МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ
УКАЗАНИЕ
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РФ
11 мая 1999 г.
(НЦПИ)
УТВЕРЖДАЮ
Министр общего и профессионального
образования Российской Федерации
В. Филиппов
11 мая 1999 года
ОДОБРЕНО
ЦЭПК Росархива
Протокол N 1
24 февраля 1999 года
Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения
представляет собой систематизированный список названий дел,
характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе
высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную
номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической
документацией.
Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать
унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и
единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов
вузов на госхранение.
Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами
Министерства общего и профессионального образования Российской
Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов,
образующейся при документировании их деятельности.
При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены
требования нормативных документов: Государственная система
документационного обеспечения управления. - М., 1991; Перечень типовых
документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций с указанием
сроков хранения. - М., 1989. В некоторых случаях сроки хранения дел
определены исходя из научно-исторической и практической ценности
категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при
составлении индивидуальных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме.
Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные
подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.
01-05 Руководство вуза
06 Управление делами
07 Учебное управление
08 Подготовительное отделение
09 Приемное отделение
10 Ученый совет вуза и специализированный совет
11 -21 Деканат факультета
22 Деканат по работе с иностранными учащимися
23-32 Кафедра
33 Факультет повышения квалификации
34 Учебно-методический отдел
35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры
36 Сектор производственной практики
37 Научный отдел (научно-исследовательский сектор)
38 Планово-финансовое управление
39 Патентный отдел
40 Управление кадров
41 Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля
42 Административно-хозяйственное управление (отдел)
43 Библиотека
44 Архив
45 Студенческое научное (научно-техническое) общество
46 Профсоюзный комитет
47 Редакционно-издательский отдел
48 Редакция многотиражной газеты.
В номенклатуру дел в качестве самостоятельных разделов включается
документация общественных организаций вузов (студенческого научного
общества, профсоюзного комитета).
Некоторые структурные подразделения в вузах называются
по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются
наименования структурных подразделений, используемые в большинстве
вузов, а в скобках их иные наименования. Например: Управление делами
(канцелярия, общий отдел). Управление (отдел) кадров. Управление
(отдел) капитального строительства и др.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует
избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может
оказаться, что обозначенного в примерной номенклатуре дел того или
иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под
другим названием. В таком случае документация соответствующего в
примерной номенклатуре дел структурного подразделения полностью или
частично может быть включена в состав других, близких по функциям и
направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например,
документацию патентного отдела можно объединить с документацией
научного отдела или научно-исследовательского сектора,
планово-финансового отдела - с бухгалтерией, отделов капитального
строительства и материально-технического снабжения - с хозяйственной
частью и т. д. Могут быть другие варианты перераспределения
документации между структурными подразделениями вуза.
Возможны случаи, когда в примерной номенклатуре дел не значится
то или иное структурное подразделение вуза. Если такое подразделение
имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям,
то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в
качестве самостоятельного раздела.
В пределах каждого раздела примерной номенклатуры дел,
соответствующего структурному подразделению вуза, в логической
последовательности по степени важности документации и вопросов
перечисляются наименования конкретных дел.
В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с
грифом "Для служебного пользования". Работа с этими документами
(регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т. д.)
определяется специальными инструкциями и другими нормативными
документами.
Наименования дел в примерной номенклатуре сформулированы с учетом
наиболее существенных признаков группировки документов в первичные
комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного,
корреспондентского, хронологического. Наименования могут быть
перенесены в индивидуальную номенклатуру дел вуза.
Каждому делу в примерной номенклатуре дел определен срок
хранения. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка
"ЭПК". Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на
постоянное хранение или на срок, установленный в номенклатуре,
решается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения,
курирующего данный вуз.
Для ряда дел в примерной номенклатуре дел установлен срок
хранения "До минования надобности ".
Выделение дел к уничтожению в вузе может быть произведено при
условии упорядочения документов постоянного хранения за
соответствующие годы.
При определении сроков хранения дел необходимо обращать внимание
на специальные пояснения в графе "Примечания". Например, "После замены
новыми", "После истечения срока действия договора" и т. п. Такие
пояснения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел.
Индивидуальная номенклатура дел вуза составляется в структурном
подразделении вуза, согласовывается с Управлением делами.
В Управлении делами на основе номенклатур дел кафедры, деканатов
и др. составляется Сводная номенклатура дел вуза. Специфика ведения
делопроизводства в вузе такова: Ряд функциональных подразделений
(Управление делами, НИС, Отдел кадров, Бухгалтерия) формируют дела по
календарному году, т. е. с 1 января. Учебные подразделения
(факультеты, кафедры) - по учебному году, т. е. с 1 сентября. Такие
дела, как протоколы кафедры, формируются за каждый учебный год.
Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год,
согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается
руководством вуза. Вводится в действие с 1 января.
Из утвержденной сводной номенклатуры дел структурные
подразделения вуза получают в виде выписок номенклатуры дел и
оформляют их по установленной форме.
Сводная номенклатура дел вуза и номенклатуры дел его структурных
подразделений действуют в течение ряда лет (не менее трех лет). В
каждом структурном подразделении оставлены номера для внесения
дополнительных дел, если таковые возникнут в течение года. При текущих
изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся
соответствующие изменения и дополнения, которые согласовываются с
архивным учреждением, при коренных изменениях номенклатура дел
составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном
порядке.
----------------------------------------------------------------------
| НАИМЕНОВАНИЕ ВУЗА | УТВЕРЖДАЮ |
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | Ректор ---------- (инициалы, |
| ------------ N ---------- | (подпись) фамилия) |
----------------------------------------------------------------------
Место составления
Дата на ------ год
---------------------------------------------------------------------------------------------
| Индекс | Заголовок дела | Количество | Срок хранения | |
| дела | (тома, части) | томов | и статья | Примечание |
| | | | по перечню | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 01 | | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 02 | | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 03 | Руководство вуза | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 04 | | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 05 | | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06 | УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-01 | Приказы и инструктивные | | Постоянно | На госхранение |
| | письма Минобразования | | | не передается |
| | России, относящиеся к | | | |
| | деятельности вуза. Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-02 | Приказы Минобразования | | До минования | |
| | России, присланные для | | надобности | |
| | сведения. Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-03 | Решения коллегии | | Постоянно | На госхранение |
| | Минобразования России, | | | не передается |
| | относящиеся к | | | |
| | деятельности вуза. Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-04 | Приказы и инструктивные | | Постоянно | На госхранение |
| | письма отраслевых | | | не передается |
| | министерств и ведомств, | | | |
| | относящиеся к | | | |
| | деятельности вуза. Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-05 | Устав вуза | | Постоянно | |
| | | | ст. 37а | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-06 | Приказы ректора по | | Постоянно | |
| | основной деятельности | | ст. 19а | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-07 | Приказы ректора о | | 3 г. | |
| | командировках сотрудников | | ст. 19в | |
| | и преподавателей | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-08 | Приказы ректора по | | 5 л. | |
| | административно - | | ст. 19г | |
| | хозяйственным вопросам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-09 | Приказы и распоряжения | | Постоянно | |
| | ректора и проректоров по | | ст. 19а | |
| | контингенту движения | | | |
| | учащихся | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-10 | Положения о структурных | | Постоянно | |
| | подразделениях вуза | | ст. 21, 36 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 6-11 | Должностные инструкции | | 3 г. | После замены |
| | | | ст. 56 | новыми |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-12 | Сводная номенклатура дел | | Постоянно | |
| | вуза, согласованная с | | ст. 95а | |
| | Госархивом | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-13 | Переписка с | | 5 л. ЭПК | |
| | Минобразованием России о | | ст. 558 | |
| | приеме в вуз, организации | | | |
| | учебной работы и другим | | | |
| | вопросам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-14 | Предложения, заявления и | | 5 л. | В случае |
| | жалобы граждан, документы | | ст. 31б | неоднократного |
| | по их исполнению | | | обращения - 5л. |
| | | | | после последнего |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-15 | Переписка с местными | | 5 л. | |
| | органами управления, | | | |
| | учреждениями образования | | | |
| | по учебным вопросам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-16 | Переписка с другими | | 3 г. | |
