ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РФ
28 июня 2001 г.
N 191
(НЦПИ)
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации
от 31.10.2000 N 1547-р, в целях совершенствования документационного
обеспечения управления, повышения его эффективности, а также
обеспечения контроля исполнения документов в центральном аппарате
Министерства юстиции Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве
юстиции Российской Федерации согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений, работникам
центрального аппарата Минюста России руководствоваться в своей
деятельности требованиями Инструкции по делопроизводству.
3. Руководителям федеральных управлений, территориальных органов
и учреждений Минюста России использовать инструкцию по
делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации в
качестве типовой.
4. Признать утратившими силу:
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16.07.1992
N 195/16-3-23 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения
предложений, заявлений и жалоб, организации приема граждан и ведения
делопроизводства в центральном аппарате Министерства юстиции
Российской Федерации";
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 03.03.1995
N 19-01-30-95 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со
служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве
юстиции Российской Федерации";
приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 21.05.1999
N 174 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве
юстиции Российской Федерации".
5. Контроль за исполнением требований Инструкции по
делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации возложить
на Департамент делопроизводства (Летунов А.И.).
6. Контроль за исполнением приказа возложить на первого
заместителя Министра Карлина А.Б.
Министр юстиции
Российской Федерации
Ю. Чайка
28 июня 2001 г.
N 191
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 28 июня 2001 года
N 191
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Министерстве юстиции
Российской Федерации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции
Российской Федерации определяет систему делопроизводства,
устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного
характера и письмами граждан в Министерстве юстиции Российской
Федерации. *
-----------------------------
* далее по тексту Министерство, Минюст России
1.2. Правила и порядок работы с секретными документами в
Министерстве устанавливаются специальной инструкцией.
1.3. Правовой основой положений Инструкции является действующее
законодательство Российской Федерации, а также нормативные требования
Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированная система документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения". Государственной системы документационного
обеспечения управления (ГСДОУ), Регламента Правительства Российской
Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской
Федерации от 05.10.2000 N 760, основные правила работы ведомственных
архивов, Положение о Министерстве юстиции Российской Федерации,
Положение о Департаменте делопроизводства, иные нормативные акты.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются
Департаментом делопроизводства.
1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства.
Работники Министерства несут ответственность за соблюдение
требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся
в них информации.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю
соответствующего структурного подразделения и в Департамент
делопроизводства. Руководитель структурного подразделения назначает
служебное расследование, о результатах которого информирует
Департамент делопроизводства и курирующего заместителя Министра.
При уходе в отпуск, в случае болезни и выезда в командировку,
работник по указанию руководителя структурного подразделения передает
находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при
увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.6. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных
настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами
граждан в структурных подразделениях центрального аппарата
Министерства отвечают их руководители.
Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется
работниками, назначенными руководителями.
Задачи, функции и порядок работы Департамента делопроизводства
регламентируется соответствующим положением. Обязанности и права
работников Департамента делопроизводства определяются их должностными
инструкциями.
1.7. С целью перехода на безбумажную технологию работы с
документами применяются электронные информационные системы.
Автоматизированные технологии обработки документной информации,
применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям Инструкции по
делопроизводству.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
(создание документов)
2.1. Организационно - распорядительные документы.
2.1.1. В соответствии с Положением о Министерстве юстиции
Российской Федерации Министр юстиции Российской Федерации в пределах
своих полномочий издает приказы и распоряжения.
Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности,
приказов по личному составу предоставлено Министру юстиции Российской
Федерации, а также по его поручению - заместителям Министра в
соответствии с установленным распределением обязанностей.
2.1.2. Приказы (распоряжения) издаются на основе и во исполнение
федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, а также на инициативной основе.
Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими
структурными подразделениям центрального аппарата Министерства по
поручению руководства Министерства или по собственной инициативе
подразделений в пределах их компетенции.
2.1.3. Руководитель структурного подразделения, поручающий
непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа
(распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке
документа и определить сроки.
Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение
федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не
установлен другой срок.
Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов
(распоряжений), а также актов, издаваемых совместно несколькими
федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие
группы.
2.1.4. Текст приказа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию, соответствовать действующим
законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных
толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.
2.1.5. При подготовке проектов распорядительных документов
необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по
данному вопросу документами.
2.1.6. Если распорядительный документ издается в дополнение к
ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или
отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана
соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с
указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа
(пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт,
который начинается словами "Признать утратившим силу...".
2.1.7. Правила оформления организационно-распорядительных
документов.
2.1.7.1. Текст приказов (распоряжений) и приложений к ним
печатаются в редакторе "Word", шрифтом Times New Roman, как правило,
размером N 14 на соответствующем бланке (Приложение 1, 2) без помарок
и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное
воспроизведение средствами копировально-множительной техники.
2.1.7.2. Обязательным реквизитом документа является заголовок.
Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа
(распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос "О чем?".
Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов,
заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 14.
Например:
"Об утверждении регламента законопроектной деятельности
Министерства юстиции Российской Федерации"
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3
межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14
через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по
левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.1.7.3. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из
двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.
2.1.7.4. В констатирующей части излагаются цели, задачи
предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая
часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В
соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если
приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей
части указывается наименование этого документа в творительном падеже,
его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов
(распоряжений) завершается словом : "приказываю:"" (в приказах) или
"предлагаю:"" и "обязываю:"" (в распоряжениях), которые печатаются
вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова
"приказываю:"" (в приказах) или "предлагаю:"" и "обязываю:" (в
распоряжениях) не печатаются.
2.1.7.5. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму
изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются
должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются
сроки исполнения.
Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение
различных по характеру действий, распорядительная часть делится на
пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут
подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть
перечислены водном пункте. Значительные по объему документы (правила,
инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются
римскими цифрами и имеют заголовки.
Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его
наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с
инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается
разрыв дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их
на другую строку текста приказа.
При утверждении приказом (распоряжением) какой-либо комиссии или
перечня работников, количественный состав которых превышает четыре
человека, состав комиссии или перечень работников выносится в
приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка.
В последнем пункте документа указывается должностное лицо или
структурное подразделение, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа или распоряжения в целом.
В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых
доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.1.7.6. Оформление дат в распорядительных документах.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год, при чем день месяца и
месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год -
четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять 05.01.2001.
В нормативных документах, определяющих права граждан и
организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой
способ оформления даты - 25 мая 2001 г.
2.1.7.7. При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений)
на них делаются ссылки.
На приложениях в правом верхнем углу первою листа проставляется
следующая отметка:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Министерства юстиции
Российской Федерации
от ---------------- N ----------
или
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к распоряжению Министерства юстиции
Российской Федерации
от --------------- N --------------
или
УТВЕРЖДЕНО(А)
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от --------------- N -----------
При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом
допускается указание знака N.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу
последнего листа приложения.
2.1.7.8. До представления на подпись Министру юстиции Российской
Федерации или его заместителям распорядительные документы должны быть
отредактированы в группе редакторов Департамента делопроизводства (см.
п. 2.9), согласованы с руководителями структурных подразделений,
деятельности которых они касаются или которым даются конкретные
поручения, руководителями департаментов управления и делопроизводства,
а в их отсутствие лицами официально их замещающими, а также
заместителями Министра, функционально курирующими те виды
деятельности, которые изложены в приказе (распоряжении).
Согласование включает в себя личную подпись (визу) согласующего,
ее расшифровку с указанием инициалов и фамилии, дату визирования.
Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы
первого экземпляра в верхней части листа (Приложение 3).
Если согласующий не согласен с текстом приказа, то он излагает
свои замечания на отдельном листе и делает заметку "Замечания
прилагаются". Визы располагаются одна под другой по иерархии
должностей. На обороте последнего листа первого экземпляра документа
ниже виз указывается фамилия, инициалы, телефон исполнителя и его
подпись.
В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и
исполнителя его подпись ставится один раз.
Не допускается представление па подпись Министру юстиции
Российской Федерации и его заместителям распорядительных документов
без штампа редактора.
2.1.7.9. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении.
перемещении, поощрении работников, наложении взысканий):
оформляются только Департаментом государственной службы и кадров
по представлениям структурных подразделений центрального аппарата
Министерства, которые согласовываются с курирующим заместителем
Министра, руководителем соответствующего структурного подразделения, а
в случае изменения должностного оклада или процентной надбавки за
особые условия государственной службы - руководителем
Финансово-экономического департамента;
подписываются через Департамент государственной службы и кадров
Министром юстиции Российской Федерации или заместителем Министра,
курирующим Департамент государственной службы и кадров.
2.1.7.10. Распоряжения по командированию работников.
Командирование работников центрального аппарата Министерства
осуществляется только на основании распоряжений по командированию
работников.
Распоряжения по командированию работников готовит Департамент
государственной службы и кадров:
при плановом командировании (в соответствии с утвержденным
планом-графиком командировок на соответствующее полугодие) - на
основании служебных записок руководителей структурных подразделении
центрального аппарата;
при внеплановом командировании - в соответствии с указаниями
руководства Министерства.
Не допускается в текст приказа о проведении проверок федеральных
управлений или территориальных органов включать пункт о персональном
командировании членов комиссии.
2.1.7.1 1. Приказы по основной деятельности:
оформляются структурными подразделениями центрального аппарата
Министерства;
согласовываются с руководителями структурных подразделений
центрального аппарата Министерства, упоминаемых в приказе,
заместителями Министра, к чьей компетенции относятся позиции приказа,
руководителями департаментов управления и делопроизводства;
подписываются только через Департамент управления.
2.1.7.12. Распоряжения по основной деятельности оформляются,
согласовываются и подписываются в порядке, установленном п. 2.1.7.11,
и предусматривают конкретные поручения должностным лицам и структурным
подразделениям центральною аппарата Министерства.
2.1.7.13. Не допускается совмещать в одном распорядительном
документе приказ по основной деятельности с приказом по личному
составу.
2.1.8. Подготовка положений, правил и инструкций.
2.1.8.1. Положения, правила и инструкции утверждаются путем
издания распорядительного документа.
2.1.8.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и
инструкции соответствует порядку подготовки проектов иных
организационно-распорядительных документов (п. 2.1.7).
2.1.8.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. Заголовок к тексту положения (правил,
инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,
основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность
за нарушение установленных правил и процедур.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
2.1.9. Не допускается внесение изменений или дополнений в приказ
(распоряжение) после его подписания.
2.1.10. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297
мм) (Приложение 4).
При оформлении совместного приказа наименования федеральных
органов исполнительной власти располагаются на одном уровне,
наименование вида документа располагается центрованно, подписи
руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются
ниже текста на одном уровне. Подготовка и оформление совместного
приказа осуществляется в соответствии с п. 2.1.7.
Текст совместного распорядительного документа излагается от
первого лица множественного числа: "приказываем:".
Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным
листом согласования (Приложение 5).
2.1.11. Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его
подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
2.2. Оформление исходящих документов.
2.2.1. Письма в адрес других (сторонних) организаций и учреждений
оформляются в подразделениях Министерства на специальных бланках
(Приложения 6, 7, 8) с соблюдением нормативных требований
государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ).
Служебные письма Министерства готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
- как исполнение поручений Администрации Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан,
относящимся к компетенции Министерства;
- как сопроводительные письма, отзывы и заключения на
законодательные и иные нормативно-правовые акты;
- как ответы на запросы организаций и частных лиц;
- как инициативные письма по вопросам компетенции Министерства, в
том числе директивные, методические указания и информационные
сообщения для органов и учреждений Министерства.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
Министра или его заместителя на основании имеющихся сроков исполнения
поручений, запросов (раздел 4) или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции Министра. Сроки подготовки директивных,
методических, информационных и других инициативных писем определяются
Министром, его заместителями и руководителями структурных
подразделений Министерства.
2.2.2. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с
настоящей Инструкцией и печатаются на бланках установленной формы.
Документы, направляемые в федеральные органы государственной
власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации
(Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства
Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания
Российской Федерации, Совету Федерации Федерального Собрания,
федеральным органам исполнительной власти и другим органам),
подписываются Министром юстиции Российской Федерации или его
заместителями, курирующими соответствующие структурные подразделения.
Документы, направляемые в территориальные органы и учреждения
Министерства, подписываются Министром юстиции Российской Федерации,
его заместителями, руководителями структурных подразделений
Министерства или лицами, официально их замещающими.
Письма на бланках "Министр юстиции Российской Федерации"
подписываются исключительно Министром юстиции Российской Федерации
(Приложение 6).
Письма на бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с
изображением Герба Российской Федерации красного цвета подписываются
заместителями Министра (Приложение 7).
Письма па бланках "Министерство юстиции Российской Федерации" с
изображением Герба Российской Федерации черного цвета подписываются
руководителями структурных подразделений Министерства или их
заместителями (Приложение 8).
2.2.3. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие
правила.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными
интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита
центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается
правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их
руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при
ответе на их обращения.
