В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых
реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием
причин возврата.
7.1.5.6. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в
сектор приема и отправки корреспонденции до 1400 текущего дня,
проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции, поступившей в сектор после 1400,
проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
7.1.5.7. На документы, требующие срочного рассмотрения: с грифами
"Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", а также адресованные
Мэру как члену Совета Федерации, поступившие из Администрации
Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, Московской городской Думы, телеграммы, заявления
граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций,
манифестаций, забастовок и т.д. проставляется штамп с указанием даты
текущего дня (дня поступления), доставка их осуществляется
незамедлительно (вне графика курьерских маршрутов).
7.1.6. Сотрудники сектора приема и отправки корреспонденции и
пункта связи распределяют документы в структурные подразделения
аппарата Мэрии, осуществляющие регистрацию поступившей
корреспонденции, в соответствии с п.7.2.2. настоящего регламента.
7.1.7. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в
аппарате Мэрии в пределах зданиий 11 и 13 по Тверской улице, здания 21
по Вознесенскому переулку и здания 26 по Леонтьевскому переулку
осуществляется инспекторами-курьерами в соответствии с графиком
курьерских маршрутов.
7.1.8. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в
Мэрии осуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах (с
указанием даты, времени получения документа и полной фамилии
расписавшегося).
7.1.9. Отправка документов из Мэрии производится после
регистрации документа (резолюции к нему) в соответствующем структурном
подразделении аппарата Мэрии.
При отправке корреспонденции из Мэрии сектором приема и отправки
корреспонденции и пунктом связи проверяется наличие:
- адреса с индексом (для документов, отправляемых в
неподведомственные Мэрии организации);
- исходящего номера;
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи на документе.
7.1.10. Руководители сектора приема и отправки корреспонденции и
пункта связи (а также всех подразделений, осуществляющих
документационное обеспечение) имеют право в случае неправильно
оформленного документа:
- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;
- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера
для исправления допущенной ошибки.
7.1.11. Документы, переданные в сектор приема и отправки
корреспонденции, отправляются внешним адресатам через фельдъегерскую
службу в 1200 (утренний маршрут) и в 1630 (вечерний маршрут) при сдаче
документов в сектор до 1130 и 1600 соответственно.
Документы срочного характера, имеющие пометку "Срочно", "Весьма
срочно", "Вручить немедленно", сдаются в группу фельдсвязи для
незамедлительной отправки (вне графика маршрутов).
К категории документов, требующих срочной отправки, относятся:
- стенографические поручения Мэра;
- протоколы совещаний, проводимых Премьером Правительства;
- поручения (как вид распорядительного документа) Мэра,
Вице-мэра, Премьера Правительства;
- поручения по исполнению (резолюции) служебных документов и
обращений граждан, требующих оперативного решения.
7.1.12. При отправке заказной, простой и отправляемой службой
фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры.
7.1.13. Выдача документов на руки автору или адресату допускается
в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов,
поставленных в документах.
Выдача производится в отделах Управления
организационно-методического обеспечения работы с документами под
роспись получателя и при наличии записки руководителя структурного
подразделения аппарата Мэрии либо лица его замещающего,
рассматривавшего документ.
7.2. Регистрация документов
7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и
использования в справочных целях (как создаваемые в Мэрии, так и
поступающие в Мэрию из других организаций и от граждан).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа
(как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы,
поступающие из вышестоящих организаций.
7.2.2. Регистрация документов в аппарате Мэрии осуществляется:
- в Управлении организационно-методического обеспечения работы с
документами Мэрии:
- адресованных Мэру, в том числе как члену Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации;
- адресованных Вице-мэру, в том числе поступивших в ходе приема
Вице-мэром представителей организаций и граждан;
- адресованных Премьеру Правительства;
- поступивших в ходе приема Мэром, Премьером Правительства
граждан;
- адресованных первым заместителям, заместителям Премьера
Правительства, в том числе поступивших в ходе приема указанными
должностными лицами представителей организаций и граждан;
- адресованных министрам Правительства, аппараты которых
размещены по адресу: ул.Тверская, 13, в том числе поступивших в ходе
приема представителей организаций и граждан;
- адресованных управляющему делами Мэрии, в том числе поступивших
в ходе приема управляющим делами представителей организаций и граждан;
- адресованных советникам Мэра и Правительства, Вице-мэра,
Премьера Правительства;
- адресованных должностным лицам Мэрии, находящимся на
централизованном документационном обеспечении (в соответствии с
номенклатурой дел);
- поступивших в Мэрию без указания конкретного адресата;
- поручений по исполнению (резолюций) вышеуказанных документов;
- ответов по исполнению данных поручений;
- инициативной переписки Вице-мэра, первых заместителей,
заместителей Премьера Правительства, управляющего делами Мэрии,
министров Правительства, советников Мэра и Правительства, должностных
лиц-руководителей структурных подразделений аппарата Мэрии (в
соответствии с номенклатурой дел Мэрии) и документов-ответов по их
исполнению;
- протоколов совещаний, проводимых управляющим делами Мэрии;
- в отделе Премьера Правительства:
- поступивших в ходе приема Мэром, Премьером Правительства
представителей организаций и частных лиц, а также подготовленных на
доклад в отделе Премьера Правительства;
- инициативных документов Мэра, Премьера Правительства и ответов
по ним;
- протоколов совещаний, проводимых Премьером Правительства, в том
числе протоколов заседаний Финансовой комиссии Правительства Москвы по
обеспечению городских программ, протоколов заседаний Оперативной
группы по продовольственному снабжению города и других, а также
ответов по ним;
- поручений Мэра, Премьера Правительства (в том числе
стенографических) и ответов по ним;
- проектов распорядительных документов, поступивших в ходе приема
и направленных на доработку с поручениями Мэра, Премьера
Правительства, и ответов по ним;
- поручений по исполнению (резолюций) документов, адресованных
Мэру, Премьеру Правительства и поставленных на особый контроль;
- в приемной Мэрии:
- поручений и документов по исполнению поручений должностных лиц
Мэрии, данных в ходе приема представителей организаций и граждан,
организованного приемной Мэрии;
- в структурных подразделениях аппарата Мэрии:
- адресованных соответствующим структурным подразделениям;
- инициативных документов руководителей структурных подразделений
аппарата Мэрии (в соответствии с номенклатурой дел);
- протоколов совещаний, проводимых Вице-мэром, первыми
заместителями Премьера Правительства, заместителями Премьера
Правительства, министрами Правительства.
7.2.3. Регистрация документов (служебной корреспонденции и
обращений граждан) осуществляется в аппарате Мэрии Москвы в
автоматизированном режиме.
Моментом регистрации документа (в том числе и обращения
гражданина) считается момент фиксации факта поступления документа
путем записи необходимых сведений о документе в автоматизированный
банк регистрационных данных и проставление на документе даты и
регистрационного номера.
7.2.4. Регистрация документов, поступивших в Управление
организационно-методического обеспечения работы с документами,
производится:
- в отделе служебной корреспонденции:
- служебных документов, в том числе телеграмм, телексов, факсов и
электронной почты;
- обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы, депутатов Московской городской Думы;
- парламентских и депутатских запросов;
- в отделе писем граждан:
- обращений граждан (в том числе поступивших с сопроводительными
письмами из других организаций, а также поступивших с приема Мэра,
Вице-мэра, Премьера Правительства);
- обращений депутатов с приложением писем граждан.
