8.4.2.5. Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы в
порядке контроля за распорядительными документами за месяц до
истечения срока исполнения поручений направляет:
- члену Правительства Москвы или другому должностному лицу,
осуществляющим контроль за ходом выполнения распорядительного
документа в целом и координацию деятельности органов исполнительной
власти города Москвы и структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы по исполнению поручений, - Напоминание о
представлении отчетов (форма 1 приложения 11 к настоящему Регламенту)
с приложением по каждому поручению, сроки исполнения которых истекают
в отчетный период, Отчета об исполнении поручения (форма 2 приложения
11 к настоящему Регламенту);
- должностному лицу, руководителям органа исполнительной власти
города Москвы и структурного подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, являющимся исполнителями поручений, -
Уведомление об истечении срока исполнения поручения (форма 3
приложения 11 к настоящему Регламенту).
8.4.2.6. В целях информирования Мэра Москвы, Правительства Москвы
о выполнении поручения, зафиксированного в распорядительном документе,
руководители органа исполнительной власти города Москвы и структурного
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы обязаны не позднее
чем за 10 дней до истечения срока исполнения поручения направить в
адрес члена Правительства Москвы или другого должностного лица,
осуществляющего функции контроля за ходом выполнения распорядительного
документа в целом, информацию о ходе выполнения поручения. В случае
если поручение не выполнено, в информации указываются причины
невыполнения, предлагаемые или принятые меры по устранению
невыполнения поручения, окончательный срок выполнения поручения.
8.4.2.7. Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства
Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, обеспечивающие
деятельность членов Правительства Москвы и других должностных лиц, на
которых возложен контроль за выполнением распорядительного документа
Мэра Москвы и Правительства Москвы в целом, оформляют отчет об
исполнении поручения по установленной форме 2 (приложение 11 к
настоящему Регламенту) на основании информации, полученной от органов
исполнительной власти города и структурных подразделений Аппарата Мэра
и Правительства Москвы, являющихся исполнителями поручений.
Отчет об исполнении распорядительного документа, согласованный
членом Правительства Москвы или другим должностным лицом, на которых
возложен контроль за выполнением распорядительного документа Мэра
Москвы и Правительства Москвы, направляется в Контрольное управление
Мэра и Правительства Москвы.
Исполнители обязаны представить информацию о выполнении
поручений, зафиксированных в распорядительных документах и резолюциях
должностных лиц, в Аппарат Мэра и Правительства Москвы не позднее
следующего дня после окончания контрольного срока, за исключением
поручений с указанием конкретной даты исполнения.
Если информация, содержащаяся в представленном исполнителем
отчете (справке) (форма 2 приложения 11 к настоящему Регламенту), не
соответствует установленным требованиям, отчет (справка) может быть
возвращен исполнителю для доработки.
Доработанный отчет об исполнении поручения не позднее чем в
десятидневный срок должен быть возвращен в Контрольное управление Мэра
и Правительства Москвы.
В случае если распорядительный документ Мэра Москвы и
Правительства Москвы не выполнен в целом в установленные сроки, то
должностное лицо, на которое возложены контроль и координация
деятельности за выполнением распорядительного документа, направляет на
имя Мэра Москвы записку (справку) с указанием причин невыполнения
распорядительного документа, мер, принятых по их устранению, и
предложением об изменении сроков выполнения документа.
8.4.2.8. Документы (справки, информации, ответы) о выполнении
поручений Президента Российской Федерации вместе с подлинниками
документов, поступивших в Правительство Москвы, направляются
Президенту Российской Федерации за подписью должностного лица,
которому дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
8.4.2.9. Контролирующие структурные подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы после получения отчета (справки) от исполнителя:
- анализируют полученную информацию;
- готовят проект резолюции Мэра Москвы, должностных лиц, имеющих
право от имени Мэра Москвы давать поручения, о снятии с контроля
поручения (в случае его выполнения), о продлении сроков исполнения
(если есть веское обоснование), о принятии мер к исполнению (в случае
несогласия с исполнителем);
- осуществляют ведение баз данных;
- обеспечивают систематическую подготовку и представление Мэру
Москвы сводных отчетов об исполнительской дисциплине.
8.5. Информирование должностных лиц исполнительной власти города
Москвы.
8.5.1. На основании анализа письменной информации, представляемой
исполнителями, проверок, осуществляемых структурными подразделениями
Аппарата Мэра и Правительства Москвы, и других официальных материалов,
поступающих должностным лицам исполнительной власти города Москвы,
контрольно-аналитическими подразделениями Аппарата Мэра и
Правительства Москвы ежеквартально докладывается информация о ходе
выполнения распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства
Москвы, протоколов совещаний у Мэра Москвы, а также исполнения
служебных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы и обращений
граждан, используя единые критерии оценки неисполнения поручений.
8.5.2. Подготовка и обобщение аналитических, информационных,
справочных и других материалов, необходимых члену Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации - представителю от
исполнительного органа государственной власти города Москвы для
осуществления его полномочий, обеспечивается группой помощников члена
Совета Федерации.
8.5.3. Руководители отраслевых, функциональных органов
исполнительной власти города и префекты административных округов
города Москвы представляют ежегодный отчет о свой деятельности Мэру
Москвы и Правительству Москвы.
Управы районов города Москвы представляют Мэру Москвы и
Правительству Москвы ежегодный отчет о своей деятельности через
префектуры административных округов города Москвы.
Правительство Москвы осуществляет систематический контроль за
состоянием работы с обращениями и приемом граждан в органах
исполнительной власти города Москвы.
8.5.4. Контролирующие структурные подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы имеют право вносить соответствующим должностным
лицам исполнительной власти города Москвы предложения о привлечении к
дисциплинарной ответственности, снижении размера или лишении премии
должностных лиц и сотрудников, не обеспечивших своевременное
выполнение поручений Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей
Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, содержащихся в резолюциях, в протоколах и
распорядительных документах Мэра Москвы и Правительства Москвы.
9. Организация приема граждан
Организация личного приема граждан членами Правительства Москвы и
руководителями органов исполнительной власти города Москвы
осуществляется в соответствии с Административным регламентом
исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан,
адресованных Мэру Москвы, в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и
Правительства Москвы (приложение 13 к Регламенту Правительства
Москвы).
10. Информационное обеспечение деятельности Мэра Москвы
и Правительства Москвы
10.1. Информационное обеспечение деятельности Мэра Москвы и
Правительства Москвы направлено на обеспечение органов, должностных
лиц исполнительной власти города Москвы и структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы документами и информацией,
необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и
разъяснения деятельности исполнительной власти города Москвы.
10.2. В систему органов исполнительной власти города Москвы,
структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и
других организаций, решающих задачи информационного обеспечения,
входят:
- Пресс-служба Мэра и Правительства Москвы;
- Информационно-технологический центр;
- Протокольный отдел Правительства Москвы;
- Архив Правительства Москвы;
- Организационно-аналитическое управление Правительства Москвы;
- Абонентская служба;
- Справочно-информационная служба;
- Комитет по телекоммуникациям и средствам массовой информации
города Москвы;
- Департамент внешнеэкономических и международных связей города
Москвы;
- Управление делами Мэра и Правительства Москвы;
- Департамент городского строительства города Москвы (по
распоряжениям первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы
об утверждении проектной документации строительства, реконструкции
объектов капитального строительства, осуществляемого за счет средств
бюджета города Москвы государственными заказчиками).
10.3. Потребителями информации являются:
- органы и должностные лица исполнительной власти города Москвы;
- структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
- Московская городская Дума;
- органы местного самоуправления;
- население города (жители города Москвы, иные граждане
Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства);
- организации, расположенные или зарегистрированные на территории
города;
- иные организации (по согласованию с соответствующими
должностными лицами исполнительной власти города).
10.4. Формы и средства предоставления и распространения
информации:
- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов
Мэра Москвы, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы;
- рассылка планов работы Правительства Москвы на полугодие,
включая электронную почту и официальный сервер Правительства Москвы в
сети Интернет, проектов повесток заседаний Правительства Москвы,
информации о еженедельных мероприятиях органов государственной власти
города Москвы;
- предоставление копий документов и выписок из них по запросу;
- предоставление справок по телефону;
- публикации в центральных и городских средствах массовой
информации;
- выпуск сборников, обзоров, перечней, буклетов, справочно -
информационных материалов;
- организация телевизионных программ;
- проведение разъяснительных кампаний;
- использование визуальной информации (наружная реклама);
- обеспечение удаленного доступа к базам данных через
корпоративную мультисервисную телекоммуникационную сеть (далее - КМС)
Правительства Москвы;
- публикация информации на официальном сервере Правительства
Москвы в сети Интернет;
- передача информации через систему электронной почты
Правительства Москвы.
10.5. Положения настоящего Регламента распространяются на
информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые,
накапливаемые за счет средств бюджета города Москвы и иных городских
ресурсов.
10.6. В перечень информационных ресурсов Правительства Москвы
входят:
- распорядительные и служебные документы, подписанные Мэром
Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы (в том числе
первыми), министрами Правительства Москвы, другими должностными лицами
исполнительной власти города Москвы;
- документы на технических и бумажных носителях (сборники
документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.);
- компьютерные базы данных.
10.7. Информационные системы Правительства Москвы базируются на
корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети, включающей:
- систему электронной почты;
- Интернет-узел;
- локальные сети структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы,
интегрированные в КМС;
- систему передачи данных;
- систему телефонной связи;
- систему аудио-, видео конференц-связи.
10.8. Информационные ресурсы Правительства Москвы по доступу
(возможности использования) подразделяются на три категории:
- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;
- ресурсы, содержащие служебную информацию;
- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения
(доступа).
К категории открытой информации относится информация,
содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Правительства
Москвы и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.
К категории служебной информации относится информация,
содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Правительства
Москвы, предназначенная для использования должностными лицами и
служащими исполнительной власти города Москвы при выполнении ими своих
функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой
информации и информации ограниченного распространения (доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа)
относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах
данных Правительства Москвы, установленная и оформленная в
соответствии с пунктом 11 настоящего Регламента.
10.9. Мэр Москвы, Правительство Москвы или по их поручению иные
должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также
режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к
ним, условия использования и распространения информации.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации,
зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут
персональную ответственность за обоснованность принятого решения и
соответствие своего решения законодательству.
10.10. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих
сведения конфиденциального характера, неправомерное использование
которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой
ущерб Мэру Москвы и Правительству Москвы, их органам либо деловым
партнерам, регулируется настоящим Регламентом и специальными
положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты
информации и информационных ресурсов.
10.11. Периодический контроль за соблюдением установленных
режимов доступа к информационным ресурсам Правительства Москвы, а
также правил их обработки и защиты в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы осуществляет Первое управление Правительства Москвы.
Режим защиты, обработки и использования информации в отношении
персональных данных устанавливает Первое управление Правительства
Москвы совместно с Управлением государственной службы и кадров
Правительства Москвы в соответствии с федеральным законом.
10.12. Обращение с организационно-распорядительными и служебными
документами Мэра Москвы и Правительства Москвы, содержащими сведения,
отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с
положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с
указанными документами.
Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих
государственную тайну, в органах исполнительной власти города Москвы
возлагается на их руководителей.
10.13. Порядок предоставления и распространения информации, а
также ее состав устанавливаются настоящим Регламентом или отдельным
распорядительным документом.
10.13.1. Официальным информационным органом Мэра Москвы и
Правительства Москвы, передающим официальное мнение Мэра Москвы и
Правительства Москвы, является Пресс-служба Мэра и Правительства
Москвы.
Пресс-служба Мэра и Правительства Москвы осуществляет
методическое руководство пресс-службами, другими подразделениями,
пресс-секретарями органов исполнительной власти города Москвы в
подготовке пресс-релизов по вопросам, рассматриваемым на заседаниях
Правительства Москвы, для передачи их в средства массовой информации
города, при необходимости доработку пресс-релизов с учетом изложения
официальной позиции Правительства Москвы, своевременную передачу их в
средства массовой информации в целях информирования граждан о
деятельности Мэра Москвы и Правительства Москвы.
10.13.2. Официальными изданиями Мэра Москвы и Правительства
Москвы являются журнал "Вестник Мэра и Правительства Москвы" и газета
"Тверская, 13".
10.13.3. В целях обеспечения органов исполнительной власти города
Москвы, структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы
распорядительными документами Мэра Москвы, Правительства Москвы и
членов Правительства Москвы в соответствии с их компетенцией
Протокольный отдел Правительства Москвы в пятидневный срок с момента
подписания распорядительного документа осуществляет рассылку его
заверенных копий органам исполнительной власти города Москвы,
структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы и
организациям в соответствии с утвержденными списками рассылки (кроме
распоряжений первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы об
утверждении проектной документации строительства, реконструкции
объектов капитального строительства, осуществляемого за счет средств
бюджета города Москвы государственными заказчиками). Обеспечение управ
районов города Москвы и муниципалитетов внутригородских муниципальных
образований в городе Москве, не входящих в список рассылки, копиями
распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы и членов
Правительства Москвы в соответствии с их компетенцией осуществляют
префектуры административных округов города Москвы.
Информационно-технологический центр осуществляет рассылку
электронных копий утвержденных (изданных) распорядительных документов
(кроме распоряжений первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве
Москвы об утверждении проектной документации строительства,
реконструкции объектов капитального строительства, осуществляемого за
счет средств бюджета города Москвы государственными заказчиками)
структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
органам исполнительной власти города Москвы, являющимся абонентами
системы электронной почты Правительства Москвы, и размещение их в
компьютерной базе распорядительных документов Правительства Москвы.
Рассылку заверенных копий распоряжений первого заместителя Мэра
Москвы в Правительстве Москвы об утверждении проектной документации
строительства, реконструкции объектов капитального строительства,
осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными
заказчиками, потребителям информации, обеспечение их информацией, в
том числе на бумажных и технических носителях, по запросам, а также
размещение текстов указанных распоряжений в компьютерных базах данных
и сети Интернет осуществляет Департамент городского строительства
города Москвы.
10.13.4. Организационно-аналитическое управление Правительства
Москвы осуществляет справочно-информационное обеспечение деятельности
Мэра Москвы, Правительства Москвы, организует разработку и
изготовление тематических сборников, справочников, буклетов и иных
печатных изданий, обеспечивает систематическое и своевременное
обновление информации о деятельности Правительства Москвы на
официальном сервере Правительства Москвы в сети Интернет.
10.13.5. Информационно-технологический центр совместно с
Протокольным отделом Правительства Москвы, Управлением по организации
работы с документами Правительства Москвы, Управлением Мэра Москвы,
Контрольным управлением Мэра и Правительства Москвы, Организационно -
аналитическим управлением Правительства Москвы, Справочно -
информационной службой обеспечивает формирование и функционирование
следующих компьютерных баз данных Правительства Москвы:
- распорядительных документов;
- служебной корреспонденции;
- обращений граждан;
- справочных;
- технологических (обеспечивающих работу отдельных подразделений
и органов исполнительной власти города).
10.13.6. Информирование граждан о распорядительных документах
Мэра Москвы и Правительства Москвы, затрагивающих их права, свободы и
обязанности, осуществляется путем публикации этих документов в
официальных изданиях Мэра Москвы и Правительства Москвы.
Указание на обязательность опубликования распорядительного
документа, как правило, содержится в тексте самого документа.
Ответственность за включение пункта об обязательности опубликования
несет член Правительства Москвы, руководитель органа исполнительной
власти города Москвы, вносивший проект распорядительного документа.
Ответственность за обязательность опубликования распорядительных
документов Мэра Москвы и Правительства Москвы в официальных изданиях
Мэра Москвы и Правительства Москвы, затрагивающих права, свободы и
обязанности граждан, возлагается на Пресс-службу Мэра и Правительства
Москвы.
10.13.6.1. Ознакомление с распорядительными документами Мэра
Москвы, Правительства Москвы и членов Правительства Москвы,
опубликованными в официальных изданиях Мэра Москвы и Правительства
Москвы, производится в общественных библиотеках города.
10.13.6.2. В отдельных случаях (отсутствие в библиотеках
официальных изданий Мэра Москвы и Правительства Москвы, отсутствие в
изданиях нужных документов) граждане и представители организаций могут
ознакомиться с текстом документа, затрагивающим их права, свободы и
обязанности, в территориальных органах исполнительной власти города
Москвы (префектуре административного округа, управе района города
Москвы) по месту жительства или нахождения организации либо в другом
органе исполнительной власти города Москвы, если вопрос касается
деятельности данного органа. Обеспечение информацией (ознакомление,
предоставление копии) осуществляется в соответствии с порядком,
установленным в органе исполнительной власти города Москвы.
10.13.6.3. Органы исполнительной власти города Москвы обязаны
сохранять поступившие из Протокольного отдела Правительства Москвы
заверенные копии распорядительных документов, касающихся их
деятельности, до минования надобности, но не менее пяти лет, после
чего копии могут быть уничтожены в установленном порядке.
10.13.6.4. В случае отсутствия в органе исполнительной власти
города Москвы нужных документов ознакомиться с официальными изданиями
Мэра Москвы и Правительства Москвы, публикующими полные тексты
распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы,
возможно в библиотеке Правительства Москвы.
10.13.6.5. В случае необходимости в получении копии
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы,
затрагивающего права, свободы и обязанности гражданина и организации,
для представления в судебные органы, органы прокуратуры и др., а также
в связи с выполнением организацией функций, вытекающих из ее
полномочий, граждане и организации обращаются с письменной
обоснованной заявкой в Аппарат Мэра и Правительства Москвы на выдачу
заверенной копии. В соответствии с резолюцией руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы Протокольный отдел Правительства Москвы
или Архив Правительства Москвы (в зависимости от места хранения
распорядительного документа) выполняет заявку. Заверенные копии
распорядительных документов, устанавливающих права граждан и
юридических лиц на недвижимое имущество, выдаются в двух экземплярах,
копии иных распорядительных документов выдаются в одном экземпляре. В
целях свидетельствования верности копии распорядительного документа
Мэра Москвы и Правительства Москвы нотариусом по запросу заявителя на
копии может быть проставлена отметка о том, что подлинник находится в
соответствующем структурном подразделении Аппарата Мэра и
Правительства Москвы.
10.13.6.6. В случае нахождения подлинников распорядительных
документов Мэра Москвы и Правительства Москвы в Главном архивном
управлении города Москвы (после передачи на государственное хранение)
граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы в
Главное архивное управление города Москвы.
10.13.7. Справочно-информационная служба предоставляет населению
по телефону справочную информацию по вопросам деятельности структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов
исполнительной власти города Москвы и отдельных организаций,
расположенных на территории города Москвы.
11. Порядок работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения
11.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию
ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми
актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
11.2. Отнесение документа к категории документов, содержащих
информацию ограниченного распространения, производится только по
основаниям, предусмотренным федеральными законами.
Основанием для отнесения документа к категории документов,
содержащих информацию ограниченного распространения, является:
- защита информации, составляющей служебную тайну;
- защита информации, составляющей коммерческую тайну;
- защита информации, составляющей профессиональную тайну;
- защита информации, составляющей личную или семейную тайну
граждан;
- защита информации, составляющей иные виды тайн, в случаях, если
такая обязанность предусмотрена федеральными законами;
- защита персональных данных граждан (физических лиц);
- защита персональных данных государственных гражданских служащих
города Москвы;
- защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если
такая обязанность предусмотрена федеральными законами.
11.3. Перечень вопросов, которые не могут содержаться в
документе, отнесенном к категории ограниченного распространения:
- права, свободы и обязанности человека и гражданина;
- полномочия органов исполнительной власти и иных государственных
органов города Москвы, а также правовое положение подведомственных
Правительству Москвы организаций;
- состояние окружающей среды;
- деятельность органов исполнительной власти и иных
государственных органов города Москвы;
- использование бюджетных средств;
- иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым
установлена федеральными законами.
