Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Организация обработки и передачи исходящих документов
5.7. Исходящие документы Агентства отправляются (передаются)
почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15
апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 17, ст. 1556).
С помощью средств электрической связи осуществляется передача
информации в виде телеграмм (телетайпограмм), телефонограмм,
факсограмм, электронных сообщений.
Виды документов, содержание которых передается по каналам
электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их
бумажного оригинала адресату определяются начальником управления,
подготовившего документ, с учетом наличия функционирующих в Агентстве
технических и программных средств.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно
по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.8. Обработка Экспедицией документов, отправляемых из Агентства,
включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых
отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты,
заклеивание, определение и проставление стоимости отправления,
составление реестра для простых почтовых отправлений, составление
списка на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы,
направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.9. Документы для отправки передаются в Экспедицию оформленными
согласно настоящей Инструкции, зарегистрированными, с указанием
почтового адреса или указателем рассылки.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ.
5.10. Сотрудники Экспедиции проверяют правильность оформления
документов к отправке, включая проверку наличия приложений, указанных
в основном документе.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного
характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
5.11. Исходящие документы, принятые Экспедицией в рабочие дни до
15 часов (в пятницу - до 14 часов), отправляются адресатам в день их
приема.
5.12. В рабочие дни после 18 часов и в выходные дни документы
особой срочности, подписанные руководством Агентства, отправляются
исполнителем документа. Отправляемым письмам и телеграммам секретарем
руководителя или ответственным дежурным по Агентству присваивается
исходящий номер.
Копия отправленного документа (завизированный экземпляр) с
указанием номера телефона, имени, отчества и фамилии должностного
лица, получившего оригинал документа, остается в приемной руководителя
для последующей передачи в Канцелярию.
Отправлять документы Агентства без присвоенных соответствующих
исходящих номеров не допускается.
5.13. Документы отправляются, как правило, простыми почтовыми
отправлениями. В отдельных случаях, когда требуется получить
уведомление о получении документа, исполнитель должен указать порядок
отправки.
Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов,
составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое
отделение связи производится в соответствии с установленными
правилами.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".