Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве
морского и речного транспорта Министерства транспорта Российской
Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N
536 <*>, в целях совершенствования документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения
контроля исполнения документов и с учетом опыта работы с документами в
Федеральном агентстве морского и речного транспорта Министерства
транспорта Российской Федерации (далее - Агентство).
--------------------------------
<*> Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г.,
регистрационный N 7418.
1.2. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для
сотрудников Федерального агентства морского и речного транспорта. При
подготовке сотрудниками Агентства проектов документов, представляемых
на подпись руководителю или заместителям руководителя (далее -
руководство Агентства), необходимо руководствоваться положениями
настоящей Инструкции.
1.3. Делопроизводство в Агентстве организуется с использованием
компьютерной документальной системы (далее - КДС), предназначенной для
автоматизированного учета, сопровождения и контроля исполнения
документов.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы
с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку,
регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с
помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные (компьютерные) технологии обработки
документальной информации, применяемые в Агентстве, должны отвечать
требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения на основе единой информационно -
технической политики и применения современных технических средств в
работе с документами, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве
осуществляются отделом делопроизводства Организационно-правового
управления.
1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в
управлениях Агентства (далее - управления), своевременное и
качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагаются
на начальников этих управлений.
1.7. Непосредственная работа по документационному обеспечению в
управлениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение
делопроизводства.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в
управлениях, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в управление документов;
регистрация исходящих из управления документов, проверка
правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в управлении;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам
прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства управления сводок об исполненных и о
находящихся на исполнении документах;
ввод в КДС информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у
сотрудников управления;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных
документов;
контроль за возвратом правительственных документов;
разработка номенклатуры дел управления;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в управление сотрудников по
вопросам основ делопроизводства.
Права, обязанности и ответственность сотрудников, ответственных
за ведение делопроизводства, определяются должностными регламентами,
разрабатываемыми с учетом положений настоящей Инструкции.
1.8. Сотрудники Агентства персонально отвечают за соблюдение
требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них
документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
В случае утраты документа исполнителем немедленно докладывается
об этом начальнику управления и сообщается в Организационно-правовое
управление, если документ зарегистрирован в отделе делопроизводства
(далее - Канцелярия). По распоряжению начальника управления проводится
служебное расследование, о результатах которого он информирует
начальника Организационно-правового управления, а в необходимых
случаях, с учетом важности содержащейся в документах служебной
информации, - руководителя или заместителя руководителя (в
соответствии с распределением обязанностей).
1.9. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудник
управления обязан передать через сотрудника, ответственного за ведение
делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы, другому
сотруднику - по указанию начальника управления.
При увольнении или переходе на работу в другое управление
сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы сотруднику,
ответственному за ведение делопроизводства в управлении.
1.10. При переходе на другую работу или увольнении сотрудника,
ответственного за ведение делопроизводства в управлении, все
числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки,
средства оргтехники должны быть переданы по акту, согласованному с
начальником или заместителем начальника управления (далее -
руководство управления).
Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по
ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней, начиная с даты
поступления на работу, пройти инструктаж в Канцелярии по ведению
делопроизводства.
1.11. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены
только сотрудники, имеющие отношение к их рассмотрению. Информация,
содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных
целях и в соответствии с полномочиями сотрудников, работающих или
знакомящихся с этой информацией.
1.12. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных
копий архивных документов Агентства работникам сторонних организаций
допускается по согласованию с Организационно-правовым управлением на
основании письменного запроса, а документов (копий документов)
управлений - на основании решения руководства этих управлений.
1.13. Передача служебной информации или документов Агентства
представителям средств массовой информации осуществляется
Организационно-правовым управлением, а в отдельных случаях - по
разрешению (поручению) руководства Агентства.
Передача актов Агентства, признанных Минюстом России не
нуждающимися в государственной регистрации, представителям средств
массовой информации осуществляется Организационно-правовым
управлением.
1.14. Переписка между отделами (сотрудниками) внутри управления
не допускается.
1.15. Правила работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о
порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3
ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.16. Правила работы с секретными документами регламентируются
специальной инструкцией.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".