| | вузами по учебной работе | | ст. 549б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-17 | Переписка с организациями | | | |
| | по учебным и научным | | 3 г. | |
| | вопросам | | ст. 549б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-18 | Переписка о заказе и | | | |
| | уничтожении печатей, | | 3 г. | |
| | штампов | | ст. 1077 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-19 | Карточки регистрации | | | |
| | исходящей корреспонденции | | 3 г. | |
| | | | ст. 106б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-20 | Карточки регистрации | | 3 г. | |
| | входящей корреспонденции | | ст. 106б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-21 | Журналы регистрации | | 3 г. | |
| | отправленных ценных писем | | ст. 106б | |
| | и бандеролей | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-22 | Номенклатура дел | | 5 л. | |
| | управления | | ст. 95б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 06-23 | Описи на дела, переданные | | 3 г. | В архиве |
| | в архив вуза, акты об | | ст. 117б | вуза постоянно |
| | уничтожении дел | | | |
| | временного срока хранения | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07 | УЧЕБНОЕ УПРАВЛЕНИЕ | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-01 | Приказы и инструктивные | | До минования | |
| | письма Минобразования | | надобности | |
| | России по | | | |
| | учебно-методическим Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-02 | Положение об Учебном | | До замены | |
| | управлении | | новыми | |
| | | | ст. 38 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-03 | Должностные инструкции | | 3 г. | После замены |
| | сотрудников | | ст. 56 | новыми |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-04 | Приказы ректора по | | До минования | Подлинники - в |
| | личному составу | | надобности | Управлении |
| | студентов. Копии | | | кадров |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-05 | Паспорт вуза | | Постоянно | |
| | | | ст. 557 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-06 | Годовой план приема | | Постоянно | |
| | студентов и выпуска | | | |
| | специалистов | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-07 | Планы работы факультетов | | Годовые - | |
| | | | постоянно. | |
| | | | Семестровые | |
| | | | - 3 г. ст. 572 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-08 | Документы проверок | | 5 л. ЭПК | |
| | подразделений и кафедр, | | ст. 605, 606 | |
| | посещения лекций, | | | |
| | семинаров (справки, | | | |
| | сведения) | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-09 | Планы, графики расписания | | 1 г. | |
| | учебных занятий и | | ст. 602 | |
| | экзаменов | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-10 | Отчеты вуза по | | Постоянно | |
| | учебно-методической | | ст. 293а | |
| | работе за учебный год | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-11 | Отчеты председателей о | | Постоянно | |
| | работе Государственных | | | |
| | аттестационных комиссий | | | |
| | по всем факультетам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-12 | Сводные статистические | | Постоянно | |
| | отчеты вуза о движении | | ст. 293а | |
| | контингента студентов на | | | |
| | начало и конец учебного | | | |
| | года (ф. 3НК, 4НК) | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-13 | Сводные статистические | | ст.293 | 1. При |
| | отчеты вуза о движении | | а) сводные - | отсутствии |
| | контингента студентов | | постоянно | годовых - |
| | | | б) годовые - | постоянно |
| | | | постоянно | 2. При отсутствии |
| | | | в) полуголовые - | полугодовых - |
| | | | 5 л. | постоянно |
| | | | постоянно | 3. При отсутствии |
| | | | г) кварталь- | годовых, |
| | | | ные - 3 г. | полугодовых, |
| | | | д) месячные - | квартальных |
| | | | 1 г. | постоянно |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-14 | Сведения о выполнении | | 5 л. | |
| | учебной нагрузки | | | |
| | профессорско - | | | |
| | преподавательского | | | |
| | состава | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-15 | Расчеты учебных часов | | 75 л. | |
| | работы по кафедрам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-16 | Документы (справки, | | 10 л. ЭПК | |
| | сводки, письма) по | | ст. 579 | |
| | учебно-методическим | | | |
| | вопросам, направляемые в | | | |
| | Минобразование России | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-17 | Реестр распределения | | 3 г. | |
| | учебных помещений по | | ст. 1101 | |
| | назначению | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-18 | Регистрационные карточки | | 3 г. | |
| | входящих и исходящих | | ст. 106б | |
| | документов | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-19 | Номенклатура дел | | 5 л. | |
| | управления | | ст. 95б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 07-20 | Описи на дела, переданные | | 3 г. | В архиве вуза - |
