Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Составление номенклатуры дел
8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Агентства, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их
хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
8.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации,
описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их
хранения в каждом управлении составляется номенклатура дел, и в
Агентстве - сводная номенклатура дел Агентства.
8.3. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15
ноября текущего года) сотрудником, ответственным за ведение
делопроизводства, с участием члена экспертной комиссии управления и с
привлечением квалифицированных специалистов по установленной форме
(Приложение N 6), согласовывается с сотрудником архива Агентства,
подписывается начальником управления и представляется в Канцелярию.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием,
планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с
указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие
годы, описями дел постоянного и долговременного хранения. Изучаются
документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и
содержание.
Вновь созданное управление обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел управления и представить ее в установленном порядке.
8.4. Сводная номенклатура дел составляется сотрудниками архива на
основе номенклатур дел управлений (Приложение N 7).
8.5. Сводная номенклатура дел Агентства визируется сотрудником
архива, подписывается начальником Организационно-правового управления,
согласовывается с Экспертной комиссией (далее - ЭК) Агентства, с
Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в
который документы передаются на государственное хранение, и
утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем или лицом,
его замещающим. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом
не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в
функциях и структуре Агентства.
8.6. После утверждения сводной номенклатуры дел управления
получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в
работе.
8.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.
8.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.
8.9. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются
названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются
в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
8.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
Агентстве цифрового обозначения управления, отдела и порядкового
номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы
дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 -
обозначение управления, 05 - обозначение отдела данного управления, 21
- порядковый номер дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел
индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также
вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности
документов (протоколы, приказы и т.д.);
название Агентства или управления;
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федерального агентства морского и речного транспорта
(планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название, например:
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по
вопросам подписания соглашения о сотрудничестве.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Государственной финансовой академией при
Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название, например:
Переписка с главами администраций областей о транспортном
обслуживании населения.
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.
Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы
(отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий;
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости,
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том,
должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения, дела, номера статей по
Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (М., 2004).
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с
2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган
исполнительной власти для продолжения и др.
8.12. Если в течение года в Агентстве возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
8.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".