Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".
Экспертиза ценности документов
9.4. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда
Российской Федерации.
9.5. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения
документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Агентства.
9.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов
в Агентстве создается постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК),
назначаемая руководителем.
9.7. Функции и права ЭК и организация ее работы определяются
положением, которое утверждается руководителем.
Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с
Госархивом.
9.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с
ЭК под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.
9.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется
отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для
передачи в архив Агентства; отбор документов с временными сроками
хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих
дальнейшему хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах
постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по
результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
9.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.12. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.13. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
9.14. В Агентстве в каждом управлении описи на дела постоянного
хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим
руководством сотрудника архива Агентства. По этим описям документы
сдаются в архив Агентства.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для
подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит архив
Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в
соответствующий федеральный архив.
9.15. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (Приложение N 11) и представляются в архив
Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в
делопроизводстве.
9.16. Описательная статья описи дел управления имеет следующие
элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
9.17. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу,
вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в
описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
управлениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.18. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по
описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(литерные номера и пропущенные номера).
9.19. Опись дел управления подписывается составителем с указанием
наименования его должности, согласовывается с сотрудником архива и
утверждается начальником управления.
9.20. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один
из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй
остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.
9.21. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и
составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 12)
производится после составления сводных описей дел постоянного хранения
за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем
только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее
именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел
постоянного хранения; после этого дела, включенные в данные акты,
уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
9.22. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как
правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких
управлений, то название каждого управления указывается перед группой
заголовков дел этого управления.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА".