обязанности, либо заместитель руководителя.
На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной
форме.
Допускается устная форма ответа (если такая форма устраивает
заявителя или обратившуюся организацию), о чем на документах и
обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается
соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его
краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшим ответ
(фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его
получившим.
8.5. Порядок осуществления контроля
8.5.1. Контроль исполнения распорядительных документов и
поручений в аппарате Мэрии осуществляется в автоматизированном режиме
с использованием баз данных Мэрии:
- "Контроль исполнения распорядительных документов Мэрии";
- "Контроль исполнения протоколов совещаний у Премьера
Правительства";
- "Служебная корреспонденция Мэрии" (подсистема "Контроль
исполнения");
- "Письма граждан".
8.5.2. Централизованному (с использованием автоматизированных
систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат
служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль
Мэром, Премьером Правительства, управляющим делами Мэрии (в
резолюции), руководством Управления организационно-методического
обеспечения работы с документами, Организационно-аналитического
управления, Оперативно-распорядительного управления Мэра и Премьера
Правительства, отделом Премьера Правительства и помеченные штампом
"Контроль" и "Особый контроль".
8.5.3. Определение и отметка на распорядительном документе в
целом и его отдельных пунктов (поручений), подлежащих контролю с
использованием автоматизированной системы "Контроль исполнения
распорядительных документов Мэрии", возлагается на руководство
Организационно-аналитического управления.
Решение о постановке на контроль в Оперативно-распорядительном
управлении Мэра и Премьера Правительства поручения (задания) Мэра,
Премьера Правительства, отдельных распорядительных документов Мэрии,
принимается Мэром, Премьером Правительства и руководством
Оперативно-распорядительного управления Мэра и Премьера Правительства.
8.5.4. Документы, подлежащие контролю, поступают в структурные
подразделения аппарата Мэрии:
- как правило, в день их регистрации или подписания резолюции из
отдела Премьера Правительства, отдела Вице-мэра (Управления
координации исполнения социальной политики), Управления
организационно-методического обеспечения работы с документами,
приемной Мэрии - законы и иные правовые акты высших государственных
органов, служебные документы, поручения Мэра, Вице-мэра, Премьера
Правительства и управляющего делами Мэрии, обращения граждан,
протоколы совещаний проводимых Премьером Правительства, в т.ч. и
выездных;
- в течение 5 дней после регистрации из протокольного отдела -
распорядительные документы Мэрии, протоколы заседаний Правительства.
8.5.5. Контроль осуществляется как оперативными методами: выезды
на место, использование средств оперативной связи, организация
проверок и совещаний и т.д., так и традиционными: обеспечение
информации от исполнителя в виде справок, талонов отчетов, заключений
и т.д.
Структурные подразделения аппарата Мэрии, осуществляющие
контрольно-аналитические функции, периодически, до истечения
установленного срока исполнения, направляют исполнителям уведомления,
талоны отчета (контрольные карточки), перечень поручений, сроки
выполнения которых истекают в предстоящий период.
Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения
распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока
в порядке упреждающего контроля.
Оперативно-распорядительное управление Мэра и Премьера
Правительства при необходимости запрашивает информацию от структурных
подразделений аппарата Мэрии, осуществляющих контроль исполнения
поручений и распорядительных документов Правительства, Мэра и Премьера
Правительства в соответствии со своей компетенцией.
8.5.6. Исполнители обязаны представить информацию о выполнении
распорядительных документов и поручений должностных лиц в контрольные
структурные подразделения аппарата Мэрии не позднее следующего дня
после окончания контрольного срока.
Если информация, содержащаяся в представленном исполнителем
талоне отчета (справке) не соответствует установленным требованиям,
талон (справка) может быть возвращен исполнителю для доработки.
8.5.7. Документы (справки, информации, ответы) о выполнении
поручений Президента Российской Федерации вместе с подлинниками
документов, поступивших в Мэрию, направляются Президенту Российской
Федерации за подписью должностного лица Мэрии, которому дано
поручение, или лица, исполняющего его обязанности.
В целях информирования Президента Российской Федерации о ходе
исполнения его поручений Управление организационно-методического
обеспечения работы с документами (на основе информации, поступившей от
исполнителей) направляет в Главное контрольное управление Президента
Российской Федерации информацию о принятых мерах по исполнению
поручения Президента. Информация оформляется в виде письма и
подписывается должностным лицом Мэрии, которому дано поручение, либо
управляющим делами Мэрии.
8.5.8. Контролирующие структурные подразделения аппарата Мэрии
после получения справки от исполнителя:
- анализируют полученную информацию;
- готовят проект резолюции Мэра, Премьера Правительства,
управляющего делами Мэрии о снятии с контроля поручения (в случае его
выполнения), о продлении сроков исполнения (если есть веское
обоснование), о принятии мер к исполнению (в случае несогласия с
исполнителем).
8.5.9. При выполнении поручений Мэра, Вице-мэра, Премьера
Правительства о подготовке распорядительных документов по результатам
исполнения обращений граждан и служебных документов
организационно-аналитическое управление представляет информацию в
Управление Организационно-методического обеспечения работы с
документами Мэрии для снятия с контроля.
8.6. Информирование должностных лиц Мэрии
8.6.1. На основании анализа представляемой исполнителями
письменной информации, проверок, осуществляемых структурными
подразделениями аппарата Мэрии, и других поступающих официальных
материалов должностным лицам Мэрии контрольно-аналитическими
подразделениями аппарата Мэрии ежемесячно или ежеквартально
докладывается информация о ходе выполнения распорядительных документов
Мэрии, а также исполнения служебных документов и обращений граждан.
8.6.2. Подготовка и обобщение аналитических, информационных,
справочных и других материалов, необходимых Мэру как члену Совета
Федерации для осуществления его полномочий, обеспечивается группой
помощников члена Совета Федерации.
8.6.3. На основании ежеквартального представления главами
районных управ префектам административных округов информации о
проводимой в районах города Москвы работе с обращениями граждан,
префекты административных округов каждое полугодие обобщают данные
сведения по административным округам и представляют их в Правительство
Москвы.
Правительство Москвы, осуществляя систематический контроль за
состоянием работы с обращениями и приемом граждан в районных управах,
в организациях административных округов, органах исполнительной власти
города, ежегодно обсуждает этот вопрос на своих заседаниях и принимает
по нему соответствующее постановление, публикуемое в городской печати.
8.6.4. Контролирующие структурные подразделения Мэрии имеют право
вносить высшим должностным лицам Мэрии предложения о привлечении к
дисциплинарной ответственности и депремировании сотрудников, не
обеспечивших своевременное выполнение поручений Мэра, Вице-мэра,
Премьера Правительства, первых заместителей и заместителей Премьера
Правительства, управляющего делами Мэрии, содержащихся в резолюциях, в
протоколах и распорядительных документах Мэрии.
9. Организация приема граждан и представителей организаций
9.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в
компетенцию Мэра и Правительства Москвы, определенной Уставом города
Москвы и другими законами Москвы.
9.2. Прием граждан осуществляется по поручению Мэра, Премьера
Правительства, Вице-мэром, первыми заместителями и заместителями
Премьера Правительства, министрами, членами Правительства в приемной
Мэрии согласно графику, утверждаемому ежеквартально управляющим делами
Мэрии.