11.4. Недопустимо отнесение документа к категории документов,
содержащих информацию ограниченного распространения, в случаях:
- содержания в нем вопросов в соответствии с перечнем,
определенным пунктом 11.3 настоящего Регламента;
- внесения изменений, отмены и признания утратившим силу
документа, не отнесенного к категории ограниченного распространения.
11.5. Доступ к информации о деятельности органов исполнительной
власти и иных государственных органов города Москвы ограничивается в
случаях, если указанная информация отнесена к информации, составляющей
государственную или служебную тайну.
11.6. Состав информации о деятельности Мэра Москвы и
Правительства Москвы определяется перечнем информации, утверждаемым
руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
11.7. Решение об отнесении документа к категории документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при
включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется
пометкой "Для служебного пользования".
Решение об отнесении распорядительного документа к категории
документов, подлежащих ограничению распространения (доступа),
принимается Управлением государственной службы и кадров Правительства
Москвы на стадии создания проекта распорядительного документа при
включении в него персональных данных и иных сведений в соответствии с
приложением 14 к настоящему Регламенту и оформляется пометкой
"Конфиденциальная информация".
11.8. Решение об отнесении документа к категории документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
принимается:
- по распорядительным документам - должностным лицом
исполнительной власти города, в компетенции которого находится
подписание данного распорядительного документа, а также ответственным
за внесение проекта распорядительного документа для рассмотрения Мэру
Москвы, Правительству Москвы, первым заместителям Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, руководителю Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы;
- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) -
должностным лицом исполнительной власти города Москвы, подписавшим
документ, на основании предложения ответственного исполнителя.
11.9. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной
информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного
распространения, несут персональную ответственность за обоснованность
принятого решения.
11.10. На документах и их проектах, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для
служебного пользования".
На распорядительных документах по кадровым вопросам, содержащим
информацию ограниченного распространения (доступа) в соответствии с
приложением 14 к настоящему Регламенту, проставляется пометка
"Конфиденциальная информация".
11.11. При подготовке документа с пометкой "Для служебного
пользования" определяется количество экземпляров данного документа.
Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему
адресату.
Документы с пометкой "Конфиденциальная информация" рассылаются по
списку рассылки, нумерация экземпляров документа не производится.
11.12. Доступ к базам данных "Контроль распорядительных
документов", "Служебная корреспонденция", "Контроль протоколов
совещаний Мэра Москвы" и другим базам данных Правительства Москвы,
содержащим служебную информацию ограниченного распространения, имеют
должностные лица и сотрудники Аппарата Мэра и Правительства Москвы и
органов исполнительной власти города в соответствии с утвержденными
списками.
11.13. Документированная информация с пометкой "Для служебного
пользования" без санкции должностного лица исполнительной власти
города, установившего режим ограниченного распространения для
конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).
Для сотрудников структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, не входящих в список рассылки, снятие копий, а
также выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования"
производятся по разрешению должностного лица, подписавшего документ,
руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы (его заместителей),
начальника Управления Мэра Москвы и начальника Управления по
организации работы с документами Правительства Москвы соответственно
(по служебным документам), руководителя структурного подразделения или
сотрудника, составившего рассылку протокола совещания у Мэра Москвы
(по протоколам совещаний у Мэра Москвы).
Для других организаций снятие копий производится на основании
письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного
лица, подписавшего документ, либо руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, его заместителей.
Обеспечение доступа к базам данных, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, производится по согласованию
со структурным подразделением Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
ответственным за информационное наполнение соответствующих баз данных,
в соответствии с решением руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы.
11.14. Снятие пометки "Для служебного пользования" производится
по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности
информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера
акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись
подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением
документов.
12. Информатизация деятельности Правительства Москвы
12.1. Целью информатизации деятельности Правительства Москвы
является создание условий для удовлетворения информационных
потребностей и реализации прав граждан, органов исполнительной власти
города Москвы, органов местного самоуправления, организаций,
общественных объединений на основе формирования и использования
информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных
процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это
достигается внедрением современных средств телекоммуникации и
информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного
управления на всех уровнях исполнительной власти города Москвы.
12.2. Главной задачей информатизации является формирование
информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения
управления городом, включая:
- комплекс технических средств для обеспечения работы
пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности
и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной
обработки информации;
- транспортную среду передачи данных - корпоративную
мультисервисную телекоммуникационную сеть (КМС) Правительства Москвы с
открытой архитектурой, объединяющую локальные сети структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов
исполнительной власти города Москвы;
- интегрированную в КМС систему корпоративной телефонной связи
(далее - СКТС) Правительства Москвы, на базе которой обеспечивается
также проведение селекторных совещаний и видеоконференций членами
Правительства Москвы;
- программно-информационную среду - базы данных, электронную
почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также
программные средства и технологии доставки, обработки и представления
информации;
- организационно-технологическую среду, обеспечивающую
сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических
процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и
операторов к информационным системам.
12.3. Информационные системы.
В соответствии с Законом города Москвы от 24 октября 2001 г. N 52
"Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы" при
создании и эксплуатации информационных систем, содержащих
информационные ресурсы города Москвы, их операторы обязаны
обеспечивать совместимость информационных систем между собой путем
соблюдения установленных требований к аппаратным и программным
средствам, организационным процедурам, формам документооборота и
информационного обмена, форматам данных, правилам предоставления и
защиты информации.
12.3.1. Оператором КМС и информационных систем Правительства
Москвы является Информационно-технологический центр (далее - ИТЦ).
Задача ИТЦ состоит в организации сохранности, пополнения и
оптимального использования информационных ресурсов, систем и
технологий для обеспечения роста производительности труда и качества
работы персонала, а также для решения новых аналитических и
управленческих задач. ИТЦ обеспечивает администрирование КМС,
поддержку пользователей информационных ресурсов КМС, организует
создание, подключение и эксплуатацию информационных систем в рамках
КМС, обеспечивает информационно-технологическое взаимодействие
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти
города Москвы, определяет порядок модернизации и создания технологий.
Присвоение доменных имен в КМС регулируется ИТЦ.
В ведении ИТЦ находится разработка нормативных и методических,
эксплуатационных документов, обучающих систем, поиск организационных и
проектных решений по созданию, использованию и реорганизации
информационных ресурсов, обеспечение необходимых мер по защите
информационных ресурсов, выработка оптимальных схем и регламента
взаимодействия персонала с информационными системами, создание
автоматических средств организации труда, обучения и контроля качества
работы персонала.
12.3.2. Одной из основных задач информатизации в соответствии с
требованием федерального законодательства и программных документов
Правительства Российской Федерации является увеличение открытости
деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации,
оперативности информирования граждан, создание условий для работы и
взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы между собой
по принципу "одного окна". В этой связи исполнительной властью города
используются официальные электронные каналы обмена информацией.