В состав адресата входят: наименование организации (структурного
подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия
получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту,
не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу,
исполнитель указывает полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации,
а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный
интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование
пишется в именительном падеже, например:
Правительство Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение
организации наименование подразделения также пишется в именительном
падеже, например:
Государственная Дума
Федерального Собрания
Российской Федерации
Комитет по труду и социальной поддержке
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если
именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по
вопросам, поставленным в направленном ему документе. При этом
наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
М.М. Касьянову
Наименование организации, структурного подразделения организации,
а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный
интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности
полуторным (1,5) межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти субъектов
Российской Федерации
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала
следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый
адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
А.Г. Никитину
ул.Яблочковой, д.8, кв.15
Санкт-Петербург, 197049
Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово
"Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не
указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении
документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, а
на каждом документе проставляется только один адресат. Указатель
рассылки визируется исполнителем документа, подписывается
руководителем соответствующего подразделения Министерства и
утверждается руководителем Департамента делопроизводства.
2.2.5. Заголовок печатается от левой границы текстового поля
строчными буквами (за исключением начальной) через 1 межстрочный
интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных
знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5
строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то
его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по
центру.
2.2.6. Текст служебного письма отделяется от заголовка 3
межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица
множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и
т.п.) или от третьего лица единственного числа (Министерство вносит
..., Управление представляет ... и т.п.). Если письмо оформлено па
бланке Министра, то его текст излагается от первого лица единственного
числа "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания. Оформление дат в
письме осуществляется в соответствии с п. 2.1.7.6.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
Уважаемый....!
2.2.7. Приложение. Информация о приложении в служебном письме
отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет
приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста
документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте документа не названы, то наименования
приложенных документов перечисляются после текста с указанием
количества листов и экземпляров каждого документа.
Приложение: 1. Проект федерального закона "..." на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту ... на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса,
то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится
двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1
межстрочный интервал.
2.2.8. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами.
Если письма оформляются на бланке Министерства, то подпись
включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы
и фамилию:
Заместитель Министра А.Ф. Елизаров
Если письмо оформляется на бланке "Министр юстиции Российской
Федерации", то наименование должности в подписи не указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываются
полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:
Начальник Управления
законодательства субъектов
Российской Федерации
Министерства юстиции
Российской Федерации П.А. Высоцкий
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые
ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового
поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями
должностей через 1,5 межстрочных интервала, под фамилией указывается
дата, например:
----------------------------------------------------------------------
| Руководитель Департамента | Руководитель Департамента |
| по делам общественных и | по вопросам правовой помощи |
| религиозных объединений | |
| В.И.Томаровский | О.В.Хышиктуев |
| ----------------- 2001 г. | ------------------- 2001 г. |
----------------------------------------------------------------------
При подписании письма несколькими лицами разных должностей их
подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой
должностью.
Недопустимо проставлять перед наименованием должности при подписи
документов всех видов предлог "за" или косую черту.
2.2.9. Если письмо является составной частью переписки по одному
или группе вопросов, то в нем обязательно делается ссылка на номер
ранее полученного документа, ответом на который настоящее письмо
является. Если письмо оформляется на бланке, то ссылка печатается
непосредственно под титульным реквизитом бланка. Если письмо
оформляется на стандартном листе бумаги, то ссылка на номер
рассматриваемого документа печатается у левого поля, двумя интервалами
выше текста или уважительного обращения к адресату:
На N 10-4/5 от 19 августа 2001 г.
Уважаемый...!
или в начале текста документа:
В соответствии с Вашим поручением от 19.09.2001 N 175/6...
Рассмотрев Ваше письмо от 19.09.2001 N 175/6...
2.2.10. Внизу на оборотной стороне последнего листа документа
исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного
телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения.
Образец:
исп. Иванов И.И.
тел. 209-02-90
исх. N 07-34 от 16.08.2001
где:
07 - индекс структурного подразделения;
34 - исходящий регистрационный номер структурного подразделения.
2.2.11. Второй экземпляр документа визируется на лицевой стороне
последнего листа документа внизу, там же ставятся визы руководителей
подразделений Министерства, к компетенции которых относится документ.
2.2.12. При необходимости отправления подлинников или копий
справок, анкет и других текстов, составляется сопроводительное письмо
за подписью заместителя Министра, при этом отправляемые материалы
оформляются как приложение.
2.2.13. Финансовые документы - доверенности, материальные заявки
и другие, как правило, заверяются двумя подписями: Министра или его
заместителя и главного бухгалтера и заверяются гербовой печатью
Министерства в Финансово-экономическом департаменте.
2.3. Оформление договоров (соглашений).
2.3.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными
органами исполнительной власти, заключаемые от имени Министерства,
оформляются в подразделениях, визируются исполнителями, руководителями
структурных подразделений, заместителями Министра в соответствии с их
компетенцией, направляются на редактирование в Департамент
делопроизводства и представляются на подпись Министру через
Департамент управления.
2.3.2. Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые затраты
со стороны Министерства, визируются руководителем Финансово -
экономического департамента и курирующим его заместителем Министра.
После подписания подлинники договора передаются в
Финансово-экономический департамент для заверения подписи Министра
гербовой печатью.
2.3.3. Договоры (соглашения), подготовленные иными федеральными
органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в
соответствующие подразделения Министерства, затем оформляются,
визируются и подписываются в порядке, предусмотренном в п. 2.3.1.
После подписания подлинники договора (соглашения) передаются в
Департамент делопроизводства для заверения подписи Министра гербовой
печатью.
2.4. Оформление внутренних документов.
2.4.1. Внутренние документы оформляются (как правило) в виде
служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой
части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во
второй - выводы и предложения.
2.4.2. Служебные записки оформляются на чистых листах бумаги без
указания должностей адресатов и адресантов и подписываются
заместителями Министра и (или) руководителями подразделений.
2.4.3. Документы и материалы, адресованные Министру или его
заместителям, передаются для рассмотрения только через Департамент
управления.
2.5. Оформление доверенностей.
2.5.1. Доверенности на право заключения договоров, совершения
иных действий от имени Министерства, представления интересов
Министерства в различных государственных, общественных и судебных
органах оформляются в соответствии с действующими
нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи
доверенностей в Министерстве.
2.5.2. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование Министерства;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные
доверенного лица;
- данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра;
- содержание доверенных полномочий;
- срок действия доверенности.
2.5.3. Доверенность подписывает Министр, его подпись заверяется
гербовой печатью в Департаменте делопроизводства.
2.6. Оформление телеграмм.