9.3. На прием к должностным лицам Мэрии могут записаться жители
Москвы, если их вопрос не был решен на уровне района,
административного округа и требуется личное участие высших должностных
лиц города Москвы и членов Правительства Москвы.
9.4. Каждое обращение гражданина в Мэрию регистрируется приемной
Мэрии.
9.5. Предварительная беседа с гражданами, представителями
предприятий и организаций и запись на прием проводятся работниками
приемной Мэрии.
В случае необходимости гражданина принимает должностное лицо
Мэрии, член Правительства Москвы. В этом случае работники приемной,
осуществлявшие прием, подготавливают:
- справку-заключение с рекомендациями (на основании
предварительной беседы с гражданином работника приемной);
- федеральные законы, законы города Москвы и иные нормативные
правовые акты по вопросу, содержащемуся в обращении гражданина;
- справки органов городской администрации, рассматривавших
обращение ранее.
9.6. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на
бланке приемной Мэрии в виде поручения органам городской администрации
и структурным подразделениям аппарата Мэрии, подписывается этим
должностным лицом и после регистрации в приемной отправляется
адресату.
9.7. Каждое поручение должностного лица Мэрии, проводившего
прием, ставится на контроль приемной Мэрии.
9.8. Контроль исполнения поручений, данных во время приема
граждан, представителей организаций, осуществляется соответственно
Вице-мэром, первыми заместителями и заместителями Премьера
Правительства, министрами, членами Правительства.
Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время
приема граждан, представителей организаций, осуществляется работниками
приемной Мэрии.
9.9. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина
(представителя организации),должно исполняться в 30-дневный срок со
дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не установлен
иной срок.
9.10. Продление сроков исполнения поручений возможно только
должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению
заведующим приемной и его заместителем.
9.11. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками
приемной и докладываются должностному лицу Мэрии, направившему
документы для исполнения в органы городской администрации.
В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает
предъявляемым требованиям, приемная повторно направляет документы с
поручением для рассмотрения по существу и ответа.
9.12. Поручение снимается с контроля:
- если вопрос решен положительно;
- если органом городской администрации дан обоснованный отказ в
выполнении требования гражданина и должностное лицо Мэрии, давшее
поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.
9.13. Приемная Мэрии регулярно информирует высших должностных лиц
Мэрии о состоянии и характере обращений граждан и представителей
организаций в Мэрию.
10. Информационное обеспечение деятельности Мэрии
10.1. Информационное обеспечение деятельности Мэрии направлено на
обеспечение органов, должностных лиц городской администрации и
структурных подразделений аппарата Мэрии документами и информацией,
необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и
разъяснения деятельности Московской городской администрации.
10.2. Задачи информационного обеспечения органов власти:
- информирование о плановых мероприятиях органов представительной
и исполнительной власти;
- обеспечение информацией, способствующей эффективному выполнению
возложенных функций.
10.3. Задачи информационного обеспечения граждан и организаций:
- обеспечение принципа гласности в деятельности городской
администрации и информирование населения города о ее деятельности по
решению задач социально-экономического развития Москвы;
- информирование организаций и граждан о вступлении в действие
правовых актов города, затрагивающих их права и свободы.
10.4. В систему органов и структурных подразделений Мэрии,
решающих задачи информационного обеспечения Мэрии, входят:
- пресс-центр Мэрии;
- информационно-технологический центр Мэрии;
- протокольный отдел Мэрии;
- архив Мэрии и Правительства;
- отдел информации Мэрии;
- абонентская служба Мэрии;
- справочная служба Мэрии;
- Комитет по телекоммуникациям и средствам массовой информации
Правительства Москвы.
10.5. Потребителями информации Мэрии являются:
- органы и должностные лица городской администрации;
- структурные подразделения аппарата Мэрии;
- Московская городская Дума;
- население города (жители Москвы) и организации, расположенные
на территории города;
- иные организации (по согласованию с соответствующими
должностными лицами Мэрии).
10.6. Формы и средства предоставления и распространения
информации:
- адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов
Мэрии;
- предоставление копий документов по запросу;
- предоставление справок по телефону;
- публикации в центральных и городских средствах массовой
информации;
- выпуск сборников, обзоров, перечней;
- организация телевизионных программ;
- проведение разъяснительных кампаний;
- использование визуальной информации (наружная реклама);
- обеспечение удаленного доступа к базам данных через
территориальную телекоммуникационную сеть Мэрии (ТСМ);
- публикация информации на WWW-сервере Мэрии;
- передача информации по сети муниципальной электронной почты
(МЭП).
10.7. Порядок предоставления и распространения информации, а
также ее состав устанавливается настоящим Регламентом или отдельным
распорядительным документами.
10.7.1. Официальным информационным органом Мэрии, передающим
официальное мнение Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства и
Правительства Москвы, является пресс-центр Мэрии.
10.7.2. Официальными изданиями Мэрии являются журнал "Вестник
Мэрии" и газета "Тверская, 13".
10.7.3. В целях обеспечения органов и структурных подразделений
городской администрации нормативными документами Мэрии в соответствии
с их компетенцией протокольный отдел Мэрии в трехдневный срок с
момента подписания распорядительного документа осуществляет рассылку
его заверенных копий органам, структурным подразделениям городской
администрации и организациям в соответствии с утвержденными списками
рассылки. Обеспечение районных управ, не входящих в список рассылки,
копиями распорядительных документов Мэрии в соответствии с их
компетенцией осуществляют префектуры административных округов.
Информационно-технологический центр Мэрии осуществляет рассылку
копий утвержденных распорядительных документов Мэрии органам и
структурным подразделениям городской администрации, являющимися
абонентами сети муниципальной электронной почты, и размещение их в
компьютерной базе нормативно-распорядительных документов Мэрии.
10.7.4. Информационно-технологический центр Мэрии совместно с
Управлением организационно-методического обеспечения работы с
документами, отделом Премьера Правительства,
Организационно-аналитическим управлением, отделом информации,
протокольным отделом обеспечивает формирование и функционирование
следующих баз данных Мэрии:
- нормативно-распорядительных документов;
- корреспонденции Мэрии;
- справочных;
- технологических (обеспечивающих работу отдельных подразделений
и органов Мэрии);
10.7.5. Информирование граждан о распорядительных документах
Мэрии, затрагивающих их права и интересы, осуществляется путем
публикации этих документов в официальных изданиях Мэрии.
Ответственность за обязательность опубликования распорядительных
документов Мэрии, затрагивающих права и интересы граждан, возлагается
на отдел информации Мэрии.
10.7.5.1. Ознакомление с распорядительными документами Мэрии,
опубликованными в официальных изданиях Мэрии, производится в
общественных библиотеках города.
10.7.5.2. В отдельных случаях (отсутствие в библиотеках
официальных изданий Мэрии, отсутствие в изданиях нужных документов)
граждане и представители организаций могут ознакомиться с текстом
документа, затрагивающим их интересы, права и свободы, в префектуре
административного округа по месту жительства или нахождения
организации либо в органе городской администрации, если вопрос
касается деятельности данного органа. Обеспечение информацией
(ознакомление, получение копии) осуществляется в соответствии с
порядком, установленным в конкретной префектуре (органе городской
администрации).