7.2.5. Служебные документы (в том числе телексы и факсы), а также
обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные Мэру,
Премьеру Правительства либо в Мэрию и Правительство без указания
конкретного адресата регистрируются в Управлении
организационно-методического обеспечения работы с документами при
наличии идентичного текста на русском языке, либо после перевода
документа (или сопроводительного письма, позволяющего определить суть
документа) в Департаменте общественно-политических связей на
межрегиональном и международном уровне и Департаменте внешних связей
Правительства Москвы.
Корреспонденция на иностранном языке, адресованная другим
должностным лицам Мэрии, а также руководителям структурных
подразделений аппарата Мэрии направляется без вскрытия конвертов (по
реестру) непосредственно адресату без регистрации в Управлении делами
Мэрии.
Работа с корреспонденцией на иностранном языке осуществляется в
соответствии со схемой, утвержденной управляющим делами Мэрии от
26.05.99 N 4-46-6622/9.
7.2.6. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Мэру,
Вице-мэру, Премьеру Правительства, первым заместителям Премьера
Правительства, управляющему делами Мэрии, заместителям Премьера
Правительства, министрам Правительства (или подписанных ими)
производится секретарями или дежурными приемных вышеназванных
должностных лиц и Оперативно-распорядительным управлением Мэра и
Премьера Правительства с регистрацией телефонограмм в специальных
журналах.
7.2.7. Документы, зарегистрированные в Управлении
организационно-методического обеспечения работы с документами, как
правило, в тот же день направляются адресатам:
- адресованные Мэру, Премьеру Правительства - через Управление
делами Мэрии, отдел Премьера Правительства,
Оперативно-распорядительное управление Мэра и Премьера Правительства;
- адресованные члену Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации - через Управление делами и группу помощников
члена Совета Федерации;
- адресованные Вице-мэру, первому заместителю Премьера
Правительства, руководителю комплекса социальной сферы - через
Управление координации исполнения социальной политики;
- адресованные управляющему делами Мэрии - через Управление
организационно-методического обеспечения рабты с документами;
- адресованные Управлению делами Мэрии - через руководителей
структурных подразделений Управления делами Мэрии в соответствии с их
компетенцией;
- адресованные членам Правительства - по принадлежности членам
Правительства;
- поступившие без указания конкретного адресата - по
принадлежности членам Правительства в соответствии с их
функциональными обязанностями;
- адресованные должностным лицам, находящимся на централизованном
документационном обеспечении - соответствующим адресатам.
Документы, адресованные Мэру, Премьеру Правительства, вместе с
подготовленными соответствующими структурными подразделениями аппарата
проектами резолюций (подготовка и оформление резолюций см. п.7.4)
направляются первому заместителю Премьера Правительства-руководителю
Комплекса городского хозяйства, управляющему делами Мэрии,
руководителю аппарата Правительства-начальнику отдела Премьера
Правительства, либо лицам, их замещающим, для принятия решения о
докладе документов Мэру, Премьеру Правительства и подписания
резолюций.
Документы, адресованные Вице-мэру, первым заместителям Премьера
Правительства, управляющему делами Мэрии, заместителям Премьера
Правительства, министрам Правительства после регистрации в Управлении
организационно-методического обеспечения работы с документами
направляются для подготовки проекта резолюции в отделы первых
заместителей, заместителей Премьера Правительства и другие структурные
подразделения аппарата Мэрии, обеспечивающие деятельность указанных
должностных лиц.
7.2.8. Документы, поступившие Мэру, Вице-мэру, Премьеру
Правительства, первым заместителям Премьера Правительства,
управляющему делами Мэрии, заместителям Премьера Правительства,
министрам Правительства в ходе приема представителей организаций и
граждан, по которым указанные должностные лица дали поручения
(проставили резолюцию), до направления исполнителям подлежат
регистрации в отделе Премьера Правительства или Управлении
организационно-методического обеспечения работы с документами в
соответствии с распределением обязанностей.
7.2.9. Повторными считаются документы, поступившие в Мэрию по
одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же
частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной
регистрации документа в Мэрии, и если со времени подачи первого
обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а
также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении,
не удовлетворило заявителя или организацию.
Служебные документы (обращения граждан) от одной и той же
организации (одного и того же лица) по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам, не считаются повторными.
7.2.10. Для подготовки проекта резолюции и принятия решения о
процедуре исполнения повторных документов в соответствующие
структурные подразделения аппарата Мэрии (должностным лицам) вместе с
документами направляется предыдущая переписка (дело) либо информация в
виде справки, содержащаяся в базах данных Мэрии.
7.2.11. Структурные подразделения аппарата Мэрии, участвующие в
процессе создания, регистрации и хранения документов, несут
ответственность за сохранность как самих документов, так и информации
о них в базах данных, а также за оперативное представление необходимой
информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.
7.2.12. Структурные подразделения аппарата Мэрии регистрируют
документы, адресованные им, самостоятельно.
При регистрации документов структурные подразделения аппарата
Мэрии используют номера в соответствии с утвержденной Мэром
индексацией структурных подразделений аппарата Мэрии.
7.2.13. По документам, имеющим регистрационный номер Мэрии с цифр
4-01 по 4-19, в Управлении организационно-методического обеспечения
работы с документами фиксируется только заключительный этап работы по
исполнению документа (документы-ответы, адресованные Мэру, Премьеру
Правительства и документы-ответы за подписью Мэра, Премьера
Правительства), остальные промежуточные этапы работы с документами
подлежат фиксации в структурных подразделениях аппарата Мэрии (при
этом сохраняется номер, данный документу при первичной регистрации).
По всем остальным документам фиксируются все этапы работы с ними
в вышеназванном Управлении.
7.3. Особенности работы с обращениями граждан
7.3.1. Работа с обращениями граждан в Мэрии осуществляется на
основании Закона города Москвы "Об обращениях граждан", а также
данного Регламента.
7.3.2. В соответствии с Законом под обращениями понимаются
изложенные в устной или письменной форме предложения, заявления,
жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения и петиции
граждан.
7.3.3. Письменные обращения граждан, поступившие в Мэрию,
Правительство Москвы, но относящиеся к компетенции органов городской
администрации, префектов административных округов, глав районных
управ, отдел писем граждан Управления организационно-методического
обеспечения работы с документами (далее - отдел писем граждан) и
приемная Мэрии вправе адресовать в трехдневный срок со дня поступления
и регистрации обращения тому органу власти города или должностному
лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении
вопросов.
Обратившимся в Мэрию, Правительство Москвы лицам отдел писем
граждан направляет уведомление о том, куда направлено на рассмотрение
его обращение.
7.3.4. Письменные обращения граждан должны содержать наименование
и адрес органа власти города или должностного лица, которым они
адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или
ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса,
контактные телефоны, дату и личную подпись.
Обращения, в которых отсутствует фамилия, адрес и личная подпись,
считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие
честь и достоинство других лиц.
7.3.5. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях,
когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют
дополнительной проверки, личности обращающихся известны или
установлены.
На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной
форме.
В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов,
поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости
дополнительной проверки изложенных в них фактов, должностные лица дают
соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности.
Указанные обращения регистрируются в трехдневный срок и ставятся
на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения
заинтересованных лиц в порядке, установленном Законом.
7.3.6. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы тем органам
власти города и должностным лицам, действия (бездействие) которых
обжалуется.
Жалоба - обращение гражданина по поводу восстановления прав или
законных интересов, нарушенных действиями (бездействием), решениями
органов государственной власти города, органов местного
самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями
организаций.