2.6.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным
вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Министру юстиции
Российской Федерации, его заместителям и в особых случаях (по
поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности) -
руководителям структурных подразделений.
Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с
постановлением Правительства Российской Федерации от 5 февраля 1999 г.
N 131 подписывают Министр и его заместители.
Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземпляр
передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу.
Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим
образом:
в верхнем правом углу указывается категория телеграммы. Например:
"правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма" печатается
телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города,
улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если
при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с
их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев,
исправлений, заглавными буквами;
на свободном от текста месте проставляется гербовая печать, ниже
текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего
телеграмму, полный адрес Министерства, дата (день отправления) и
регистрационный номер;
копия телеграммы визируется руководителем структурного
подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются
фамилия исполнителя и номер его телефона;
телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов,
должны быть подготовлены в 2 экземплярах, отдельно в каждый адрес;
подписывается первый экземпляр каждой телеграммы.
2.7. Подготовка проектов постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации.
2.7.1. Проекты постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации и иных актов, подготовленных в Министерстве и
требующих решения Правительства Российской Федерации, вносятся
Министром юстиции Российской Федерации.
2.7.2. До внесения в Правительство перечисленные документы
подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами
государственной власти, а при необходимости с государственными и
другими организациями. Согласованные акты визируются руководителями
указанных органов и организаций.
2.7.3. Проекты постановлений и распоряжений и иных актов,
требующих решения Правительства, вносятся с пояснительной запиской,
содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы
социально-экономических и иных последствий их реализации.
Если подготовленный акт Правительства влечет за собой изменения
или дополнения других актов Правительства, то эти изменения или
дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или
представляются в виде отдельного акта одновременно с ним.
В случае, если имеются разногласия по проекту с другими
заинтересованными государственными органами и организациями, к проекту
прилагаются протокол согласительного совещания и перечень разногласий
с их мотивировками, а также подлинники замечаний, подписанные
руководителями соответствующих органов и организаций.
2.7.4. Руководители структурных подразделений Министерства несут
персональную ответственность за качество и своевременность подготовки
Министру юстиции Российской Федерации материалов, представляемых им в
Правительство Российской Федерации.
2.7.5. Материалы по вопросам, включенным в План заседания
Правительства Российской Федерации, представляются в Аппарат
Правительства Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до даты,
определенной планом.
Вопросы, связанные с рассмотрением проектов актов Правительства,
решения по которым принимаются исключительно на заседаниях
Правительства, могут включаться в проект повестки очередного заседания
по мере готовности проектов соответствующих актов, но не позднее чем
за 3 дня до назначенной даты заседания.
Подготовленные по поручению Министра юстиции Российской Федерации
предложения и замечания по материалам, включенным в повестку дня
предстоящего заседания Правительства, представляются в Аппарат
Правительства Российской Федерации не позднее чем за сутки.
2.7.6. Поступающие на согласование в Министерство проекты указов
и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов,
подготовленных федеральными органами исполнительной власти,
рассматриваются в структурных подразделениях Министерства не более чем
в 10-дневный срок.
2.8. Тексты документов (кроме унифицированных форм) печатаются в
редакторе Win Word 6.0 или в другом, совместимом с ним формате,
шрифтом Times New Roman Cyr размером N 13, 14 через 1-2 межстрочных
интервала на стандартных бланках (Приложения 1-2, 4, 6-8) без помарок
и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное
воспроизведение средствами копировально-множительной техники.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке,
так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,5 до 3,5 см;
правое - от 1,25 до 2,5 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2 см.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера
страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими
цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
В Министерстве могут создаваться и иные документы, не
предусмотренные настоящей инструкцией. Их оформление осуществляется в
соответствии с требованиями ГСДОУ по согласованию с Департаментом
делопроизводства.
2.9. Редактирование документов.
2.9.1. Редактированию подлежат:
проекты организационно-распорядительных документов (приказы,
распоряжения);
проекты документов, подготовленных за подписью Министра юстиции
Российской Федерации и его первых заместителей;
проекты документов, подготовленных за подписью заместителей
Министра в случае их направления в вышестоящие организации
(Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство
Российской Федерации и т.п.);
проекты документов в случае их массовой рассылки в
территориальные органы и учреждения Министерства юстиции Российской
Федерации.
2.9.2. Проекты организационно-распорядительных актов и иных
документов представляются на редактирование только после их проработки
на уровне заместителей руководителей структурных подразделений
центрального аппарата Минюста России и с визами исполнителя и
начальника соответствующего отдела, ответственного за их подготовку.
2.9.3. На проверенные и отредактированные проекты
организационно-распорядительных документов и приложений к ним на
оборотной стороне каждого листа ставится штамп редактора и его
подпись. Па проектах писем и приложений к ним, доверенностей,
нормативных правовых актов штамп редактора и его подпись ставится на
оборотной стороне каждого листа второго экземпляра документа.
3. ДОКУМЕНТООБОРОТ
(прохождение документов в Министерстве)
3.1. Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует
документооборот.
3.2. В Министерстве различается три основных потока документации:
- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в структурных подразделениях и
используемые работниками Министерства в управленческом процессе
(внутренние).
3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение входящей
корреспонденции.
3.3.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей
в Министерство корреспонденции осуществляется работниками Департамента
делопроизводства.
В вечернее и нерабочее время документы принимаются дежурным по
Министерству, который затем передает их в отдел обработки документов
Департамента делопроизводства.
Документы, полученные работниками Министерства от должностных лиц
других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в
Департамент делопроизводства.
3.3.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется
сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно
доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или
пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с
записями почтовых реестров.
3.3.3. В отделе обработки документов вскрываются все конверты (за
исключением конвертов с пометкой "лично"). При отсутствии документа,
номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в
случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного
документа либо при повреждении документа составляется акт в трех
экземплярах.
Один экземпляр остается в отделе обработки документов, другой
приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.
Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и
получения документов.
3.3.4. Вся входящая корреспонденция (кроме обращений граждан,
личной переписки и перечня документов в соответствии с п. 3.3.7)
подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе обработки
документов Департамента делопроизводства.
На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу
ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате
поступления документа и регистрационном номере.
3.3.5. Регистрационный номер, присваиваемый Департаментом
делопроизводства, состоит из порядкового номера документа.
3.3.6. Основные сведения о поступающих документах заносятся в
регистрационные формы электронной базы данных Департамента
делопроизводства.
3.3.7. Перечень документов, не подлежащих регистрации в
Департаменте делопроизводства:
- копии документов, присланные для сведения;
- телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности.
В Департаменте делопроизводства на этих документах ставится
только дата поступления.
3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится
Департаментом делопроизводства с целью распределения поступивших
документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и
направляемые непосредственно в структурные подразделения, исходя из
оценки содержания документа.
3.3.9. Федеральные законы, указы, распоряжения и поручения
Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и
поручения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся
в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у
заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и
заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентские
запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
передаются в отдел контроля для определения вопроса о необходимости их
постановки на контроль.
Документы данного вида докладываются Министру юстиции Российской
Федерации и его заместителям в соответствии с существующим
распределением полномочий.
3.3.10. К документам, направляемым на доклад Министру или его
заместителям прилагается сопроводительный лист (Приложение 9),
содержащий следующую информацию: фамилия должностного лица или фамилии
лиц, которым документ направлен на проработку, входящий номер и дата
регистрации, номера документов, имеющих отношение к рассмотрению
данного вопроса, фамилии их исполнителей, подпись руководителя, дата
подписания резолюции.
3.3.11. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная
корреспонденция направляется через отдел обработки документов
Департамента делопроизводства:
в Департамент управления на доклад Министру;
в секретариаты для доклада заместителям Министра;
в структурные подразделения.
3.3.12. В секретариатах заместителей Министра поступившие
документы учитываются секретарем в журнале учета корреспонденции. Учет
ведется под тем же номером, который был присвоен ему в Департаменте
делопроизводства.
3.3.13. После доклада документов секретарь делает в
регистрационном журнале отметку в соответствии с резолюцией
заместителя Министра.
На исполнение документы направляются через отдел обработки
документов Департамента делопроизводства.
Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю
передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии.
3.4. Организация работы с документами в структурных
подразделениях Министерства.
3.4.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на работников данных подразделений в чьи
должностные обязанности (в соответствии с должностными инструкциями
или распоряжением руководителя структурного подразделения
Министерства) это входит.
3.4.2. Учет документов в структурных подразделениях при
отсутствии электронной базы ведется в регистрационных журналах.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
3.4.3. Для достижения информационной совместимости
устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в
регистрационных журналах структурных подразделений:
- регистрационный номер Министерства юстиции Российской
Федерации;
- корреспондент;
- наименование документа;
- дата документа;
- исходящий номер документа;
- краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения,
автор резолюции, дата простановки резолюции);
- отметка об исполнении.
3.4.4. Состав обязательных реквизитов учета документов и
зависимости от характера документа и задач использования информации
может дополняться другими реквизитами:
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- ход исполнения;
- наличие приложений;
- перенос сроков исполнения;
- расписка в получении документа.
3.4.5. Регистрация исходящей корреспонденции.
3.4.5.1. Исходящие документы, подготовленные за подписью
руководителя департамента (начальника управления, самостоятельного
отдела) регистрируются непосредственно в структурных подразделениях
Министерства.
3.4.5.2. Исходящий регистрационный номер состоит из двух частей:
- индекса структурного подразделения;
- порядкового номера в пределах регистрируемого массива
документов.
Образец:
N 05-10 от 13.10.2001
где: 05 - индекс структурного подразделения,
10 - порядковый исходящий регистрационный номер структурного
подразделения.
3.4.5.3. После регистрации указанные документы в 2-х экземплярах
направляются для отправки в отдел обработки документов Департамента
делопроизводства.
3.4.6. Регистрация внутренних документов.
Документы, создаваемые в Министерстве и используемые работниками
в управленческом процессе, являются внутренними. Их оформление
осуществляется в соответствии с п. 2.4.
Регистрация внутренних документов производится в регистрационных
журналах.
3.5. Регистрация исходящей корреспонденции.
3.5.1. Исходящие документы за подписью Министра юстиции
Российской Федерации и его заместителей подлежат единой регистрации в
Департаменте делопроизводства. Эти документы представляются в отдел
обработки документов в трех экземплярах:
первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются
адресату;
второй экземпляр (копия) с визами возвращается в структурное
подразделение Министерства;
третий экземпляр (копия) остается в отделе обработки документов
Департамента делопроизводства.
3.5.2. При подготовке отзывов, заключений или замечаний на
законопроекты исходящие документы передаются в отдел обработки
документов для отправки в 4-х экземплярах. В этом случае четвертый
экземпляр направляется в Департамент по координации законопроектной
деятельности.
3.5.3. Исходящим документам за подписью Министра юстиции
Российской Федерации и его заместителей присваивается исходящий
регистрационный номер в отделе обработки документов Департамента
делопроизводства.
Образец:
16.10.2001 N 10/226-ЮЧ
16.10.2001 N 10/226-АК
где:
16.10.2001 - дата (число, месяц, год);
10 - индекс структурного подразделения подготовившего документ;
226 - исходящий регистрационный номер Министерства;
ЮЧ, АК - инициалы Министра юстиции Российской Федерации и его
заместителей.
3.6. Отправка исходящей корреспонденции.
3.6.1 Исходящая корреспонденция за подписью Министра юстиции
Российской Федерации и его заместителей отправляется с нарочным или
фельдсвязью.
3.6.2. В Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат
Правительства Российской Федерации, Аппараты Государственной Думы и
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, а также в
другие организации в соответствии с указанием Министра юстиции
Российской Федерации и его заместителей исходящие документы
доставляются с нарочным. Данная корреспонденция оформляется по
реестру.
Другие документы за подписью Министра юстиции Российской
Федерации и его заместителей отправляются фельдсвязью по реестру.
3.6.3. Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется Департаментом делопроизводства в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением
Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725.
3.6.4. Исходящие документы, подготовленные за подписью
руководителя департамента (начальника управления, самостоятельного
отдела), передаются в Департамент делопроизводства полностью
оформленными с указанием почтового адреса и зарегистрированными.
Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются
руководителю структурного подразделения.
Отдел обработки документов Департамента делопроизводства первый
экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный
руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату,
второй экземпляр (копия) возвращает в структурное подразделение
Министерства с отметкой об отправке.
3.6.5. Документы отправляются в конвертах. На конвертах
указываются адресат, его почтовый индекс и адрес. Коли документ
отправляется заказной почтой, то на конверте проставляется его номер.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один
конверт.
3.6.6. Заказными письмами и бандеролями направляются особо
важные, срочные, исполнительные документы и организационно -
распорядительные документы Минюста России.
3.6.7. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая
составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов,
дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи
передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки
документов. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи,
подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в
наряд в Департаменте делопроизводства.
3.6.8. На копиях исходящих документов Департаментом
делопроизводства ставится штамп с указанием даты отправки.