10.7.5.3. Префектура административного округа и орган городской
администрации обязаны сохранять поступившие из протокольного отдела
Мэрии заверенные копии распорядительных документов Мэрии, касающихся
округа или деятельности органа городской администрации, в течение 5
лет, после чего могут быть уничтожены в установленном порядке.
10.7.5.4. В случае отсутствия в префектуре (органе городской
администрации) нужных документов возможно ознакомиться с официальными
изданиями Мэрии, публикующими полные тексты распорядительных
документов Мэрии, в библиотеке Мэрии.
10.7.5.5. В случае необходимости в получении копии
распорядительного документа Мэрии, затрагивающего интересы, права и
свободы, для представления в судебные органы, органы прокуратуры
граждане и организации обращаются с письменной обоснованной заявкой в
Управление делами Мэрии с просьбой выдать заверенную копию. После
резолюции управляющего делами Мэрии протокольный отдел или архив Мэрии
и Правительства (в зависимости от места хранения распорядительного
документа) выполняют заявку.
10.7.5.6. В случае нахождения подлинников распорядительных
документов Мэрии в Московском объединении архивов (после передачи на
государственное хранение), граждане должны обратиться с заявкой на
выдачу копии распорядительного документа Мэрии в Московское городское
объединение архивов.
11. Порядок работы с документами ограниченного распространения
11.1. Работа с документами ограниченного распространения
определяется действующими нормативными правовыми актами Российской
Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
11.2. Решение об отнесении документа к категории ограниченного
распространения принимается, как правило, на стадии создания проекта
документа при включении в него сведений конфиденциального характера и
помечается грифом "Для служебного пользования".
11.3. Решение об отнесении документа к категории ограниченного
распространения принимается:
- по распорядительным документам - должностным лицом Мэрии, в
компетенции которого находится подписание данного распорядительного
документа, а также ответственным за внесение проекта распорядительного
документа для рассмотрения Мэру, Вице-мэру, Премьеру Правительства, на
заседание Правительства, первым заместителям Премьера Правительства,
управляющему делами Мэрии, заместителям Премьера Правительства;
- по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) -
должностным лицом Мэрии, подписавшим документ, на основании
предложения ответственного исполнителя.
11.4. Должностные лица Мэрии, принявшие решение об отнесении
служебной информации, зафиксированной в документе, к категории
ограниченного распространения, несут персональную ответственность за
обоснованность принятого решения.
11.5. На документах и их проектах, содержащих информацию
ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного
пользования".
11.6. При подготовке документа определяется количество
экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и
отправляется соответствующему адресату.
11.7. Доступ к базам данных "Контроль исполнения распорядительных
документов Мэрии Москвы", "Служебные документы Мэрии Москвы",
"Контроль исполнения протоколов совещаний у Премьера Правительства
Москвы", содержащим документированную информацию ограниченного
распространения, имеют должностные лица и сотрудники аппарата Мэрии и
органов городской администрации в соответствии с утвержденными
списками.
11.8. Документированная информация для служебного пользования без
санкции должностного лица Мэрии, установившего режим ограниченного
распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению
(распространению):
- для сотрудников структурных подразделений аппарата Мэрии, не
входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из
документов с грифом "ДСП" производятся по разрешению должностного лица
Мэрии, подписавшего документ, управляющего делами Мэрии, его
заместителей, руководителя аппарата Правительства, начальника
Управления организационно-методического обеспечения работы с
документами (по служебным документам), руководителя структурного
подразделения или сотрудника, составившего рассылку протокола
совещания у Премьера Правительства (по протоколам совещаний у Премьера
Правительства);
- для других организаций снятие копий производится на основании
письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного
лица, подписавшего документ, либо управляющего делами Мэрии, его
заместителей;
- обеспечение доступа к базам данных, содержащих информацию
ограниченного распространения, производится по согласованию со
структурным подразделением, ответственным за информационное
сопровождение соответстующих баз данных, в соответствии с решением
управляющего делами.
11.9. Снятие грифа "Для служебного пользования" производится по
результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности
информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера
акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись
подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением
документов.
12. Информатизация деятельности Мэрии
12.1. Целью информатизации деятельности Мэрии является внедрение
современных информационных технологий для обеспечения качественного и
оперативного управления на всех уровнях городской администрации.
12.2. Главной задачей информатизации является формирование
информационной среды для обеспечения управления городом, включая как
транспортную инфраструктуру передачи данных - территориальную
телекоммуникационную сеть Мэрии (ТСМ), объединяющую локальные сети
структурных подразделений и органов городской администрации, так и
информационную инфраструктуру - программы и базы данных доступ к
которым, а также их сопровождение и взаимодействие, осуществляется
через ТСМ.
12.3. Одной из основных задач информатизации является создание
единой системы электронного документооборота Мэрии (ЕСД), которая
обеспечит:
- оперативное и качественное прохождение и рассмотрение
поступающих в Мэрию и отправляемых из Мэрии документов;
- оперативное доведение поручений должностных лиц Мэрии до
исполнителей и контроль исполнения поручений;
- доступ к базам данных Мэрии должностных лиц, структурных
подразделений аппарата Мэрии, органов городской администрации и
префектур;
- совершенствование организации труда сотрудников Мэрии,
уменьшение трудоемкости и повышение качества работы с документами;
- устранение дублирования и параллелизма в работе сотрудников
Мэрии;
- сокращение времени на осуществление управленческих операций.
12.4. В рамках создания ЕСД в Мэрии формируются следующие базы
данных (БД):
12.4.1. БД документов, включая:
- "Нормативные документы Мэрии";
- "Служебная корреспонденция Мэрии";
- "Письма граждан";
- "Контроль исполнения распорядительных документов Мэрии";
- "Контроль исполнения протоколов совещаний у Премьера
Правительства".
12.4.2. Централизованные информационные БД, справочники и
классификаторы (кадры, структура органов власти, должностные лица,
телефонные справочники, адресные справочники, тематические перечни и
т.п.).
12.4.3. Технологические БД, необходимые для обеспечения работы
отдельных подразделений или аппарата Мэрии в целом.
12.5. Вышеуказанные базы данных являются собственностью Мэрии
Москвы.
12.6. Ввод информации в базу данных (информационное сопровождение
базы данных) осуществляют структурные подразделения аппарата Мэрии и
органов городской администации.
12.7. Разработку и эксплуатацию баз данных, организацию доступа к
ним обеспечивает Информационно-технологический центр (ИТЦ) Мэрии.
12.8. Абоненты ТСМ используют информацию, получаемую из баз
данных Мэрии, как официальную.
12.9. Информационное обеспечение абонентов ТСМ
12.9.1. Порядок функционирования и пользования базами данных
Мэрии обеспечивается наличием и разработкой комплекса правовых,
организационных, технологических и технических положений.
12.9.2. Руководители структурных подразделений и органов
городской администации исходя из возложенных функций и поставленных
задач самостоятельно определяют необходимое для обеспечения их
деятельности число и распределение внутри подразделений
автоматизированных рабочих мест и вносят управляющему делами Мэрии
предложения о подключении к базам данных и другим информационным и
коммуникационным ресурсам ТСМ.
