Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА И ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕ".
III. Административные процедуры
3.1. Исполнение государственной функции включает в себя
выполнение отдельных административных процедур.
При регистрации и исполнении письменного обращения гражданина
выделяют следующие административные процедуры и сроки:
- прием и регистрация письменного обращения - 3 дня;
- направление письменного обращения на
рассмотрение по подведомственности - 7 дней;
- рассмотрение ответственным исполнителем
письменного обращения, принятие по нему
решения и направление ответа - 30 дней со дня
регистрации.
Блок-схема последовательности административных процедур и
административных действий при регистрации и исполнении письменного
обращения гражданина приводится в приложении N 1 к настоящему
Регламенту.
3.2. Прием и регистрация письменного обращения.
Основанием для начала административной процедуры является
поступление в центральный аппарат, территориальный орган Росграницы
письменного обращения от гражданина.
Если письменное обращение, поступившее на адрес электронной почты
центрального аппарата или территориального органа Росграницы, содержит
сведения об адресе электронной почты для отправления ответа, то по
этому электронному адресу заявителю направляется уведомление о приеме
обращения, после чего обращение распечатывается на бумажном носителе и
дальнейшая работа с ним ведется в порядке, установленном для работы с
письменным обращением.
Служащий отдела делопроизводства Управления делами и
делопроизводства центрального аппарата Росграницы или ответственный за
делопроизводство служащий территориального органа Росграницы проверяет
обращение на повторность, а также удостоверяется в том, что обращение
соответствует требованиям к письменным обращениям, установленным в
разделе II "Требования к порядку исполнения государственной функции
центральным аппаратом, территориальными органами Росграницы"
настоящего Регламента.
В трехдневный срок служащий отдела делопроизводства Управления
делами и делопроизводства центрального аппарата Росграницы или
ответственный за делопроизводство служащий территориального органа
Росграницы регистрирует и ставит на контроль соответствующее
требованиям обращение путем внесения данных в регистрационную карточку
системы электронного документооборота.
Регистрационная карточка обращения гражданина в системе
электронного документооборота (далее - регистрационная карточка)
состоит из следующих закладок:
общие: информация о реквизитах обращения, подписавшем лице, дате
обращения, входящем номере и дате регистрации, типе доставки, составе
обращения, кратком содержании;
связи карточек: информация об уникальности или повторности
обращения, наличии сведений об ответах на предыдущие обращения и иных
документах во исполнение обращения;
резолюции: информация о резолюциях, направленных на организацию
своевременного и полного рассмотрения обращения, контрольном и
плановом сроках исполнения документа, а также сведения о должностном
лице центрального аппарата или территориального органа Росграницы,
контролирующем рассмотрение обращения;
файл: ссылка на прикрепленный к регистрационной карточке
электронный образ обращения.
Журнал/архив: отображение хода движения обращения в рамках
документооборота, реквизиты формирования дела по обращению.
3.3. Все обращения граждан ставятся на контроль. Срок исполнения
обращения в автоматическом режиме проставляется системой электронного
документооборота. Так же в регистрационную карточку автоматически
вносится визуальный знак постановки обращения на контроль - буква "К",
исполненная красителем красного цвета.
Служащий отдела делопроизводства Управления делами и
делопроизводства центрального аппарата Росграницы или ответственный за
делопроизводство служащий территориального органа Росграницы при
необходимости осуществляет установление в системе электронного
документооборота логических связей между регистрационной карточкой
поступившего обращения гражданина и регистрационными карточками иных
документов центрального аппарата, территориальных органов Росграницы,
имеющих прямое или косвенное отношение к поставленным в обращении
вопросам, в том числе свидетельствующих о повторности обращения. К
регистрационной карточке обращения так же прикрепляются электронные
образы самого обращения, сопроводительного письма к обращению,
напоминания об исполнении, уведомления исполнителя и т.п.
3.4. Направление письменного обращения на рассмотрение по
подведомственности.
Основание для начала административной процедуры: регистрация
письменного обращения в автоматизированной системе.