3.6.9. Документы массового отправления рассылаются по указателю
рассылки, составленному в структурном подразделении, подписанному его
руководителем или заместителем руководителя и утвержденному
руководителем Департамента делопроизводства. Указатель рассылки
хранится ц отделе обработки документов Департамента делопроизводства.
В нем делается отметка о дате отправки документов.
Указатель рассылки приказов (распоряжений) Министерства юстиции
Российской Федерации хранится в отделе контроля Департамента
делопроизводства.
3.7. Регистрация организационно-распорядительных документов.
3.7.1. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы
по загранкомандировкам регистрируются в Департаменте делопроизводства.
Приказы по личному составу и распоряжения по командированию
работников регистрируются в Департаменте государственной службы и
кадров.
3.7.2. Регистрация приказов (распоряжений) осуществляется в
соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года, при
этом приказы и распоряжения по основной деятельности, приказы по
личному составу, по загранкомандировкам и распоряжения о
командировании нумеруются отдельно.
3.7.3. Оригинал приказа (распоряжения) представляется на
регистрацию оформленным и завизированным в соответствии с правилами,
установленными в и. 2.9. К распорядительному документу прилагается
указатель рассылки (Приложение 10), заполненный исполнителем,
подписанный руководителем соответствующего структурного подразделения
и утвержденный руководителем Департамента делопроизводства.
Дата регистрации приказа (распоряжения) оформляется словесно -
цифровым способом - 15 мая 2001 г., номер состоит из знака "N" и
порядкового номера приказа (распоряжения) - N 45.
Дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа,
издаваемого двумя или более организациями, состоит из регистрационных
номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через
косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.7.4. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью
Департамента делопроизводства и направляются в соответствии с
указателем рассылки (копия) адресатам. Подлинник указателя рассылки
подшивается в дело к соответствующему приказу (распоряжению).
3.7.5. Распоряжения о государственной регистрации соглашений об
осуществлении международных и внешнеэкономических связей, заключенных
органами государственной власти субъектов Российской Федерации.
Регистрация распоряжений осуществляется при наличии подлинника
соглашения и 3-х заверенных высшим должностным лицом субъекта
Российской Федерации (руководителем высшего исполнительного органа
государственной власти субъекта Российской Федерации) либо его
заместителем копий подписанного соглашения.
Копия распоряжения, подлинник соглашения и 3 копии подписанного
соглашения направляются в Государственную регистрационную палату при
Минюсте России, при этом копия распоряжения заверяется печатью
Департамента делопроизводства. Остальные копии распоряжения
рассылаются в соответствии с п. 3.7.4.
3.7.6. Представление приказов на государственную регистрацию.
Приказы, подлежащие государственной регистрации, направляются в
Департамент регистрации и контроля за ведомственными нормативными
актами Департаментом делопроизводства в 6 экземплярах (подлинник и 5
заверенных копий).
Приказы, содержащие сведения конфиденциального характера,
представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 заверенная копия).
3.8. Регистрация договоров (соглашений).
3.8.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными
органами исполнительной власти регистрируются в Департаменте
делопроизводства. В Департаменте делопроизводства осуществляется
проверка правильности оформления договора (соглашения), соответствия
подписи лица, заключившего договор (соглашение) от имени Министерства.
3.8.2. Регистрация договоров (соглашений) осуществляется в
соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года. При
регистрации на договоре проставляется порядковый номер и дата
регистрации, которые вносятся в журнал регистрации.
Оригиналы договоров (соглашений) хранятся в Департаменте
делопроизводства.
Остальные подлинники направляются сторонам, заключившим договор
(соглашение) с Министерством.
3.8.3. Копии договора (соглашения) заверяются печатью
Департамента делопроизводства и направляются в соответствии с
указателем рассылки адресатам через группу исходящей корреспонденции
Департамента делопроизводства. Подлинник указателя рассылки
подшивается в дело к соответствующему договору (соглашению).
3.8.4. Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые затраты,
регистрируются и хранятся в Департаменте материально - технического
обеспечения.
3.9. Регистрация доверенностей.
3.9.1. Доверенности на право совершения действий от имени
Министерства юстиции Российской Федерации, представления интересов
Минюста России в государственных, общественных и судебных органах
регистрируются в отделе обработки документов Департамента
делопроизводства в журнале регистрации доверенностей в пределах
календарного года простой порядковой нумерацией.
3.9.2. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки,
а копия остается на хранении в отделе обработки документов
Департамента делопроизводства.
3.10. Учет объема документооборота.
3.10.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных
видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в
каждом структурном подразделении и в целом по Министерству.
3.10.2. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях Министерства, учитывают документы при
получении и подготовки к отправке. Данные о количестве документов за
месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца представляются в
Департамент делопроизводства в виде учетной формы (Приложение 11).
3.10.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и
прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
3. 10.4. Департамент делопроизводства до 10-го числа текущего
месяца сводит данные по объему документооборота в единые таблицы,
отражающие документооборот в целом по Министерству и по структурным
подразделениям (Приложения 12, 13).
3.10.5. Результаты учета документооборота обобщаются
Департаментом делопроизводства и в конце года представляются
руководству для выработки мер по совершенствованию работы с
документами.
3.11. Организация приема и передачи документов с использованием
средств факсимильной связи.
3.11.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Министерства,
устанавливаются в Департаменте делопроизводства.
3.11.2. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи
служебная информация не считается официальным документом.
3.11.3. Передача с использованием средств факсимильной связи
документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" и
"Не для печати", не разрешается.
3.11.4. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи
документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5
листов.
3.11.5. Передача факсограмм осуществляется на основании заявки
(Приложение 14), подписанной руководителем структурного подразделения.
Заявки хранятся в течение одного года.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего материал к отправке, и руководителя
структурного подразделения.
3.11.6. Поступившие факсограммы учитываются в журнале и без
проставления регистрационного штампа передаются адресатам под
расписку.
3.11.7. Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в структурных подразделениях, осуществляется
руководителями этих подразделений.
4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Контроль исполнения документов представляет собой
совокупность процедур, осуществляемых отделом контроля Департамента
делопроизводства совместно со структурными подразделениями
центрального аппарата Министерства и иными организациями, находящимися
в ведении Министерства, связанных с учетом и анализом сроков и порядка
исполнения входящих документов, с целью укрепления исполнительской
дисциплины структурных подразделений центрального аппарата
Министерства, повышения эффективности деятельности Министерства.
