Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Протокол, решения Совета
4.39. Протокол - документ, которым оформляются решения, принятые
на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также на
конференциях и собраниях, с учетом выступлений участников совещания,
заседания и т.д., представленных информационно-справочных материалов и
проектов решений.
4.40. Решения Совета Агентства и других коллегиальных органов
Агентства (Экспертный совет при Совете Федерального агентства морского
и речного транспорта, Совета по образованию при руководителе
Федерального агентства морского и речного транспорта и т.п.) - в виде
протокола.
4.41. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем или
заместителями руководителя, составляются управлениями, ответственными
за подготовку материалов к данному совещанию.
Проект документа представляется на подпись руководителю
(заместителю руководителя), как правило, в течении суток после
окончания совещания.
4.42. Проект протокола визируется исполнителем документа и
начальником управления, ответственного за подготовку материалов к
совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого руководителем, визируется
заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей
и ответственным должностным лицом Организационно-правового управления.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта
протокола.
Визирование проекта постановления Совета осуществляется
аналогично визированию протоколов.
4.43. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании.
4.44. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об
этом производится соответствующая запись в решении.
4.45. После подписания протокол (с его электронной версией)
незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью руководителя (заместителя руководителя) - в
Канцелярию;
за подписью руководства Агентства (как председателей Советов,
Комиссий) - секретарям Советов;
за подписью руководства Управления - ответственным за ведение
делопроизводства в управлениях.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и
номер экземпляра.
4.46. К протоколу совещания составляется указатель рассылки,
подписанный исполнителем и начальником управления, ответственным за
подготовку совещания.
После регистрации управление, ответственное за проведение
совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий
документа управлениям Агентства, принимавшим участие в совещании, а
также заинтересованным организациям и должностным лицам.
Рассылку протоколов Совета всем членам Совета Агентства
осуществляет секретарь Совета Агентства.
Рассылка копий протоколов осуществляется в течение суток после
его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений
- незамедлительно.
Рассылка копий протоколов Совета производится в пятидневный срок
с момента его подписания.
4.47. После рассылки копий протокола совещания, проводимого
руководителем, указатель рассылки (копия) представляется в Канцелярию.
4.48. Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководителем, а
также решений Совета хранятся в Канцелярии Организационно-правового
управления.
Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководством Агентства
как председателями Советов, Комиссий, хранятся у секретарей этих
Советов, Комиссий.
4.49. Порядок подготовки материалов, представляемых для
рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также
правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются
соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления
должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.
4.50. Протоколы Совета печатаются на бланках установленной формы,
протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом
размером N 14.
4.51. Протокол имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - протокол. Слово "ПРОТОКОЛ"
печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку,
полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид совещания, заседания, например:
совещания у руководителя
Федерального агентства морского в речного транспорта
И.О. ФАМИЛИЯ
или
заседания Совета
Федерального агентства морского и речного транспорта
Вид совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается в родительном падеже через 1 межстрочный
интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Фамилия, имя и
отчество печатаются заглавными буквами.
Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении
протоколов совещания у руководителя, заместителя руководителя, а также
при оформлении совместного протокола совещания, заседания. Печатается
через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид совещания",
отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым
способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего
реквизита.
Номер протокола совещания у руководителя состоит из знака N и
порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Номер протокола совещания у заместителей руководителя состоит из
знака N, инициала имени и фамилии председательствовавшего и
порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Номер протокола заседания комиссий, советов состоит из знака N и
порядкового номера протокола в пределах календарного года.
Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы и фамилии
председательствовавшего (председателя <*>) на совещании, а также
должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании.
--------------------------------
<*> Инициалы и фамилия председательствующего на совещании не
указывают в протоколах совещаний в тех случаях, когда в реквизите "Вид
совещания" указано, кто проводит совещание.
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано, прописными
буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность
председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центровано
- его инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1 - 1,5
межстрочных интервала печатаются наименования должностей
присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и
фамилии (1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть
указаны обобщенно <*>.
--------------------------------
<*> Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в
алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал
и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним
решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога
"О" ("Об"), печатается центровано шрифтом размером N 15 и
подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в
скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании
при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал.
Затем указываются принятые по данному вопросу решения, включая
соответствующие поручения, их нумерация производится арабскими
цифрами. Поручения, предусматриваемые в принятом решении, адресуются
управлениям, подведомственным учреждениям и предприятиям Агентства, и
организациям с указанием инициалов и фамилии соответствующего
должностного лица, например: Организационно-правовому управлению (А.А.
Самсонову) или конкретным должностным лицам Агентства, например:
заместителю руководителя Е.Г. Трунину; либо общее поручение, например:
заместителям руководителя/начальникам управлений.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и
фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При
оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и
фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не
ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым
полем.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пунктам 3.86 и 3.87
настоящей Инструкции.
Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту
3.88 настоящей Инструкции.
Совместные протоколы с другими федеральными органами
исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата
А4.
Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими
руководителями органов государственной власти (организаций), имеют
составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого
органа государственной власти (организации), проставляемые через косую
черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от
количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах
(оригиналы). При этом если руководитель указан первым, после подписи
на оригиналах ставится регистрационный номер и косая черта. Копия
подписанного протокола остается в Канцелярии, а оригиналы направляются
исполнителем в указанные ведомства на подпись руководителям. После
присвоения протоколам дополнительного номера (либо нескольких номеров)
исполнитель возвращает в Канцелярию один оригинал протокола (визовый
экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные оригиналы остаются
в соответствующих ведомствах).
Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае
должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность
осуществления данной процедуры исполнитель несет персональную
ответственность.
Образцы оформления протокола приведены в Приложении N 3.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".