12.9.3. Подключение к базам данных Мэрии осуществляется по мере
готовности программных, технических, информационных и организационных
средств, предназначенных для эксплуатации баз данных Мэрии, а также
технологической готовности абонентов.
12.9.4. Подключение к базам данных служебных документов,
технологическим и информационно-справочным базам данных производится в
разрешительном порядке на основании письма руководителя структурного
подразделения или органа городской администрации на имя управляющего
делами Мэрии.
12.9.5. Порядок подключения устанавливается управляющим делами
Мэрии по согласованию с подразделением или органом городской
администации, обеспечивающим информационное сопровождение базы данных.
Управляющий делами Мэрии определяет условия доступа к базам
данных Мэрии и периодически издает приказ, в котором называются
абоненты по конкретным базам данных.
12.9.6. Мэр, Вице-мэр, Премьер Правительства, первые заместители
и заместители Премьера Правительства, управляющий делами Мэрии,
министры и члены Правительства, руководитель аппарата Правительства
имеют право доступа в режиме просмотра ко всем базам данных Мэрии и,
по представлению руководителей структурных подразделений аппарата
Мэрии, могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право
полностью или частично, что закрепляется приказом управляющего делами
Мэрии.
12.9.7. Подключение к территориальной сети Мэрии, сети
муниципальной электронной почты, Интернет-узлу Мэрии производится ИТЦ
в заявительном порядке, устанавливаемом соответствующими
распорядительными документами.
12.10. Программно-техническое обеспечение абонентов ТСМ
Для обеспечения работы в ТСМ пользователи (абоненты) получают в
установленном порядке необходимые технические и программные средства,
руководство пользователя, инструкции и методические материалы, а
также, при необходимости, проходят соответствующее обучение и
аттестацию. Состав необходимых и достаточных для каждого конкретного
абонента ТСМ программно-технических средств,обеспечивающих решение
требуемого набора задач, определяется ИТЦ Мэрии.
13. Оформление служебных документов
13.1. Общие требования к оформлению документов
13.1.1. Документы, подготавливаемые в Мэрии, должны иметь
определенный комплекс реквизитов и установленный порядок их
расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 " Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов".
13.1.2. Бланки документов
Документы в Мэрии должны оформляться на бланках утвержденного
образца.
13.1.2.1.Управление организационно-методического обеспечения
работы с документами разрабатывает макеты бланков документов,
составляет и представляет на утверждение управляющему делами Мэрии
альбом бланков Мэрии. Эталон альбома хранится в Управлении
организационно-методического обеспечения работы с документами,
контрольный экземпляр находится в Финансово-хозяйственном управлении
Мэрии.
13.1.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4
(210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм).
13.1.2.3. В аппарате Мэрии применяются следующие утвержденные
бланки для писем:
- бланки с указанием должности должностного лица Мэрии (Мэра,
Вице-мэра, Премьера Правительства, первого заместителя Премьера
Правительства, заместителя Премьера Правительства, управляющего делами
Мэрии и т.п.);
- Правительства Москвы, аппарата Правительства Москвы,
структурных подразделений аппарата Мэрии (Управления делами Мэрии,
Управления Мэра, пресс-центра Мэрии и других).
13.1.2.4. Для ведения "внутренней" переписки бланки документов не
применяются. "Внутренней" считается переписка между членами
Правительства, структурными подразделениями аппарата Мэрии, а также
между должностными лицами названных структур.
13.1.2.5. Применение бланков документов, в том числе и
должностных, обязательно при направлении документа в сторонние
организации.
13.1.2.6. Использование ксерокопий бланков документов Мэрии
запрещено.
13.1.3. Реквизиты документов
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться
требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их
в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной
обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу
документов, являются: наименование организации (должностного
лица)-автора документа, название вида документа, заголовок к тексту,
дата и индекс документа, текст, подпись.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
13.1.3.1. Наименование организации (должностного лица)-автора
документа приведено на бланках документов Мэрии.
13.1.3.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (постановление, распоряжение, приказ, справка и т.д.),
кроме служебных писем. Как правило, для каждого вида распорядительного
документа в Мэрии используется свой бланк, на котором типографским
способом воспроизведено наименование вида документа. При его
отсутствии на бланке реквизит печатается прописными буквами.
13.1.3.3. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание
документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля (О положение табулятора).
13.1.3.4. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний
и совещаний.
Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год (01.10.99).
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих
сведения финансового характера, а также в распорядительных документах
Мэрии может применяться словесно-цифровой способ оформления дат (1
января 1999 г.).
В пределах 2000 года применяется исключительно буквенно-цифвой
способ оформления дат.
13.1.3.5. Индекс документа - это порядковый номер для
поставлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений
служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с азанием
индекса дела по номенклатуре дел.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
обязательном порядке указывается на документах-ответах.
13.1.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Доменты
адресуются в организации, их структурные подразделения, и конкретному
должностному лицу.
Наименование организаций (структурного подразделения) указыется в
именительном падеже, наименование должности и фамилия адсата - в
дательном. Например:
Комитет по туризму
Бухгалтерия
Старшему экономисту
Ивановой Т.Д.
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(оргазации), то наименование органа (организации) входит в наименовае
должности адресата. Например:
Председателю Комитета
по культуре
Бугаеву И.Б.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их
следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
городской администрации
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово опия"
перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится.При направлении
документа более чем в четыре адреса, составляют исок рассылки и на
каждом документе указывают только одного адсата.
В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес,
например:
Всероссийский
научноисследовательский
институт документоведения и
архивного дела
103012, Москва, Центр
Б. Черкасский пер.
д. 5/26
Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие
органы государственной власти и органы городской администрации
(департаменты, управления, комитеты, префектам), районные управы.
При адресовании документа частному лицу первой строкой
указывается почтовый индекс, город, второй строкой - улица, номер
дома, номер корпуса и номер квартиры, а затем указывается фамилия и
инициалы частного лица.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине
строк знаки сохраняются.
Реквизит "адресат" печатается от 4 положения табулятора (после 32
печатных букв).
13.1.3.7. Текст документа строится в зависимости от вида
(разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных
частей. В первой части излагается причина составления документа,
даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по
существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы,
предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы,
пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими
цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
Печатается текст документа на бланках Мэрии документов формата А4
- через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1
межстрочный интервал.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без
слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
13.1.3.8. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование должности
указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля,
расшифровка подписи - от 6 положения табулятора (после 48 печатных
знаков).
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, правомочное подписать документ
отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается и
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его
фамилия: "исполняющий обязанности..." или "заместитель"..."
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью
аналогов собственноручной подписи допускается при подписании
документов нефинансового характера: приглашениях, справках, извещениях
и др.
13.1.3.9. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на _____ л. в _____ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в
каждом приложении и числа их экземпляров.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: ___________________________________________________
название документа и наименование организации или
_______________________________________________________________
автора, дата и индекс документа
и приложение к нему, всего на _____ л. в _____ экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение:
на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля (О
положение табулятора).
13.1.3.10. Гриф согласования проставляется на проектах
документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными
органами (организациями), структурными подразделениями, должностными
лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой о
согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО, наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личная подпись, её расшифровка и дата.
