Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ ЗАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ".
2. Обеспечение сохранности экспонатов
при их приеме-передаче в Выставочный зал
2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным
залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки,
повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график
приема-передачи экспонатов.
Количество отобранных и включенных в экспозиционный план
экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в
выставочном оборудовании Выставочного зала.
2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется
только при наличии утвержденного директором архива-организатора
экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки,
повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с
графиком их приема-передачи.
При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает
его председатель.
Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план,
не допускается.
В исключительных случаях на основании специального письма,
подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты
дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.
2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется
от архива-организатора в соответствии с установленными правилами.
Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче
документов во временное пользование с описанием их физического
состояния.
В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в
Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения -
участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.
Прием документов осуществляется хранителем поединично с
выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их
физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих
актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения,
которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в
приеме-передаче экспонатов.
Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в
Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов
на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками
из актов и экспозиционного плана.
Одновременно с экспонатами передаются:
- специальная учетная карточка по форме Приложения N 1,
- перечень по форме Приложения N 2, который служит для контроля
за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.
Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате)
предоставляются архиву-организатору каждым учреждением - участником
выставки, что оговаривается в Договоре.
2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут
представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.
2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в
Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей
не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных
документов эти работы организуются Выставочным залом.
2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в
специальной книге учета поступлений экспонатов по форме Приложения N
3.
2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально
оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала.
Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в
сейфах раздельно.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ВЫСТАВОК В ВЫСТАВОЧНОМ ЗАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ".