Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Формирование и оформление дел
8.14. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
8.15. Формирование дел в Агентстве осуществляют управления.
Контроль за формированием дел в Агентстве осуществляет Канцелярия.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в
10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за
ведение делопроизводства в управлении, для формирования их в дела.
8.16. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре дел;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного
сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих
основаниях;
не помещать в дела документы, подлежащие возврату в Канцелярию,
лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле
нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на
каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
8.17. Документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и
выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства
Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской
Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий
год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,
в котором подшит подлинник этого документа.
Документы Совета Агентства группируются в два дела: протоколы и
решения Совета; документы к заседаниям Совета.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
Агентства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются
отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года
и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
8.18. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по
завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на
обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной
надписи. Оформление дел проводится сотрудниками управлений, в
обязанность которых входит заведение и формирование дел, при
методической помощи и под контролем архива Агентства.
8.19. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное
оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по
установленной форме (Приложение N 8); нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (Приложение N 9); составление в
необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N
10); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
8.20. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На
обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства,
наименование управления, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата
дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела,
архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
полное наименование Агентства указывается в именительном падеже с
указанием официально принятого сокращенного наименования, которое
указывается в скобках после полного наименования;
наименование управления указывается в соответствии с утвержденной
структурой;
номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре
дел Агентства;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел Агентства,
согласованной с ЭПК федерального архива;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,
а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние
даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных
в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,
является дата регистрации основного документа, приложение к которому
помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные
издания нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, наименованием должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии
с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов или в перечне документов,
образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти,
с проставлением сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и
номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве Агентства чернилами только после включения этих
дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК
соответствующего федерального архива (до этого он проставляется
карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования федерального архива, в который будут передаваться дела,
кодов федерального архива и Агентства по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому
классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.21. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых
расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты
составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная
составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний
край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.22. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола
в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного
свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке
(переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить
пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные
надписи не составлять.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".