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чём делается отметка на месте грифа
согласования. Например: Лист согласования (справка, протокол)
прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование документов.
Виза включает личную подпись визирующего, её расшифровку и дату
визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом: "замечания прилагаются" или "с замечаниями по пункту..." (при
внесении замечаний в текст документа), подпись, её расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках
документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются
на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
При наличии нескольких грифов их располагают на одном уровне
вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
13.1.3.11. Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на
документах за подписью Мэра, Премьера Правительства располагаются в
левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа; на
документах, за подписью других должностных лиц - в левом нижнем углу
лицевой стороны последнего листа документа.
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе
может проставляться имя файла, код оператора, а также другие поисковые
данные документа.
13.1.3.12. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определённый круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в
действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую
силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения
или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются пояснения; либо действие документа выходит за рамки
аппарата Мэрии и распространяется на организации городского подчинения
и граждан; в остальных случаях - может проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (печатается
заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица,
утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата
утверждения. При утверждении документа постановлением, протоколом или
другим документом гриф утверждения состоит из слово УТВЕРЖДЕНО (без
кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже,
его даты и номера.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу (5 положение
табулятора - после 40 печатных знаков ). При наличии двух грифов они
располагаются в правом и левом верхних углах документа.
13.1.4. Применение печатей
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.
Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица.
13.1.4.1. В Мэрии существуют гербовые печати: "Мэр Москвы",
"Мэрия Москвы", "Правительство Москвы", "Финансово-хозяйственное
управление Мэрии Москвы", а также простые круглые печати: "Управление
делами Мэрии Москвы", "Протокольный отдел Мэрии Москвы", "Управление
по вопросам государственной службы и кадров Мэрии Москвы", "Архив
Мэрии".
13.1.4.2. Гербовой печатью "Мэр Москвы" заверяется подпись Мэра
на доверенностях, уполномачивающих представить интересы Мэра,
договорах заключённых от имени Мэра, грамотах и т.д.
13.1.4.3. Гербовой печатью "Мэрии Москвы" заверяется подпись Мэра
на документах, требующих особого удостоверения: доверенностях,
уполномачивающих представить интересы Мэрии, почётных грамотах,
представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями
Российской Федерации, характеристиках, штатных расписаниях структурных
подразделений Мэрии и изменениях к ним, договорах, сводных
номенклатурах дел аппарата Мэрии и т.д.
13.1.4.4. Гербовой печатью "Правительство Москвы" заверяется
подпись Премьера Правительства (или лица, его замещающего) и членов
Правительства на грамотах Правительства Москвы, распорядительных
документах финансового характера, доверенностях, выданных от имени
Правительства, характеристиках, штатных расписаниях органов городской
администрации, договорах и т.д.
13.1.4.5. Гербовой печатью "Финансово-хозяйственное управление
Мэрии Москвы" удостоверяется подпись начальника
Финансово-хозяйственного управления и его заместителей, главного
бухгалтера на документах, фиксирующих факт расходования денежных
средств и материальных ценностей, договорах, трудовых книжках.
13.1.4.6. Печатью "Протокольный отдел Мэрии Москвы"
удостоверяются копии распорядительных документов Мэрии.
13.1.4.7. Печатью "Управление делами Мэрии Москвы" удостоверяется
подпись управляющего делами Мэрии (заместителей управляющего делами),
справках с места работы, командировочных удостоверениях
командированных в Мэрию и т.д..
13.1.4.8. Печатью "Управления по вопросам государственной службы
и кадров Мэрии Москвы" удостоверяются подписи руководителей и
сотрудников Управления на трудовых книжках, различных справках
кадрового характера, заверяются копии документов, составляющих "личные
дела" сотрудников аппарата Мэрии, командировочных удостоверениях
сотрудников аппарата Мэрии и командированных в Мэрию и т.д..
13.1.4.9. Печатью "Архив Мэрии" удостоверяется подпись
заведующего архивом Мэрии или исполняющего его обязанности при
заверении соответствия выданных из архива копий документов
подлинникам, хранящимся в архиве, а также на архивных справках,
составленных на основании хранящихся в архиве документов.
13.1.4.10. Гербовая печать "Мэра Москвы" хранится у Мэра или его
доверенного лица.
Гербовые печати Мэрии и Правительства, а также простые круглые
печати Управления делами Мэрии, протокольного отдела хранятся в
протокольном отделе Мэрии.
Гербовая печать "Финансово-хозяйственного управления Мэрии
Москвы" хранится в секретариате Финансово-хозяйственного управления
Мэрии.
Печать "Управления по вопросам государственной службы и кадров
Мэрии Москвы" хранится в названном Управлении.
Печать "Архив Мэрии" хранится в архиве Мэрии.
13.1.5. Заверение копии документа
Мэрия, её структурные подразделения могут выдать копии только
документов Мэрии, т.е. документов, автором которых являются
должностные лица и структурные подразделения аппарата Мэрии.
Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим
полное соответствие подлиннику.
Заверительная надпись составляется по форме: "верно",
наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись,
расшифровка и дата заверения копии; печатается от О - го положения
табулятора. На копиях отправляемых документов, остающихся в деле,
должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.
В ряде случаев (оговоренных нормативными актами) заверительная
надпись удостоверяется печатью (см. п. 13.1.4.).
13.1.6. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если
отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова "В
дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения аппарата Мэрии, в котором исполнен документ.
13.2. Оформление документов, направляемых за рубеж
13.2.1. В целях координации международных связей Мэрии,
Правительства, структурных подразделений аппарата, органов городской
администрации, а также обеспечения протокольных требований к
международной переписке проекты документов, готовящихся для отправки
за рубеж на имя руководителей государственного и муниципального
уровня, представляются на согласование (визирование) в Департамент
общественно-политических связей на межрегиональном и международном
уровне.
13.2.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за
рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем.
Применение бланков производится в соответствии с требованиями,
изложенными в настоящем Регламенте.
Оформление документов, направляемых по линиям телексной и
телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без
использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском
языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
13.2.3. При подготовке документов для отправки зарубежным
партнёрам, в том числе документов, направляемых по телефаксу, следует
соблюдать следующие правила оформления:
13.2.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском
языке (за исключением телексной и телеграфной связи).
13.2.3.2. В реквизите "адресат" указывается вначале имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название учреждения
или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс,
страна).
Название страны может быть полным (Соединённые Штаты Америки) или
кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым.
13.2.3.3. Заголовок к тексту не составляется.
13.2.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится
только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте
документа. Подпись оформляется следующим образом:
- при использовании должностного бланка указывается только имя и
фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись;
- при использовании других бланков (например, бланка письма
"Правительство Москвы" , "Департамент внешних связей", "Департамент
общественно-политических связей на межрегиональном и международном
уровне") вначале указывается имя, фамилия, затем должность лица,
подписывающего документ, и его подпись.
Реквизит "подпись" печатается на уровне реквизита "адресат", т.е.
от 4 положения табулятора (после 32 печатных знаков).
13.2.3.5. Дата документа проставляется при его подписании.
Применяется словесно - цифровой способ оформления дат: например, 15
января 2000 г.