Начальник отдела делопроизводства Управления делами и
делопроизводства центрального аппарата или ответственный за
делопроизводство служащий территориального органа Росграницы в
зависимости от содержания письменного обращения:
- в трехдневный срок направляет обращение с проектом резолюции
руководству центрального аппарата или территориального органа
Росграницы;
- в трехдневный срок со дня регистрации направляет обращение
соответствующим руководителям структурных подразделений центрального
аппарата или руководителю территориального органа Росграницы для
рассмотрения и ответа автору обращения;
- в семидневный срок со дня регистрации направляет обращение,
содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию
центрального аппарата, территориального органа Росграницы, в
соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в
компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов,
с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации;
- в семидневный срок со дня регистрации направляет копии
обращения, содержащего вопросы, относящиеся к компетенции нескольких
государственных органов, органов местного самоуправления или
должностных лиц, в соответствующие государственные органы, органы
местного самоуправления или соответствующим должностным лицам с
уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким структурным
подразделениям центрального аппарата или нескольким территориальным
органам Росграницы, ответственным исполнителем является структурное
подразделение центрального аппарата или территориальный орган
Росграницы, указанный в резолюции первым. Ему направляется подлинник
обращения и предоставляется право созыва соисполнителей, координации
их работы для направления ответа гражданину.
Ответственный исполнитель соответствующего структурного
подразделения центрального аппарата или ответственный за
делопроизводство служащий территориального органа Росграницы при
направлении письменного обращения гражданина на рассмотрение в другой
государственный орган, орган местного самоуправления или иному
должностному лицу в случае необходимости запрашивает в указанных
органах или у должностного лица сведения (документы и материалы) о
результатах рассмотрения письменного обращения.
Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий
(бездействия) конкретных должностных лиц центрального аппарата,
территориального органа Росграницы, не может направляться этим
должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если
исполнение данного условия невозможно, жалоба возвращается гражданину
с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или
действие (бездействие) в установленном порядке в органах судебной
власти.
3.5. Рассмотрение ответственным исполнителем письменного
обращения, принятие по нему решения и направление ответа.
Основание для начала административной процедуры: направление по
принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения.
Срок рассмотрения письменного обращения не может превышать 30
дней со дня регистрации в центральном аппарате, территориальном органе
Росграницы.
В случае если поставленные в обращении гражданина вопросы не
входят в компетенцию центрального аппарата, территориального органа
Росграницы, начальник соответствующего структурного подразделения
центрального аппарата или руководитель территориального органа
Росграницы направляет его в семидневный срок со дня регистрации по
принадлежности и информируют об этом гражданина.
Обращение гражданина считается разрешенным, если рассмотрены все
поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный
ответ по адресу, указанному в обращении.
При повторных письменных обращениях граждан дополнительное их
рассмотрение проводится руководителями структурных подразделений
центрального аппарата Росграницы или руководителями территориальных
органов Росграницы в случаях выявления новых обстоятельств и (или)
изменения нормативных правовых актов в сфере, касающейся решения
вопроса, вызвавшего указанные обращения.
Ответ на письменное обращение гражданина, поступившее на адрес
электронной почты центрального аппарата, территориального органа
Росграницы, направляется заявителю в письменном виде почтовым
отправлением.
Ответственный исполнитель либо служащий соответствующего
структурного подразделения центрального аппарата или территориального
органа Росграницы, координирующий работу с обращениями граждан, или
ответственный за делопроизводство служащий территориального органа
Росграницы в трехдневный срок заносит сведения о ходе рассмотрения
обращения в регистрационную карточку.
Ответ гражданину на обращение подписывается руководителем
Росграницы или руководителем территориального органа Росграницы, либо
уполномоченным на то должностным лицом центрального аппарата или
территориального органа Росграницы.
Ответ на коллективное обращение граждан направляется в адрес
гражданина, указанного первым в перечне подписавшихся авторов.
После направления окончательного ответа гражданину обращение
снимается с контроля. При этом визуальный признак контрольности "К",
имеющийся в регистрационной карточке, окрашивается в серый цвет.
По окончании работы обращение списывается в дело. Информация о
списании в дело отражается в регистрационной карточке обращения.