В случае, если руководитель органа городской администрации,
префект административного округа не принимал личного участия в
рассмотрении обращения гражданина, в последствии направившего в Мэрию,
Правительство Москвы жалобу на соответствующий орган городской
администрации, префектуру административного округа, их должностных
лиц, отдел писем граждан вправе направить данную жалобу гражданина на
рассмотрение руководителя органа городской администрации, префекта
административного округа.
Рекомендуется осуществлять рассмотрение жалобы комиссионно.
7.4. Подготовка и оформление резолюций
7.4.1. На документы, адресованные Мэру, в том числе как члену
Совета Федерации, Премьеру Правительства проекты резолюций готовят:
- Управление организационно-методического обеспечения работы с
документами (отдел контроля и анализа, отдел писем граждан);
- Организационно-аналитическое управление Мэрии (по документам,
содержащим информацию о выполнении поручений Мэра и Премьера
Правительства по подготовке распорядительных документов; выполнении
распоряжений Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства, постановлений
Правительства; выполнении планов работы Правительства; проведении
общегородских мероприятий);
- отдел Премьера Правительства (по документам, поступившим
непосредственно в отдел; переданным лично Мэру, Премьеру
Правительства; являющимися ответами на поручения Мэра, Премьера
Правительства, поставленными на особый контроль и являющимися ответами
на поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Премьера
Правительства);
- Оперативно-распорядительное управление Мэра и Премьера
Правительства (по документам, подготовленным в Управлении и в
соответствии с поручениями Мэра, Премьера Правительства).
На служебные документы, адресованные Вице-мэру, первому
заместителю Премьера Правительства, руководителю комплекса социальной
сферы и зарегистрированные в Управлении организационно-методического
обеспечения работы с документами, проекты резолюций готовит Управление
координации исполнения социальной политики.
Подготовку проектов резолюций по исполнению документов,
адресованных управляющему делами Мэрии, а также пункта
распорядительного документа Мэрии, исполнителем которого является
управляющий делами Мэрии либо Управление делами Мэрии, осуществляет
помощник управляющего делами Мэрии.
На документы, адресованные первым заместителям Премьера
Правительства, заместителям Премьера Правительства, министрам, проекты
резолюций готовят структурные подразделения аппарата Мэрии,
обеспечивающие деятельность указанных должностных лиц (за исключением
обращений граждан, по которым проекты резолюций готовит - отдел писем
граждан Управления организационно-методического обеспечения работы с
документами).
7.4.2. Мэру, Премьеру Правительства, Вице-мэру докладываются
(направляются для принятия решения по процедуре исполнения документа):
- личные обращения и поручения Президента Российской Федерации,
Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя
Государственной Думы, Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации, руководителей органов законодательной и
исполнительной власти субъектов Российской Федерации и других
должностных лиц, замещающих должности государственной службы категории
"А";
- личные обращения зарубежных коллег, деловых партнеров;
- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на
действия (либо бездействие) первых заместителей, заместителей Премьера
Правительства, министров Правительства, префектов административных
округов и требующие вмешательства Мэра, Вице-мэра, Премьера
Правительства;
- служебные документы и обращения граждан, содержащие проблемные
или социально значимые вопросы в целом для города, повторные и
коллективные обращения (в случае необходимости);
- документы-ответы на поручения Мэра, Вице-мэра, Премьера
Правительства по исполнению служебных документов и обращений граждан.
Служебные документы и обращения граждан, поступившие в Мэрию из
вышестоящих организаций без указания конкретного адресата,
докладываются членам Правительства либо руководителям органов
городской администрации (в соответствии с их компетенцией).
7.4.3. Служебные документы и обращения граждан, адресованные Мэру
и Премьеру Правительства и не требующие доклада, но относящиеся к
компетенции Правительства направляются по принадлежности членам
Правительства, руководителям органов городской администрации,
структурных подразделений аппарата Мэрии.
7.4.4. Резолюции оформляются на бланках установленного образца.
Бланк резолюции скрепляется с документом.
Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
7.4.5. В состав резолюции входят следующие элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц,
которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы
должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и
участия в решении вопроса (при необходимости), а также контроля за
ходом исполнения.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается
ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в
резолюции первым.
Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что
исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца (см. Сроки
рассмотрения и исполнения п.8.3. настоящего регламента).
Резолюция подписывается соответствующим должностным лицом,которое
дает поручение (его подпись расшифровывается на бланке) и датируется.
На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя,
подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии,
имени, отчества исполнителя).
7.4.6. Резолюции по исполнению документов, адресованных
должностным лицам или структурным подразделениям Мэрии, имеют право
подписывать:
- должностное лицо-адресат или руководитель структурного
подразделения-адресата;
- исполняющие их обязанности;
- их заместители (кроме Премьера Правительства);
- уполномоченные ими лица.
7.4.7. Право проставлять резолюции (давать поручения по
исполнению) на документах, адресованных Мэру, Вице-мэру, Премьеру
Правительства, первым заместителям Премьера Правительства,
управляющему делами Мэрии, заместителям Премьера Правительства,
министрам, членам Правительства, от имени и по поручению указанных
должностных лиц руководителей имеют:
- от имени Мэра - Вице-мэр (в случае отсутствия Мэра, осуществляя
его полномочия в пределах, установленных распоряжением Мэра),
управляющий делами Мэрии или другие должностные лица, которым это
право предоставлено Мэром;
- от имени Вице-мэра - уполномоченное им должностное лицо;
- от имени Премьера Правительства - первый заместитель Премьера
Правительства - руководитель комплекса городского хозяйства,
управляющий делами Мэрии, руководитель аппарата Правительства -
начальник отдела Премьера Правительства, другие должностные лица,
которым это право предоставлено Премьером Правительства;
- от имени членов Правительства - должностное лицо, которому
такое право предоставлено членом Правительства.
7.4.8. Право, предоставленное должностными лицами Мэрии
определенным лицам от их имени давать поручения по исполнению
документов, должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных
или организационных документах (регламентах, положениях, должностных
инструкциях и т.д.).
7.4.9. В случае, когда поручение, оформленное на бланке
резолюции, подписывает уполномоченное должностное лицо, как правило
используется бланк резолюции с указанием должности уполномоченного
лица либо бланк резолюции соответствующего структурного подразделения
аппарата Мэрии.
7.5. Рассмотрение документов
7.5.1. Рассмотрение документа в аппарате Мэрии предполагает
ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции,
передачу документа на доклад руководству, подписание резолюции.
7.5.2. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в
базу данных производится не позднее, чем в трехдневный срок с момента
регистрации документа в аппарате Мэрии.
7.5.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в
резолюциях.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких
должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом
последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в
них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его
исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
Допускается возможность повторного рассмотрения документа при
изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь
докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и
должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом
изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
7.5.4. Служебные документы и обращения граждан,
зарегистрированные в Управлении организационно-методического
обеспечения работы с документами (кроме документов, имеющих
регистрационный номер с 4-01 по 4-19) направляются на исполнение в
соответствии с резолюциями через отделы служебной корреспонденции и
писем граждан.
7.5.5. Управление организационно-методического обеспечения работы
с документами по документам, подписанным Мэром, Премьером
Правительства и лицами, имеющими право подписи от их имени,
обеспечивает соисполнителей необходимым количеством копий (по другим
документам данная функция возложена на структурные подразделения
аппарата Мэрии).
Руководителям структурных подразделений аппарата Мэрии и органов
городской администрации, подготовившим инициативные аналитические и
информационные записки, Управление организационно-методического
обеспечения работы с документами направляет копии резолюций
должностных лиц Мэрии по их исполнению либо предоставляет информацию.
7.6. Оформление исходящих документов
7.6.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные)
подписываются Мэром, Вице-мэром, Премьером Правительства, его первыми
заместителями и заместителями, управляющим делами Мэрии,
руководителями структурных подразделений Мэрии (если это право
оговорено в положениях об их деятельности) в соответствии с их
компетенцией, а также их заместителями и лицами, их официально
замещающими.
7.6.2. Исходящие документы оформляются на бланках для писем.
В Мэрии используются бланки, включенные в альбом бланков Мэрии,
утверждаемый управляющим делами Мэрии.
Исходящие документы, подписываемые Мэром как членом Совета
Федерации, оформляются на бланках для писем Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации.
7.6.3. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность
которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.
Право подписи на бланке Совета Федерации имеет только член Совета
Федерации.
Право подписи на бланках с указанием наименования органа власти
или структурного подразделения аппарата Мэрии имеют должностные лица,
обладающие исполнительно-распорядительными полномочиями, их
заместители и лица, исполняющие их обязанности:
- на бланках Правительства Москвы - подписи членов Правительства;
- на бланках аппарата Правительства - подпись руководителей
структурных подразделений аппарата Правительства, советников Мэра и
Правительства Москвы, советников Премьера Правительства, советников
первого заместителя, заместителя Премьера Правительства;
- на бланках Управления делами Мэрии - подпись управляющего
делами Мэрии, его заместителей, а также руководителей управлений и
отделов, входящих в состав Управления делами Мэрии;
- на бланках структурных подразделений аппарата Мэрии - подписи
руководителей структурных подразделений аппарата Мэрии, их
заместителей и лиц их официально замещающих.
Должностные лица Мэрии, представляющие интересы Мэра и
Правительства по доверенности в судебных учреждениях и при ведении
переговоров с целью заключения договора, оформляют документы на чистом
листе бумаги (без использования бланка документа).
7.6.4. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются
к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух
экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком
количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству
адресатов на документе плюс один.
Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле в
Управлении организационно-методического обеспечения работы с
документами и отделе Премьера Правительства, должен быть завизирован
руководителем органа городской администрации или структурного
подразделения, подготовившего документ.
Исходящие документы передаются для отправки вышеназванным
структурам полностью оформленными.
7.6.5. После исполнения документа исходящим номером ответа по
данному исполненному документу является его входящий номер, данный при
первичной регистрации.
7.6.6. Инициативным документам присваивается самостоятельный
исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
7.7. Формирование дел, их хранение, справочная работа
7.7.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по
документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в
Управлении организационно-методического обеспечения работы с
документами, так и в структурных подразделениях аппарата Мэрии в
зависимости от того, где были зарегистрированны данные документы в
соответствии с номенклатурой дел, утвержденной управляющим делами
Мэрии.
7.7.2. Справочную работу по документам, централизованно
зарегистрированным в аппарате Мэрии, осуществляют:
- по служебной корреспонденции - отдел служебной корреспонденции;
- по обращениям граждан - отдел писем граждан;
- по вопросам контрольной деятельности за служебной
корреспонденцией, поступившей в адрес Мэра, в том числе как члена
Совета Федерации, Премьера Правительства и зарегистрированной в
Управлении организационно-методического обеспечения работы с
документами и отделе Премьера Правительства - отдел контроля и анализа
Управления организационно-методического обеспечения работы с
документами и Организационно-аналитическое управление Мэрии в
соответствии со своей компетенцией;
- по контрольной деятельности за документами, поступившими в адрес
Мэра, Премьера Правительства и поставленными на особый контроль,
протоколам совещаний, проводимым Премьером Правительства, поручениям
Мэра, Премьера Правительства, в том числе стенографическим - отдел
Премьера Правительства.
Руководители структурных подразделений аппарата Мэрии, органов
городской администрации, отвечают за:
- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в
базе данных;
- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел);
- своевременную подготовку и передачу дел в архив Мэрии (в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел).
7.7.3. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 лет или
другого, согласованного в установленном порядке, срока остаются в
структурных подразделениях аппарата Мэрии для справочной работы, а
затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив Мэрии.
Оформление дел для передачи в архив Мэрии производится
работниками структурных подразделений Мэрии при методической помощи и
под контролем заведующего архивом Мэрии.
7.7.4. Архивом Мэрии осуществляется сохранность документов,
справочная работа по переданным документам, выдача документов во
временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата
Мэрии; архивных справок, копий, выписок из документов - организациям и
гражданам в соответствии с Положением об архиве Мэрии и "Правилами
работы ведомственных архивов".
8. Исполнение и контроль исполнения документов и обращений
граждан
8.1. Общие положения
8.1.1. В Мэрии подлежат исполнению поручения должностных лиц
Мэрии, зафиксированные в распорядительных и служебных документах
Мэрии, резолюциях по исполнению служебных документов и обращений
граждан, протоколах заседаний и совещаний.
8.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на
осуществление и проведение в жизнь поручений должностных лиц Мэрии.
8.1.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение
указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных
по их исполнению, возлагается на должностные лица Мэрии в соответствии
с их компетенцией.
8.1.4. В целях обеспечения высокой эффективности управления
городским хозяйством на основе систематической проверки хода
исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в
определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений
должностных лиц Мэрии.
8.1.5. В аппарате Мэрии контролю подлежит исполнение:
- поручений Мэра, Вице-мэра и Премьера Правительства по
выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов
высших представительных и исполнительных органов и должностных лиц
(законы Российской Федерации; указы, распоряжения и поручения
Президента России; распоряжения и поручения Администрации Президента
России; постановления и распоряжения Правительства России;
постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального
Собрания; постановления Московской городской Думы);
- поручений Мэра по подготовке органами городской администрации
заключений по законодательным актам Российской Федерации, принятым
Государственной Думой и направленным Мэру как члену Совета Федерации;
- поручений Мэра по подготовке органами городской администрации
заключений по проектам законодательных актов города, представленным
Московской городской Думой;
- распорядительных документов Мэрии Москвы (постановления
Правительства; распоряжения Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства и
его заместителей, распоряжения и приказы управляющего делами Мэрии);
- письменных и устных поручений Мэра, Вице-мэра, Премьера
Правительства и управляющего делами Мэрии;
- планов работы Правительства Москвы;
- поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства
Москвы;
- поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых
должностными лицами Мэрии;
- резолюций должностных лиц Мэрии по исполнению служебных
документов, обращений граждан, парламентских запросов, обращений
членов Совета Федерации,обращений и запросов депутатов Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской
городской Думы.
8.1.6. Контроль исполнения включает в себя контроль за
качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения)
исполнением конкретных документов и резолюций.
В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль
исполнения, входит организация выполнения поручений, зафиксированных в
документах.
8.1.7. Контроль исполнения поручений по конкретным документам
возлагается:
- по постановлениям Правительства, распоряжениям Мэра, Вице-мэра,
Премьера Правительства - на Вице-мэра, Премьера Правительства, первых
заместителей Премьера Правительства-руководителей комплексов
городского управления, управляющего делами Мэрии, заместителей
Премьера Правительства, министров и членов Правительства в
соответствии с распределением обязанностей (в отдельных случаях - на
руководителей органов городской администрации и структурных
подразделений аппарата Мэрии, непосредственно руководимых Мэром,
Вице-мэром, Премьером Правительства);
- по распоряжениям первых заместителей Премьера Правительства -
на заместителей Премьера Правительства, входящих в комплексы
городского управления, министров и руководителей органов городской
администрации;
- по распоряжениям и приказам управляющего делами Мэрии - на
заместителей управляющего делами Мэрии в соответствии с распределением
обязанностей и руководителей структурных подразделений Управления
делами Мэрии;
- по распоряжениям заместителей Премьера Правительства - на
руководителей органов городской администрации;
- по протоколам заседаний Правительства и совещаний у Премьера
Правительства - на членов Правительства, руководителей органов
городской администрации и структурных подразделений аппарата Мэрии;
- по служебным документам и обращениям граждан - на членов
Правительства, руководителей органов городской администрации и
структурных подразделений аппарата Мэрии.