Реквизит "дата" печатается от 0 положения табулятора после текста
письма на уровне или ниже подписи.
13.2.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнёра в Мэрию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот
документ по следующей форме: "На Ваше письмо от ... ".
13.2.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в
деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
13.2.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для
отправки с адресом, напечатанном на русском и иностранном языках, и
указанием адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском, так и на
языке страны - адресата.
13.2.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется,
исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через
Министерство связи, Министерство иностранных дел Российской Федерации
либо аккредитованные в Москве инопредставительства, нарочным,
техническими средствами оперативной связи (телефакс,телекс
международная телеграмма).
В случае отправления документа через Министерство иностранных дел
Российской Федерации или аккредитованные представительства Департамент
общественно-политических связей на межрегиональном и международном
уровне готовит сопроводительное письмо на имя начальника управления
Министерства иностранных дел с просьбой о передаче документа адресату.
Порядок оформления и регистрации сопроводительного письма изложен
в подразделах 13.1 и 7.3.
13.3. Оформление доверенности
13.3.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу
полномочий Мэра, Московской городской администрации, Правительства,
должностных лиц Мэрии на представление интересов или совершение
каких-либо действий конкретному должностному лицу городской
администрации.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в
доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее
выдачи.
13.3.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке
документа:
- бланк письма Мэра используется при подписании доверенности
Мэром;
- бланк письма Премьера Правительства используется при подписании
доверенности Премьером Правительства от имени Правительства;
- должностной бланк письма должностного лица городской
администрации при подписании доверенности соответствующим должностным
лицом городской администрации.
13.3.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица городской
администрации, передающего свои полномочия или полномочия органа,
представляемого указанным должностным лицом;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного
должностного лица городской администрации;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись Мэра, Премьера Правительства (в его отсутствие -
исполняющего обязанности Премьера Правительства), должностного лица
городской администрации;
- печать Мэра или Правительства.
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного должностного лица;
- образец его подписи.
Образцы доверенностей приведены в приложениях 9,10 к настоящему
Регламенту.
14. Порядок подготовки и проведения заседаний и
совещаний в Мэрии
14.1. Общие положения
14.1.1. Протокол - организационно-распорядительный документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и
совещаниях, проводимых должностными лицами, органами исполнительной
власти, структурными подразделениями аппарата Мэрии и другими
организационными структурами Мэрии (комиссиями, советами, коллегиями и
т.д.).
14.1.2. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в
пределах полномочий должностных лиц Мэрии, их подписавших, являются
обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками
аппарата Мэрии, органами городской администрации, структурными
подразделениями аппарата Мэрии, юридическими лицами на территории
города, руководимыми (курируемыми) должностными лицами, проводившими
совещание (заседание) и подписавшими протокол.
14.1.3. Протокольные решения, как правило, имееют
непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный
круг должностных лиц и организаций.
14.2. Подготовка и проведение совещаний у Мэра, Премьера
Правительства
14.2.1. Совещания у Мэра, Премьера Правительства проводятся в
соответствии с его поручениями и недельным рабочим планом.
14.2.2. Организация совещания у Мэра, Премьера Правительства
возлагается на первых заместителей, заместителей Премьера
Правительства, министров, членов Правительства и, в отдельных случаях,
на руководителей департаментов, комитетов, управлений и структурных
подразделений аппарата Мэрии.
14.2.3. Члены Правительства, другие должностные лица,
ответственные за подготовку совещания, обеспечивают не менее, чем за 2
рабочих дня до планируемого совещания, представление следующих
материалов:
14.2.3.1. Повестки дня с указанием докладчика, списка участников
по установленной форме;
14.2.3.2. Проекта протокольного решения;
14.2.3.3. Сводной информации по существу рассматриваемого вопроса
и при необходимости проекта распорядительного документа,
согласованного с заинтересованными организациями (со справкой по
имеющимся разногласиям);
14.2.4. Ответственные за подготовку совещания не позднее, чем за
день до совещания, обеспечивают приглашение участников, а также
оповещение их при отмене совещания или его переносе.
14.2.5. Финансово-хозяйственное управление Мэрии обеспечивает
предоставление и подготовку помещения для проведения совещания,
звукоусиление, стенографическое, звукозаписывающее и хозяйственное
обслуживание совещания.
14.2.6. Отдел Премьера Правительства при проведении совещания в
здании Мэрии или Оперативно-распорядительное управление Мэра и
Премьера Правительства при организации выездных совещаний:
14.2.6.1. Осуществляют контроль за своевременной подготовкой
структурными подразделениями аппарата Мэрии, обеспечивающими
деятельность членов Правительства, и другими должностными лицами,
ответственными за организацию совещания, материалов к совещанию и
приглашением его участников.
14.2.6.2. Специалисты отдела Премьера Правительства обеспечивают
выполнение требований приказа управляющего делами Мэрии N 199 от
05.07.96 "Об утверждении Положения о пропускном и внутриобъектовом
режиме в зданиях Мэрии".
14.2.6.3. В соответствии с решениями, принятыми Мэром, Премьером
Правительства по рассмотренным на совещании вопросам, специалистами
отдела Премьера Правительства и Оперативно-распорядительного
управления Мэра и Премьера Правительства не позднее, чем в 3-дневный
срок с момента совещания, дорабатывается протокол и представляется на
подпись.
14.2.7. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители
поручений и сроки их исполнения.
14.2.8. Контроль за выполнением протокола совещания в целом
возлагается, как правило, на одного из первых заместителей и
заместителей Премьера Правительства, министров, членов Правительства,
с учетом распределения обязанностей и характера рассматриваемого
вопроса.
14.2.9. Специалистом, оформившим протокол определяется круг лиц,
которым рассылается протокол, с учетом данных на совещании поручений.
14.2.10. Отдел Премьера Правительства обеспечивает:
14.2.10.1. Регистрацию, копирование и рассылку протоколов
совещаний, проводимых Мэром, Премьером Правительства, и помеченных
грифом "Для служебного пользования"; хранение подлинников протоколов в
течение 2-х лет до сдачи их в архив Мэрии.
14.2.10.2. Регистрацию, рассылку служебных документов по
вопросам, связанным с ходом реализации указанных протоколов совещаний,
своевременный подбор указанных документов к совещаниям.
14.2.11. Протоколы совещаний, проведенных Мэром, Премьером
Правительства при посещении промышленных предприятий, научных
организаций, строек г.Москвы и сельскохозяйственных предприятий
Московской области, составленные должностными лицами этих предприятий
и организаций, подписываются соответствующими руководителями и
представляются Мэру, Премьеру Правительства на утверждение.
14.2.12. Протоколы выездных совещаний, проводимых Мэром,
Премьером Правительства копируются, рассылаются и контролируются
заинтересованной организацией.
14.3. Подготовка и проведение заседаний Правительства
Порядок подготовки и проведения заседаний Правительства
определяется данным Регламентом в разделе "Организация работы
Правительства Москвы".
