Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
15. Оформление дел
15.1. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть
оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя описание дела на обложке,
нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней
описи, брошюрование.
15.2. Перед брошюрованием проверяется правильность оформления
документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и
исполнении, приложений.
Документы брошюруются по четыре прокола в твердую обложку из
картона. При подготовке дел к брошюрованию металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов изымаются.
Документы брошюруются таким образом, чтобы можно было свободно
прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.
15.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Дела постоянного срока хранения подлежат полному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки,
нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу
заверительного листа дела, составление внутренней описи документов
дела, брошюрование.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному
оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или
обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные
надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях)
различного типа.
Документы в делах временного (более 10 лет) срока хранения
перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются,
внутренняя опись не составляется.
15.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение
10). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с
уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело
документов.
На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и
срок хранения.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
15.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и
соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это
дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа
в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в
случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются
даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций,
отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не
имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока
хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название
месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного
срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),
проставляются крайние даты каждого тома (части).
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или
тушью.
15.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз,
цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными
карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом
верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине,
нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в
том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется
конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные
материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.)
нумеруется как один лист.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется
отдельно.
15.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска
документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую
включаются сведения о документе или группе документов по одному
вопросу (Приложение 11).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.
15.8. Каждое дело заканчивается заверительным листом
установленной формы (Приложение 12).
Заверительный лист составляется работником, ответственным за
ведение делопроизводства избирательной комиссии. В заверительном листе
дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается
фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных
и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и
наличие среди документов чертежей, фотографий, рисунков и так далее,
ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается
его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле
изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
В заверительных листах дел временного срока хранения указываются
количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника,
сформировавшего дело.
|
Фрагмент документа "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".