Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Порядок оформления служебных писем зарубежным адресатам
4.62. Переписка Агентства с зарубежными странами,
представительствами, посольствами, международными организациями и
частными лицами иностранных государств ведется за подписью
руководителя или лица, его замещающего, на бланке установленной формы
(Приложение N 1).
4.63. Руководитель может делегировать право подписи служебных
писем зарубежным адресатам заместителям руководителя по вопросам,
находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в
поручении руководителя.
4.64. Управления могут осуществлять переписку с зарубежными
корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их
компетенции.
4.65. Служебные письма зарубежным корреспондентам (далее -
письма) печатаются на русском языке с приложением текста
неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода в
правом верхнем углу обязательно указывается: "Неофициальный перевод".
Письма печатаются в 2 экземплярах. Первый экземпляр - подлинник
письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр -
копия письма с визами.
4.66. Подготовленные письма обязательно визируются в
Организационно-правовом управлении и помощником руководителя по
международным вопросам.
4.67. Оформление писем производится с учетом следующих
требований.
Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию; наименование
должности адресата; наименование организации, номер дома; название
улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового
маршрута; название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее
наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала
указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности,
наименование организации, затем почтовый адрес.
Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии
с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется
словесно-цифровым способом.
Адресат печатается в левом верхнем углу бланка через 3
межстрочных интервала ниже номера письма.
Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является
обязательным реквизитом.
Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы"
не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия
"Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания
фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а
ставится запятая.
Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в
письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые
пишутся лично подписывающим письмо, например:
"С наилучшими пожеланиями",
"Искренне Ваш".
При наличии приложения к письму отметка делается под текстом
письма и оформляется так же, как и для служебных писем.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего
письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись"
печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии
приложений".
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки
наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем.
Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не
проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в
деле.
4.68. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов
регистрируются в Канцелярии при наличии визы начальника
Организационно-правового управления либо лица, его замещающего, и
помощника руководителя по международным вопросам. В случае если
исполнитель не имеет точного и правильного адреса корреспондента на
иностранном языке, он должен получить эти данные у помощника
руководителя по международным вопросам. Отправка писем почтой
производится через Канцелярию.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".