| | в архив вуза, акты о | | ст. 117б | постоянно |
| | выделении дел к | | | |
| | уничтожению | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08 | ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЕ | | | |
| | ОТДЕЛЕНИЕ | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-01 | Приказы и инструктивные | | До минования | |
| | письма Минобразования | | надобности | |
| | России о работе | | | |
| | подготовительного | | | |
| | отделения. Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-02 | Положение о | | До замены | |
| | подготовительном | | новыми | |
| | отделении | | ст. 38 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-03 | Должностные инструкции | | 3 г. | После замены |
| | сотрудников | | ст. 56 | новыми |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-04 | Приказы ректора о работе | | До минования | Подлинники - в |
| | подготовительного | | надобности | Управлении |
| | отделения, Копии | | | делами |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-05 | Указания (распоряжения) | | 5 л. | |
| | заведующего | | ст. 19г | |
| | подготовительным | | | |
| | отделением | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-06 | Годовой план работы | | 3 г. | |
| | подготовительного | | ст. 167 | |
| | отделения | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-07 | Отчет о работе | | Постоянно | |
| | подготовительного отделен.| | ст. 575а | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-08 | Годовые статические | | Постоянно | |
| | отчеты о приеме, движении | | ст. 575а | |
| | и выпуске слушателей | | | |
| | подготовительного | | | |
| | отделения | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-09 | Протоколы заседаний | | | После окончания |
| | приемной комиссии | | | вуза или выбытия |
| | подготовительного | | | из него |
| | отделения: | | | |
| | а) на принятых | | 5 л. | |
| | б) на не принятых | | ст. 561а | |
| | | | 1 г. | |
| | | | ст. 561б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-10 | Протоколы заседаний | | Постоянно | |
| | аттестационной комиссии | | ст. 578 | |
| | подготовительного | | | |
| | отделения | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-11 | Планы работы и протоколы | | Постоянно | |
| | заседаний | | ст. 572, 578 | |
| | учебно-методического и | | | |
| | педагогического советов | | | |
| | подготовительного | | | |
| | отделения и документы к | | | |
| | ним | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-12 | Личные дела слушателей, | | 15 л. ЭПК | Передаются в |
| | зачисленных на | | | приемную комиссию |
| | подготовительное | | | |
| | отделение | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-13 | Учебный план | | Постоянно | |
| | подготовительного | | ст. 572 | |
| | отделения | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-14 | Журнал посещаемости и | | 5 л. | |
| | успеваемости слушателей | | ст. 606а | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-15 | Расписание занятий, | | 1 г. | |
| | консультаций, экзаменов | | ст. 602 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-16 | Экзаменационные билеты по | | 1 г. | |
| | лекционным курсам | | ст. 566 | |
| | отделения | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-17 | Зачетные и | | 1 г. | После окончания |
| | экзаменационные ведомости | | ст. 565а | учебного |
| | | | | заведения или |
| | | | | выбытия из него |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-18 | Списки слушателей по | | 10 л. | |
| | группам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-19 | Переписка с | | 3 г. | |
| | Минобразованием России, | | ст. 559 | |
| | вузами по вопросам работы | | | |
| | подготовительного | | | |
| | отделения | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-20 | Переписка с учреждениями | | 3 г. | |
| | и организациями по | | ст. 558 | |
| | вопросам приема и | | | |
| | обучения на | | | |
| | подготовительном | | | |
| | отделении | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-21 | Переписка с гражданами об | | 3 г. | |
| | условиях приема на | | ст. 495 | |
| | подготовительное | | | |
| | отделение | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-22 | Журнал передачи дел | | 3 г. | |
| | выпусников | | | |
| | подготовительного | | | |
| | отделения в приемную | | | |
| | комиссию вуза | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-23 | Карточки регистрации | | 3 г. | |
| | входящих документов | | ст. 106б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 08-24 | Карточки регистрации | | 3 г. | |
| | исходящих документов | | ст. 106б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09 | ПРИЕМНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-01 | Приказы и инструктивные | | До минования | |
| | письма Минобразования | | надобности | |
| | России, отраслевых | | | |
| | министерств и ведомств по | | | |
| | вопросам приема студентов | | | |
| | в вуз. Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-02 | Приказы и распоряжения | | До минования | Подлинники - в |