14.4. Подготовка и проведение заседаний Столичной коллегии Мэрии
Москвы и Объединенной коллегии органов управления г.Москвы и
Московской области
14.4.1. Деятельность Столичной коллегии Мэрии Москвы и
Объединённой коллегии органов управления Москвы и Московской области
(далее - коллегий) регламентируется Положениями, утверждёнными
Распоряжением Мэра Москвы от 14 апреля 1997 г. N 298-РМ "Об
утверждении Положений о Столичной коллегии и об аппарате Столичной
коллегии" и Положением об Объединённой коллегии, утверждённым
распоряжением Президента Российской Федерации от 5 июня 1992 г.
N 84-РП.
14.4.2. Председателем обеих коллегий является Мэр Москвы.
14.4.3. Организационно-правовой формой деятельности Коллегий
являются заседания, обеспечивающие коллективное обсуждение вопросов,
включённых в повестку дня, и принятие обоснованных решений.
14.4.4. Заседания коллегий проводятся на регулярной основе и по
мере необходимости, как правило, не реже одного раза в два месяца.
14.4.5. Созыв заседаний коллегий и их ведение осуществляет Мэр.
14.4.6. В заседаниях коллегий принимают личное участие члены
коллегий без права замены. Заседание считается правомочным, если на
нём присутствует более половины членов коллегии.
14.4.7. В заседаниях коллегий могут принимать участие
приглашённые Мэром.
14.4.8. Формирование проекта повесток дня заседаний коллегий (по
предложениям членов коллегий), организацию их проведения, оформление
результатов, рассылку и контроль за исполнением принятых решений
осуществляет аппарат Столичной коллегии.
14.4.9. Утверждает повестку дня заседаний коллегий Мэр.
14.4.10. Решения коллегий принимаются большинством голосов от
числа присутствующих на заседании членов коллегии.
14.4.11. Итоги заседаний коллегий оформляются протоколами,
подписываемыми Мэром и секретарём заседания, и решениями Столичной
коллегии либо решениями Объединённой коллегии органов управления
Москвы и Московской области, подписываемыми Мэром.
14.4.12. Протоколы и решения коллегий сдаются в архив Мэрии для
постоянного хранения.
14.4.13. Аппарат Столичной коллегии является структурным
подразделением аппарата Мэрии Москвы. Положение об аппарате коллегии
утверждается Мэром Москвы.
14.4.14. Аппарат Столичной коллегии осуществляет
организационно-техническое и информационно-аналитическое обеспечение
деятельности коллегий:
- формирует проекты повесток дня заседаний коллегий;
- обеспечивает подготовку к проведению заседаний коллегий на
регулярной основе и по мере необходимости, как правило, не реже одного
раза в два месяца;
- готовит проекты решений коллегии;
- оформляет итоги заседаний коллегий протоколами, подписываемыми
Мэром и секретарём заседания;
- окончательно дорабатывает проекты решений коллегий с учётом
результатов их обсуждения на заседании коллегий и представляет на
подпись Мэру;
- проводит тиражирование и рассылку материалов коллегий;
- ведёт самостоятельное делопроизводство коллегий;
- осуществляет контроль исполнения решений коллегий;
- анализирует эффективность принятых коллегиями решений,
представляет руководству коллегий (председателю и ответственному
секретарю) справочные материалы и предложения по обеспечению
исполнения принятых решений.
14.4.15. Информационное, документационное,
материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности
аппарата Столичной коллегии осуществляет Управление делами
Финансово-хозяйственное управление Мэрии.
14.5. Проведение совещаний в Мэрии
14.5.1. Совещания с руководителями органов городской
администрации (руководителями департаментов, главных управлений и
управлений, комитетов, префектами), предприятий и организаций
городского подчинения, а также представителями общественных
организаций проводятся должностными лицами Мэрии по мере
необходимости.
По понедельникам, средам и пятницам совещания и другие
общегородские мероприятия с участием руководителей органов городской
администрации не проводятся.
14.5.2. После проведения совещания (в т.ч. и выездного) в срок не
более 3 дней соответствующие структурные подразделения аппарата Мэрии
составляют протокол. Выписки из протокола с конкретными поручениями и
сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день
после его подписания.
14.5.3. Контроль исполнения поручений осуществляют
соответствующие структурные подразделения аппарата Мэрии, которые
информируют руководителей, проводивших совещание.
14.5.4. При необходимости в ходе совещания ведётся стенограмма.
Ответственность за правильность составления стенограммы и ее
соответствие ходу заседания (совещания) возлагается на протокольный
отдел Мэрии, аппарат Столичной коллегии и структурные подразделения
аппарата Мэрии, ответственные за проведение заседаний (совещаний).
14.6. Оформление протоколов и стенограмм заседаний и совещаний в
Мэрии
14.6.1. Ведение и оформление протоколов и стенограмм
осуществляется:
- заседаний Правительства - протокольным отделом (протоколы) и
Финансово-хозяйственным управлением Мэрии (стенограммы);
- заседаний Столичной и объединенной коллегий - аппаратом
Столичной коллегии;
- совещаний должностных лиц Мэрии с руководителями органов
городской администрации, предприятий, учреждений и организаций и
представителями общественности - соответствующими структурными
подразделениями аппарата Мэрии.
Оформление протоколов осуществляется в течение 3 рабочих
дней, стенограмм - в течение 2 рабочих дней.
14.6.2. Протоколы подписываются:
- заседаний Правительства - Премьером Правительства, или лицом,
его официально замещающим, или первым заместителем Премьера
Правительства, в зависимости от того, кто проводил
(председательствовал) заседание;
- заседаний Столичной и Объединенной коллегий - ответственными
секретарями коллегий;
- совещаний должностных лиц Мэрии - соответствующим должностным
лицом Мэрии, проводившим (председательствующим) совещание, и
должностным лицом, отвечающим за подготовку совещания в данном
структурном подразделении и ведущим протокол.
14.6.3. Протоколы заседаний (совещаний) оформляются следующим
образом: основная часть протокола делится на разделы в соответствии с
пунктами повестки дня, каждый раздел протокола строится по форме:
слушали - выступили - решили.
В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое
возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в
протоколе.
В протоколах указываются: номер протокола, дата проведения
совещания или заседания, отмечается, кто присутствовал; записываются
рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Ход обсуждения не
записывается, но отдельно по каждому вопросу кратко записывается
констатирующая часть (состояние обсуждаемого вопроса) и полностью
поручения с указанием органа (организации), должностного лица, которым
даётся поручение, а также его сроков исполнения.
14.6.4. Оформленные протоколы совещаний, проводимых Мэром,
Премьером Правительства, регистрируются в отделе Премьера
Правительства в течение года в порядке возрастания номеров.
Протоколы совещаний у первых заместителей и заместителей Премьера
Правительства регистрируются в отделах первых заместителей и
заместителей Премьера Правительства, регистрацию протоколов совещаний
у управляющего делами Мэрии осуществляет Управление
организационно-методического обеспечения работы с документами;
протоколы заседаний Столичной и Объединённой коллегий регистрируются в
аппарате Столичной коллегии в течение года в порядке возрастания
номеров.
14.6.5. Протоколы и стенограммы в течение двух лет хранятся в
указанных подразделениях, а затем оформляются в установленном порядке
и передаются в архив Мэрии.