Контроль исполнения распорядительных документов и поручений Мэра,
Вице-мэра, Премьера Правительства, управляющего делами Мэрии,
зафиксированных в протоколах и резолюциях, может быть возложен на
одного или нескольких должностных лиц Мэрии в соответствии с
распределением обязанностей. В том случае, если контроль возложен (по
резолюциям - исполнение поручено) на нескольких должностных лиц, то
обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению
распорядительного документа, протокола, резолюции, как правило, то
должностное лицо, которое в распорядительном документе, протоколе,
резолюции значится первым, если нет других указаний.
8.1.8. Структурные подразделения аппарата Мэрии в соответствии со
своей компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции,
предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения с учетом
определенных признаков (по территориям, отраслевым комплексам,
временным, тематическим и т.п.), информирование об этом
соответствующих должностных лиц Мэрии, ведение баз данных.
8.1.9. Особенности контроля исполнения поручений Президента
Российской Федерации
8.1.9.1. Контролю подлежат все поручения Президента Российской
Федерации, как содержащиеся в его указах и распоряжениях, так и прямые
поручения Президента Российской Федерации.
8.1.9.2. Исполнение поручений Президента Российской Федерации
организуется членами Правительства, руководителями органов городской
администрации в соответствии с поручениями Мэра, Премьера
Правительства или должностного лица, его официально замещающего, а
также уполномоченных Мэром, Премьером Правительства должностных лиц.
Члены Правительства, руководители органов городской администрации
несут личную ответственность за своевременное и надлежащее исполнение
данных поручений, а также распорядительных документов Мэра, Премьера
Правительства и Правительства Москвы, принимаемых во исполнение
поручений Президента Российской Федерации.
Если поручение Президента Российской Федерации дано нескольким
должностным лицам, то его исполнение координирует должностное лицо,
указанное в поручении первым.
Доклад о выполнении такого поручения представляется этим
должностным лицом по согласованию с соисполнителями, если в поручении
не содержится иных указаний.
8.1.9.3. При организации исполнения поручений Президента
Российской Федерации членам Правительства рекомендуется использование
мер упреждающего контроля:
- принятие решений (распоряжений, приказов и т.д.); разработка
планов и других мероприятий с указанием конкретных сроков исполнения,
должностных лиц, ответственных за исполнение поручения Президента
Российской Федерации;
- направление предупредительных запросов исполнителям с целью
получения и анализа промежуточной информации для представления ее в
Управление делами Мэрии в указанные в поручениях Мэра, Премьера
Правительства сроки;
- осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений
Президента Российской Федерации в подведомственных членам
Правительства органах городской администрации, структурных
подразделениях;
- регулярное ежемесячное заслушивание на оперативных совещаниях
(коллегиях) либо специальных заседаниях сообщений (отчетов)
должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений
Президента Российской Федерации, своевременное принятие мер для
устранения недостатков в данной работе, (по фактам несвоевременного и
ненадлежащего исполнения поручений Президента Российской Федерации
привлечение виновных должностных лиц к ответственности).
В случае невозможности выполнения поручения в указанный срок
заблаговременно, но не позднее 5 дней до установленного срока, в
Управление делами Мэрии представляется аргументированная записка на
имя Мэра, Премьера Правительства Москвы с проектом обращения к
Президенту Российской Федераци, содержащим просьбу о продлении сроков
исполнения его поручения, конкретные причины невозможности выполнения
поручения в установленный срок, а также принятые меры по обеспечению
выполнения поручения.
8.1.9.4. Представление Мэру, Премьеру Правительства промежуточной
информации о принятых членами Правительства Москвы, подведомственными
им органами городской администрации мерах по исполнению поручения
Президента Российской Федерации необходимо в тех случаях, когда срок
исполнения поручения Президента Российской Федерации определен в
течение месяца и более и в те сроки, которые указаны в поручении Мэра,
Премьера Правительства.
В случае, когда срок исполнения поручения установлен менее месяца
и при этом своевременное его выполнение не вызывает сомнения,
промежуточная информация представляется по усмотрению члена
Правительства Москвы.
8.1.9.5. В проекте докладной записки на имя Президента Российской
Федерации должны быть отражены конкретные результаты исполнения
поручения Президента Российской Федерации.
Проекты доклада Президенту Российской Федерации, не отвечающие
установленным требованиям, возвращаются Управлением делами Мэрии
должностным лицам - исполнителям поручений для доработки и повторного
представления.
8.1.9.6. При подготовке проектов поручений Мэра, Премьера
Правительства, данных в соответствии с поручениями Президента
Российской Федерации следует иметь ввиду:
- поручения Президента Российской Федерации исполняются в
указанные в них сроки;
- если в поручении Президента Российской Федерации срок не
определен, устанавливается месячный срок с момента поступления
документа в Мэрию;
- поручения Президента Российской Федерации, содержащие в тексте
указание "срочно", исполняются в трехдневный срок с даты поступления
документа в Мэрию; требующие дополнительного изучения поставленных
вопросов, а также, содержащие в тексте указание "оперативно"
исполняются в течение десяти дней с момента поступления документа в
Мэрию;
- сроки исполнения поручений Президента Российской Федерации,
содержащиеся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации,
исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу;
- сроки исполнения прямых поручений Президента Российской
Федерации исчисляются в календарных днях с даты их подписания;
- сроки исполнения прямых поручений Президента Российской
Федерации, содержащие в тексте указания "срочно" или "оперативно",
исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Мэрию или
Правительство Москвы.
8.1.9.7. При получении информации о снятии с контроля или
продлении сроков исполнения поручений Президента Российской Федерации
из Администрации Президента Российской Федерации в адрес Мэра,
Премьера Правительства Управление делами Мэрии информирует членов
Правительства - исполнителей данных поручений о принятом решении.
8.1.10. Особенности контроля исполнения документов, поступивших в
Мэрию или Правительство Москвы из Правительства Российской Федерации
8.1.10.1. Контролю подлежат все документы, поступающие из
Правительства Российской Федерации на имя Мэра, Премьера
Правительства.
8.1.10.2. При подготовке проектов поручений (резолюций) Мэра,
Премьера Правительства по исполнению документов, поступивших из
Правительства Российской Федерации, следует иметь ввиду:
- поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный
срок;
- поручения без указания даты с пометкой "срочно" - в трехдневный
срок с даты подписания документа;
- поручения без указания даты с пометкой "оперативно" - в течение
десяти дней с даты подписания документа;
- остальные документы исполняются в течение месяца с даты
подписания документа.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
8.1.10.3. Продление сроков исполнения документов с конкретным
сроком исполнения и помеченных "срочно" и "оперативно" осуществляется
путем согласования нового срока исполнения с аппаратом Правительства
Российской Федерации с использованием оперативных средств связи и
последующим извещением о продлении срока исполнения Управления делами
Мэрии.
Продление сроков исполнения документов, исполняемых в течение
месяца и контролируемых в аппарате Мэрии, осуществляется на основании
записки, согласованной с аппаратом Правительства Российской Федерации
не менее чем за семь дней до истечения срока исполнения и
представленной Мэру или Премьеру Правительства Москвы.