Создание и функционирование этих информационных каналов определяется
нормативными документами Правительства Москвы. Указанные каналы
организуются в составе КМС. Техническое оснащение, эксплуатация и
программно-технологическое обслуживание КМС осуществляются ИТЦ.
12.3.2.1 Для оперативного получения внешней информации,
предоставления информации гражданам и юридическим лицам, а также
размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической,
исторической и иной информации электронным каналом является
официальный сервер Правительства Москвы в сети Интернет с официальным
электронным адресом: http://www.mos.ru
Работа официального сервера организована как распределенная
технология в КМС.
Техническая поддержка официального сервера Правительства Москвы в
сети Интернет, координация работ и взаимодействие с Интернет-серверами
и другими информационными технологиями в КМС осуществляется ИТЦ. С
целью управления распределенной технологией создается технический
регламент Интернет-сервера Правительства Москвы, определяющий
программно-техническое, информационно-технологическое и информационное
обеспечение сервера, а также функции эксплуатирующих подразделений.
Для создания информационных ресурсов официального сервера
структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
органов исполнительной власти города обеспечивается возможность
самостоятельно создавать и сопровождать соответствующие информационные
разделы сервера, размещать в них открытую информацию из внутренних
информационных систем подразделений и органов. Работами по
программно-технологическому и информационному сопровождению сервера
руководит редактор официального сервера, назначаемый Правительством
Москвы.
12.3.2.2. Органы исполнительной власти города Москвы имеют
собственные электронные средства взаимодействия с населением, которые
должны быть интегрированы в структуру КМС и программно совместимы с
информационными технологиями официального сервера Правительства Москвы
в сети Интернет.
12.3.2.3. Сотрудники структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города,
являющиеся абонентами КМС, имеют возможность пользоваться в своей
работе открытыми информационными ресурсами - личным электронным
адресом в системе электронной почты Правительства Москвы и доступом в
Интернет в соответствии с правилами, устанавливаемыми оператором этих
информационных систем, и на основании решения руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы.
12.3.3. Одной из основных внутренних задач информатизации
является создание единой среды электронного документооборота и
делопроизводства Правительства Москвы (далее - ЕСДД) на основе
автоматизации взаимодействия существующих и вновь создаваемых
программных средств и технологий. За счет синхронизации баз данных,
введения принципов автоматизации управления персоналом и
технологическими процессами, за счет значительного снижения ручных
операций ЕСДД обеспечивает:
- доступ к единым (централизованно ведущимся) базам данных
Правительства Москвы;
- оперативное и качественное прохождение и рассмотрение
поступающих в Правительство Москвы и отправляемых из Правительства
Москвы документов;
- обеспечение полноты и всестороннего рассмотрения принимаемых
решений за счет взаимодействия и взаимной связности различных
информационных ресурсов;
- сокращение времени на осуществление управленческих операций;
- оперативное доведение поручений должностных лиц исполнительной
власти города Москвы до исполнителей и автоматизированный контроль и
учет исполнения поручений;
- совершенствование организации труда сотрудников Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, уменьшение трудоемкости и повышение качества
работы с документами;
- накопление и стандартизацию технологических знаний и навыков
для ускорения обучения персонала;
- устранение дублирования в работе сотрудников Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы;
- централизованное хранение с возможностью быстрого и полного
восстановления информационных ресурсов.
12.4. Информационные ресурсы.
Создание информационных ресурсов, ввод информации в базы данных
(далее - БД), информационное сопровождение осуществляют структурные
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов
исполнительной власти города Москвы в соответствии со своими
обязанностями.
Разработку и эксплуатацию информационных систем, поддерживающих
базы данных, и организацию доступа к ним обеспечивает оператор
информационных систем - ИТЦ.
В рамках создания ЕСДД в Аппарате Мэра и Правительства Москвы
формируются следующие информационные ресурсы:
12.4.1. Документальные информационные ресурсы - базы данных,
включая:
- нормативные и правовые акты органов исполнительной власти
города Москвы;
- "Служебная корреспонденция";
- "Письма граждан";
- "Контроль распорядительных документов";
- "Контроль протоколов совещаний Мэра Москвы".
12.4.2. Централизованные информационные ресурсы: БД, справочники
и классификаторы (кадры, структура органов власти, должностные лица,
телефонные справочники, адресные справочники, тематические перечни и
т.п.), необходимые для обеспечения работы всех структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов
исполнительной власти города Москвы.
12.4.3. Технологические информационные ресурсы: БД, необходимые
для обеспечения работы отдельных структурных подразделений Аппарата
Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города
Москвы.
12.5. Вышеуказанные информационные ресурсы являются
собственностью Правительства Москвы на основании Закона города Москвы
от 24 октября 2001 г. N 52 "Об информационных ресурсах и
информатизации города Москвы".
12.6. Информационное обеспечение абонентов КМС.
12.6.1. Информация, получаемая из баз данных Правительства Москвы
по каналам КМС и другим каналам, заверенная электронной цифровой
подписью уполномоченного лица Правительства Москвы, органов
исполнительной власти города Москвы и городских организаций абонентов
КМС, является официальной.
12.6.2. Порядок функционирования информационных систем и
пользования базами данных Правительства Москвы обеспечивается наличием
и разработкой комплекса правовых, организационных, технологических и
технических положений.
12.6.3. Руководители структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы
исходя из возложенных функций и поставленных задач самостоятельно
определяют необходимый для обеспечения их деятельности перечень
информационных ресурсов, доступных в КМС, и вносят руководителю
Аппарата Мэра и Правительства Москвы предложения о подключении к ним.
12.6.4. Подключение абонентов (должностных лиц и служащих
исполнительной власти города) к информационным системам Правительства
Москвы осуществляется по мере готовности и наличия соответствующих
программных и технических средств, технологической готовности и
обученности абонентов, наличия правовых и организационных решений,
методических и руководящих материалов, готовности и обученности
технического персонала.
12.6.5. Подключение к технологическим информационным ресурсам
производится в разрешительном порядке на основании письма должностного
лица исполнительной власти города на имя руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы или уполномоченного им лица.
12.6.6. Порядок подключения устанавливается руководителем
Аппарата Мэра и Правительства Москвы по согласованию со структурным
подразделением, обеспечивающим информационное наполнение базы данных.
Руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы определяет условия
доступа к базам данных Правительства Москвы и периодически издает
приказ, в котором устанавливаются абоненты конкретных баз данных и их
полномочия (условия пользования и доступа к БД).
12.6.7. Мэр Москвы, члены Правительства Москвы, руководитель
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и его заместители имеют право
доступа в режиме просмотра ко всем базам данных Правительства Москвы и
могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право
полностью или частично, что закрепляется приказом руководителя
Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
12.6.8. Подключение к КМС, системе электронной почты,
Интернет-узлу Правительства Москвы производится ИТЦ на основании
решения (резолюции) заместителя руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, управляющего делами Мэра и Правительства Москвы.
