - включает
характеристику исторических условий возникновения таможенного органа,
название таможенного органа - предшественника, в хронологической
последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:
даты создания, преобразования и ликвидации таможенного органа со
ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы;
название таможенного органа-преемника;
задачи и функции таможенного органа, их изменения;
масштаб деятельности таможенного органа, состав системы
подведомственных таможенных органов;
место таможенного органа в системе государственного аппарата,
экономической, общественно-политической и другой жизни;
изменения в названии и подчиненности таможенного органа;
структура таможенного органа и ее изменения.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая
история фондообразователей.
14.6.3. Второй раздел - история фонда - включает следующие
сведения:
дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и
крайние даты;
изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение
экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);
степень сохранности документов;
особенности формирования, описания и систематизации документов;
сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы
фонда;
сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по
личному составу), находящихся в составе других фондов или
архивохранилищ, и местах их хранения;
сведения о наличии документов других организаций или лиц
(фондовые включения);
состав НСА к фонду.
14.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы
описания, как аннотация, информация об условиях доступа и
использования документов.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику
состава документов по структуре фонда и видам документов; содержания
документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности
фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их
географических (административно-территориальных) границ.
14.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по
составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов;
сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки
фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей
информации.
14.6.6. Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным
за архив.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три
экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче
документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве таможенного
органа.
14.6.7. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или
в случае реорганизации, изменения структуры и функций таможенного
органа. Историческая справка (часть ее) представляется в
государственный архив вместе с каждой законченной описью.
14.7. Автоматизированный НСА архива
14.7.1. Автоматизированный НСА архива - комплекс электронных
справочников (база данных описаний документов), предназначенных для
эффективного поиска архивных документов и информации.
14.7.2. Автоматизированный НСА может базироваться на
информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем
делопроизводстве таможенного органа, и прежде всего таких ее
элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел,
классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий
видов документов и др.) - подробнее см. в "Руководстве пользователя"
КПС "УКИД-Р".
Основными полями электронной РКК являются: название вида
документа, дата, индекс документа, наименование и аннотация документа,
индекс дела, наименование дела, номер описи, номер дела по описи.
Поиск информации о документе может осуществляться как по одному
полю РКК, так и по комбинации полей.
14.7.3. Поле РКК "номер дела по номенклатуре" является связующим
поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне
документа к поиску на уровне дела.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном
режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение
документов из дела.
Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре
дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически
могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются;
индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов,
частей), срок хранения и статья по перечню.
14.7.4. На основе электронной номенклатуры дел в
автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При
этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения
документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по
личному составу).
В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на
уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый
номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на
подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в
деле, аннотация документов.
Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.
14.7.5. Электронные РКК являются основой для создания
автоматизированного каталога.
Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов
(систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой
системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один
электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему,
географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге
схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким
рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет
использовать электронный каталог как систематический, каталог по
географическим названиям - как географический и т.д.
14.7.6. Автоматизированный НСА предоставляет по сравнению с
традиционным НСА более широкие возможности оперативного и
многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с
помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска
для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования
текстов справочников.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в
систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова
дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне
фонда, описи, дела, документа.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".