Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Прием, учет, обработка
и распределение поступающих документов
5.1. Прием всех поступающих в Агентство документов осуществляется
централизованно в Канцелярии группой экспедиционной обработки
документов (далее - Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов
государственной власти, принимаются в Канцелярии.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку:
в рабочее время - сотрудником Канцелярии, в вечернее время и в
выходные дни - секретарем руководителя либо дежурным по Агентству.
5.2. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило,
средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Агентство доставляется корреспонденция
в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также
печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия
документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы,
электронные сообщения.
5.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и
целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые сотрудниками Экспедиции конверты (пакеты) с документами
вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений,
соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные
должностным лицам Агентства с пометкой "Лично" и в управления.
При обнаружении повреждения, отсутствии в конверте (пакете)
документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия
номера, указанного на конверте, номеру документа, следует сообщить об
этом отправителю и, при необходимости, составить акт в двух
экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается
отправителю.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по
принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным
письмом.
5.4. Конверты после проверки уничтожаются. В случаях, когда
только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата
почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения
документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с обращениями граждан сохраняются во всех случаях.
5.5. Документы, адресованные Агентству (без указания должностного
лица) и руководству Агентства, передаются в Канцелярию оперативно по
мере их поступления.
Документы, адресованные в управления, передаются сотрудникам этих
управлений, ответственных за ведение делопроизводства, два раза в день
по установленному графику. Сотрудники управлений получают документы в
Экспедиции.
Письменные обращения граждан, адресованные Агентству (без
указания должностного лица), руководителю и заместителям руководителя
передаются в Канцелярию.
Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода),
адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю
после регистрации в Канцелярии передаются помощнику руководителя по
международным вопросам для организации перевода. Дальнейший порядок
исполнения письма (факсограммы) на иностранном языке определяется
начальником Организационно-правового управления.
5.6. Поступившая в Агентство на имя руководства Агентства срочная
корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить
немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям,
сообщается сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства этих
управлений.
Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и служебные письма, а затем передаются на рассмотрение
руководству Агентства для направления на исполнение.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".