12.6.9. Службы "одного окна" органов исполнительной власти города
Москвы - держателей "одного окна" по запросу заявителей - физических и
юридических лиц, а также предпринимателей без образования юридического
лица выдают копии распорядительных документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, других должностных лиц и органов исполнительной
власти города Москвы на бумажных носителях. Эти документы должны быть
получены уполномоченным сотрудником службы "одного окна" по
официальным электронным каналам, оформлены и заверены штампом службы
"одного окна".
12.6.10. Службы "одного окна" органов исполнительной власти
города Москвы, являющиеся согласующими сторонами при подготовке
документов в режиме "одного окна", подключаются к Системе координации
и мониторинга работы в режиме "одного окна" (СКиМОО).
СКиМОО - общегородская электронная система, включающая в себя
электронные базы документов и служб "одного окна" и обеспечивающая
учет поступления заявок на выдачу документов, сбор, обработку и
отображение в реальном масштабе времени информации о всех этапах
подготовки, согласования и выдачи документов, а также учет выданных
документов.
Подключение в СКиМОО осуществляет Управление информатизации
города Москвы.
12.6.11. На официальном сервере Правительства Москвы в сети
Интернет размещается информация о работе служб "одного окна",
содержащая реестр документов с указанием цен (тарифов) за проведение
работы (оказание услуг) при подготовке документов, выдаваемых на
возмездной основе, перечня и форм входящих документов, сроков
согласований (подготовки заключений), моделей регламентных схем
подготовки, согласования и выдачи требуемого (конечного) документа по
каждому виду документа.
12.7. Программно-техническое и методическое обеспечение абонентов
КМС.
Для обеспечения работы в КМС пользователи (абоненты) получают в
установленном порядке необходимые технические и программные средства,
руководства, инструкции и методические материалы, а также при
необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию.
Программно-технические средства принимаются к внедрению и эксплуатации
в составе КМС в устанавливаемом ИТЦ порядке и только при соблюдении
требований, предъявляемых к ним оператором КМС. Состав необходимых и
достаточных для каждого конкретного абонента КМС программно -
технических средств, обеспечивающих решение требуемого набора задач,
определяется ИТЦ.
13. Оформление служебных документов
13.1. Общие требования к оформлению документов.
Служебные документы (письма, докладные записки, служебные
записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.)
составляются и оформляются органами исполнительной власти города
Москвы и структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства
Москвы в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе
настоящего Регламента.
Правила оформления проектов распорядительных документов Мэра
Москвы, Правительства Москвы, членов Правительства Москвы изложены в
п. 3.2.2 настоящего Регламента.
Документы Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и
Правительства Москвы оформляются на бланках документов утвержденного
образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный
состав реквизитов, расположенных в установленном порядке (образцы
оформления писем приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту).
Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в
текстовом редакторе "Word for Windows" (версия 7.0 и последующие) с
использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей,
одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через
12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на
бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
13.1.1. Бланки документов.
13.1.1.1. Бланки документов Мэра Москвы, Правительства Москвы,
Аппарата Мэра и Правительства Москвы изготавливаются на бумаге
форматом А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), бланки резолюций - А5
и А6 (105 x 148 мм).
13.1.1.2. Управление по организации работы с документами
Правительства Москвы разрабатывает макеты бланков документов,
составляет и представляет на утверждение руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы альбом бланков документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Эталон
альбома хранится в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы, контрольный экземпляр находится в
Финансово-хозяйственном управлении Мэрии Москвы.
13.1.1.3. В Аппарате Мэра и Правительства Москвы утверждены
следующие бланки для писем:
- бланки с указанием должности должностного лица исполнительной
власти города (Мэра Москвы, первого заместителя Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, управляющего
делами Мэра и Правительства Москвы и т.п.). Применение указанных
бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение
обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке письма;
- Правительства Москвы. Применение бланка допускается Мэром
Москвы и членами Правительства Москвы;
- Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Применение бланков
допускается руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы и его
заместителями, а также руководителями структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и их заместителями;
- структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Применение бланков допускается руководителями, заместителями
руководителей структурных подразделений, а также специалистами,
которым предоставлено право подписи;
- коллегий, советов и комиссий города Москвы, Мэра Москвы и
Правительства Москвы (при Мэре Москвы и Правительстве Москвы).
Применение бланков допускается председателями (руководителями) и
заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями
указанных рабочих органов.
13.1.1.4. При оформлении писем на имя Мэра Москвы за подписью
членов Правительства бланки документов не применяются, при этом в
подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Для ведения переписки между структурными подразделениями и
должностными лицами Аппарата Мэра и Правительства Москвы бланки
документов не применяются: "внутренняя" переписка оформляется на
листах бумаги формата А4 или А5.
Переписка между членами Правительства Москвы может осуществляться
как с использованием бланка письма, например, когда член Правительства
Москвы является одновременно руководителем органа исполнительной
власти города Москвы, так и без использования бланка. В последнем
случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица,
подписавшего документ.
13.1.1.5. Применение бланков документов, в том числе и
должностных, обязательно при направлении документов за подписью Мэра
Москвы, членов Правительства Москвы, должностных лиц Аппарата Мэра и
Правительства Москвы в сторонние организации и при направлении в адрес
Мэра Москвы, членов Правительства Москвы документов за подписью
руководителей органов исполнительной власти города Москвы и лиц,
официально их замещающих.
При переписке между органами исполнительной власти города Москвы,
а также между структурными подразделениями Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и органами исполнительной власти города Москвы
применение бланков документов обязательно.
13.1.1.6. Допускается использование бланков документов Мэра
Москвы и Правительства Москвы, должностных лиц исполнительной власти
города Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы, изготовленных
только типографским способом.
13.1.2. Реквизиты документов.
Обязательными реквизитами документов являются: наименование
организации (должностного лица) - автора документа, название вида
документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись,
печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
13.1.2.1. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках документов Мэра Москвы, Правительства
Москвы, Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
13.1.2.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (указ, постановление, распоряжение, приказ, заявление,
справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке
реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы
используется свой бланк, на котором типографским способом
воспроизведено наименование вида документа.
13.1.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний
и совещаний.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка
документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата
документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм
от верхнего края листа.
13.1.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,
постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,
поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий
номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в
специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после
реквизита "Дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и
номером документа-ответа.
13.1.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание
документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля, под реквизитами "Дата и
регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина
заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается
выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
13.1.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения,
конкретному должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города Москвы,
организации (структурного подразделения) указывается в именительном
падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При
этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются
перед фамилией, например:
Комитет по туризму
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д. Ивановой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают
после фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресовании документа должностному лицу исполнительной власти
города наименование должности указывается в соответствии с
наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении
на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный
представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр
Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной
политики города Москвы; заместитель руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, управляющий делами Мэра и Правительства Москвы;
заместитель руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
начальник Правового управления Правительства Москвы.