4.2. Департамент делопроизводства осуществляет процесс контроля
исполнения документов в соответствии с Конституцией Российской
федерации, федеральными законами "Об основах государственной службы
Российской Федерации", "О внесении изменений и дополнений в
Федеральный закон "О статусе депутата Совета Федерации и статусе
депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации", Кодексом законов о труде в Российской Федерации, указами
Президента Российской Федерации от 06.06.1996 N 810 "О мерах по
укреплению дисциплины в системе государственной службы" и от
06.11.1996 N 1536 "О мерах по совершенствованию организации контроля и
проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации",
постановлениями и поручениями Правительства Российской Федерации.
4.3. Контроль исполнения включает постановку документа на
контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя,
предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический
контроль, снятие документа с контроля.
4.4. Контролю в Министерстве подлежит исполнение федеральных
законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской
Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства
Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний
Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей
Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий
Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских
запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации.
4.5. Структурные подразделения центрального аппарата Министерства
осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их
компетенцией под общим контролем Департамента делопроизводства.
4.6. Руководитель структурного подразделения центрального
аппарата определяет из числа работников исполнителя документа или
поручения, который обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение
информации, подготовку необходимых документов, проектов докладов о
ходе и результатах выполнения.
4.7. Общий контроль за соблюдением сроков и качества исполнения
документов, перечень которых указан в пункте 4.4., осуществляет отдел
контроля Департаменты делопроизводства, который еженедельно готовит
информационные справки о состоянии работы с контрольными документами.
4.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за
контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по
согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые
документы.
4.9. Постановка поручений и документов на контроль.
4.9.1. Постановку поручений и документов на контроль осуществляет
отдел контроля Департамента делопроизводства при предварительном их
рассмотрении.
4.9.2. На поручение или документ, требующий исполнения, в правом
верхнем углу подлинника ставится штамп "Минюст России. Контроль".
4.9.3. Копии документов со штампом "Минюст России. Контроль",
после их рассмотрения руководством Министерства, направляются в
структурные подразделения - исполнители и в отдел контроля
Департамента делопроизводства.
4.9.4. В отделе контроля Департамента делопроизводства на каждый
контрольный документ в электронной базе данных заводится контрольная
карточка, в которой отражаются входящий номер Министерства и его дата,
номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование
структурного подразделения - исполнителя и другая информация.
Электронные карточки контрольных документов систематизируются по
срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.
4.10. Предварительный контроль исполнения поручений и документов.
4.10.1. Предварительный контроль осуществляется на основании
карточек контрольных документов, направляемых в структурные
подразделения центрального аппарата Министерства, являющиеся основными
исполнителями документа.
4.10.2. Карточки контрольных документов, по которым дано
поручение Министром юстиции Российской Федерации, имеют в заголовке
обозначение "М".
4.10.3. Работники, ответственные за делопроизводство в
структурных подразделениях, на основании карточек контрольных
документов осуществляют контроль за исполнением документов работниками
соответствующего структурного подразделения и информирование отдела
контроля Департамента делопроизводства о состоянии исполнения
документа.
4.11. Предупредительный контроль исполнения поручений и
документов.
4.11.1. Предупредительный контроль осуществляется на основании
перечней контрольных документов, направляемых еженедельно заместителям
Министра, курирующим соответствующие структурные подразделения, и в
Департамент управления.
Перечень контрольных документов содержит информацию о поручениях
и документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей
недели.
4.11.2. Отдел контроля выясняет в структурном подразделении
фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя поручения, ход его
исполнения, напоминает об истечении срока его исполнения.
4.12. Аналитический контроль исполнения поручений и документов.
4.12.1. Аналитический контроль представляет собой еженедельный и
ежемесячный анализ состояния работы с контрольными документами в
структурных подразделениях центрального аппарата Министерства.
4.12.2. Отдел контроля Департамента делопроизводства еженедельно
готовит информацию об исполнении контрольных документов с поручениями
Министра юстиции Российской Федерации, которая содержится в справках
об исполнении контрольных документов, а также в перечне неисполненных
контрольных документов.
4.12.3. Справка об исполнении контрольных документов за прошедшую
неделю, содержащая подробную информацию по каждому контрольному
поручению, сроках его исполнения или неисполнения, и перечень
неисполненных контрольных документов за предыдущий период
представляется каждую пятницу в Департамент управления.
Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных
документов направляются заместителям Министра, курирующим
соответствующие структурные подразделения Министерства.
4.12.4. Справка об исполнении документов с поручениями Министра
юстиции Российской Федерации представляется для доклада Министру
юстиции Российской Федерации. В ней содержится информация об общем
количестве контрольных документов в Министерстве, количестве
документов, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с
начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением
срока или неисполненных.
4.12.5. Ежемесячно отдел контроля Департамента делопроизводства
анализирует состояние исполнительской дисциплины в Министерстве. По
результатам анализа готовится отчет, который представляется для
доклада руководству Министерства.
4.12.6. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или
ненадлежащее исполнения контрольных документов в соответствии е
действующим законодательством несут заместители Министра, руководители
структурных подразделений центрального аппарата Министерства,
должностные лица, ответственные за их исполнение.
4.13. Снятие контрольных поручений и документов с контроля.
4.13.1. Снятие документов с контроля осуществляет отдел контроля
Департамента делопроизводства.
4.13.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов
его рассмотрения Президенту Российской Федерации, в Правительство
Российской Федерации, органам государственной власти или иным
заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по
нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и
материалы не возвращены на доработку.
4.13.3. Работник структурного подразделения Министерства,
ответственный за делопроизводство, оформляет контрольный документ
отметкой об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об
исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об
исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться
документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения, в котором исполнен документ. После этого он оперативно
вносит в контрольную карточку информацию об исполнении документа,
которая должна содержать номер исходящего из Министерства ответа, его
дату и наименование адресата, кому он направлен.
4.13.4. Заполненная карточка контрольного документа в кратчайшие
сроки подлежит возврату в отдел контроля Департамента делопроизводства
для внесения информации об исполнении в электронную базу данных.
4.13.5. Отдел контроля Департамента делопроизводства на основании
информации, внесенной в контрольную карточку либо полученной по
телефону, вносит сведения об исполнении контрольного документа в
электронную базу данных и снимает его с контроля.
4.14. Сроки исполнения поручений и документов.
4.14.1. Сроки исполнения поручений, устанавливаемые Президентом
Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, иными
вышестоящими органами государственной власти Российской Федерации,
исчисляются в календарных днях с даты подписания документа.
4.14.2. Организация исполнения поручений Президента Российской
Федерации.
Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его
заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента
Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения
установленного Президентом срока, если в поручении Председателя
Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной
срок.
