Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Регистрация документов
5.22. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения.
5.23. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
5.24. Документы регистрируются:
поступающие из органов государственной власти, а также документы,
адресованные Агентству (без указания должностного лица), руководителю
и заместителям руководителя, и исходящие документы за подписью
руководителя и заместителей руководителя - в Канцелярии;
входящие документы, адресованные управлениям, и исходящие
документы за подписью руководства управлений - в управлениях
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства;
внутренние документы, подготовленные для доклада руководству
Агентства, - в Канцелярии как входящие документы (в управлениях эти
документы учитываются как исходящие);
внутренние документы за подписью заместителей руководителя,
подготовленные для доклада руководителю, - в Канцелярии как входящие
документы (исходящий номер не проставляется);
исходящие письма в адрес иностранных корреспондентов - в
Канцелярии;
приказы (распоряжения) по основной деятельности Агентства - в
Канцелярии;
приказы по личному составу и приказы о награждениях - в отделе
персонала и паспортно-визовой работы Организационно-правового
управления;
протоколы совещаний у руководителя и заместителей руководителя,
заседаний Совета - в Канцелярии;
протоколы Научно-технического совета, Экспертной комиссии и иных
органов - в управлениях, координирующих работу этих органов;
доверенности, выдаваемые от имени Агентства, - в Канцелярии.
5.25. Входящие документы регистрируются в день их поступления до
рассмотрения соответствующими должностными лицами.
Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день
их подписания (утверждения).
Внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю,
регистрируются после визирования руководством Организационно-правового
управления.
5.26. На входящих документах, подлежащих регистрации в
Канцелярии, на поле в правой нижней части первого листа документа
ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца
и вписывается входящий номер и дата.
На каждом документе должен быть только штамп первоначальной
регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного
управления в другой он повторно не регистрируется. Все последующие
отметки делаются в КДС.
5.27. Возможность доступа к базе данных Канцелярии в КДС
определяется начальником Организационно-правового управления.
5.28. Автоматизированная регистрация документов производится
децентрализовано в местах регистрации документов в КДС.
5.29. Запись производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных, которые используются при учете и поиске
документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и
уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.
5.30. В Канцелярии Агентства регистрационный номер входящего
документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по
номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например:
ФАМРТ-10/1476, где ФАМРТ - буквенный индекс, 10 - номер по
номенклатуре, 1476 - порядковый номер.
Регистрационный номер исходящего документа, подписанного
руководителем или заместителем руководителя, состоит из начальных букв
его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую
черту - порядкового номера, например: АД-15/836.
Порядок проставления регистрационного номера на приказах
(распоряжениях) Агентства и протоколах прописан соответственно в
пунктах 4.32 и 4.51 настоящей Инструкции.
5.31. В управлениях регистрационный номер входящего документа
состоит из сокращенного названия управления и порядкового номера,
например: УОС-125.
Регистрационные номера исходящих и внутренних документов
управления состоят из сокращенного названия управления, через тире -
номера отдела-исполнителя управления, через тире - номера дела по
номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например:
УОС-01-15/697.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".