При направлении документа нескольким адресатам, но не более
четырех, они все указываются в документе один под другим без слова
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый
экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а
адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается. Если
документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор
инициативного письма.
При направлении документа более чем в четыре адреса документ
размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку
рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом
документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам
направляются копии документов.
При адресовании документа Президенту Российской Федерации,
Председателю Правительства Российской Федерации, Мэру Москвы
одновременное его адресование другим должностным лицам не допускается.
В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при
этом должен соблюдаться следующий порядок написания:
- наименование адресата (наименование организации или при
адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский научно
исследовательский институт
документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и
органы, должностным лицам государственной власти города Москвы
(Московская городская Дума, Правительство Москвы, органы
исполнительной власти города), а также при переписке между
структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии не менее 110 мм от
левого края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при
угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным
расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже
разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается выделение
реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
13.1.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида
(разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных
частей. В первой части излагается причина составления документа,
даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по
существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,
предложения, решения или просьбы.
Мотивировочная часть документа, подписываемого должностным лицом
исполнительной власти города Москвы, осуществляющим полномочия члена
Правительства Москвы по координации деятельности подведомственных
органов исполнительной власти города Москвы и иных городских
организаций, должна начинаться словами: "Исполняя обязанности по
координации деятельности Комплекса... в соответствии с распоряжением
Правительства Москвы от --- N --" или "Исполняя обязанности по
координации деятельности по вопросам, входящим в компетенцию
заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, в соответствии с
распоряжением Правительства Москвы от ----- N ----" (образцы
оформления писем приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту).
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы,
пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими
цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица
допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с
использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресовании документов в иные организации допускается также
обращение с использованием слов "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С
уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю,
запятая после них не ставится).
Одновременное использование слов "уважаемый" и "с уважением" не
рекомендуется.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без
слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
13.1.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на ----- л. в ----- экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в
которые приложение направляется, например:
Приложение:
1. Копия распоряжения Правительства Москвы от 28 января 2004 г. N
70-РП "Об Аппарате Мэра и Правительства Москвы" и приложение к нему,
всего на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы за второй квартал 2005 г. на 5 л. в 2 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля
документа, через 1 строку после текста документа.
13.1.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование должности
указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия), например:
Заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, полномочный представитель Мэра
Москвы в Московской городской Думе
А.В.Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ,
отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его
инициалы и фамилия: "исполняющий обязанности..." или "первый
заместитель (заместитель)..."
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и
проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании резолюции, проставлении визы, утверждении
документа и т.д. подпись должностного лица исполнительной власти
города Москвы, осуществляющего полномочия члена Правительства Москвы
по координации деятельности подведомственных органов исполнительной
власти города и иных городских организаций, должна оформляться
следующим образом: рядом с подписью должностного лица пишется фраза
"И.о. по координации деятельности комплекса" или "И.о. по координации
деятельности по вопросам заместителя Мэра Москвы" (образцы оформления
подписи приведены в приложении 12 к настоящему Регламенту);
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью
аналогов собственноручной подписи допускается при подписании
документов справочно-информационного характера: приглашений, справок,
извещений и др. Изготовление факсимильного воспроизведения подписи
производится Управлением делами Мэра и Правительства Москвы на
основании решения руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы в
связи с обращением должностного лица, аналог чьей подписи
воспроизводится.
В Аппарате Мэра и Правительства Москвы используются факсимильные
аналоги подписи следующих должностных лиц:
- Мэра Москвы;
- заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочного
представителя Мэра Москвы в Московской городской Думе;
- дефис утратил силу.
- первого заместителя руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы;
- управляющего делами Мэра и Правительства Москвы.
Наименование должности печатается от границы левого поля
документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
13.1.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах
документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными
органами (организациями), структурными подразделениями, должностными
лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входят слово СОГЛАСОВАНО (печатается
заглавными буквами без кавычек), наименование должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра Москвы в
Правительстве Москвы
Л.И. Швецова Подпись
Дата
При согласовании документа членом Правительства Москвы,
руководителем органа исполнительной власти города возможно указывать
наименование должности в соответствии с наименованием, приведенным в
распорядительном документе о назначении на должность, либо указывать
только наименование должности руководителя органа исполнительной
власти города, например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр Руководитель
Правительства Москвы, Департамента
руководитель продовольственных
Департамента ресурсов
продовольственных города Москвы
ресурсов города Москвы
А.И. Бабурин Подпись А.И. Бабурин Подпись
Дата Дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа
согласования, например: Лист согласования (справка, протокол)
прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу согласование оформляют
следующим образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по
пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее
расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках
документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются
на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
13.1.2.11. Инициалы, фамилия и номер служебного телефона
исполнителя на документах (кроме заявлений в суды) располагаются в
левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа
(оформляется с использованием шрифта размером на 2-4 кегля меньше, чем
текст документа).
В качестве исполнителя указывается сотрудник Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, органа исполнительной власти города, замещающий
должность государственной гражданской службы города Москвы:
- начальник (заместитель начальника) отдела в управлении,
заведующий сектором и т.п. - главные и ведущие должности категории
"руководители" в Аппарате Мэра и Правительства Москвы;
- заместители начальника управления и отдела, начальник отдела в
управлении, заведующий сектором и т.п. - ведущие должности категории
"руководители" в органе исполнительной власти города Москвы;
- помощник и советник члена Правительства Москвы - высшие и
главные должности категории "помощники (советники)" в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы;
- помощник и советник руководителя органа исполнительной власти
города - ведущие должности категории "помощники (советники)" в органе
исполнительной власти города Москвы;
- референт члена Правительства Москвы, советник, консультант,
специалист-эксперт, главный специалист, ведущий специалист - высшие,
главные, ведущие и старшие должности категорий "специалисты" и
"обеспечивающие специалисты" в Аппарате Мэра и Правительства Москвы и
органе исполнительной власти города Москвы.
При оформлении документов за подписью Мэра Москвы указываются
инициалы, фамилия и телефон исполнителя, занимающего должности
категории "руководители".
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе
может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые
данные документа.
13.1.2.12. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения
или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки
Аппарата Мэра и Правительства Москвы и распространяется на организации
городского подчинения и граждан; в остальных случаях может
проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается
заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица,
утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата
утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на
расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм - от его
верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в правом и
левом (от границы левого поля документа) верхних углах документа.
13.1.3. Применение печатей.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.
Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо
соответствие копии подлиннику.