8.1.10.4. Контроль за правильностью адресования документов,
направляемых в Правительство Российской Федерации осуществляют
Управление организационно-методического обеспечения работы с
документами (по документам - ответам), отдел Премьера Правительства
(по инициативным документам Мэра, Премьера Правительства):
- Председателю Правительства Российской Федерации и его первым
заместителям направляются документы за подписью Мэра, Премьера
Правительства либо лица его официально замещающего;
- в Правительство Российской Федерации, заместителям Председателя
Правительства Российской Федерации, министрам Правительства Российской
Федерации документы могут направляться за подписью членов
Правительства Москвы в установленном порядке;
- председателям государственных комитетов, руководителям
федеральных служб, генеральным директорам российских агентств,
начальникам федеральных надзоров документы могут быть направлены за
подписью руководителя органа городской аминистрации или лица, его
официально замещающего, в установленном порядке.
8.2. Распределение обязанностей между структурными
подразделениями аппарата Мэрии, осуществляющими
контрольно-аналитическую деятельность по исполнению распорядительных
документов Мэрии и поручений, зафиксированных в протоколах и
резолюциях
8.2.1. Контрольно-аналитическую деятельность в аппарате Мэрии
осуществляют следующие структурные подразделения:
- Управление Мэра;
- отдел Вице-мэра;
- отдел Премьера Правительства;
- Оперативно-распорядительное управление Мэра и Премьера
Правительства;
- Управление организационно-методического обеспечения работы с
документами,
- Организационно-аналитическое управление Мэрии;
- приемная Мэрии;
- отдел по связям с представительными органами власти;
- отделы первых заместителей (в комплексе социальной сферы -
Управление координации исполнения социальной политики; в комплексе по
экономической политике и имущественно-земельным отношениям -
Управление координации имущественно-земельных отношений), заместителей
Премьера Правительства;
- помощник управляющего делами Мэрии.
8.2.2. Управление Мэра осуществляет контроль исполнения:
- стенографических поручений Мэра;
- резолюций Мэра, данных в ходе личного приема граждан и
представителей организаций;
- протоколов Столичной коллегии и Объединенной коллегии органов
управления г.Москвы и Московской области.
8.2.3. Отдел Вице-мэра осуществляет контроль исполнения:
- резолюций Вице-мэра по исполнению служебных документов и
обращений граждан, поступивших в адрес Вице-мэра;
- личных поручений Вице-мэра;
- резолюций Вице-мэра, данных в ходе личного приема граждан и
представителей организаций.
8.2.4. Отдел Премьера Правительства осуществляет:
- контроль за своевременной подготовкой материалов к совещаниям у
Премьера Правительства, организационно-методическое обеспечение
организации контроля в аппарате Правительства за выполнением
протоколов совещаний, оформленных специалистами отдела Премьера
Правительства, а также соответствующих поручений Премьера
Правительства по служебным документам, связанным с выполнением
протоколов;
- контроль за прохождением определяемых руководителем аппарата
Правительства служебных документов за подписью Премьера Правительства
в высшие государственные органы;
- контроль исполнения отдельных поручений Премьера Правительства
по наиболее важным документам со штампом "Особый контроль", который
ставится руководителем аппарата Правительства.
8.2.5. Оперативно-распорядительное управление Мэра и Премьера
Правительства осуществляет:
- контроль исполнения поручений Мэра и Премьера Правительства,
подготовленных данным Управлением и поставленных на контроль в
Управлении;
- оперативный контроль исполнения личных поручений Мэра и
Премьера Правительства по вопросам обеспечения жизнедеятельности
города и другим вопросам, находящимся в компетенции Управления;
- контроль исполнения распорядительных документов Мэрии или их
отдельных пунктов, поставленных на контроль в Управлении;
- контроль за своевременной подготовкой материалов к выездным
совещаниям, проводимым Мэром, Премьером Правительства,
организационно-методическое обеспечение организации контроля в
аппарате Мэрии за выполнением протоколов выездных совещаний, а также
поручений Премьера Правительства по служебным документам, связанным с
выполнением указанных протоколов.
8.2.6. Управление организационно-методического обеспечения работы
с документами осуществляет:
- методическое руководство и помощь структурным подразделениям
аппарата Мэрии, органам городской администрации, префектурам
административных округов по вопросам организации контроля и проверки
исполнения документов и обращений граждан в Мэрии Москвы;
- контроль исполнения поручений Мэра, Премьера Правительства по
исполнению указов и распоряжений Президента Российской Федерации, а
также прямых поручений Президента Российской Федерации Мэру, Премьеру
Правительства, Правительству Москвы;
- контроль исполнения поручений Мэра, Премьера Правительства по
исполнению постановлений и распоряжений Правительства России, актов
Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, а также Московской городской Думы;
- контроль исполнения поручений Мэра, данных в качестве члена
Совета Федерации Федерального Собрания;
- контроль исполнения поручений Мэра, Премьера Правительства,
управляющего делами Мэрии, зафиксированных в резолюциях по исполнению
обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы,
в том числе парламентских и депутатских запросов;
- контроль исполнения поручений Мэра, Премьера Правительства,
управляющего делами Мэрии, зафиксированных в резолюциях по исполнению
служебных документов, обращений граждан, поступивших в адрес Мэра,
Премьера Правительства, Мэрии и Правительства в целом*;
----------------------------
* в случае, если при рассмотрении указанных документов Мэром,
Премьером Правительства принято решение о необходимости подготовки
распорядительного документа Мэрии, контроль за его подготовкой
возлагается на Организационно-аналитическое управление Мэрии
- контроль исполнения поручений Мэра и Премьера Правительства,
подготовленных Оперативно-распорядительным управлением Мэра и Премьера
Правительства и не стоящих у него на контроле.
8.2.7. Организационно-аналитическое управление осуществляет:
- методическую помощь должностным лицам и структурным
подразделениям аппарата Мэрии, органам городской администрации,
префектурам административных округов по вопросам организации контроля
за ходом выполнения распорядительных документов Мэрии;
- контроль за сроками подготовки проектов постановлений
Правительства, вносимых на рассмотрение Правительства, и их
соответствием Регламенту Мэрии;
- контроль за сроками подготовки проектов распоряжений Мэра и
Премьера Правительства и их соответствием Регламенту Мэрии;
- контроль за ходом выполнения постановлений Правительства,
распоряжений Мэра и Премьера Правительства;
- контроль за выполнением поручений Мэра, Премьера Правительства
по подготовке проектов распорядительных документов;
- контроль за ходом доработки проектов постановлений
Правительства после их обсуждения на заседаниях Правительства;
- контроль за ходом доработки (при необходимости) проектов
распоряжений Мэра, Премьера Правительства;
- контроль за выполнением планов работы Правительства;
- контроль исполнения поручений Правительства, зафиксированных в
протоколах заседаний Правительства.
8.2.8. Приемная Мэрии осуществляет:
- контроль исполнения резолюций должностных лиц Мэрии, данных в
ходе личного приема граждан.
8.2.9. Отдел по связям с представительными органами власти
осуществляет контроль за подготовкой органами городской администрации:
- проектов законодательных актов города, разрабатываемых по
инициативе Мэра;
- заключений по проектам законодательных актов города,
разрабатываемых по инициативе других субъектов законодательной
инициативы;
- контроль за своевременным и качественным исполнением
постановлений Московской городской Думы, касающихся деятельности
соответствующих структурных подразделений городской администрации.
8.2.10. Отделы первых заместителей и заместителей Премьера
Правительства (в комплексе социальной сферы - Управление координации
исполнения социальной политики; в комплексе по экономической политике
и имущественно-земельным отношениям - Управление координации
имущественно-земельных отношений) осуществляют контроль и анализ
исполнения:
- пунктов (поручений) постановлений Правительства, распоряжений
Мэра, Премьера Правительства, исполнителем которых является первый
заместитель, заместитель Премьера;
- постановлений Правительства, распоряжений Мэра, Вице-мэра и
Премьера Правительства, протоколов заседаний Правительства, совещаний
у Премьера Правительства (в целом), контроль за выполнением которых
возложен на первого заместителя, заместителя Премьера Правительства;
- резолюций (поручений) Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства,
управляющего делами Мэрии по исполнению документов, обращений граждан,
поступивших в Мэрию, исполнителем которых является первый заместитель,
заместитель Премьера Правительства;
- резолюций (поручений) первых заместителей, заместителей
Премьера Правительства по исполнению документов и обращений граждан,
адресованных первым заместителям, заместителям Премьера Правительства;
- распоряжений и личных поручений первого заместителя,
заместителя Премьера Правительства.
8.2.11. Помощник управляющего делами Мэрии осуществляет контроль
исполнения:
- распоряжений и приказов управляющего делами Мэрии (за
исключением распорядительных документов, в которых контроль возложен
на руководителей структурных подразделений Управления делами Мэрии в
соответствии с их компетенцией);
- личных поручений управляющего делами Мэрии;
- пунктов (поручений) постановлений Правительства, распоряжений
Мэра, Премьера Правительства, исполнителем которых является
управляющий делами Мэрии;
- резолюций (поручений) управляющего делами Мэрии во исполнение
резолюций (поручений) Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства по
исполнению документов, протоколов совещаний, обращений граждан,
поступивших в Мэрию, исполнителем которых является управляющий делами
Мэрии.
8.3. Сроки рассмотрения и исполнения
8.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов и протоколов
8.3.1.1. Сроки исполнения поручений, содержащихся в
распорядительных документах (постановления, распоряжения, приказы и
поручения), указываются в тексте документов.
Сроки исполнения распорядительного документа в целом определяются
по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе
мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.
8.3.1.2. Сроки исполнения протокольных поручений определены, как
правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения совещания.
Если срок исполнения поручения, данного на совещании у Премьера
Правительства не указан, то куратор протокола-сотрудник аппарата
Правительства либо Оперативно-распорядительного управления Мэра и
Премьера Правительства определяет срок представления отчета (справки)
о ходе выполнения поручения и указывает его в талоне отчета или
запросе, направляемом исполнителю.
В случае отсутствия на совещании исполнителя, которому дано
срочное поручение, куратор обязан довести до его сведения информацию о
данном поручении.
8.3.1.3. Постановления, распоряжения, приказы, протоколы и
оперативные поручения снимаются с контроля или сроки по их исполнению
продлеваются соответственно постановлением Правительства или
должностным лицом, подписавшим распоряжение (приказ, протокол,
поручение), а также управляющим делами Мэрии (по распоряжениям Мэра,
Премьера Правительства и постановлениям Правительства), начальником
отдела Вице-мэра (по распоряжениям Вице-мэра), руководителем аппарата
Правительства-начальником отдела Премьера Правительства (по протоколам
совещаний у Премьера Правительства и в отдельных случаях по
поручениям, контролируемым отделом Премьера Правительства),
начальником Оперативно-распорядительного управления Мэра и Премьера
Правительства (по оперативным поручениям, пунктам распорядительных
документов Мэрии, поставленных на контроль в
Оперативно-распорядительном управлении Мэра и Премьера Правительства)
на основании справки должностного лица, на которого возложен контроль
исполнения документа в целом.
Продление сроков исполнения отдельных поручений, содержащихся в
распорядительных документах, осуществляется также должностными лицами,
на которых в тексте этих документов возложен контроль, если продление
сроков не приведет к невыполнению в установленные сроки документа в
целом.
8.3.1.4. Решение о продлении срока исполнения протокола на основе
аргументированного предложения члена Правительства, ответственного за
контроль протокола в целом, принимается Премьером Правительства или
руководителем аппарата Правительства-начальником отдела Премьера
Правительства.
Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его
выполнением, проведением повторного совещания, принятием
Правительством соответствующего распорядительного документа
(исчерпывающего поручения, содержащиеся в протоколе) по предложению
члена Правительства, ответственного за контроль исполнения протокола в
целом, принимается Премьером Правительства или руководителем аппарата
Правительства-начальником отдела Премьера Правительства.
Решение о снятии с контроля отдельного поручения и продлении
срока его исполнения может быть принято помощником Премьера
Правительства или главным специалистом отдела Премьера Правительства
по предложению исполнителя, согласованному с членом
Правительства,ответственным за контроль протокола в целом, если
изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения
протокола в целом.
8.3.1.5. Снятие с контроля оперативного поручения Мэра,
Вице-мэра, Премьера Правительства, пунктов постановления
Правительства, распоряжений Мэра, Премьера Правительства, поставленных
на контроль в Оперативно-распорядительном управлении Мэра и Премьера
Правительства, осуществляется на основании резолюции Мэра, Премьера
Правительства на справке (заключении) об исполнении, представленной
Оперативно-распорядительным управлением Мэра и Премьера Правительства
Мэру и Премьеру Правительства, либо начальником
Оперативно-распорядительного управления Мэра и Премьера Правительства
после доклада Мэру, Премьеру Правительства.
Решение о продлении сроков исполнения или снятии с контроля
поручения, поставленного на контроль руководством
Оперативно-распорядительного управления Мэра и Премьера Правительства,
принимается начальником Оперативно-распорядительного управления Мэра и
Премьера Правительства либо лицом, его замещающим.
8.3.1.6. Документы о снятии с контроля или продлении срока
исполнения распорядительного документа подготавливаются и вносятся
Правительству или должностному лицу, подписавшему распорядительный
документ, структурными подразделениями аппарата Мэрии, осуществляющими
контрольно-аналитическую деятельность.
8.3.1.7. Основанием для снятия распорядительного документа Мэрии
с контроля является:
- его выполнение;
- принятие (введение в действие) нового распорядительного
документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением
объективных условий, принятием законодательных, нормативных документов
и т.д.).
8.3.2. Сроки рассмотрения и исполнения служебных документов,
обращений граждан, обращений и запросов членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, Московской городской Думы
8.3.2.1. Сроки исполнения поручений по служебным документам и
обращениям граждан указываются в резолюциях должностных лиц Мэрии.
Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом
конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.
Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции
означает, что исполнение документа предусмотрено в течение 1 месяца.
Если служебный документ (обращение гражданина) взяты на контроль
в Мэрии, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты
поступления (первичной регистрации) документа в Мэрию и составляет 1
месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. При
указании срока в днях отсчет времени, отведенного на исполнение
поручения, ведется от даты подписания резолюции.
В случае переадресования документа, т.е. направления по
принадлежности территориальным, отраслевым и функциональным органам
городской администрации, районным управам срок исполнения исчисляется
с даты поступления (регистрации) документа в указанный орган.
В отдельных случаях, с учетом сложности решаемых вопросов, срок
исполнения поручений по служебным документам, адресованным
должностными лицами Мэрии или Правительства органам городской
администрации, префектам административных округов, главам районных
управ может быть увеличен до 2 месяцев. В этом случае в резолюции
обязательно указание срока исполнения.
Перечень вопросов, на которые распространяется данное исключение,
может утверждаться, дополняться и изменяться Мэром.
В настоящее время к ним относятся документы по следующим
вопросам:
- регистрация граждан по месту жительства и пребывания в Москве,
предоставление жилой площади в Москве;
- аренда нежилых помещений и приватизация муниципальной и
государственной собственности;
- отвод земельных участков, выделяемых для коллективного
садоводства;
- экономико-правовое регулирование земельных отношений на
территории Москвы и лесопаркового защитного пояса, в том числе отвод
земельных участков под застройку;
- разработка архитектурных и градостроительных проектов и их
реализация в Москве.
Документы, поступившие из вышестоящих органов, исполняются в
соответствии с требованиями, установленными нормативными документами
(см. пп. 8.1.9.6., 8.1.10.2. настоящего Регламента).
8.3.2.2. Для всех видов обращений граждан - индивидуальных и
коллективных, поданных в письменной форме, если их разрешение не
требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются
единые предельные сроки рассмотрения.
Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со
дня их поступления и регистрации.
Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки,
разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в
сокращенные сроки - до 15 дней со дня поступления в Мэрию или
Правительство, органы городской администрации, префектам
административных округов;
безотлагательно - но не позднее 7 дней со дня поступления в
районные управы, в организации города Москвы.
В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб
или ходатайств необходимо проведение специальной проверки,
истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки
их разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководителем
вышеназванных органов либо их заместителями, либо лицами, официально
их замещающими, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом
гражданину, подавшему обращение.
При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать 2-х
месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для
принятия решения и ответа автору рассматриваются в суде. В таких
случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период
судебного разбирательства.
Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются
безотлагательно, остальные - в соответствии с поручениями должностных
лиц.
Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число
последнего месяца срока, исчисляемый неделями - в соответствующий день
последней недели срока.
Срок, исчисляемый днями, истекает в последний день исполнения
обращения.
В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится
на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно
следующий за ним рабочий день.
8.3.2.3. Сроки и порядок рассмотрения обращений и запросов членов
Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, Московской городской Думы изложены в п.4.5.
8.3.2.4. Корректировка сроков исполнения производится должностным
лицом, его установившим, на основании информации (справки)
ответственного исполнителя.
Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то
исполнителем по согласованию с должностным лицом Мэрии, давшим
поручение об исполнении, готовится справка с обоснованием
необходимости продления срока, и не позднее, чем за два дня до
истечения срока исполнения представляется в Управление
организационно-методического обеспечения работы с документами.
Корректировка сроков исполнения по документам с поручениями
Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской
Федерации в адрес Мэра, Премьера Правительства Москвы осуществляется в
соответствии с п.п.8.1.10.3. и 8.1.9.3. данного Регламента.
8.3.2.5. Снятие с контроля поручений производится должностным
лицом, поставившим документ на контроль, управляющим делами Мэрии и
руководством Управления организационно-методического обеспечения
работы с документами, в зависимости от того, кто поставил документ на
контроль.
Основанием для снятия с контроля может служить:
- подписанный и зарегистрированный ответ;
- справка исполнителя о результатах выполнения поручения.
По служебным документам, зарегистрированным в Управлении
организационно-методического обеспечения работы с документами, снятие
с контроля поручения производится начальником отдела контроля и
анализа, по обращениям граждан - начальником отдела писем данного
управления.
Решение о снятии с контроля документов с грифом "Особый контроль"
принимает Премьер Правительства или руководитель аппарата
Правительства - начальник отдела Премьера Правительства.
8.3.2.6. Документы о снятии с контроля или продлении срока
исполнения поручений должностных лиц Мэрии подготавливаются и вносятся
должностному лицу, подписавшему распорядительный документ, протокол,
резолюцию, структурными подразделениями аппарата Мэрии,
осуществляющими контрольно-аналитическую деятельность.
8.3.2.7. Исполненными считаются служебные документы и обращения
граждан, по которым рассмотрены все поставленные вопросы, приняты
необходимые меры и корреспондентам даны исчерпывающие ответы.
8.3.2.8. Поручение о подготовке проекта распорядительного
документа Мэрии считается выполненным, когда оформленный проект
распорядительного документа со всеми необходимыми визами внесен в базу
данных протокольного отдела Мэрии.
8.4. Порядок исполнения
8.4.1. Исполнение документов осуществляется в соответствии с
поручениями должностных лиц Мэрии, содержащихся в распорядительных
документах, протоколах, резолюциях.
8.4.2. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в
поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за
подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в поручении
первым.
Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных
исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при
необходимости, по собственному усмотрению (по служебным документам и
обращениям граждан).
8.4.3. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения
срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю
справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение
по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей
ответственного исполнителя.
Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.
Соисполнители в равной степени несут ответственность за
качественную и своевременную подготовку проектов документов.
8.4.4. Ответы из организаций по исполнению документов,
зарегистрированных в Управлении организационно-методического
обеспечения работы с документами, должны направляться в это Управление
в целях осуществления контроля за ходом и результатом исполнения
документов.
8.4.5. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения
поручений Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства, его заместителей,
управляющего делами Мэрии должны подписываться руководителями органов
городской администрации, структурных подразделений аппарата Мэрии и
префектами административных округов, которым даны поручения, или
лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок,
указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации
документа в Мэрии, если срок не указан.
8.4.6. Подлинники документов, направленные исполнителю,
возвращаются в Управление организационно-методического обеспечения
работы с документами вместе со справками (информацией) об исполнении
либо копиями ответов по исполнению поручения.
8.4.7. Справки по поручениям заместителей управляющего делами
Мэрии, руководителей Управления организационно-методического
обеспечения работы с документами, структурных подразделений аппарата
Мэрии могут быть подписаны заместителем руководителя органа городской
администрации, заместителем префекта административного округа,
курирующим данное направление работ, заместителями руководителей
структурных подразделений аппарата Мэрии.
8.4.8. Информация в адрес Президента Российской Федерации,
Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета
Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, подготовленная органами городской администрации,
префектурами административных округов по поручению должностных лиц
Мэрии и Правительства, должна оформляться на соответствующих бланках
Мэрии (в случае поручения Мэра - на бланке письма Мэра, в случае
поручения Премьера Правительства - на бланке письма Премьера
Правительства) и в двух экземплярах направляться в Управление
организационно-методического обеспечения работы с документами (при
этом на втором экземпляре должны быть визы руководителей органов
городской администрации и префектов, подготовивших проект ответа, либо
лиц, их официально замещающих).
8.4.9. Если по контрольному документу требуется ответ
Администрации Президента, Правительству Российской Федерации, Совету
Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской
Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство Москвы"
за подписью члена Правительства либо должностном бланке члена
Правительства и направляется в Управление организационно-методического
обеспечения работы с документами в двух экземплярах (с указанием, на
какие исходящие номера вышестоящей организации и Мэрии дается ответ).
В случае отсутствия члена Правительства (руководителя комплекса
городского управления, заместителя Премьера Правительства,
руководителя органа городской администрации, префекта) ответ может
быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, на соответствующем
бланке органа городской администрации, префектуры.
Бланк Правительства Москвы может быть использован лишь в том
случае, если документ подписывает член Правительства.
8.4.10. Ответы на служебные документы и письменные обращения
граждан даются, как правило, в письменной форме.
По документам с поручениями (резолюциями) должностных лиц Мэрии в
адрес руководителей органов городской администрации, префектов
административных округов, глав районных управ ответ в Мэрию и
корреспонденту (организации, гражданину) дает руководитель
соответствующего органа либо должностное лицо, исполняющее его
|