| | ректора и проректоров | | надобности | Управлении |
| | вуза по вопросам | | | делами |
| | организации приема в вуз. | | | |
| | Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-03 | Приказы и распоряжения | | До минования | Подлинники - в |
| | ректора и проректоров по | | надобности | Управлении |
| | основной деятельности. | | | делами |
| | Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-04 | Положение об управлении | | До замены | |
| | (отделении) | | новыми | |
| | | | ст. 38 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-05 | Протоколы, стенограммы | | | |
| | заседаний приемной | | | |
| | комиссии о зачислении | | | |
| | абитуриентов в | | | |
| | вуз: | | | |
| | а) на принятых в вуз | | 5 л. | После окончания |
| | | | ст. 561а | учебного |
| | | | | заведения или |
| | | | | выбытия из него |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| | б) на не принятых в вуз | | 1 г. | |
| | | | ст.561б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-06 | Протоколы заседания | | 5 л. | |
| | апелляционной комиссии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-07 | Протоколы заседания | | Постоянно | |
| | предметных комиссий | | ст. 578 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-08 | Планы работы отделения | | 3 г. | |
| | | | ст. 167 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-09 | Отчет о работе отделения | | Постоянно | |
| | о приеме в вуз | | ст. 575а | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-10 | Отчеты о проведении | | 10 л. ЭПК | |
| | вступительных экзаменов в | | ст. 563а | |
| | вуз | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-11 | Отчеты председателей | | Постоянно | |
| | предметных | | ст. 594а | |
| | экзаменационных комиссий | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-12 | Документы (докладные | | 5 л. | |
| | записки, справки, сводки, | | ст. 564 | |
| | сведения) о ходе приема | | | |
| | абитуриентов в вуз | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-13 | Документы (сводные | | 5 л. | |
| | ведомости результатов | | ст. 564 | |
| | вступительных экзаменов, | | | |
| | сводки о количестве | | | |
| | зачисленных абитуриентов, | | | |
| | представления факультетов | | | |
| | на открытие коммерческих | | | |
| | групп) о ходе приема в | | | |
| | вуз | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-14 | Рекламные афиши, | | 1 г. | |
| | объявления и др. | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-15 | Переписка о приеме и | | 3 г. | |
| | зачислении в вуз | | ст. 558 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-16 | Переписка о проведении | | 3 г. | |
| | дней открытых дверей, | | ст. 559 | |
| | лекций, выездов в школы и | | | |
| | других мероприятий по | | | |
| | привлечению абитуриентов | | | |
| | в вуз | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-17 | Переписка об организации | | 3 г. | |
| | курсов и групп по | | ст. 560 | |
| | подготовке лиц, | | | |
| | поступающих в вуз | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-18 | Переписка с гражданинами | | 3 г. | |
| | и учреждениями об | | ст. 558 | |
| | условиях приема в вуз | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-19 | Экзаменационные | | | |
| | ведомости: | | | |
| | а) абитуриентов, | | 1 г. | После окончания |
| | прошедших по конкурсу; | | ст. 565а | учебного |
| | | | | заведения или |
| | | | | выбытия из него |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| | б) абитуриентов, не | | 6 мес. | |
| | прошедших по конкурсу | | ст. 565б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-20 | Экзаменационные билеты по | | 1 г. | |
| | дисциплинам | | ст. 566 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-21 | Расписания вступительных | | 1 г. | |
| | испытаний | | ст. 602 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-22 | Акты (книга) передачи | | 5 л. | |
| | личных дел абитуриентов в | | | |
| | архив | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-23 | Личные дела абитуриентов, | | 1 г. | После изъятия |
| | поступавших, но не | | ст. 501 | личных |
| | принятых в вуз | | | документов. Не |
| | | | | востребованные |
| | | | | личные документы |
| | | | | - 50 л. |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-24 | Журнал регистрации | | 1 г. | |
| | документов абитуриентов, | | ст. 527 | |
| | поступающих в вуз | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-25 | Копии извещений о допуске | | 1 г. | |
| | лиц, поступающих в вуз, к | | ст. 567 | |
| | приемным экзаменам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-26 | Списки абитуриентов, | | 1 г. | |
| | поступающих в вуз, и | | ст. 514ж | |
| | студентов, оплативших | | | |
| | обучение | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-27 | Номенклатура дел | | 5 л. | В архиве вуза - |
| | отделения | | ст. 95б | постоянно |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 09-28 | Описи на дела, переданные | | 3 г. | В архиве вуза - |