3.6. Организация и проведение личного приема граждан в
центральном аппарате, территориальном органе Росграницы
предусматривает исполнение следующих административных процедур:
- запись на личный прием;
- проведение личного приема;
- рассмотрение письменного обращения гражданина, принятого в ходе
личного приема, принятие по нему решения и направление ответа.
Блок-схема последовательности административных процедур и
административных действий при организации и проведении личного приема
граждан в центральном аппарате, территориальном органе Росграницы
приводится в приложении N 2 к настоящему Регламенту.
3.6.1. Запись на личный прием.
Основание для начала административной процедуры: поступление в
центральный аппарат, территориальный орган Росграницы устной либо
письменной заявки на личный прием.
Запись на личный прием осуществляется в соответствии с разделом
II "Требования к порядку исполнения государственной функции"
настоящего Регламента. О месте и времени приема гражданину сообщается
в устной форме.
При отсутствии в письменной заявке контактного телефона
гражданина на его почтовый или электронный адрес высылается информация
о графике личного приема заместителей руководителя Росграницы,
начальников структурных подразделений Росграницы, руководителей
территориальных органов Росграницы, электронный адрес официального
Интернет-портала Росграницы, электронные адреса почты территориальных
органов Росграницы.
Подготовка к личному приему граждан и проектов решений по ним
осуществляется сотрудниками приемных (секретариатов) заместителей
руководителя Росграницы или служащими управлений центрального аппарата
Росграницы или ответственными за делопроизводство служащими
территориальных органов Росграницы, координирующими работу с
обращениями граждан.
Материалы к личному приему граждан не менее чем за 3 дня до даты
его проведения представляются заместителю руководителя Росграницы,
начальнику управления Росграницы, руководителю территориального органа
Росграницы, осуществляющему прием.
3.6.2. Проведение личного приема.
На личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий
его личность.
Служащий, координирующий работы с обращениями граждан, письменно
отражает в журнале личного приема граждан (по форме, согласно
приложению N 3 к настоящему Регламенту):
дату обращения;
персональные данные гражданина: фамилию, имя, отчество (последнее
- при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен
ответ или уведомление о переадресации обращения;
краткое содержание вопроса;
фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) и должность
лица, осуществляющего личный прием.
Одновременно заполняется регистрационная карточка системы
электронного документооборота.
Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства
являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, с согласия
гражданина ответ на обращение дается устно в ходе личного приема.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу
поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные настоящим
Регламентом для письменных обращений.
Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в
компетенцию центрального аппарата, территориального органа Росграницы,
гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему
следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем
рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу
поставленных в обращении вопросов.
Результаты личного приема граждан фиксируются в журналах личного
приема граждан служащими, координирующими работы с обращениями
граждан, а также в регистрационной карточке. Реквизиты регистрационной
карточки и порядок ее заполнения аналогичны порядку заполнения
регистрационной карточки при рассмотрении письменных обращений
граждан.
3.7. Руководители структурных подразделений Росграницы,
руководители территориальных органов Росграницы ежемесячно организуют
учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан.
Статистические данные по обращениям граждан ежемесячно
размещаются на официальном Интернет-портале Росграницы.
Организационно-контрольное управление центрального аппарата
Росграницы ежемесячно подготавливает справку о рассмотрении обращений
граждан, поступивших в Росграницу, территориальные органы Росграницы,
содержащую следующие данные:
- перечень структурных подразделений Росграницы, территориальных
органов Росграницы, привлекавшихся к рассмотрению обращений граждан,
когда поступили эти обращения;
- количество поступивших обращений;
- количество рассмотренных обращений:
всего;
в срок;
с нарушением срока;
- количество находящихся на рассмотрении обращений:
всего;
с просрочкой.
По итогам года Организационно-контрольное управление центрального
аппарата Росграницы обобщает результаты анализа обращений граждан и
представляет его на рассмотрение руководителю Росграницы для
последующего представления в Правительство Российской Федерации.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА И ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ОБУСТРОЙСТВУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАНИЦЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕ".