О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
ПРИКАЗ
ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РФ
5 июня 2008 г.
N 107
(Д)
В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах
прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, руководствуясь п. 1
ст. 17 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации",
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2008 согласованную с
Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в
органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях.
2. Первым заместителям Генерального прокурора Российской
Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации,
начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной
прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных
управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре
Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и
приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур,
руководителям следственных управлений Следственного комитета при
прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и
иных приравненных к ним специализированных следственных управлений,
прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам
территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям
следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской
Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных
следственных отделов, руководителям научных и образовательных
учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов
прокуратуры и их учреждений и обеспечить ведение делопроизводства в
строгом соответствии с ее требованиями.
3. Считать утратившим силу Приказ Генерального прокурора
Российской Федерации от 28.12.1998 N 93 "О введении в действие
Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры
Российской Федерации".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на первых
заместителей Генерального прокурора Российской Федерации.
Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора
Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской
Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов
Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии
Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных
следственных управлений и управлений Следственного комитета при
прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской
Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных
прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного
комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской
Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных
управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним
прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур,
руководителям следственных отделов Следственного комитета при
прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к
ним специализированных следственных отделов, которым довести его
содержание до сведения подчиненных работников.
Генеральный прокурор
Российской Федерации
действительный государственный
советник юстиции
Ю.Я.ЧАЙКА
5 июня 2008 г.
N 107
УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Генерального прокурора
Российской Федерации
от 5 июня 2008 года
N 107
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах прокуратуры
Российской Федерации и их учреждениях (далее - Инструкция)
устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной
прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура),
прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним
прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и
специализированных прокуратурах, в научных и образовательных
учреждениях Генеральной прокуратуры, а также в Следственном комитете
при прокуратуре Российской Федерации (далее - Следственный комитет) и
входящих в его систему органах и учреждениях <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации,
прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним
прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и
районов, другие приравненные к ним территориальные и иные
специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и
образовательные учреждения - "учреждения".
В дальнейшем Следственный комитет при прокуратуре Российской
Федерации, его управления по субъектам Российской Федерации и
приравненные к ним территориальные и другие специализированные
управления именуются "вышестоящие следственные органы"; его отделы по
районам, городам и приравненные к ним специализированные следственные
отделы именуются "районные следственные органы".
Первый заместитель Генерального прокурора Российской Федерации -
Председатель Следственного комитета при прокуратуре Российской
Федерации (далее - Председатель Следственного комитета), исходя из
особенностей деятельности следственных органов Следственного комитета,
может самостоятельно устанавливать порядок работы с документами путем
издания соответствующих организационно-распорядительных документов,
обязательных для исполнения всеми работниками Следственного комитета.
Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры, военные
следственные органы Следственного комитета соблюдают требования
настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной
прокуратуры, Следственного комитета, подготовки и оформления
документов, представляемых на подпись руководству Генеральной
прокуратуры, Следственного комитета, а также в части организации
документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры
и военных следственных органов. В остальном при ведении служебной
переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими
приказами Министра обороны Российской Федерации.
1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета,
перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением
документов, отправки, формирования их в дела, надзорные
(наблюдательные, контрольные) производства, хранения и использования
на бумажных и электронных носителях.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно -
распорядительные, информационно-справочные документы (приложение N 1),
на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части,
касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и
оформления для сдачи в архив.
Порядок работы с секретными документами регламентируется
Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации,
утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от
05.01.2004 N 3-1, организационно-распорядительными документами
Генерального прокурора Российской Федерации и Председателя
Следственного комитета.
1.4. Делопроизводство в органах прокуратуры Российской Федерации
и их учреждениях ведется на русском языке, являющемся государственным
языком Российской Федерации, а также на государственном языке
республики, на территории которой находится прокуратура, следственный
орган или их учреждение. Порядок использования языков в официальном
делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и
республик.
Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок
прокуратур, следственных органов, учреждений оформляются на русском
языке и государственном языке республики в составе Российской
Федерации.
1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет один из
руководителей прокуратуры, следственного органа.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных
подразделениях, органах районного звена возлагается на их
руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований
настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.
1.6. Начальник управления документационного и методического
обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства,
специалист (в районной прокуратуре, районном следственном органе) <*>
обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает
меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации
прокурорских и других работников в этой области.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - руководитель делопроизводственной службы.
Руководители делопроизводственных служб вышестоящих прокуратур и
вышестоящих следственных органов осуществляют методическое руководство
и контроль за состоянием делопроизводства в структурных
подразделениях, подчиненных прокуратурах и следственных органах.
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют
специалисты и другие работники делопроизводственных служб <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - делопроизводители.
1.8. Прокуроры, следователи, научные и педагогические работники,
делопроизводители органов прокуратуры и их учреждений несут
ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части,
относящейся к кругу их служебных обязанностей.
1.9. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат
разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники,
имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю
дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств,
ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или
сведений служебного характера, копий документов допускается только по
указанию руководителя, который принимает меры к охране
конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их
защиту.
Порядок предания гласности материалов прокурорской и следственной
деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями
Генерального прокурора Российской Федерации, Председателя
Следственного комитета, прокуроров субъектов Российской Федерации и
приравненных к ним прокуроров, руководителей следственных органов в
субъектах Российской Федерации с учетом Постановления Конституционного
Суда Российской Федерации от 18.02.2000 N 3-П.
При этом необходимо:
обеспечивать взвешенный подход к отбору материалов;
строго руководствоваться требованиями Конституции Российской
Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на
неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту
чести и доброго имени, а также международными актами, запрещающими
предавать гласности любую информацию, которая может привести к
указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его
согласия и согласия его законного представителя;
предавать гласности материалы проверок и предварительного
следствия в точном соответствии с требованиями федерального
законодательства;
обеспечивать тщательную проверку данных, готовящихся для
освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них
не содержались сведения, составляющие государственную или иную
охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального
характера.
1.10. Каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена
возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в
органах прокуратуры и следствия и затрагивающими его права и свободы,
в том числе с уголовными делами, прекращенными производством,
материалами об отказе в возбуждении уголовного дела, надзорными и
наблюдательными производствами, если иное не предусмотрено законом.
Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления
документов принимает руководитель органа прокуратуры или следствия,
структурного подразделения. Работник, ознакомивший гражданина с
документами, составляет соответствующую справку.
В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается
мотивированное разъяснение со ссылкой на статьи действующего
законодательства, ограничивающего его право на ознакомление с
указанными документами, материалами, надзорными и наблюдательными
производствами.
Работники делопроизводственных служб по устным (телефонным)
запросам граждан могут сообщать им:
входящий регистрационный номер документа;
дату регистрации;
наименование прокуратуры, следственного органа или структурного
подразделения, в котором находится на рассмотрении заявление;
дату направления ответа.
1.11. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск,
командировка и т.д.) все находящиеся у него неисполненные документы,
дела согласно письменному указанию руководителя подразделения, органа
районного звена передаются другому исполнителю через службу
делопроизводства с обязательной отметкой на карточках или в книгах
учета.
При увольнении начальника делопроизводственной службы числящиеся
за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники
передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому
руководителем соответствующего органа.
Порядок приема и передачи дел при освобождении и назначении
руководителя прокуратуры или следственного органа и отражения в акте
приема и передачи вопросов делопроизводства устанавливается приказом
Генерального прокурора Российской Федерации или Председателя
Следственного комитета. Примерный перечень данных, которые отражаются
в акте приема и передачи, приведен в п. 5.11.6 настоящей Инструкции.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Особенности работы с документами
в автоматизированном информационном комплексе "Надзор"
2.1.1. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов
Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры
внедрена аппаратно-программная инфраструктура "Информационная система
обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры
Российской Федерации" (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная
система - АИК "Надзор".
АИК "Надзор" - автоматизированный информационный комплекс единой
системы информационно-документационного обеспечения надзорного
производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации
делопроизводственной и надзорной деятельности.
2.1.2. В формировании баз данных АИК "Надзор" участвуют
подразделения Генеральной прокуратуры, прокуратуры субъектов
Российской Федерации, приравненные к ним специализированные
прокуратуры, прокуратуры городов и районов и другие приравненные к ним
территориальные и иные специализированные прокуратуры, научные и
образовательные учреждения Генеральной прокуратуры, а также органы
Следственного комитета и его учреждения. База данных содержит
информацию о всех входящих, исходящих и внутренних документах, всех
корреспондентах (гражданах, организациях), о движении подлинников и
копий документов, исполнении документов и поручений, формировании
документов в дела, надзорные, наблюдательные и контрольные
производства.
2.1.3. Система АИК "Надзор" предоставляет возможность работать с
электронными образами документов, осуществлять в базе данных
автоматизированный поиск документов по различным критериям,
организовывать контроль за исполнением документов и поручений,
получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку
об объеме документооборота за отчетный период.
2.1.4. Основной единицей хранения информации в АИК "Надзор"
является регистрационная карточка (РК) документа. Она содержит заранее
определенный и неизменный набор основных реквизитов документа, а также
дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.
Работа в АИК "Надзор" основывается на принципе однократной
регистрации документа.
2.1.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры
обеспечивают защиту информации на электронных носителях от
несанкционированного доступа, сохранность базы данных и
функционирование системы.
2.1.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры
обеспечивают предоставление прав пользователям для работы с
документами в системе АИК "Надзор".
2.1.7. В прокуратурах, где завершилось оснащение необходимой
компьютерной техникой, обучен персонал, изданы
информационно-распорядительные документы о внедрении (вводе в
эксплуатацию, применении в повседневной деятельности) АИК "Надзор",
регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов (за
исключением документов, имеющих гриф "секретно"), ввод резолюций,
контроль за исполнением и движением документов и их электронных
образов, списание документов в дела, надзорные (наблюдательные)
производства должны осуществляться в указанной системе.
2.2. Общие положения
2.2.1. Прием, доставка и передача документов осуществляется
работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на
рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы
доставляются незамедлительно. В вышестоящих прокуратурах и
следственных органах рекомендуется передавать документы не менее двух
раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по
мере поступления.
2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения <*>, поступающие от
граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и
наблюдательные производства, другие документы передаются на
рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с
обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных <**> или
электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации
работниками делопроизводственной службы передача документов из одного
подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту
службу.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - обращения.
<**> Бумажный носитель - документ, учетно-регистрационная форма.
За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее
работники ответственности не несут.
В органах и учреждениях прокуратуры, где функционирует АИК
"Надзор", корреспонденция регистрируется в электронном виде, передача
документов происходит непосредственно между структурными
подразделениями минуя отдел по рассмотрению обращений. При этом
отмечается направление документа в АИК "Надзор" в "журнале передачи" и
РК в "журнале пересылки".
2.2.3. При регистрации входящих, исходящих и внутренних
документов в АИК "Надзор" на документе распечатывается стандартный
штамп из системы с уникальным номером (приложение N 4).
2.2.4. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов
удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении,
порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые
размещаются на бумажном и (или) электронном носителе (АИК "Надзор").
Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.
2.2.5. Документы передаются, как правило, без расписок, но с
обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях.
В Генеральной прокуратуре под расписку передаются обращения
Президента Российской Федерации, запросы и обращения депутатов
Государственной Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации.
Перечень документов, передаваемых под расписку в других
прокуратурах и следственных органах, утверждается руководителями этих
структур.
В обязательном порядке под расписку передаются уголовные дела,
материалы проверок по административным правонарушениям, материалы
проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, ходатайства о
продлении процессуального срока, материалы заседаний коллегии,
координационных совещаний, личные дела работников органов прокуратуры,
паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные
документы.
2.2.6. Обращения и иные документы передаются из одного
подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через
службу делопроизводства по мотивированной резолюции (справке)
начальника подразделения с обязательной отметкой в
учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.
При работе в АИК "Надзор" вместе с обращением передается его
паспорт и осуществляется связка в РК справки и обращения.
2.2.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора
Российской Федерации, Председателя Следственного комитета, их
заместителей, планы работы и выписки из решений коллегий Генеральной
прокуратуры и Следственного комитета, постановления координационных
совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов,
информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и
исполнения по указанию руководителя прокуратуры или следственного
органа. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом
документе или на листе ознакомления.
2.3. Прием и первичная обработка входящих документов
2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения
прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения
корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники
делопроизводственных служб (далее - отдел прохождения
корреспонденции).
2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками
прокуратуры и следственных органов на личном приеме, при выезде в
другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным,
по различным каналам связи и информационным системам общего
пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее
следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.
Управление взаимодействия со средствами массовой информации и
общественностью Генеральной прокуратуры обеспечивает передачу
обращений, поступающих от граждан в Интернет-приемную Генерального
прокурора Российской Федерации, содержащих сведения о нарушениях
законодательства, охраняемых законом прав, свобод и интересов человека
и гражданина, интересов общества и государства, в отдел прохождения
корреспонденции для последующей регистрации в срок не позднее
следующего рабочего дня со дня поступления обращения.
2.3.3. Работникам отдела прохождения корреспонденции Генеральной
прокуратуры и прокуратур субъектов Российской Федерации запрещается
принимать обращения непосредственно от граждан. В районных
прокуратурах при особых обстоятельствах работник службы
делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя
расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.
В каждой прокуратуре и следственном органе должен быть ящик "Для
обращений и заявлений", который размещается в доступном для граждан
месте.
Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах
проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается
дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.
2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге
(приложение N 17) и передаются по назначению под расписку. При работе
в АИК "Надзор" указанная книга не ведется, данная информация вносится
при регистрации документа в поля РК.
2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной
прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с
пометкой "Лично", поступивших фельдсвязью в адрес руководства
Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов
государственной власти, в других прокуратурах - за исключением пакетов
с пометкой "Лично", поступивших соответственно от руководителей
органов государственной власти субъектов Российской Федерации или
органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и
незамедлительно передаются по назначению.
2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность
адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных
вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по
принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.
При недостаче или повреждении документов, поступающих из
организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение N 18).
Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к
документу, третий - остается в отделе прохождения корреспонденции.
В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных
ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения
корреспонденции составляется акт в двух экземплярах с указанием в акте
вложенных ценностей. Первый экземпляр акта прикладывается к
документам, второй - остается в отделе прохождения корреспонденции.
Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к
рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется
соответствующий акт.
Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и утверждаются
начальником отдела прохождения корреспонденции.
2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны
почтовые реквизиты, прикалываются к обращениям, документам и
сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если
дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты
подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в
конверте отсутствуют отдельные документы или установлено
несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник
отдела прохождения корреспонденции прикладывает конверт к документу, а
на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую
отметку.
2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение N 19)
проставляется:.
на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой
стороны первой страницы;
на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в
правом углу лицевой стороны первого листа;
на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной
стороне конверта.
При работе в АИК "Надзор" в Генеральной прокуратуре и центральном
аппарате Следственного комитета на входящих документах из системы
распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа,
датой регистрации и названием органа прокуратуры на лицевой стороне в
правом нижнем углу листа, в органах прокуратуры - на оборотной стороне
листа (приложение N 4).
2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку
корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы,
не подлежащие регистрации (приложение N 16), и в установленное время
доставляются для регистрации:
на алфавитную картотеку:
обращения граждан и учреждений;
уголовные дела;
материалы проверок, служебных расследований;
спецдонесения, постановления о продлении процессуального срока,
представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по
уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные
производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций
по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы,
информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и
наблюдательным производствам или делам;
на ведомственную картотеку:
документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным
делам;
переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;
сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях
законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в
публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на
алфавитной картотеке);
доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов,
указаний, распоряжений, заданий и решений коллегий Генеральной
прокуратуры, Следственного комитета;
в структурные подразделения:
документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов):
организационного (кроме указанных в п. 2.3.9), правового обеспечения,
кадров, статистики, финансово-хозяйственного;
документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.
Положения данного пункта распространяются только на органы и
учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК "Надзор".
2.3.10. Срочные документы и обращения, переданные руководителям
прокуратуры и Следственного комитета без регистрации, после
рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются
в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для
исполнения.
2.3.11. Предварительное рассмотрение обращений и других
документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела по
рассмотрению обращений. Если в составе аппарата - лишь один старший
помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан,
предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник
службы делопроизводства.
При предварительном рассмотрении устанавливается структурное
подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на
рассмотрение или исполнение документ. В нем также подчеркиваются
данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год
рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК
осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса).
В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые
буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки,
через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.
При рассмотрении ходатайств о продлении процессуальных сроков,
приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на
сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий
всех лиц, проходящих по делу.
2.3.12. При работе в АИК "Надзор" фигуранты (гражданин,
организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту,
упоминаемые в документе), разметка, дата разметки вносятся
вышеуказанными работниками на закладку "дополнительные реквизиты"
(приложение N 7), регион обжалуемых действий, содержание - на закладку
"основные реквизиты" (приложение N 6) в соответствующие поля. Данные о
фигурантах вносятся в электронные справочники граждан (приложение N 8)
или организаций (приложение N 9).
При направлении обращения в органы прокуратуры и другие
организации следует оформить исходящую РК документа, связанную с
входящей, с заполнением следующих полей: "подписал", "содержание",
"исполнитель", "состав", "адресат".
2.4. Регистрация, учет документов и дел
2.4.1. Общие правила
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости
от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной
карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля,
поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция,
изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем
порядке.
2.4.1.2. Документы регистрируются один раз: входящие - в день
поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.
Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются.
Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения
исходящих документов организационно-распорядительного и
процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий,
представлений и т.д.).
2.4.1.3. Входящие документы на иностранных языках регистрируются
только после осуществления перевода.
2.4.1.4. Генеральная прокуратура, органы и учреждения
прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс
"Надзор", осуществляют регистрацию документов, поступающих по
различным каналам связи, в АИК "Надзор".
Регистрация документов в электронном виде производится в
подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие по почте и
фельдсвязью, регистрируются отделом прохождения корреспонденции,
принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры или
следственного органа, регистрируются секретарями руководителей,
факсограммы - сотрудниками структурного подразделения.
По окончании регистрации входящего документа в АИК "Надзор" из
системы распечатывается стандартный регистрационный штамп (приложение
N 4) или паспорт документа (для Генеральной прокуратуры), содержащий
первичные сведения о документе (приложение N 5). В случае распечатки
паспорта документа на самом документе проставляется штамп с датой
поступления (приложение N 19). Документ с распечатанным штампом или
паспортом передается в структурное подразделение. В случае передачи
документа из одного подразделения в другое паспорт передается вместе с
ним. При направлении документа в подчиненные или другие органы паспорт
вместе с копией сопроводительного письма приобщается к делу по
номенклатуре или надзорному (наблюдательному, контрольному)
производству.
Для прокуратур субъектов Российской Федерации, в случае
поступления обращений на бумаге различного формата и качества, после
регистрации документа в АИК "Надзор" из системы распечатывается РК с
полем для резолюции и затем на ней же стандартный регистрационный
штамп. Далее РК прикрепляется к документу и передается в подразделение
согласно разметке.
2.4.2. Регистрация и учет обращений
2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы
регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и
устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные
ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные
(фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний
адрес и т.д.).
Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на
обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его
регистрировал.
2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке
проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
Алфавитная карточка (приложение N 20) заводится на лицо, по делу
(в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка
(приложение N 21) - на заявителя, если обращение поступило не от
самого лица.
В органах прокуратуры, работающих в АИК "Надзор", информацию о
регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в
системе.
2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и
жалоб, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства,
кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе
лиц выписываются справки (приложение N 22) и вместе с обращением
передаются в подразделение.
2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению
статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в
прокуратуру или следственный орган, управление (отдел), проставляет
индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного
производства.
Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам и
прокурорским работникам Следственного комитета вместе с подобранными
надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета
движения надзорного или наблюдательного производства (приложение N 23)
указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано.
Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.
Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах
может вестись с использованием карточек (приложение N 23), которые
рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке
записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием
фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается
отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или
направлении за номером с индексом "р".
2.4.2.5. Надзорные (наблюдательные, контрольные) производства
(приложения N 26, 27) заводятся по обращениям, принятым к разрешению
данной прокуратурой, следственным органом Следственного комитета, а
также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры, следственные
или другие органы <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - обращения, принятые к производству.
Надзорные или наблюдательные производства заводятся сразу же при
поступлении документов особого контроля, международных следственных
поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и
преступлениях.
Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру
устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, в
прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним
прокуратуры - соответствующим прокурором, в Следственный комитет -
Председателем Следственного комитета при прокуратуре Российской
Федерации.
2.4.2.6. Учет надзорных (наблюдательных, контрольных) производств
в вышестоящих органах ведется в каждом подразделении отдельно по книге
(приложение N 14) начиная с номера 101 <*>. Номер производства состоит
из индекса управления, отдела (приложения N 2, 3), порядкового номера
по книге учета и цифр года принятия обращения к производству.
--------------------------------
<*> Порядковые номера с 1 по 100 используются в индексах дел по
номенклатуре (п. 9.1.4).
Например: 15-148-2007; 7-110-2007;
15/2-486-2007; 7/3-285-2007.
Аналогичным образом присваивается номер производству при
поступлении ходатайства о продлении процессуального срока, если ранее
производство по данному делу не заводилось.
2.4.2.7. Передача обращений, надзорных и наблюдательных
производств из одного подразделения в другое осуществляется только
через службу делопроизводства с обязательной регистрацией и отметками
в книгах учета надзорных (наблюдательных) производств.
Движение надзорного (наблюдательного) производства в электронном
виде (АИК "Надзор") учитывается в "журнале передачи (пересылки) н/п".
2.4.2.8. При регистрации документов в АИК "Надзор", поступивших
из организаций, заполняются следующие поля РК (приложение N 10):
"дата" регистрации документа, "корреспондент" (один или несколько)
(выбрать из справочника организаций, если организация есть в базе
данных, если нет - внести в справочник данные новой организации, а
затем ее выбрать), "исходящий номер" документа, "дата" поступившего
документа, кто "подписал" документ, "состав" документа (количество
листов сопроводительного документа, через дробь - количество
приложений), "доставка", "почтовый номер" (номер заказного письма,
бандероли), "кому" адресован документ (при наличии). При наличии в
регистрируемом документе ссылки на номер дела, надзорного
(наблюдательного, контрольного) производства и дату документа
указанный номер вносится в поле "примечание".
Работник, осуществляющий первичное рассмотрение входящих
документов, заполняет поле "содержание". На закладку "дополнительные
реквизиты" (приложение N 7) им вносятся фигуранты, указанные в
документе, с определением их роли (при наличии).
Аналогичным образом регистрируются постановления о продлении
процессуальных сроков. На закладку "дополнительные реквизиты" вносятся
все фигуранты, проходящие по делу, разметка структурного подразделения
и номер уголовного дела.
2.4.2.9. При регистрации в АИК "Надзор" обращений граждан
заполняются следующие поля РК (приложение N 6): "дата" регистрации,
"корреспондент" (один или несколько) (выбрать из справочника граждан,
если этот гражданин есть в базе данных, в случае отсутствия внести
фамилию, имя, отчество, адрес с конверта или письма, затем произвести
выбор), "состав" документа (количество листов обращения, через дробь -
количество приложений), "доставка", "почтовый номер" (номер заказного
письма или бандероли); при необходимости выставляются обозначения
коллективного или анонимного обращения. В случае, если обращение
пересылается из другого ведомства для рассмотрения в прокуратуре,
заполняются поля на закладке "сопроводительный документ"
("корреспондент", "исходящий номер", "дата", "подписал", "состав"
сопроводительного письма).
Принятые на личном приеме обращения (устные или письменные)
регистрируются в подразделении, осуществляющем прием. В поле
"Доставка" указывается "Личный прием". При обращении в устной форме в
поле "Поручение" (в первой версии АИК "Надзор" - "Резолюция")
заполнить реквизит "Автор" и напечатать: "Дано устное разъяснение".
2.4.2.10. При поступлении нескольких обращений одного или более
заявителей с одним сопроводительным письмом регистрируется каждое
обращение. Сопроводительный документ копируется в количестве,
соответствующем числу обращений.
2.4.2.11. В структурных подразделениях органов прокуратуры в РК,
а также в справочники граждан и организаций добавляется недостающая
информация о фигурантах и при необходимости редактируется содержание.
На любом этапе прохождения документа возможна связка
регистрационных карточек между собой.
2.4.2.12. После внесения основных регистрационных данных в РК
документ передается лицам, осуществляющим первичное рассмотрение. При
первичном рассмотрении сотрудники проверяют наличие информации о
предыдущих поступлениях на всех лиц, указанных в документе, или о
фактах правонарушений в электронной системе и заполняют следующие
реквизиты РК: "Регион обжалуемых действий" (в первой версии АИК
"Надзор" "Регион" заполняется в справочниках), "фигурант" (заявители,
истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП,
потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых
возбуждены уголовные дела, юридические лица и т.п.) с заполнением
полей "роль", "содержание" (когда, где, кто/кем совершил/совершено
действие/событие/факт/, пострадавшие).
Например:
о недостатках в работе ОАО "Рубин";
по факту ДТП 22.02.2003 на трассе Екатеринбург - Пермь, в котором
пострадали 8 человек;
у/д N 138002 по факту аварийного разлива мазута из цистерн поезда
N 2909 на перегоне Зубцово-Аристово Октябрьской железной дороги;
рейдерский захват ОАО "Атлант";
незаконная вырубка леса в г. Тихвине;
невыплата зарплаты ОАО "Волтэкс";
о публикации статьи "Школьный "Левый" автобус" в газете
"Московские новости" от 16.01.2007 N 3.
Далее необходимо произвести разметку с указанием индекса
подразделения, куда направлен документ на рассмотрение, с пересылкой
РК, принять к исполнению в своем подразделении или направить в
нижестоящие прокуратуры.
При внесении фигурантов в РК проверяется наличие таковых в
справочниках АИК "Надзор", при отсутствии или недостаточности
информации запрашиваются сведения с алфавитной и ведомственной
картотек прокуратуры, которые затем переносятся в электронный вид.
В Генеральной прокуратуре обращения проверяются сотрудниками
информационно-справочного отдела на наличие ранее имеющейся информации
в алфавитной и ведомственной картотеках. При этом в справочники АИК
"Надзор" вносится информация на фигурантов: предыдущие поступления и
номера надзорных производств.
Для получения информации структурными подразделениями с бумажных
носителей в информационно-справочный отдел направляется РК (в бумажном
и электронном видах) предварительно зарегистрированного документа с
внесением всех фигурантов, в отношении которых нужна справка.
2.4.2.13. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же
вопросу было заведено несколько надзорных (наблюдательных)
производств, по решению руководителя прокуратуры, следственного
органа, структурного подразделения они объединяются в одно и ему
присваивается номер, заведенный ранее других.
При объединении двух и более надзорных (наблюдательных)
производств сохраняются хронологическая последовательность документов
каждого производства, а также все карточки учета их движения.
Надзорные (наблюдательные) производства подшиваются вместе с
обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются).
Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки
и книгу учета производств.
Объединение надзорных (наблюдательных) производств по разным
вопросам не допускается.
При использовании АИК "Надзор" во избежание дублирования номеров
надзорного производства необходимо проверить в системе наличие
надзорного (наблюдательного) производства с аналогичным номером. При
обнаружении дубликатов надзорных (наблюдательных) производств их
следует объединить.
2.4.2.14. По обращениям, направленным для разрешения в
подчиненные прокуратуры, следственные органы Следственного комитета
или другие органы без контроля, производства не заводятся.
Сопроводительные письма к обращениям (приложение N 36) направляются за
номером, состоящим из индекса структурного подразделения с добавлением
буквы "р" и цифр текущего года.
Например: 15/3р-2007, 7р-2007.
Следует также направить заявителю (для сведения, в качестве
второго адресата) копию указанного сопроводительного письма. При
необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его
обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.
Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при
этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций,
направляются по назначению вместе с обращениями.
Электронные РК документов списываются в дело в соответствии с
электронной номенклатурой структурного подразделения, которая должна
полностью соответствовать номенклатуре дел на бумажном носителе
(утвержденной начальником подразделения и согласованной с начальником
архивно-методического отдела).
2.4.2.15. В районной прокуратуре нумерация производств ведется в
целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит из
порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и цифр года
заведения.
Например: 58ж-2007.
2.4.2.16. Обращения, не принятые районной прокуратурой к своему
производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом
за номером 1р с добавлением к нему цифр текущего года.
Например: 1р-2007.
Копии писем подшиваются в дело в соответствии с п. 2.4.2.14.
2.4.2.17. В районных прокуратурах с небольшим объемом
документооборота (до 200 ед.) ведение карточек учета движения
производства (приложение N 23) не является обязательным. Прохождение
обращений, переписки по ним, а также результаты рассмотрения
отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту
и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего
переставляются в общую картотеку.
2.4.3. Регистрация и учет поступления и прохождения
уголовных, других дел и материалов,
сообщений о преступлениях
2.4.3.1. Для органов прокуратуры, использующих в работе систему
АИК "Надзор", регистрация дел осуществляется в указанной системе.
Регистрационная карточка заполняется по принципу РК для организаций,
за исключением поля "состав", в котором указывается дополнительно
количество томов дела, материала. На закладку "дополнительные
реквизиты" вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка
подразделения и номер уголовного дела.
2.4.3.2. Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных
расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением
вопроса об обжаловании решений суда, а также дела, поступившие для
утверждения обвинительного заключения или с представлениями
подчиненных прокуратур, подразделений центрального аппарата
Следственного комитета, следственных органов Следственного комитета,
учитываются в книгах (приложение N 28) и регистрируются на алфавитной
картотеке.
2.4.3.3. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому
подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет
по зонам управления (отдела).
2.4.3.4. Поручения нижестоящим органам о направлении уголовных
дел в вышестоящие органы о представлении материалов проверок и
результатов расследования и иной информации адресуются руководителю
органа и подписываются руководителями соответствующих подразделений и
их заместителями.
2.4.3.5. Дела и материалы высылаются в вышестоящий орган за
подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании
надобности за подписью оперативного работника.
2.4.3.6. Запросы в связи с изучением конкретных дел направляются
за номером надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а
для изучения и обобщения - за номером дела по номенклатуре.
2.4.3.7. Дела передаются исполнителям под расписку в книге учета
дел соответствующего подразделения, прокуратуры или следственного
органа вместе с подобранными надзорными (наблюдательными,
контрольными) производствами.
2.4.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых
проверок или обобщений, а также поступившие по подследственности и
направленные для производства предварительного следствия в подчиненные
и другие органы, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они
учитываются в книгах (приложение N 28).
Если по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее
состоявшееся по делу или материалу решение, они регистрируются на
алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится
производство.
2.4.3.9. Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и
материалов к ним, поступивших от следственных органов либо органов
дознания, учитываются в книгах согласно приложениям N 57, 58.
В отдельных книгах (приложения N 59, 60) учитываются копии
постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел.
2.4.3.10. Сообщения о преступлениях, поступающие в органы
прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в книге
согласно приложению N 12, после чего безотлагательно передаются в
орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с УПК РФ.
2.4.4. Регистрация и учет уголовных дел,
принятых к производству
2.4.4.1. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в
том числе поступившие из других органов и принятые следственными
органами Следственного комитета к своему производству, регистрируются
на алфавитной картотеке и учитываются в книгах учета уголовных дел
(приложение N 29).
2.4.4.2. Основанием для учета и регистрации дела является копия
постановления о возбуждении уголовного дела.
2.4.4.3. По каждому делу заводится контрольное производство
(приложение N 27). Его номер состоит из порядкового номера по книге
учета уголовных дел, к которому добавляются цифры года возбуждения
дела и через дробь - учетный номер дела.
2.4.5. Регистрация других документов
2.4.5.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е.
документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий,
организаций по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам,
осуществляется на корреспондентских карточках (приложение N 24).
При работе в АИК "Надзор" указанная корреспонденция
регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.
2.4.5.2. В вышестоящих органах карточка заполняется в двух
экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а
второй остается в ведомственной картотеке.
При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении
регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по
прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка
заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение N 22).
В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре.
При поступлении повторных документов по этому же вопросу они
регистрируются на той же карточке.
2.4.5.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за
номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса
структурного подразделения (приложения N 2, 3), индекса
корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской
карточки (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и
цифр текущего года.
Например: 7-16-54-2007 - для вышестоящих прокуратур;
23-40в-2007 - для районных прокуратур.
2.4.5.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем
службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы
порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый
номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении N 25.
При регистрации документов корреспондентом считается учреждение
или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не
вышестоящий орган.
2.4.5.5. Календарная шкала корреспондентской карточки
используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в
контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель
заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в
картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются
по корреспондентам.
2.4.5.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные
письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором
откладываются подлинники или копии этих документов.
2.4.5.7. Приказ издается за номером по книге регистрации
(приложение N 15), а указание, распоряжение - за порядковым номером
той же книги с добавлением через дробь индекса структурного
подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в
течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного
подразделения добавляется буква "р" (распоряжение).
Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие
несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое
являлось ответственным за его подготовку.
2.4.5.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора
Российской Федерации, Председателя Следственного комитета и их
заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной
деятельности - в управлениях, занимающихся организацией работы и
контролем; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности -
в соответствующих подразделениях.
В других вышестоящих прокуратурах и вышестоящих следственных
органах регистрация указанных документов за подписью руководителей
осуществляется по их усмотрению.
2.5. Рассмотрение и исполнение документов
2.5.1. Руководителям вышестоящих прокуратур и вышестоящих
следственных органов передаются документы, исполнение которых требует
их непосредственного решения.
В Генеральной прокуратуре и Следственном комитете порядок
рассмотрения обращений, заявлений граждан и организаций
устанавливается соответствующим организационно-распорядительным
документом Генерального прокурора Российской Федерации или
Председателя Следственного комитета.
Прокуроры вышестоящих прокуратур, руководители вышестоящих
следственных органов регламентируют этот порядок распорядительным
документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и
организационно-распорядительными документами Генерального прокурора
Российской Федерации и Председателя Следственного комитета.
В районных прокуратурах и районных следственных органах все
поступающие документы передаются на рассмотрение соответствующему
руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей.
2.5.2. Руководителям органов прокуратуры и следственных органов,
подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с уже
имеющимися производствами и делами.
Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов
текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере
поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего
дня, - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие
отметку "срочно", и оперативные поручения рассматриваются
руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их
получения.
Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать
конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На
документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия
исполнителя.
Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не
менее формата A6, подписывается и датируется.
2.5.3. Если исполнение документа поручается нескольким
подразделениям или должностным лицам, то документ передается
ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он
обеспечивает снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям,
подготовку единого поручения о проверке и направление ответа
заявителю.
В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех
исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя.
2.5.4. Документ должен быть исполнен в установленный
руководителем срок. Поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит
исполнению в 3-дневный срок. Отметка "оперативно" предусматривает
10-дневный срок исполнения.
Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата
исполнения, то документ должен быть исполнен в течение месячного срока
(если иные сокращенные сроки не предусмотрены законодательством или
организационно-распорядительными документами Генерального прокурора
Российской Федерации).
2.5.5. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его
поступления в органы и учреждения прокуратуры. Если в качестве срока
исполнения установлен период времени, началом его считается дата
подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на
нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему
рабочий день.
2.5.6. До передачи подготовленного документа на подпись
исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех
реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы,
послужившие основанием для его составления.
2.5.7. Текст документов должен быть кратким, аргументированным,
обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать
данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.
2.5.8. В письмах и других документах по обращениям и делам, за
исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия,
имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого
направлен документ, а также время и место совершения правонарушения.
Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не
связанных между собой дел и документов, поручений по нескольким
обращениям и делам. Исключение составляют письма о направлении дел и
материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной практики.
2.5.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры и
следственных органов, другими должностными лицами в соответствии с
установленным распределением обязанностей и полномочиями.
2.5.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он
направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при
печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии
подписывается только оригинал, остающийся в органах и учреждениях
прокуратуры.
2.5.11. Исполненные документы передаются делопроизводителям в
подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой исполнителя об
исполнении, которая включает в себя слова "в н/п" или "в дело N ----"
и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.
2.5.12. Отметки исполнителей об исполнении в обязательном порядке
подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих
отметок не разрешается.
В прокуратурах, работающих в АИК "Надзор", на основании указанных
отметок делопроизводители вносят дату и отчет об исполнении в
электронную резолюцию.
2.5.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то
контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии
запроса по форме: К-15.12.2007, подписывается и датируется.
2.5.14. Делопроизводитель отмечает указанный исполнителем
контрольный срок на карточке движения надзорного или наблюдательного
производства, а в органах районного звена, где карточки учета движения
производства не ведутся, - на алфавитной карточке.
Надзорные (наблюдательные) производства хранятся у
делопроизводителей в папках с надписью "Контроль" по датам контроля и
в порядке номеров и передаются исполнителям в установленные ими сроки
контроля.
2.5.15. При работе в АИК "Надзор" делопроизводитель подразделения
после получения документа вносит в РК резолюции руководства, при
необходимости плановую дату и передает исполнителю. Номер надзорного
(наблюдательного) производства на бумажном носителе должен
соответствовать номеру электронного надзорного (наблюдательного)
производства. Все поступающие документы должны быть внесены в
электронное надзорное производство в хронологической
последовательности, логически связанной электронной связкой. Повторные
обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с
подобранными бумажными надзорными производствами и пересылкой
электронного надзорного производства в "кабинет" исполнителю.
При списании исполнителем документов в надзорное или
наблюдательное надзорное производство в соответствующем электронном
н/п указывается статус "оперативное хранение". При списании документов
в дело по номенклатуре в РК документа через "журнал передачи" вносится
запись о списании документа в соответствующее электронное дело по
номенклатуре.
2.5.16. При направлении исходящих документов на подпись
руководству вышестоящих прокуратур необходимо перед отправкой
зарегистрировать проект документа в АИК "Надзор", указав в РК
содержание, состав, исполнителя, визы и внешний адресат.
2.5.17. При регистрации и направлении исходящих документов в АИК
"Надзор" создается новая исходящая РК, связанная с входящей, а на
документе распечатывается электронный штамп вновь созданной РК.
2.6. Отправление исходящих документов
2.6.1. Для формирования реестров внешней отправки в электронном
виде по требованию ФГУП "Почта России" исходящая корреспонденция,
отправляемая из Генеральной прокуратуры, в обязательном порядке должна
быть зарегистрирована в автоматизированной системе ведомственного
документооборота АИК "Надзор".
2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции
оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Оформляя документы для передачи в отдел прохождения
корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить
правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой
связи (Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005
N 221) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию
исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить
на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно,
дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись", проверить наличие
приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - Почтовые правила.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи в
службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие
нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает
документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об
этом руководителю подразделения.
2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел
прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел
документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов
следующего рабочего дня.
2.6.4. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются
работниками отдела прохождения корреспонденции в соответствии с
Почтовыми правилами и отсылаются по назначению в тот же день.
Документы с пометками "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются
незамедлительно.
При работе в АИК "Надзор" документы, поступившие для отправки,
обрабатываются через "реестр внешней отправки", разработанный в
соответствии с требованиями ФГУП "Почта России".
2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения
корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми
правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в
нем приложений.
Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей
Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на
доработку.
2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются
организационно-распорядительные и другие документы за подписью
руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу,
штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям
органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в
арбитражный суд и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями,
корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела,
материалы проверок, надзорные (наблюдательные, контрольные)
производства, ходатайства о продлении процессуальных сроков, а также
срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах и
районных следственных органах - спецсвязью либо заказными бандеролями
и посылками.
2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату,
вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и
наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес
отправителя.
Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов
Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами,
напечатанными типографским способом или средствами оперативного
размножения.
2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по
описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса
и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один
экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а
возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.
Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются
номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным
(8р-2007, 12р-2007), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы
адресата - 9р-2007 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-2007
(Тамбовское УВД).
2.6.9. Документы, адресуемые организациям, расположенным в
пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под
расписку в книге (приложение N 30). Перечень этих организаций
устанавливается руководством прокуратуры.
При работе в АИК "Надзор" документы передаются по реестру
передачи.
2.6.10. Документы массовой рассылки (приказы, указания,
распоряжения, планы работы, информационные и методические письма,
обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и
т.п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и
передаются для отправки в отдел прохождения корреспонденции по
разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и
количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается
и датируется ответственным исполнителем.
При работе в АИК "Надзор" документ до размножения регистрируется
в системе и в РК документа (поле "адресат") вносятся все адресаты,
указанные в бумажном варианте разнарядки.
2.6.11. При работе с исходящими документами в АИК "Надзор"
структурными подразделениями заполняются следующие поля исходящей РК
(приложение N 11): "дата", "подписал", "содержание", "визы", "адресат"
(в соответствии с п. 5.2.13), "состав". Исходящий номер генерируется
из системы автоматически.
2.6.12. В случае возврата документа, отправленного адресату по
различным каналам связи, во внешнем адресате РК документа при его
повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.
3. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных
видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в
каждом подразделении (приложение N 31) и в целом по органам
прокуратуры. Такой учет в обязательном порядке ведется в вышестоящих
органах. В органах районного звена - по усмотрению руководителя
(приложение N 31, позиции 1 - 5, 7, 9).
При работе в АИК "Надзор" сведения о документообороте можно
получать из указанной системы в разделе "отчетные формы".
3.2. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до
7-го числа следующего месяца представляются руководителю
делопроизводственной службы.
3.3. Результаты учета документооборота обобщаются начальником
службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и
используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.
3.4. При учете обращений, переписки по ним и делам
сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за
один документ. При направлении уголовных дел с сопроводительными
письмами, заключениями и другими документами каждый вид документа
(письмо, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом.
3.5. Обращения, разрешение которых входит в компетенцию
нескольких управлений и отделов, учитываются в каждом из этих
подразделений. В графе "исходящие" документы учитывает только
ответственное за разрешение обращения подразделение, подразделения -
соисполнители учитывают эти документы в графе "внутренние".
3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные
письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы,
направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры и
следственные органы, учитываются в графе "исходящие" тем
подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при
этом в числителе указывается количество, а в знаменателе - тираж.
Например: 1/52, 2/104.
3.7. В строке 9 (приложение N 31) учитывается переписка с
вышестоящими и подчиненными органами, научными, другими учреждениями
по основным и иным вопросам организации и деятельности: докладные
записки, справки об исполнении приказов, указаний, распоряжений,
переписка по вопросам прокурорской и следственной деятельности, копии
документов организаций и ведомств, присланные для сведения, и другие
документы, подлежащие формированию в дела согласно номенклатуре дел.
3.8. В графе "Общее количество документов" суммируется количество
документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.
4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители
прокуратур, следственных органов, подразделений и уполномоченные ими
лица <*>. Перечень документов, подлежащих обязательному контролю,
устанавливается руководителем прокуратуры или следственного органа.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - контрольное подразделение.
4.2. На документы, взятые на контроль, ставится штамп "Контроль".
Они передаются для регистрации, учета, перевода, рассмотрения,
исполнения, подписания, печатания, снятия копий и отправки отдельно от
общей почты.
4.3. В вышестоящей прокуратуре или следственном органе карточка
(приложение N 24) заполняется в двух экземплярах, в районных - в
одном. Штамп "Контроль" (в Генеральной прокуратуре - "Особый
контроль") проставляется на регистрационной карточке, самом документе
и статкарточке.
Резолюция руководителя прокуратуры или следственного органа
переносится в оба экземпляра карточки. Если в документе содержится
несколько самостоятельных поручений, в карточках указывается каждое из
них в отдельности; если поручения даны нескольким подразделениям,
должностным лицам, карточки передаются каждому исполнителю. Первый
экземпляр карточки направляется с документом исполнителю, а второй - в
контрольное подразделение.
4.4. Документы, контроль за исполнением которых рассчитан на
длительный срок действия (периодические отчеты перед вышестоящей
прокуратурой, информации о ходе предварительного расследования и
т.д.), а также материалы, относящиеся к их исполнению, формируются в
структурных подразделениях в дела по номенклатуре по соответствующим
направлениям или вопросам.
4.5. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по
срокам исполнения у специалистов подразделений делопроизводства,
которые обязаны своевременно отмечать на карточках движение документа,
напоминать работникам о сроках и докладывать руководителям
подразделений о случаях несвоевременного исполнения поручений.
4.6. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком,
исполняются не позднее указанной в них даты. Проекты документов во
исполнение поручений представляются на подпись руководителю
прокуратуры не позднее чем за три дня до истечения установленного
контрольного срока.
Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение,
если им не установлен иной порядок.
4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом,
взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам.
По обращениям, взятым на контроль руководителями Генеральной
прокуратуры, прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных
к ним прокуратур, Председателем Следственного комитета и
руководителями следственных управлений Следственного комитета по
субъектам Российской Федерации, ответ адресату направляется только
после доклада руководителю, давшему поручение (кроме промежуточных
ответов и уведомлений о продлении срока проверки), как правило, от его
имени.
4.8. По исполнении документа в контрольной карточке указываются
результат разрешения, кому направлен документ, дата подписания, номер
надзорного (наблюдательного) производства, дела, куда подшит документ,
страницы, фамилия исполнителя. Заполненная контрольная карточка
передается в контрольное подразделение.
Контрольное подразделение систематизирует эти карточки в
картотеке исполненных документов по подразделениям, видам документов и
хронологии поступления, а второй экземпляр карточки уничтожает.
Контрольные карточки хранятся один год. Переписка по документу,
взятому на контроль, завершается после окончательного его исполнения
на основании рапорта работника контрольного подразделения,
утвержденного руководителем прокуратуры или следственного органа.
4.9. Контроль за рассмотрением информации и других документов,
направленных руководителями прокуратур или следственных органов в
органы государственной власти, министерства и ведомства (кроме
переписки по конкретным жалобам и делам), может осуществляться с
помощью контрольных карточек (приложение N 24). Контрольная карточка
заполняется в двух экземплярах (для подразделения, ответственного за
подготовку документа, и контрольной службы). Ответственный исполнитель
организует своевременное получение информации о прохождении документа
и периодически докладывает руководителю прокуратуры или следственного
органа о положении дел до его окончательного рассмотрения.
4.10. При использовании системы АИК "Надзор" для контрольных
документов делопроизводителям необходимо внести в РК поручения,
фамилии исполнителей, контрольные сроки (если они указаны в
резолюции), а также сделать отметку "контроль".
При продлении контрольного срока делопроизводитель должен создать
новую электронную резолюцию (поручение) с продленной плановой датой и
закрыть "контроль" предыдущей резолюции с внесением в отчет
исполнителя текста "срок продлен".
После исполнения контрольного документа делопроизводитель вносит
в электронную резолюцию фактическую дату исполнения.
Результат рассмотрения документа вносится в закладку
"дополнительные реквизиты" РК в специально созданное для этого поле.
5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Формат и виды бланков
5.1.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе
или на бланке, оформляются на бумаге следующих размеров:
материалы, содержащие таблицы с большим числом граф, - A3 420 x
297 мм;
приказы, письма и другие документы - A4 210 x 297 мм;
требования на получение материалов из архива, заказы на
размножение, снятие копий со служебных документов, поручения на
перевод - A6 148 x 105 мм.
Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких
организаций, а также внутренние документы оформляются без бланков.
5.1.2. В органах прокуратуры применяются два вида бланков
(приложения N 32, 33):
общий бланк (для оформления положений, инструкций, информационных
писем, заданий, протестов, представлений, протоколов, актов и других
документов, имеющих наименование);
бланк для писем.
Состав реквизитов бланков и порядок их расположения установлены
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов".
Для издания организационно-распорядительных документов (приказов,
указаний, распоряжений) изготавливаются отдельные бланки с продольным
расположением реквизитов (приложения N 34, 35).
Применение бланков произвольной формы запрещается.
5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается
Государственный герб Российской Федерации, изображенный в соответствии
с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе
Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,
2000, N 52, ч. I, ст. 5021). Диаметр герба должен быть не более 17 мм.
Под гербом помещается наименование системы: "Прокуратура Российской
Федерации" или "Следственный комитет при прокуратуре Российской
Федерации", ниже - наименование прокуратуры субъекта Российской
Федерации или приравненной к ней прокуратуры либо следственного
управления Следственного комитета по субъекту Российской Федерации и
приравненного к нему специализированного следственного управления
Следственного комитета, далее - наименование соответствующей
городской, районной, межрайонной или специализированной прокуратуры
либо следственного отдела Следственного комитета по району, городу и
приравненного к нему специализированного следственного отдела
Следственного комитета.
Например: Прокуратура Российской Федерации
Прокуратура Московской области
Пушкинская городская прокуратура
или
Следственный комитет при прокуратуре
Российской Федерации
Следственное управление
по Белгородской области
Алексеевский межрайонный
следственный отдел
Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав
прокуратуры административного округа или города (с районным делением),
то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:
Прокуратура Российской Федерации
Прокуратура г. Москвы
Измайловская межрайонная прокуратура
Восточного административного округа
5.1.4. Гербовые бланки изготавливаются только типографским
способом на бумаге белого цвета и печатаются краской черного цвета. В
Генеральной прокуратуре и центральном аппарате Следственного комитета
применяются бланки с изображением Государственного герба Российской
Федерации в синем и красном цветах, порядок использования которых
устанавливается руководством Генеральной прокуратуры, Следственного
комитета.
На бланке печатается первая страница документа, последующий текст
печатается на бумаге одинакового формата и качества.
5.2. Адресование
5.2.1. Настоящие правила оформления адресов определены в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N
221).
Документы адресуются организации, ее структурному подразделению,
должностному или физическому лицу.
Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в
письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда
установление конкретного лица не вызывает затруднений.
Инициалы должностных лиц в адресе пишутся после их фамилий.
5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному
подразделению их наименование указывается в именительным падеже; при
направлении документа должностному лицу наименование организации
указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в
дательном.
Например: Генеральная прокуратура
Российской Федерации
Правовое управление
или
Прокуратура Московской области
Начальнику управления по обеспечению
участия прокуроров в рассмотрении
уголовных дел судами
старшему советнику юстиции
Шишириной Т.В.
5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или
его заместителю, наименование организации входит в состав наименования
должности адресата.
Например: Прокурору Смоленской области
государственному советнику
юстиции 3 класса
Верховцеву Ю.В.
5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать
классный чин должностного лица, подписавшего документ.
Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.)
допускается классные чины не указывать.
5.2.5. Если документ направляется в несколько однородных
организаций или в несколько структурных подразделений одной
организации, то они указываются обобщенно:
Прокурорам субъектов Российской
Федерации, приравненным к ним
военным прокурорам и прокурорам
иных специализированных
прокуратур
или
Руководителям следственных
управлений Следственного комитета
при прокуратуре Российской
Федерации по субъектам Российской
Федерации и приравненных к ним
специализированных следственных
управлений Следственного комитета
или
Начальникам главных управлений
и управлений
5.2.6. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес,
элементы которого указываются в последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием
почтового индекса.
При адресовании документа в организацию указывается ее полное
наименование, затем почтовый адрес.
Например: Министерство природных ресурсов
Российской Федерации
Б. Грузинская ул., д. 4/6,
г. Москва, 123995
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и
учреждения прокуратуры Российской Федерации, следственные органы
Следственного комитета и их учреждения, руководителям федеральных
органов государственной власти.
5.2.7. При адресовании документа физическому лицу сначала
указываются фамилия, имя, отчество (при отсутствии - инициалы)
получателя, затем почтовый адрес.
Например: Образцову Олегу Петровичу
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Кировский р-н,
Тульская обл., 301264
или
До востребования
Лавровой Ольге Александровне
г. Москва, 109156
5.2.8. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не
проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент,
которому направляется данный экземпляр документа.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов;
при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на
каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии
отправляемого документа.
5.2.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется
латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса на языке страны назначения при
условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
5.2.10. При направлении документов зарубежным адресатам требуется
указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность
адресата, наименование организации, номер дома, название улицы,
название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны.
Если документ направляется в США, то после названия города дается
название штата, при направлении в Великобританию может быть указано
название графства.
Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее
название, затем почтовый адрес.
Например: The Municipal Court of Seattle
600 Third Avenue JMS
SEATTLE, WASHINGTON 98104
USA, США
5.2.11. Если документ адресуется должностному лицу организации,
то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность,
название фирмы, затем почтовый адрес.
Например: Mr. A. Widmar, Chairman,
Coke und Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND, Англия
5.2.12. Если документ адресуется частному лицу, то сначала
указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например: Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(Servicio de prensa)
MADRID 28071
ESPANA, Испания
5.2.13. При регистрации исходящего документа в АИК "Надзор"
следует для адресата внести в соответствующие поля регистрационной
карточки документа (РК) следующие сведения с документа на бумажном
носителе:
для юридического лица - краткое наименование в поле "Название",
для гражданина - фамилию, имя, отчество в поле "Ф.И.О.";
на панели "Адрес" тип адреса в поле "Тип" выбрать из списка "для
отправлений";
название улицы (микрорайона, переулка, проспекта, тупика,
проезда, бульвара, площади, "до востребования" и прочее), номер дома,
корпуса (строения), номер квартиры в поле "Адрес";
наименование населенного пункта (город, поселок, станция,
станица, переезд, село, деревня и прочее) и название района (если
есть) в поле "Нас. пункт";
название республики, края, области, автономного округа (области)
в поле "Регион" выбрать из справочника "Регион" из-под вершины
"Российская Федерация", а для международных отправлений - название
страны аналогично в поле "Регион" найти и выбрать из справочника
страну;
почтовый индекс в поле "Индекс";
номер гербового бланка в поле "N бланка";
количество приложений к документам в поле "Состав": сначала
количество листов сопроводительного письма, затем через дробь
количество приложений.
5.2.14. По окончании регистрации в обязательном порядке на
бумажном носителе исходящего документа Генеральной прокуратуры и
центрального аппарата Следственного комитета в правом нижнем углу, а в
органах и учреждениях прокуратуры - с оборотной стороны из системы
распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа.
5.3. Датирование
5.3.1. Датой документа является день его подписания или
утверждения; для решения коллегии - день его принятия; для протокола -
дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы,
издаваемые прокуратурой и ее органами совместно с другими ведомствами
и учреждениями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической
подписи последнего из подписавших совместный документ.
Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день
месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом,
подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками; год -
четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца
является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.
Например: 05.07.2007.
Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о
прохождении и исполнении документа.
5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов
допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).
Например: 5 июля 2007 г.
5.4. Индекс (номер) документа
5.4.1. Переписка по обращениям, жалобам и делам ведется за
номером надзорного (наблюдательного) производства, который не меняется
в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения
номеров изложен в разделе 2.4 настоящей Инструкции.
5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям,
жалобам и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны
иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его
регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший
запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.
5.4.3. В исходящих документах в обязательном порядке дается
ссылка на индекс и дату исполняемого документа.
5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой
верхней части документа. На внутренних документах индекс может
проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.
5.4.5. Регистрационный индекс (номер) документа, составленного
прокуратурой и ее органами совместно с другими организациями, должен
состоять из регистрационных индексов каждой из этих организаций,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
5.5. Заголовок к документу
5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид:
приказ, указание, распоряжение, справка, докладная записка,
представление, информационное письмо, спецдонесение и т.п.
5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за
исключением ответов заявителям, адвокатам, а также телеграмм и
телефонограмм.
Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание
документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и
согласовываться с его наименованием.
Например: приказ "О создании ..."; распоряжение "Об организации
контроля..."; представление "Об устранении нарушений законодательства,
регламентирующего порядок рассмотрения обращений граждан"; должностной
регламент референта отдела.
В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.
5.6. Нумерация страниц
5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
вторая и последующие страницы нумеруются.
5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля
листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").
5.7. Отметка о наличии приложения
5.7.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте
документа, оформляется ниже текста от границы левого поля следующим
образом:
Приложение: на 5 л.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование и количество листов:
Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Генерального прокурора Российской Федерации от
12.02.2007 N 7/2-138-2007 и приложение к нему, всего на 8 л.
Если приложение направляется не всем указанным в документе
адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: обращение Петрова А.П. и приложение к нему, всего на
10 л., в первый адрес.
Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт,
диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием
наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи,
фамилии и инициалов владельца:
Приложение: диплом N Ц 100509 на имя Мухиной В.Р. об окончании
Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.1998.
5.7.2. При направлении уголовных дел, материалов проверок и
других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а
указывается количество томов:
Приложение: уголовное дело N 5780 в 10 т.
5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется
отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 205 л.
5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях,
распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в
тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к
распорядительному документу, указывается:
Приложение
к распоряжению Генерального
прокурора Российской Федерации
от 10.02.2004
N 9/7р
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 2
|