На поручения Президента Российской Федерации, которые даны
непосредственно Минюсту России, направляются доклады Председателю
Правительства одновременно с представлением Президенту Российской
Федерации докладов об исполнении его поручений.
4.14.3. Поручения Правительства Российской Федерации подлежат
исполнению:
в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана
конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего
месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего
дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится
на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему
рабочий день;
в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка
"срочно";
в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки
"оперативно", "в кратчайшие сроки", "незамедлительно", "в возможно
короткие сроки", "безотлагательно";
в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная
дата либо конкретный срок исполнения.
В исключительных случаях, когда по объективным причинам
исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнители
направляют в Правительство Российской Федерации мотивированные
предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
4.14.4. По поручениям, содержащимся в протоколах заседания
Правительства, в случае необходимости доработки проектов постановлений
и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных рассмотренных
на заседании Правительства актов, по которым высказаны предложения и
замечания, доработка проектов осуществляется в срок до 10 дней, если
эти сроки специально не оговариваются.
4.14.5. Сроки подготовки проектов заключений и отзывов на
законопроекты.
Если Министерство является соисполнителем, то срок подготовки
предложений федеральному органу исполнительной власти - головному
исполнителю составляет 15 дней с даты поступления законопроекта в
Правительство Российской Федерации.
Если Министерство является головным исполнителем, то проект
заключения или отзыва на законопроект представляется в Правительство
Российской Федерации в 20-дневный срок с даты поступления
законопроекта в Правительство Российской Федерации. При невозможности
представления заключения в указанный срок Министерство согласовывает с
субъектом права законодательной инициативы его продление и
представляет в Правительство Российской Федерации проект
соответствующего письма с указанием нового срока.
4.14.6. Срок исполнения парламентских запросов членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации составляет 15 дней со дня получения запроса или
иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания
Российской Федерации.
4.14.7. Сроки исполнения депутатских запросов членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации составляет 30 дней со дня получения запроса или
иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
4.14.8. Сроки исполнения документов, поступивших из других
организаций, исчисляются в календарных днях с даты их поступления.
отмеченной в регистрационном штампе Министерства.
4.14.9. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Министром
юстиции Российской Федерации или его заместителями и указываются в
резолюциях по конкретному документу.
4.14.10. При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 3 дня до
истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную
просьбу о продлении срока исполнения.
4.14.11. Приостанавливать исполнение документов, продлевать срок
исполнения, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы
или организации - авторы документов.
4.14.12. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует отдел контроля
Департамента делопроизводства для внесения изменений в электронную
базу данных (новый срок, дата изменения, подпись).
Санкционированное изменение срока фиксируется отделом контроля
Департамента делопроизводства в электронной базе данных.
4.14.13. Проекты документов на подпись Министру юстиции
Российской Федерации и заместителям Министра представляются
руководителями структурных подразделений центрального аппарата
Министерства только через Департамент управления.
4.14.14. Сроки представления проектов документов на подпись
Министру юстиции Российской Федерации и заместителям Министра:
- по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, срок исполнения которых составляет месяц со дня
даты подписания поручения, не позднее 3-х рабочих дней до даты
окончания срока исполнения;
- по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, срок исполнения которых указан как "оперативно",
"в кратчайшие сроки", "незамедлительно", "в возможно короткие сроки",
"безотлагательно", не позднее чем за 1 рабочий день до даты окончания
срока исполнения;
- по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, срок исполнения которых указан как "срочно", в
начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения
документа.
5. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
5.1. Работа с обращениями граждан в Министерстве юстиции
Российской Федерации ведется в соответствии с Конституцией Российской
Федерации, действующим законодательством, регламентирующим порядок
работы с обращениями граждан, Положением о Министерстве юстиции
Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
5.2. Организация и обеспечение централизованного учета и
своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в
Министерстве юстиции Российской Федерации осуществляется отделом писем
и приема граждан Департамента делопроизводства (далее - отдел писем).
5.3. Зарегистрированные в отделе писем обращения, не требующие
доклада руководству, направляются, в зависимости от их содержания, в
соответствующие структурные подразделения Министерства.
5.4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений
граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителей
структурных подразделений.
Поступившие в подразделения письменные обращения граждан
рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе
писем, а письма, требующие дополнительного изучения и поверки, в срок
до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного
обращения может быть продлен заместителем Министра, давшим
соответствующее поручение, или по согласованию с отделом писем
руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится
на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия справки о
продлении срока рассмотрения обращения направляется в отдел писем.
5.5. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию
территориальных органов и учреждений Министерства, если не требуется
вмешательства Министерства, направляются в 5 - дневный срок для
разрешения по существу в регионы, независимо от того, кому из
должностных лиц Министерства эти обращения адресованы.
Поручения направляются за подписью руководителя структурного
подразделения, его заместителя или начальника (его заместителя) отдела
по работе с обращениями граждан, если таковой имеется в структурном
подразделении.
5.6. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию Министерства, направляются в 5-дневный срок по
принадлежности за подписью начальника отдела писем или его
заместителя.
5.7. Поступившие в структурные подразделения письма без резолюции
Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, по
требующие особого внимания, докладываются руководителем структурного
подразделения Министру юстиции Российской Федерации или, в
соответствии с распределением обязанностей, его заместителю. При этом
согласовывается порядок рассмотрения обращения.
5.8. Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с
выездом на место работников соответствующих структурных подразделений
принимается Министром юстиции Российской Федерации или его
заместителем.
5.9. Письменные обращения граждан, поступившие в Министерство с
сопроводительным письмом на имя Министра юстиции Российской Федерации
или его заместителя, подписанные депутатом Государственной Думы или
членом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации,
руководителем органа исполнительной власти или региона, в день
регистрации докладываются руководителю Департамента делопроизводства
или его заместителю, который в этот же день докладывает их
соответствующему руководителю Министерства. В таком же порядке
подлежат докладу руководству Министерства письма, содержащие жалобы на
сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных
органов и учреждений Министерства, главных судебных приставов
субъектов Российской Федерации и руководителей региональных органов
системы исполнения наказаний. Письма с резолюциями Министра юстиции
Российской Федерации или его заместителей передаются исполнителю
только через отдел писем, где в случае необходимости берутся на особый
контроль.
5.10. Отделом писем на "особый контроль" берутся обращения
граждан, направляемые в Министерство из Администрации Президента
Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации,
палат Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов
государственной власти, если после разрешения обращения им требуется
дать ответ. На "особый контроль" могут быть взяты и другие обращения.
5.11. Поручения по обращениям граждан вместе с производством
передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения
резолюции. Если поручение дано нескольким подразделениям, то работу по
|