Мэр Москвы, Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства
Москвы используют следующие печати:
- гербовые: "Мэр Москвы", "Правительство Москвы", "Правительство
Москвы 2", "Аппарат Мэра и Правительства Москвы";
- рельефные гербовые: "Мэр Москвы", "Правительство Москвы";
- простые круглые печати: "Управление государственной службы и
кадров Правительства Москвы", "Второе управление Правительства
Москвы", "Протокольный отдел Правительства Москвы", "Управление
координации деятельности по обеспечению безопасности города Москвы",
"Объединенная коллегия исполнительных органов государственной власти
Москвы и Московской области", "Архив Правительства Москвы", "Для
пакетов" Правительства Москвы, "Для справок" Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, "Для пакетов" и "Для документов" Первого
управления Правительства Москвы и "Для пакетов" Второго управления
Правительства Москвы.
13.1.3.1. Гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется подпись Мэра
Москвы на законах города Москвы; удостоверениях мировых судей города
Москвы; доверенностях, уполномочивающих представлять интересы Мэра
Москвы; договорах, заключенных от имени Мэра Москвы; удостоверениях к
наградам и почетным званиям города Москвы и т.д.
Печать хранится у Мэра Москвы или его доверенного лица
(начальника Управления Мэра Москвы).
13.1.3.2. Рельефной гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется
подпись Мэра Москвы на благодарностях Мэра Москвы и дипломах к премиям
города.
Рельефная печать хранится в Управлении государственной службы и
кадров Правительства Москвы.
13.1.3.3. Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется
подпись Мэра Москвы и членов Правительства Москвы на документах,
требующих особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих
представлять интересы Правительства Москвы; представлениях и
ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями
Российской Федерации; банковских счетах; документах финансового
характера; договорах, заключенных от имени Правительства Москвы;
командировочных удостоверениях командированных в Правительство Москвы
и т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
Гербовой печатью "Правительство Москвы 2" заверяется подпись Мэра
Москвы и членов Правительства Москвы на документах Правительства
Москвы, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Печать хранится в Первом управлении Правительства Москвы.
13.1.3.4. Рельефной гербовой печатью "Правительство Москвы"
заверяется подпись Мэра Москвы на почетных грамотах Правительства
Москвы.
Рельефная печать хранится в Управлении государственной службы и
кадров Правительства Москвы.
13.1.3.5. Гербовой печатью "Аппарат Мэра и Правительства Москвы"
удостоверяется подпись руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, первого заместителя и заместителей руководителя Аппарата Мэра
и Правительства Москвы на доверенностях, командировочных
удостоверениях командированных в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и
Правительства Москвы, командировочных удостоверениях командированных
сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы, сводной номенклатуре
дел Аппарата Мэра и Правительства Москвы и т.д.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
13.1.3.6. Печатью "Управление государственной службы и кадров
Правительства Москвы" удостоверяются:
- подписи руководителей и сотрудников Управления на трудовых
книжках, различных справках кадрового характера; на копиях документов,
составляющих "личные дела" должностных лиц органов исполнительной
власти города Москвы, сотрудников Аппарата Мэра и Правительства
Москвы;
- подписи руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы на командировочных удостоверениях командированных
в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы;
характеристиках; доверенностях и т.п.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства Москвы.
13.1.3.7. Печатью "Протокольный отдел Правительства Москвы"
удостоверяются копии распорядительных документов Мэра Москвы,
Правительства Москвы, членов Правительства Москвы, сделанные с
подлинников распорядительных документов, хранящихся в Протокольном
отделе Правительства Москвы.
Печать хранится в Протокольном отделе Правительства Москвы.
13.1.3.8. Печатью "Объединенная коллегия исполнительных органов
государственной власти Москвы и Московской области" заверяются
решения, копии решений и выписки из решений Коллегии.
Печать хранится в Аппарате Объединенной коллегии органов
исполнительной власти Москвы и Московской области.
13.1.3.9. Печатью "Архив Правительства Москвы" удостоверяется
подпись заведующего Архивом Правительства Москвы или начальника,
заместителя начальника отдела методического обеспечения и архивного
фонда при заверении соответствия выданных из Архива копий документов
подлинникам, хранящимся в Архиве, а также на архивных справках,
составленных на основании хранящихся в Архиве документов.
Печать хранится в Архиве Правительства Москвы (Управление по
организации работы с документами Правительства Москвы).
13.1.3.10. Печать "Для пакетов" Правительства Москвы используется
при приеме и отправке корреспонденции Мэра Москвы, Правительства
Москвы, хранится в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы.
13.1.3.11. Печатью "Для справок" Аппарата Мэра и Правительства
Москвы заверяется подпись первого заместителя руководителя Аппарата
Мэра и Правительства Москвы на справках, выдаваемых государственным
гражданским служащим города Москвы.
Печать хранится в Управлении государственной службы и кадров
Правительства Москвы.
13.1.3.12. Печати "Для пакетов" и "Для документов" Первого
управления Правительства Москвы используются в делопроизводстве
Первого управления Правительства Москвы, хранятся там же.
13.1.3.13. Печати "Второе управление Правительства Москвы" и "Для
пакетов" Второго управления Правительства Москвы используются в
делопроизводстве Второго управления Правительства Москвы, хранятся там
же.
13.1.3.14. Печать "Управление координации деятельности по
обеспечению безопасности города Москвы" используется в
делопроизводстве Управления координации деятельности по обеспечению
безопасности города Москвы, хранится там же.
13.1.4. Заверение копии документа.
Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы
могут выдать копии только тех документов, авторами которых являются
Мэр Москвы, Правительство Москвы, члены Правительства Москвы и
структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Копия <*> должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим
полное соответствие подлиннику.
--------------------------------
<*> Кроме копий распорядительных документов, направляемых
Протокольным отделом Правительства Москвы в соответствии со списком
рассылки.
Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже реквизита
"Подпись" и составляется по форме:
Верно
Главный специалист
Управления государственной
службы и кадров
Правительства
Москвы Личная подпись Расшифровка подписи
Дата заверения копии
Заверительная надпись удостоверяется печатью:
- для копий распорядительных документов - печатью Протокольного
отдела Правительства Москвы и Архива Правительства Москвы (в
зависимости от места хранения подлинника документа);
- для копий распоряжений первого заместителя Мэра Москвы в
Правительстве Москвы об утверждении проектной документации
строительства, реконструкции объектов капитального строительства,
осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными
заказчиками, - печатью Департамента городского строительства города
Москвы;
- для служебных документов - штампами с наименованием структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы или штампами "Копия
верна".
13.1.5. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если
отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В
дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы, в котором исполнен
документ.
13.2. Оформление документов, направляемых за рубеж.
13.2.1. В целях координации международных связей должностных лиц
исполнительной власти города, структурных подразделений Аппарата Мэра
и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, а
также обеспечения протокольных требований к международной переписке
проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на имя
|