| | в архив вуза, акты о | | ст. 117б | постоянно |
| | выделении дел к | | | |
| | уничтожению | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10 | УЧЕНЫЙ СОВЕТ ВУЗА И | | | |
| | СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ СОВЕТ | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-01 | Приказы и инструктивные | | До минования | |
| | письма Минобразования | | надобности | |
| | России, нормативные | | | |
| | документы Высшей | | | |
| | аттестационной комиссии о | | | |
| | деятельности совета. | | | |
| | Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-02 | Положение об Ученом | | До замены | |
| | совете вуза | | новыми | |
| | | | ст. 38 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-03 | Список членов Ученого | | 75 л. | |
| | совета, изменения и | | ст. 511 | |
| | уточнения списка | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-04 | Годовой план работы | | 5 л. | |
| | Совета и документы по его | | ст. 657 | |
| | уточнению и изменению | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-05 | Годовой отчет о работе | | Постоянно | |
| | совета | | ст. 575а | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-06 | Протоколы, стенограммы | | Постоянно | |
| | заседаний Ученого совета | | ст. 1303 | |
| | и документы к ним | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-07 | Аттестационные дела | | Постоянно | |
| | соискателей, | | ст. 654а | |
| | представленных к | | | |
| | присуждению ученых | | | |
| | степеней | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-08 | Аттестационные дела | | 10 л. ЭПК | |
| | соискателей, не | | ст. 654г | |
| | защитивших диссертации | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-09 | Книга (журнал) | | 5 л. ЭПК | |
| | регистрации диссертаций, | | | |
| | принимаемых к защите | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-10 | Защищенные диссертации и | | Постоянно | На госхранение не |
| | авторефераты | | ст. 655 | передаются |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-11 | Списки соискателей, | | ст.514л | На госхранение не |
| | защитивших диссертации и | | | передаются, |
| | получивших ученые степени | | | хранятся в |
| | и звания | | | организации |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-12 | Бюллетени тайного | | 3 г. | |
| | голосования совета | | ст. 656 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-13 | Переписка с Высшей | | 5 л. ЭПК | |
| | аттестационной комиссией, | | ст. 662 | |
| | учреждениями и отдельными | | | |
| | лицами по вопросам защиты | | | |
| | диссертаций | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-14 | Протоколы заседаний | | Постоянно | |
| | конкурсной комиссии по | | ст. 518 | |
| | замещению вакантных | | | |
| | должностей | | | |
| | профессорско - | | | |
| | преподавательского состава| | | |
| | и документы к протоколам | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-15 | Журнал регистрации | | 3 г. | |
| | документов, лиц | | | |
| | участвующих в конкурсе на | | | |
| | замещение вакантных | | | |
| | должностей в вузе | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-16 | Личные дела соискателей, | | ст. 498 | Передаются в |
| | прошедших по конкурсу на | | а) лиц, имеющих | отдел кадров вуза |
| | замещение вакантных | | ученые степени | |
| | должностей | | и звания - | |
| | | | постоянно | |
| | | | б) научных | |
| | | | работников, | |
| | | | не имеющих | |
| | | | ученые степени | |
| | | | и звания - 75 л. | |
| | | | - в ЭПК | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-17 | Личные дела соискателей, | | 3 г. | После изъятия |
| | не прошедших по конкурсу | | | личных документов |
| | на замещение вакантных | | | |
| | должностей | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-18 | Документы (заявления, | | 5 л. | Хранятся в |
| | характеристики, | | | составе личных |
| | заключения кафедр и др.) | | | дел |
| | по переизбранию | | | |
| | профессорско - | | | |
| | преподавательского | | | |
| | состава в | | | |
| | должностях на новый срок | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-19 | Регистрационные карточки | | 3 г. | |
| | (журналы регистрации) | | ст. 106б | |
| | входящих и исходящих | | | |
| | документов | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-20 | Номенклатура дел совета | | 5 л. | |
| | | | ст. 95б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 10-21 | Описи на дела, переданные | | 3 г. | В архиве вуза - |
| | в архив вуза, акты об | | ст. 117б | постоянно |
| | уничтожении дел | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 11-21 | ДЕКАНАТ ФАКУЛЬТЕТА | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -01 | Приказы и инструктивные | | До минования | |
| | письма Минобразования | | надобности | |
| | России по | | | |
| | учебно-методическим | | | |
| | вопросам. Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -02 | Приказы ректора и | | До минования | Подлинники - в |