Приложение 1
к Регламенту Мэрии Москвы
Примерная форма заявки
Управляющему делами Мэрии
Прошу Вас включить в повестку дня заседания Правительства
Москвы ___________________________________________________________
(дата заседания Правительства, плановый вопрос или
поручение)
Вопрос:______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(указать согласован ли вопрос с заинтересованными организациями)
Докладчик ___________________________________________________
__________________________________________________________________
(Ф.И.О., наименование должности, название организации)
Время выступления __________ минут.
С содокладом выступит________________________________________
__________________________________________________________________
(Ф.И.О., наименование должности, название организации)
Время выступления __________ минут.
Предоставить слово для выступления до______ минут:
_____________________________________________________________
(Ф.И.О., наименование должности, название организации)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Обсуждение вопроса провести в течение _______________
Список приглашённых на заседание прилагается (с указанием
фамилии, имени, отчества, должности, названия организации и телефона).
Член Правительства Москвы
-----------------------------------
(Ф.И.О. исполнителя, номер телефона)
Приложение 2
к Регламенту Мэрии Москвы
Образец листа согласования
распоряжения Мэра, Вице-мэра, постановления Правительства,
распоряжения Премьера Правительства (вариант 1: вопрос вносится Мэру,
Вице-мэру, Правительству, Премьеру Правительства первым заместителем
Премьера Правительства, управляющим делами Мэрии, заместителем
Премьера Правительства, министром Правительства, членом Правительства)
Разослать: структурным подразделениям аппарата Мэрии, органам
городской администрации, префектам административных
округов, МосгорБТИ-2, Московской городской Думе, ВНИИКИ
(112345, Гранатный пер., 4)
---------------
* Реквизит проставляется на окончательном варианте проекта
распорядительного документа, при подготовке магнитной копии проекта
распорядительного документа (дискете).
** Реквизит не проставляется на распоряжениях Вице-мэра
Приложение 3
к Регламенту Мэрии Москвы
Образец листа согласования
распоряжения Мэра, Вице-мэра, постановления Правительства,
распоряжения Премьера Правительства (вариант 2: вопрос вносится Мэру,
Вице-мэру, Правительству, Премьеру Правительства руководителем органа
исполнительной власти, структурного подразделения аппарата Мэрии,
руководимого непосредственно Мэром, Вице-мэром, Премьером
Правительства)
Разослать: Толкачеву О.М., Главному контрольно-ревизионному управлению
Правительства Москвы-5, органам исполнительной власти
города
---------------
* Реквизит проставляется на окончательном варианте проекта
распорядительного документа, при подготовке магнитной копии проекта
распорядительного документа (дискете).
** Реквизит не проставляется на распоряжениях Вице-мэра
Приложение 4
к Регламенту Мэрии Москвы
Образец листа согласования
распоряжения первого заместителя, заместителя
Премьера Правительства
Разослать: Коростелеву Ю.В., Комитету общественных и
межрегиональных связей, префектам административных округов,
Московскому городскому штабу народной дружины
---------------
* Реквизит проставляется на окончательном варианте проекта
распорядительного документа, при подготовке магнитной копии проекта
распорядительного документа (дискета).
Приложение 5
к Регламенту Мэрии Москвы
Образец листа согласования
распоряжения, приказа управляющего делами Мэрии
Разослать: структурным подразделениям аппарата Мэрии, ИТЦ Мэрии,
органам исполнительной власти города, префектам
административных округов, ВНИИДАД (103012, Б.Черкасский
пер., д.5/26)
---------------
* Реквизит проставляется на окончательном варианте проекта
распорядительного документа, при подготовке магнитной копии проекта
распорядительного документа (дискета).
Приложение 6
к Регламенту Мэрии Москвы
Список обязательной рассылки
распоряжений Мэра, Вице-мэра, Премьера Правительства,
постановлений Правительства
1. Мэр
2. Вице-мэр
3. Премьер Правительства
4. Члены Правительства (в том числе, управляющий делами Мэрии и
префекты административных округов)
5. Руководитель аппарата Правительства
6. Заместители управляющего делами Мэрии
7. Оперативно-распорядительное управление Мэра и Премьера
Правительства
8. Организационно-аналитическое управление Мэрии
9. Государственно-правовое управление Мэрии
10. Пресс-центр Мэрии
11. Управление организационно-методического обеспечения работы с
документами
12. Приемная Мэрии
13. Отдел информации
14. Представительство Москвы в Санкт-Петербурге (вопросы
городской и региональной политики, взаимодействия Москвы и
Санкт-Петербурга)
15. Министерство юстиции Российской Федерации (кроме
распорядительных документов организационно-правового характера: по
кадровым вопросам, проведении мероприятий и конкурсов, финансировании
организаций и работ, выделении земельных участков, жилых и нежилых
помещений и т.д.)
Приложение 7
к Регламенту Мэрии Москвы
Список обязательной рассылки
распоряжений и приказов управляющего делами Мэрии
1. Мэр
2. Вице-мэр
3. Премьер Правительства
4. Члены Правительства (в том числе, управляющий делами Мэрии и
префекты административных округов)
5. Руководитель аппарата Правительства
6. Заместители управляющего делами Мэрии
7. Помощник управляющего делами Мэрии
8. Государственно-правовое управление Мэрии
9. Пресс-центр Мэрии
10. Управление организационно-методического обеспечения работы с
документами Мэрии
Приложение 8
к Регламенту Мэрии Москвы
Список обязательной рассылки
распоряжений первых заместителей, заместителей
Премьера Правительства
1. Мэр
2. Вице-мэр
3. Премьер Правительства
4. Члены Правительства (в том числе, управляющий делами Мэрии и
префекты административных округов)
5. Руководитель аппарата Правительства
6. Государственно-правовое управление Мэрии
7. Пресс-центр Мэрии
8. Управление организационно-методического обеспечения работы с
документами
9. Приемная Мэрии
10. Отдел информации
Приложение 9
к Регламенту Мэрии Москвы
ДОВЕРЕННОСТЬ
на ведение переговоров и заключения договора (соглашения)
Настоящей доверенностью Правительство Москвы, в лице Премьера
Правительства Москвы Лужкова Юрия Михайловича, действующего на
основании Закона города Москвы "О Правительстве Москвы", поручает
первому заместителю Премьера Правительства Москвы Никольскому Борису
Васильевичу представлять интересы Правительства Москвы на переговорах
с ..., совершать все необходимые действия и заключить договор
(соглашение) о ...
Премьер Правительства Москвы
Ю.М.Лужков
М.П.
Приложение 10
к Регламенту Мэрии Москвы
ДОВЕРЕННОСТЬ
на ведение дел в суде
Настоящей доверенностью Мэр Москвы Лужков Юрий Михайлович
(Правительство Москвы) доверяет главному специалисту
Государственно-правового управления Мэрии Москвы Иванову Ивану
Ивановичу представлять интересы Мэрии Москвы (Правительства Москвы) во
всех судебных и арбитражных учреждениях со всеми правами, которые
предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу, в том числе с
правом полного или частичного отказа от исковых требований и признания
иска, изменения предмета или основания иска, заключения мирового
соглашения, обжалования судебного акта суда и арбитражного суда,
получения исполнительного листа и предъявления его ко взысканию.
Мэр Москвы
(Премьер Правительства Москвы)
Ю.М.Лужков
М.П.
|