| | проректоров вуза по | | надобности | Управлении |
| | основной деятельности. | | | делами |
| | Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -03 | Положение о факультете | | До замены | |
| | | | новыми | |
| | | | ст. 38 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -04 | Должностные инструкции | | 3 г. | После замены |
| | сотрудников | | ст. 56 | новыми |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -05 | Протоколы заседаний | | Постоянно | Отдельно по |
| | совета факультета | | ст. 571 | диссертациям |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -06 | Протоколы, постановления | | 5 л. | Документы по |
| | комиссии по назначению | | ст. 615 | утверждению |
| | стипендий студентам, | | | именных |
| | документы к ним | | | стипендий, списки |
| | (представления, | | | стипендиатов, |
| | заявления, справки) | | | получивших |
| | | | | именные стипендии |
| | | | | - постоянно |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -07 | Протоколы заседания | | 75 л. | В творческих |
| | Государственной | | ст. 593 | вузахпостоянно |
| | аттестационной комиссии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -08 | Годовой план работы | | 3 г. | |
| | факультета по учебной | | ст. 167 | |
| | работе | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -09 | Годовой отчет факультета | | Постоянно | |
| | по учебной работе | | ст. 575а | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -10 | Отчеты руководителей о | | 5 л. | |
| | прохождении | | ст. 610 | |
| | производственной практики | | | |
| | студентов | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -11 | Отчеты студентов о | | 3 г. | |
| | производственной и | | ст. 611 | |
| | педагогической практике | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -12 | Документы об организации | | 3 г. | |
| | педагогической, | | ст. 614 | |
| | стажерской и других видов | | | |
| | учебных практик | | | |
| | (инструктивные письма, | | | |
| | методические указания) | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -13 | Документы об организации | | 3 г. | |
| | самостоятельной работы | | ст. 611 | |
| | студентов (справки, | | | |
| | отчеты и др.) | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -14 | Переписка с организациями | | 5 л. | |
| | и гражданами по вопросам | | ст. 28 | |
| | работы факультета | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -15 | Учебные и учетные | | 75л.-в ЭПК | Хранятся в |
| | карточки студентов | | ст. 499а | личных делах |
| | | | | студентов |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -16 | Журнал учета учебной | | 5 л. | |
| | работы | | ст. 618 | |
| | профессорско - | | | |
| | преподавательского состава| | | |
| | факультета | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -17 | Журнал регистрации | | 3 г. | |
| | контрольных и курсовых | | ст. 616 | |
| | работ | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -18 | Журнал учета успеваемости | | 5 л. | Сводные ведомости |
| | студентов | | ст. 605 | успеваемости - не |
| | | | | менее 25 л. |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -19 | Журнал учета посещаемости | | 5 л. | |
| | студентов | | ст. 605 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -20 | Журнал учета выдачи | | Постоянно | |
| | академических справок | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -21 | Список студентов (по | | 10 л. | |
| | группам) | | ст. 514е | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -22 | Зачетные и | | 5 л. | |
| | экзаменационные ведомости | | ст. 597 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -23 | Расписание занятий | | 1 г. | |
| | | | ст. 602 | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -24 | Заявления студентов | | 1 г. | |
| | декану, объяснительные | | ст. 607 | |
| | записки, медицинские | | | |
| | справки, справки с места | | | |
| | работы | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -25 | Номенклатура дел деканата | | 5 л. | |
| | факультета | | ст. 95б | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| -26 | Описи на дела, переданные | | 3 г. | В архиве вуза - |
| | в архив вуза, акты о | | ст. 117б | постоянно |
| | выделении дел к | | | |
| | уничтожению | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 22 | ДЕКАНАТ ПО РАБОТЕ С | | | |
| | ИНОСТРАННЫМИ УЧАЩИМИСЯ | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 22-01 | Приказы и инструктивные | | До минования | |
| | письма Минобразования | | надобности | |
| | России о работе с | | | |
| | иностранными учащимися. | | | |
| | Копии | | | |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 22-02 | Положение о деканате | | До замены | Подлинники - в |
| | | | новыми | Управлении |
| | | | ст. 38 | делами |
|---------|---------------------------|-------------|-------------------|-------------------|
| 22-03 | Должностные инструкции | | 3 г. | После замены |
|